Electronic meeting systems
ระบบการประชุมอิเล็กทรอนิกส์ คือ
ระบบการประชุมอิเล็กทรอนิกส์ เป็นระบบที่นำ ICT มาใช้เพื่อช่วยอำนวยความสะดวกในการจัดดำเนินงานการประชุม ผู้เกี่ยวข้องมีส่วนร่วมในการจัดดำเนินการในส่วนที่ตนเกี่ยวข้องด้วยตนเองผ่านเว็บ ระบบงานประชุมนี้ได้ออกแบบให้สามารถรองรับการบริหารจัดการงานประชุมทั้งระดับมหาวิทยาลัย และระดับคณะ/สำนัก/สถาบัน โดยอาศัย ขั้นตอนระบบงาน
การ ประชุม ซึ่งได้จัดแบ่งเป็น 4 กลุ่ม ได้แก่
- ผู้จัดกรอบการประชุม
- ผู้จัดการประชุม
- ผู้เข้าประชุม
- ผู้ช่วยงานประชุม
วัตถุประสงค์
1.เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพและประสิทธิผลของการประชุมของมหาวิทยาลัย ด้วยการนำเทคโนโลยีสารสนเทศและการสื่อสารมาประยุกต์ใช้เพื่ออำนวยความสะดวกในการจัดการประชุม
2.เพื่อให้ได้ระบบในการบริหารและจัดการเอกสารการประชุมที่มีประสิทธิภาพ สะดวก ประหยัดเวลาและประหยัดทรัพยากรในการจัดทำ จัดเก็บและค้นหา
ระบบการประชุมอิเล็กทรอนิกส์ที่พัฒนา มีคุณสมบัติดังนี้
- มีระบบการใช้งานผ่านเว็บ ซึ่งง่ายต่อการเรียนรู้และสะดวกต่อการใช้งาน
- รองรับการกำหนดสิทธิ์ในการเข้าใช้งานสำหรับผู้ที่เกี่ยวข้องกับการประชุมนั้น ๆ โดยผ่านรหัสผู้ใช้ และ รหัสผ่าน
-รองรับการกำหนดบทบาทและขั้นตอนการดำเนินงานในเรื่องเอกสาร โดยผู้ที่เกี่ยวข้องในทุกระดับสามารถดำเนินงาน ตรวจสอบและยืนยันการทำงานด้วยการติดต่อสื่อสารผ่านสื่ออิเล็กทรอนิกส์
- รองรองรับการบันทึกข้อมูลที่เกี่ยวกับการประชุมแต่ละชุด ซึ่งได้แก่ รายชื่อคณะกรรมการ เรื่องที่บรรจุเข้าวาระ การประชุม มติที่ประชุม รวมทั้งสามารถแนบเอกสารประกอบการประชุมที่อยู่ใน
รูปแบบของเอกสาร Word Document (doc) และไฟล์รูปภาพ
- สามารถสืบค้นวาระและมติการประชุมทั้งปัจจุบันและ การประชุมในอดีตได้อย่างสะดวกรวดเร็ว
- จัดทำสรุปมติที่ประชุมเพื่อส่งให้หน่วยงานเจ้าของเรื่อง และเพื่อการเผยแพร่ผ่านเว็บ
- จัดทำสถิติและสรุปข้อมูลเกี่ยวกับการประชุมแต่ละครั้ง ที่จะเป็นประโยชน์ต่อการดำเนินการประชุมและการตัดสินใจของผู้บริหาร
- หลังจากที่เสร็จสิ้นการประชุมแล้ว ผู้จัดการประชุมสามารถที่จะบันทึกข้อมูลการประชุมพร้อมรายงานการประชุมและมติที่ประชุมลงแผ่น CD แจกแก่ผู้เข้าร่วมประชุมได้ตามที่ต้องการ
กรอบและแนวทางการดำเนินการ
การดำเนินการเพื่อให้บรรลุตามวัตถุประสงค์นั้น ต้องมีการเตรียมการและความพร้อมหลายด้าน ได้แก่
ด้านการพัฒนาระบบ
- ศึกษาความต้องการของผู้ใช้ระบบ
- กำหนดปัญหา และวัตถุประสงค์ของระบบ
- วิเคราะห์ระบบงาน และออกแบบระบบ
- พัฒนาโปรแกรม และทดสอบระบบ
- ติดตั้งระบบ / อบรมการใช้งานระบบให้กับผู้ใช้
- บำรุงระบบ
ด้านอุปกรณ์
- จัดหาโน้ตบุ๊ก สำหรับผู้บริหารเพื่อการใช้งาน
- จัดหาและเดินระบบเครือข่ายสำหรับห้องประชุม
- จัดหาเครื่องคอมพิวเตอร์แม่ข่าย สำหรับติดตั้งระบบ
- จัดหาอุปกรณ์โสต ฯ ประจำห้องประชุม
ด้านการพัฒนาบุคลากร
- จัดอบรมการใช้ไอซีทีสำหรับผู้บริหาร เพื่อให้เกิดความคุ้นเคยในการใช้เครื่องคอมพิวเตอร์ สามารถเปิด ค้นหา และเรียกใช้งานเอกสารการประชุมในรูปสื่ออิเล็กทรอนิกส์ได้
- จัดอบรมการใช้ไอซีทีสำหรับเจ้าหน้าที่ผู้เกี่ยวข้องกับงานการประชุม
- เพื่อให้มีความคุ้นเคยเกิดทักษะและความรู้ในเรื่องการบริหารจัดการเอกสารการประชุม
ประโยชน์ของระบบการประชุมอิเล็กทรอนิกส์
1. ผู้บริหารสามารถเรียกใช้ข้อมูลประกอบการประชุมได้ก่อนประชุม ระหว่างการประชุม และภายหลังการประชุมครั้งที่ผ่านมาได้
2. ผู้บริหารมีระบบการสืบค้นข้อมูลที่มีประสิทธิภาพและสะดวกรวดเร็ว ทำให้สามารถตัดสินใจด้านการบริหารได้อย่างรวดเร็ว
3. การจัดเตรียมเอกสารประกอบการประชุมมีความสะดวกรวดเร็ว
4. สามารถประหยัดการใช้กระดาษได้ถึง 1.4 ล้านแผ่นต่อปี
5. ประหยัดเงินงบประมาณเนื่องจากไม่ต้องใช้เนื้อที่ขนาดใหญ่สำหรับจัดเก็บเอกสารที่เป็นกระดาษ
