NEW ADMIN Planning Division.KKU

restructure&system

        การปฏิบัติงานในหน่วยงานต่างๆ ต้องมีคนทำงานตามวัตถุประสงค์ของหน่วยงานและตามเป้าหมายที่กำหนด เมื่อมีคนทำงานก็ต้องแบ่งงานกันทำ จัดคนลงใน“งาน” ใช้ชื่องานตามความรับผิดชอบ มีการควบคุมผลงานให้ได้คุณภาพ เมื่อมีหลายๆ “งาน” ก็ต้องจัดระบบงาน จัดโครงสร้าง เพื่อให้มีการสั่งการตามลำดับขั้น(Hierarchy) การจัดโครงสร้างและระบบงานแบบนี้เป็นรูปแบบการทำงานในอดีตและปัจจุบัน

       ในยุคใหม่นี้การแบ่งงานกันทำเป็นชั้นๆ ตามลำดับขั้นไม่สนับสนุนให้เกิดผลงานที่มีคุณภาพได้ การทำงานไม่ราบรื่นหรืออาจจะไม่ประสบความสำเร็จ เพราะงานในยุคใหม่ต้องใช้ข้อมูลสารสนเทศที่ถูกต้อง ต้องการการตัดสินใจที่แม่นยำ มองเห็นภาพอนาคต มองการณ์ไกล การทำงานยุคใหม่จึงต้องมีการทำงานร่วมกัน เป็นกลุ่มงาน เป็นทีมงาน ทุกคนช่วยกันพินิจพิจารณา ร่วมกันทำ ใช้ความรู้ความคิด ประสบการณ์ ผลงานที่ได้เป็นผลงานของกลุ่มงานและเป็นผลงานที่ดี ซึ่งโครงสร้างและระบบงานแบบเดิมจะไม่สนับสนุนให้คนมาคิด มาใช้ความรู้ด้วยกัน หน่วยงานจึงต้องคิดกันใหม่ว่า โครงสร้างและระบบงานต้องเป็นแบบใด จึงจะสนับสนุนการทำงานยุคใหม่ได้ และยังช่วยกันคิดว่าโครงสร้างต้องมีคุณสมบัติที่ยืดหยุ่นและปรับตัวได้ง่าย ตามความเหมาะสมของงานที่ทำทั้งในปัจจุบันและอนาคต  

        ภารกิจของของกองแผนงาน สำนักงานอธิการบดี มหาวิทยาลัยขอนแก่น เป็นหน่วยสนับสนุนการบริหารจัดการของมหาวิทยาลัย ประกอบด้วย การบริหารทรัพยากรมนุษย์(man) เงิน(money) วัสดุ ทรัพย์สิน(material) การกำหนดกลยุทธ์ เป้าหมายและแผนของมหาวิทยาลัยเพื่อให้บรรลุวิสัยทัศน์ของมหาวิทยาลัยภายในเวลาที่กำหนด การติดตามประเมินผล (Post Audit)  เพื่อให้การปฏิบัติภารกิจที่ซับซ้อนให้ประสบความสำเร็จนั้น กองแผนงานต้องปรับปรุงระบบงานอยู่เสมอ และส่งผลให้มีการปรับโครงสร้างไปด้วย แล้วจะทำอย่างไรให้การปรับปรุงระบบงานและโครงสร้าง ตามหลักการบริหารยุคใหม่

          การใช้หลักการคิดใหม่ทำใหม่(rethink) โดยนำกิจกรรมหรืองานที่รวบรวมได้ทั้งหมดมารวมกัน แล้วจัดใหม่ โดยกิจกรรมหรืองานที่ทำซ้ำซ้อนกัน ที่ทำด้วยกัน มาจัดรวมกันเป็นกลุ่มงาน หรือ กลุ่มภารกิจเดียวกัน ให้มีการทำงานเป็นทีม หรือทำในรูปของคณะกรรมการหรือคณะทำงาน ลดการทำงานเพียง”คน”เดียวหรือ ทำงานเพียง “งาน” เดียว ใช้องค์ความรู้ ประสบการณ์ ที่สะสมกันไว้ในตัวบุคคล มาถ่ายทอดเรียนรู้ร่วมกัน บูรณาการความรู้เข้าด้วยกัน ปรับเป็นความรู้ของกลุ่มงาน การจัดการความรู้ในกลุ่มงาน การทำงานแบบเบ็ดเสร็จในตัวเอง ลดชั้นการสั่งการ ปรับปรุงกระบวนการทำงานอยู่เสมอ แสวงหาความรู้ใหม่ ปรับตัวให้ทันยุค ทันเหตุการณ์ ตามโลกกว้างให้ได้ เพื่อให้ได้ผลงานที่ดีขึ้น หรือเกิดผลงานใหม่ ให้ผู้ใช้บริการมีความสุข พอใจที่มาเลือกใช้บริการจากหน่วยงานเรา เมื่อเปลี่ยนงาน ปรับงานแล้ว ต้องเปลี่ยนชื่อใหม่ เพื่อต้องการสื่อให้เห็นหน่วยงานที่มีลักษณะการทำงานแบบใหม่ หรือปรับปรุง พัฒนา ระบบงานและโครงสร้างแล้ว เป็นการสร้างสัญลักษณ์ใหม่ และทำให้คนทำงานมีความรู้สึกของการปรับปรุง เปลี่ยนแปลง พัฒนาระบบงาน เป็นการทำงานในยุคใหม่แล้ว ลักษณะการทำงานจะเชื่อมโยงและเสร็จสิ้นในกระบวนงานโดยแต่ละงาน เชื่อมโยงภารกิจและส่งมอบผลผลิตผลลัพธ์ที่ต่อเนื่องกัน (value chain) ทั้งนี้กระบวนการทำงานต้องบูรณาการและเบ็ดเสร็จสมบูรณ์ภายในงานมากที่สุด ต้องมีการทำงานเป็นเครือข่าย(Network)

           เนื่องจากมหาวิทยาลัยขอนแก่นมีภารกิจเพิ่มมากขึ้น มีความหลากหลายและซับซ้อนมากขึ้น ทั้งการแสวงหาปัจจัย กระบวนการทำงานและการตัดสินใจในเรื่องสำคัญจะสิ้นสุดที่สภามหาวิทยาลัย เช่น หลักสูตรการศึกษา การจัดสรรและบริหารทรัพยากร เช่น คน งบประมาณ ทำให้งานด้านการจัดทำแผน การกำหนดเกณฑ์ต่างๆ การวิเคราะห์ เป็นงานที่สำคัญ และต้องใช้การวางภาพอนาคตหรือแผนเป็นแนวทางการตัดสินใจ หน่วยงานที่รับผิดชอบด้านแผนจึงต้องเป็นหน่วยงานที่มีองค์ความรู้ มองเห็นอนาคตของมหาวิทยาลัย ใช้ข้อมูลในการทำงานและเสนอเพื่อการตัดสินใจ เป็นหน่วยงานที่ทำแผนกลยุทธ์ที่ครอบคลุมและนำไปสู่การปฏิบัติได้จริง มีหน้าที่การประเมินผลและรายงานผลอย่างจริงจังและต่อเนื่อง

            ดังนั้น ภารกิจของกองแผนงาน จึงเพิ่มมากขึ้น และยิ่งมีความสำคัญมากขึ้น จึงต้องมีการปรับปรุงระบบงานอยู่เสมอ เพื่อรับผิดชอบการจัดทำแผนยุทธศาสตร์ของมหาวิทยาลัย การแปลงยุทธศาสตร์สู่การปฏิบัติ การจัดทำแผนทรัพยากร แผนคน แผนเงิน แผนครุภัณฑ์ สิ่งก่อสร้าง การพัฒนาระบบงาน การติดตาม ประเมินผล วิจัยสถาบันและการรายงานสารสนเทศ การใช้เทคโนโลยีสารสนเทศเพื่อการวางแผนและบริหารทรัพยากร (e-Planning & Administration) และปรับเป็น "สำนักยุทธศาสตร์และประเมินผล" จะทำให้สอดคล้องกับภารกิจยิ่งขึ้น

             อย่างไรก็ตาม แม้การปรับระบบงานจะดีเพียงใด การสร้างทัศนคติที่ดีของคนทำงาน โดยให้เป็นคนที่มองโลกในแง่ดี มุ่งทำงานและสร้างผลงานเพื่อมหาวิทยาลัย  มีความเป็นผู้นำและผู้ตามที่ดี เป็นปัจจัยสำคัญที่ทำให้การปรับโครงสร้างประสบความสำเร็จได้ ต้องทำควบคู่กันกับการปรับปรุงระบบงานและโครงสร้าง ซึ่งเป็นเรื่องที่ยากและใช้เวลาพอสมควร คนในหน่วยงานต้องมีการยอมรับซึ่งกันและกัน เอื้อเฟื้อกัน ช่วยเหลือกัน ดังพระบรมราโชวาทของในหลวงของเรา “สังคมใดก็ตาม ถ้ามีความเอื้อเฟื้อเกื้อกูลกัน ด้วยความมุ่งดี มุ่งเจริญต่อกัน สังคมนั้นก็ย่อมเต็มไปด้วยไมตรีจิตมิตรภาพ มีความร่มเย็นเป็นสุขน่าอยู่”