ชาวมวล. ร่วมสร้างสำนักงานใหม่ "สำนักงานอิเล็กทรอนิกส์" หรือ WU eOffice

"ผู้บริหาร" และ"เพื่อนพนักงาน" ในมหาวิทยาลัยของเราได้เข้าร่วมเรียนรู้และมุ่งมั่นที่จะนำพามหาวิยาลัยวลัยลักษณ์ของเราก้าวไกลสู่สากล สมดั่งวิสัยทัศน์ ที่เราหวังไว้ว่าจะก้าวไปให้ถึง นั่นก็เพราะเรามี"เป้าหมาย"ร่วมกันในการสร้างวัฒนธรรมการทำงานแบบใหม่ขึ้นมา ซึ่งเป็นสิ่งที่มีประโยชน์ต่อตัวเราเองและองค์กร เราสามารถทำงานได้รวดเร็วขึ้น ไร้ข้อจำกัดเรื่องเวลาและสถานที่ และที่สำคัญคือการพยายามลดกระดาษลงและใช้เท่าที่จำเป็น ซึ่งหมายถึงการลดการใช้งบประมาณในส่วนนี้และส่วนอื่น ๆ ที่เกี่ยวโยงถึงกันได้อย่างมากเลยทีเดียวค่ะ

ห่างหายไปหลายวันไม่ได้เข้ามาเล่าเรื่องราวผ่านทางหน้าเวบบอร์ดแห่งนี้ ถึงแม้นว่าไม่ได้เข้ามาบอกกล่าวแต่เพื่อนร่วมมหาวิทยาลัยของเราคงจะรับรู้ทั่วกันอยู่นะค่ะว่าช่วงนี้มหาวิทยาลัยวลัยลักษณ์ของเราบรรยากาศคึกคัก สนุกสนานกับการเปลี่ยนแปลงสำนักงานใหม่ของเรานั่นก้อคือ "สำนักงานอิเล็กทรอนิกส์มหาวิทยาลัยวลัยลักษณ์" หรือเรียกกันติดปากว่า  "eOffice"  ซึ่งอยากจะบอกจากความรู้สึกลึก ๆ ของตัวเองว่า ดีใจ และภูมิใจในเพื่อนร่วมองค์กรแห่งนี้มากที่สุดเลย และก็หายเหนื่อยเลยค่ะ  เพราะในช่วงวันที่ 15 -19 พ.ค.ที่ผ่านมา  พวกเราชาว มวล.ได้รวมพลังกันร่วมเรียนรู้หลักสูตร "ระบบสำนักงานอิเล็กทรอนิกส์ (WU eOffice)"  กันอย่างพร้อมเพรียงทั้งเพื่อนพนักงานสาย ป.  สาย ว. ท่านผู้บริหารระดับสูงท่านอธิการบดี ท่านรองอธิการบดี ท่านคณบดีสำนักต่าง ๆ ผู้อำนวยการ และพี่หัวหน้าส่วนต่าง ๆ  ก็มาร่วมเรียนรู้และร่วมสร้างวัฒนธรรมการทำงานในรูปแบบใหม่ของมหาวิทยาลัยกันครบเกือบทุกท่าน ส่วนท่านที่ติดภาระกิจก็ได้ติดต่อขอให้ไปแนะนำการใช้งานในวันถัดมา   ซึ่งเป็นนิมิตรหมายที่ดีที่แสดงให้เห็นถึงความสามัคคีและพร้อมใจกันทำสิ่งที่ดีเพื่อองค์กรของเรา  เป็นภาพที่น่ารักและน่าประทับใจจริง ๆ ค่ะ ที่ "ผู้บริหาร" และ"เพื่อนพนักงาน" ในมหาวิทยาลัยของเราได้เข้าร่วมเรียนรู้และมุ่งมั่นที่จะนำพามหาวิยาลัยวลัยลักษณ์ของเราก้าวไกลสู่สากล สมดั่งวิสัยทัศน์ ที่เราหวังไว้ว่าจะก้าวไปให้ถึง "เป็นองค์กรธรรมรัฐ  เป็นแหล่งเรียนรู้ เป็นหลักในถิ่น  และเป็นเลิศสู่สากล" โดยเฉพาะอย่างยิ่งท่านผู้บริหารของเรา น่ารักมาก ๆ และน่าประทับใจจริงเลยค่ะ ซึ่งบางท่านถึงแม้นว่าท่านจะไม่ถนัดในการใช้คอมพิวเตอร์  ท่านก็มีความตั้งใจจริงที่จะเรียนรู้และเป็นต้นแบบของพวกเราในการก้าวสู่สากล ท่านมุ่งมั่นจริง ๆ ค่ะ และต้องการใช้งานให้ได้  นั่นก็เพราะเรามี "เป้าหมาย" ร่วมกันในการสร้างวัฒนธรรมการทำงานแบบใหม่ขึ้นมา  ซึ่งเป็นสิ่งที่มีประโยชน์ต่อองค์กร เราสามารถทำงานได้รวดเร็วขึ้น  ไร้ข้อจำกัดเรื่องเวลาและสถานที่  และที่สำคัญคือการพยายามลดกระดาษลงและใช้เท่าที่จำเป็น ซึ่งหมายถึงการลดการใช้งบประมาณในส่วนนี้และส่วนอื่น ๆ ที่เกี่ยวโยงถึงกันได้อย่างมากเลยทีเดียวค่ะ 

ชาว มวล. ตื่นตัวและสนุกสนานกับการทำงานในสำนักงานใหม่  " สำนักงานอิเล็กทรอนิกส์ " วันนี้ก้าวสู่วันที่ 4 ของการทำงานในสำนักงานใหม่ของพวกเราชาว มวล. เราเริ่มใช้ระบบ eOffice กันเมื่อวันที่  22  พฤษภาคม ที่ผ่านมา  เริ่มใช้งานวันแรกพวกเราก็ตื่นเต้นกันมาก  มาทำงานกันตั้งแต่เช้าเลยค่ะ พวกเราหลายคนโทรมาส่งเสียงทักทายกันเพื่อเอายืนยันว่า"เอาจริงละนะ / จะlog in ละน่ะ/เข้าระบบแล้วเจอของจริงเลยใช่มั๊ยพี่"  น้ำเสียงของแต่ละคนแฝงความรู้สึกยินดี ตื่นเต้น และมีความสุขอยู่ในคำพูดที่พูดออกมา ไม่มีใครหงุดหงิดกับการเปลี่ยนแปลงครั้งนี้  ซึ่งย่อมเป็นสิ่งธรรมดามาก แม้นว่าเราจะออกแบบสำนักงานใหม่ของเราอย่างดีให้เป็นที่พอใจของผู้ทำงานแค่ไหน การใช้ของใหม่ก็ย่อมจะงง ๆ เก้ๆ กัง ๆ กันบ้าง เราก้อต้องปรับตกแต่งกันไปจนสำนักงานใหม่ของเราน่าอยู่ น่าทำงาน และคนทำงานก็สามารถทำงานได้อย่างมีคุณภาพ  อันจะส่งผลให้องค์กรของเราเป็นองค์กรที่มีคุณภาพ เป็นแบบอย่างที่ดีขององค์กรอื่น ๆ ด้วย   ขอบคุณหลายสายที่โทรเข้ามาแจ้งปัญหาระหว่างการใช้งานและเสนอแนวทางการปรับปรุง  ขอบคุณเพื่อน ๆ ชุมชนคนทำ eOffice/ ทีมSuper User ในหน่วยงานงานต่าง ๆ ที่" ช่วยกันสานต่อนโยบาย eOffice ของมหาวิทยาลัย" ไปยังเพื่อนร่วมหน่วยงานของท่าน  ก็ทราบมาว่าเหนื่อยกันมากในช่วงปรับเปลี่ยนรูปแบบการทำงานเพราะต้องถ่ายทอดนโยบายและช่วยแนะนำวิธีการใช้งานระบบฯให้คนในหน่วยงานซึ่งเพื่อนร่วมมหาวิทยาลัยของเราให้ความร่วมมือกันเป็นอย่างดียิ่ง ทั้งเพื่อนพนักงานสายป. สายว.  โดยเฉพาะอย่างยิ่งท่านผู้บริหารของเราทั้งท่านอธิการบดี ท่านรองอธิการบดี ท่านคณบดีหลายท่านพี่หัวหน้าส่วน ก็สั่งมอบงานทางระบบ eOffice กันทุกท่านค่ะ  ซึ่งต่อไปชาววลัยลักษณ์ของเราก็จะคุ้นเคยกับการนั่งทำงานในสำนักงานอิเล็กทรอนิกส์ และมีความสะดวกสบายในการทำงานขึ้นมากมาย   ช่วง 4 ที่ผ่านมาได้รู้จักเพื่อนเพิ่มขึ้นมากมายค่ะทุกคนน่ารักมากนอกจากจะได้คุยกันทางโทรศัพท์แล้ว อยากจะให้เพื่อนเล่ามานิดหนึ่งค่ะว่านั่งทำงานในสำนักงานอิเล็กทรอนิกส์แล้วเป็นอย่างไรกันบ้างค่ะ ต้องปรับปรุงสำนักงาน eOffice อย่างไรช่วยบอกหน่อยค่ะ 

[ปิติกานต์ จันทร์แย้ม]

ในฐานะผู้ใช้ระบบคนหนึ่งเข้าใจดีถึงเป้หมายและเชื่อว่าจะส่งผลดีต่อการทำงาน...ยอมรับว่าตนเองก็ตื่นเต้นและยังใช้ระบบไม่ถนัดและไม่มั่นใจว่าถูกต้องหรือไม่ แต่ก็สนุกดีคะ มันทำให้เราพูดคุยกันมากขึ้น ได้เรียนรู้ถึงระบบการทำงานใหม่ แนวทางหรือวิธีการทำงานใหม่ คงบอกยังไม่ได้ว่าระบบนี้ Work หรือไม่ จนกว่าเราได้เข้าใจหรือสามารถใช้ได้เต็มที่ และคงจะ มาด-ถาน สุด สุด หากเพื่อนๆ ได้ใช้สำนักงานอิเล๊กทรอนิกส์ร่วมกันทุกคนและคิดว่าเราคงต้องร่วมพิสูจน์กัน และหากพบว่ามีข้อขัดข้องใดก็จะมาเล่าให้ฟังนะคะ
การเรียนรู้ในการใช้งานของระบบตั้งแต่วันแรกจนถึงปัจจุบัน ในฐานะผู้ใช้งานมีดังนี้
1. การสร้างเอกสารส่งภายใน ในการส่งเอกสารใบคืนเงินยืมทดลอง การรายงานผลการจัดซื้อจัดจ้างกรณีเร่งด่วน เมื่อสร้างเอกสารแล้วก็ไปบันทึกในงานและส่งให้ธุรการหน่วยโดยส่งต้นฉบับตาม พบว่าเอกสารใบคืนเงินทดลองส่งเมื่อวานให้ผู้บังคับบัญชาลงนามและส่งถึงส่วนการเงินและบัญชีวันนี้ เร็วจริงๆ คะ เยี่ยมจริงๆ ทั้งระบบและบุคคลกรที่ work process
2 การส่งใบตอบรับการเข้าร่วมกิจกรรมพร้อมนัดหมายกำหนดการให้กับผู้ที่แจ้งความประสงค์เข้าร่วมอบรมจำนวน 30 คน ซึ่งปกติเราใช้กระดาษ note ส่งตามหน่วยงาน เมื่อใช้ระบบนี้ทำให้สามารถลดกระดาษ ลดเวลา ลดพลังงานแต่เพิ่มแคลลอรี่เนื่องจากไม่ต้องเดิน เมใช้วิธีสร้างเอกสารส่งถึงพนักงานที่สนใจกิจกรรมและวงเล็บว่าตามรายชื่อที่แนบซึ่งรายชื่อจะประกอบด้วย รายชื่อ หน่วยงาน พร้อมแจ้งรายละเอียดการนัดหมาย แนบหนังสือและกำหนดการซึ่งมีรายละเอียดมากขึ้นไปด้วย หลังจากนั้นก็ส่งให้ธุรการหน่วย เมื่อธุรการหน่วยฯ ก็ทำการลงรับเอกสารและจดชื่อหน่วยงานที่จะต้องส่งให้เพื่อส่งให้ธุรการหน่วยงานที่มีชื่อผู้แจ้งความประสงค์...ไม่ทราบว่าหน่วยงานที่รับผลเป็นอย่างไร พบว่าส่งเอกสารไม่นานมีพี่จากหน่วยงานที่ส่งให้แจ้งว่าพิมพ์ชื่อหน่วยงานผิด...เราก็แอบยิ้มๆ ว่า เขาได้รับการแจ้งข่าวแล้ว เร็วมากและมันทำให้ลดทรัพยากร....ซึ่งหากให้ได้ผลและมีประสิทธิภาพ คุ่มค่ายิ่งขึ้นคือทุกคนคงต้องให้ความร่วมมือใช้ระบบอย่างจริงจัง...ตอนนี้อาจจะมีข้อข้ดข้องบ้าง แต่ตนเองคิดว่าเราคงจะต้องช่วยกันในการพยายามปรับตัวและปรับใจหรือให้ข้อเสนอแนะ แนวทางแก้ไขและพยายามปรับให้ดีขึ้น ขอเป็นกำลังใจให้ทุกคน...สู้สู้

[บอย สหเวช]

• อ่านแล้ว รู้สึกตื่นเต้นและยินดีกับชาวมวล. ที่มีความมุ่งมั่นในการพัฒนาสำนักงานอิเล็กทรอนิกส์
• ต้องขอเรียนรู้ด้วยคนครับ

[สมล้กษณ์]

เรียนคุณเปี๊ยก มวล.

1. เอาไว้ว่างๆ จะเข้ามาศึกษาเรื่อง e-office นะครับ
2. มาทิ้งรอยเอาไว้ครับ
3. ฝากบอกถึงคุณอุมาภรณ์ ศรีคีรีภพ ด้วยครับ มาเปิดบล็อกไว้แล้วยังไม่พบบันทึกครับ ให้ช่วยเขียนสัก 1-2 บันทึกนะครับ
4. มีคนฝากข่าวถึงคุณอุมาภรณ์ ในบันทึกของผมดังนี้ครับนางสาวอนพัช ทวีเมือง สอบได้ลำดับที่ 37 เมื่อ ศ. 26 พ.ค. 20:17:04 2006 เขียนว่า:อยากทราบสถานที่อยู่ของคุณอุมาภรณ์ ศรีคีรีภพ ด่วนนะค่ะ เนื่องจากจะสอบถามเรื่องความเคลื่อนไหวของเจ้าพนักงานส่งเสริมการท่องเที่ยว  สุราษฎร์ธานี  หรือกรุณาโทรติดต่อ  0-4193-4930

    

[เปี๊ยก-มวล.]

สวัสดีค่ะน้องเม OD / คุณบอย และอาจารย์สมลักษณ์ จาก มน.ตอนนี้บรรยากาศที่ มวล.คึกคักมากค่ะ  คงไม่มีพนักงานคนไหนที่ไม่รู้จัก eOffice เพราะว่าชาวมวล.ต้องรับงานที่เจ้านายมอบหมาย และต้องติดต่องานกับฝ่ายต่าง ๆ ผ่านทางระบบ eOffice  ต้อง login เข้าระบบเพื่อรับงานจากนายอย่างน้อยวันละ  2  ครั้งค่ะ (เหมือนกับเปิด email)  เหมือนนั่งทำงานในสำนักงานแบบใหม่ค่ะเรียกว่า "eOffice" ยังไม่สมบูรณ์ที่สุดค่ะอาจารย์ ชาวชุมชนคนทำ eOffice ยังคงต้องช่วยกันสร้างแนวปฏิบัติงานที่ดีกันต่อไป และยิดีเป็นที่สุดค่ะถ้าทาง มน.จะร่วม ลปรร.ด้วย

ข่าวที่อาจารย์ฝากมาและเรื่องที่มีคนฝากอาจารย์มาอีกต่อหนึ่งถึงคุณอุมาภรณ์เปี๊ยกจะจัดการให้อาจารย์พรุ่งนี้ค่ะ

[สมล้กษณ์]

• เข้ามาเยี่ยมอีกแล้วครับ
• น่าสนุกดีครับ eOffice นี่ เสียอย่างเดียว ทำงานเหมือนหุ่นยนต์ครับ ต้องอยู่หน้าเครื่อง คุยกับคนใน Office ด้วยกัน
• ขอขอบคุณที่ช่วยดำเนินการให้ครับ
• ช่วยฝากคุณอุมาภรณ์ติดต่อโดยตรงเลยนะครับ

[อุมาภรณ์ ศรีคีรีภพ]

สวัสดีคะ อาจารย์สมลักษณ์ นู๋อุมาภรณ์ ศรีคีรีภพ ขอรายงานตัวคะ ขอบพระคุณอาจารย์มากคะ หนูได้คุย/ประสานติดต่อโดยตรงกับคนที่ตามหาตัวเรียบร้อยแล้วคะ ทึ่งมากเลยคะที่ gotoknow ทำได้มากกว่าที่คิดคะ

สำหรับบันทึก กำลังจะเปิดตัวแล้วคะ คงจะเร็ว ๆ นี้ รอติดตามชมนะคะ    ยังเขียน ๆ ลบ ๆ อยู่คะ (กลัว ๆ กล้า ๆ) แต่จะพยายามให้ดีที่สุดคะ