ในฐานะผู้ใช้ระบบคนหนึ่งเข้าใจดีถึงเป้หมายและเชื่อว่าจะส่งผลดีต่อการทำงาน...ยอมรับว่าตนเองก็ตื่นเต้นและยังใช้ระบบไม่ถนัดและไม่มั่นใจว่าถูกต้องหรือไม่ แต่ก็สนุกดีคะ มันทำให้เราพูดคุยกันมากขึ้น ได้เรียนรู้ถึงระบบการทำงานใหม่ แนวทางหรือวิธีการทำงานใหม่ คงบอกยังไม่ได้ว่าระบบนี้ Work หรือไม่ จนกว่าเราได้เข้าใจหรือสามารถใช้ได้เต็มที่ และคงจะ มาด-ถาน สุด สุด หากเพื่อนๆ ได้ใช้สำนักงานอิเล๊กทรอนิกส์ร่วมกันทุกคนและคิดว่าเราคงต้องร่วมพิสูจน์กัน และหากพบว่ามีข้อขัดข้องใดก็จะมาเล่าให้ฟังนะคะ
การเรียนรู้ในการใช้งานของระบบตั้งแต่วันแรกจนถึงปัจจุบัน ในฐานะผู้ใช้งานมีดังนี้
1. การสร้างเอกสารส่งภายใน ในการส่งเอกสารใบคืนเงินยืมทดลอง การรายงานผลการจัดซื้อจัดจ้างกรณีเร่งด่วน เมื่อสร้างเอกสารแล้วก็ไปบันทึกในงานและส่งให้ธุรการหน่วยโดยส่งต้นฉบับตาม พบว่าเอกสารใบคืนเงินทดลองส่งเมื่อวานให้ผู้บังคับบัญชาลงนามและส่งถึงส่วนการเงินและบัญชีวันนี้ เร็วจริงๆ คะ เยี่ยมจริงๆ ทั้งระบบและบุคคลกรที่ work process
2 การส่งใบตอบรับการเข้าร่วมกิจกรรมพร้อมนัดหมายกำหนดการให้กับผู้ที่แจ้งความประสงค์เข้าร่วมอบรมจำนวน 30 คน ซึ่งปกติเราใช้กระดาษ note ส่งตามหน่วยงาน เมื่อใช้ระบบนี้ทำให้สามารถลดกระดาษ ลดเวลา ลดพลังงานแต่เพิ่มแคลลอรี่เนื่องจากไม่ต้องเดิน เมใช้วิธีสร้างเอกสารส่งถึงพนักงานที่สนใจกิจกรรมและวงเล็บว่าตามรายชื่อที่แนบซึ่งรายชื่อจะประกอบด้วย รายชื่อ หน่วยงาน พร้อมแจ้งรายละเอียดการนัดหมาย แนบหนังสือและกำหนดการซึ่งมีรายละเอียดมากขึ้นไปด้วย หลังจากนั้นก็ส่งให้ธุรการหน่วย เมื่อธุรการหน่วยฯ ก็ทำการลงรับเอกสารและจดชื่อหน่วยงานที่จะต้องส่งให้เพื่อส่งให้ธุรการหน่วยงานที่มีชื่อผู้แจ้งความประสงค์...ไม่ทราบว่าหน่วยงานที่รับผลเป็นอย่างไร พบว่าส่งเอกสารไม่นานมีพี่จากหน่วยงานที่ส่งให้แจ้งว่าพิมพ์ชื่อหน่วยงานผิด...เราก็แอบยิ้มๆ ว่า เขาได้รับการแจ้งข่าวแล้ว เร็วมากและมันทำให้ลดทรัพยากร....ซึ่งหากให้ได้ผลและมีประสิทธิภาพ คุ่มค่ายิ่งขึ้นคือทุกคนคงต้องให้ความร่วมมือใช้ระบบอย่างจริงจัง...ตอนนี้อาจจะมีข้อข้ดข้องบ้าง แต่ตนเองคิดว่าเราคงจะต้องช่วยกันในการพยายามปรับตัวและปรับใจหรือให้ข้อเสนอแนะ แนวทางแก้ไขและพยายามปรับให้ดีขึ้น ขอเป็นกำลังใจให้ทุกคน...สู้สู้