การสร้างความเปลี่ยนแปลงในองค์กรเพื่อรองรับภาวะเศรษฐกิจ

การสร้างความเปลี่ยนแปลงในองค์กร

(Built To Change) เพื่อรองรับภาวะเศรษฐกิจ

สวัสดีค่ะ วันนี้ผู้เขียนได้อ่านบทความของ ดร.มาฆะ ภู่จินดา ซึ่งท่านได้เขียนเรื่องการสร้างความเปลี่ยนแปลงในองค์กรเพื่อรองรับภาวะเศรษฐกิจ เห็นว่ามีประโยชน์ซึ่งทุกวันนี้องค์กรได้รับผลกระทบต่อการเปลี่ยนแปลงอยู่ตลอด โดยสมัยก่อนผลกระทบต่อการเปลี่ยนแปลงเป็นไปแบบช้า ๆ แต่สำหรับยุคปัจจุบันตั้งแต่เป็นยุค IT แล้ว การเปลี่ยนแปลงเป็นเรื่องที่เร็วมาก ผู้เขียนจึงนำมาเล่าต่อเพื่อเป็นข้อคิดต่อการปฏิบัติงานในรูปแบบใหม่ขององค์กร ดังนี้ค่ะ...

ในสถานการณ์ปัจจุบันโดยเฉพาะสถานการณ์ด้านเศรษฐกิจในระดับประเทศหรือแม้แต่ในระดับโลกมีความถดถอยเป็นอย่างมาก ซึ่งความถดถอยนี้เป็นความถดถอยแบบลูกโซ่ที่กระทบกันมาเป็นระนาบทั้งจากประเทศมหาอำนาจไปยังประเทศมหาอำนาจด้วยกันและไปยังประเทศที่ไม่ใช่มหาอำนาจ จากประเทศที่พัฒนาแล้วไปยังประเทศด้อยพัฒนา ตีวงกว้างไปทุกหนทุกแห่ง ส่งผลให้เกิดปัญหาเศรษฐกิจคนตกงาน ปัญหาสังคมและปัญหาอื่น ๆ อีกมากมาย อย่างที่ทราบกันดีว่าปัญหาใหญ่ที่มีผลกระทบต่อคนทั่วโลก คือ ปัญหาที่เกี่ยวกับการเงิน ดังนั้น องค์กรหรือธุรกิจทุกที่ก็จำเป็นต้องปรับตัวเพื่อให้สามารถดำเนินการอยู่ต่อไปภายใต้สถานการณ์ที่เปลี่ยนแปลงอยู่ตลอดเวลาได้นั้นเอง และหลาย ๆ องค์กรก็ยังไม่สามารถปรับตัวหรือเปลี่ยนองค์กรเพื่อรองรับการเปลี่ยนแปลงนี้ได้ อย่างไรก็ตามการที่องค์กรจะสามารถดำเนินอยู่ได้ในยุคของวิกฤติทางเศรษฐกิจนี้ได้ ก็จำเป็นจะต้องคำนึงถึงการปรับเปลี่ยนองค์กรอยู่เสมอ หรือที่เรียกว่า Built To Change และเสริมสร้างองค์กรในรูปแบบที่สามารถสอดรับกับการเปลี่ยนแปลงในภาวะวิกฤติเศรษฐกิจนี้ได้ ดังนั้น องค์กรต่าง ๆ ก็จำเป็นจะต้องสร้างการเปลี่ยนแปลงให้เกิดขึ้นภายในองค์กรได้อย่างต่อเนื่อง ซึ่งแตกต่างจากองค์กรที่ไม่มีความสามารถในการสร้างการเปลี่ยนแปลงซึ่งองค์กรที่ยังยึดติดอยู่กับรูปแบบการบริหารเดิม ๆ ก็อาจจะไปไม่รอดในสถานการณ์เช่นนี้ ในบทความนี้ ดร.มาฆะ กล่าวว่าขอกล่าวถึงวิธีการสร้างการเปลี่ยนแปลงเพื่อรองรับสถานการณ์ที่เปลี่ยนแปลงในภาวะเศรษฐกิจที่ถดถอยในปัจจุบัน ดังนี้

1. องค์กรต้องสามารถพัฒนากลยุทธ์สำหรับรองรับการเปลี่ยนแปลงในอนาคตได้

โดยปกติแล้วแผนกลยุทธ์ทางธุรกิจขององค์กรจะมีการจัดทำอย่างน้อยปีละ 1 หรือ 2 ครั้ง โดยฝ่ายบริหารจะต้องประชุมกันเพื่อตรวจสอบ แก้ไข ปรับปรุงการดำเนินการให้เป็นไปตามกลยุทธ์ที่องค์กรตั้งเอาไว้ ทั้งนี้ เพื่อให้เกิดแรงกระตุ้นให้เกิดการดำเนินการตามแผนกลยุทธ์ที่ตั้งไว้อย่างมีประสิทธิภาพ อย่างไรก็ตาม ในยุคปัจจุบันถือว่ายังไม่เพียงพอที่จะมีการประชุมเพื่อปรับเปลี่ยนแผนกลยุทธ์เพียงปีละ 1 หรือ 2 ครั้ง เพราะเราจะเพียงแค่คำนึงว่าแต่ก่อนเคยปฏิบัติแบบนี้ ดังนั้น ในปัจจุบันก็ควรปฏิบัติแบบนี้อีก คงเป็นไปไม่ได้ เราจะเพียงคำนึงว่า จะต้องทำอย่างไรเพื่อรองรับหรือแก้ปัญหาเพื่อให้องค์กรอยู่รอดก็คงเป็นไปไม่ได้เช่นกันดังนั้น องค์กรจะต้องคิดไปข้างหน้าและคิดในเชิงบวกให้มากที่สุด ตัวอย่างเช่น องค์กรที่ชื่อว่า Capital One Financial Service ซึ่งเป็นบริษัทสัญชาติอเมริกาที่ทำธุรกิจด้านการเงินและสามารถดำรงอยู่ได้อย่างดีในช่วงภาวะวิกฤตเศรษฐกิจที่เกิดขึ้นอยู่กับประเทศสหรัฐอเมริกา โดยบริษัทดังกล่าวมีแนวคิดให้ผู้บริหารของแต่ละส่วนในองค์กรรวมทั้งพนักงานที่เกี่ยวข้องจะต้องใช้เวลาอย่างน้อย 20 % ต่อวัน ในการที่จะคิดว่าบริษัทจะสามารถดำเนินธุรกิจในสถานการณ์การเงินที่วิกฤติอย่างไร อีกตัวอย่างหนึ่งคือ Capital One Financial Service ยังได้สร้างกลยุทธ์ที่เรียกว่า Test and Learn ซึ่งเป็นกลยุทธ์ที่เกี่ยวกับการกำหนดรูปแบบสินค้า การบริการ การใช้เทคโนโลยีมาส่งเสริมสินค้าและบริการ การใช้เทคโนโลยีมาส่งเสริมสินค้าและบริการและการหาโอกาสทางการตลาด ซึ่งกลยุทธ์นี้จะช่วยเสริมสร้างการสร้างผลการดำเนินการให้มีประสิทธิภาพสูงที่สุด ดังนั้น กลยุทธ์ Test and Learn ก็จะสามารถนำมาปรับปรุงกลยุทธ์โดยรวมของบริษัทได้ จะเห็นว่าไม่เพียง Capital One Financial Service จะส่งเสริมให้บุคลากรใช้เวลา 20 % ในการคิดถึงแนวทางการดำเนินการขององค์กรไปข้างหน้าแล้วยังส่งเสริมให้เกิดกลยุทธ์ Test and Learn อีกด้วย ซึ่งกลยุทธ์หลังนี้ จะถูกนำไปผนวกไว้กับกลยุทธ์โดยรวมขององค์กร เพื่อนำไปใช้ในการแข่งขันในอนาคตต่อไป อีกกลยุทธ์หนึ่ง คือ การปรับเปลี่ยนโครงสร้างองค์กรซึ่งองค์กรที่จะสามารถปรับเปลี่ยนโครงสร้างองค์กรได้จะต้องเป็นองค์กรที่มีความยืดหยุ่น ซึ่งแนวคิดพื้นฐานในการปรับเปลี่ยนโครงสร้างองค์กรได้ คือการที่จะต้องทำให้พนักงานโดยเฉพาะพนักงานที่เป็น back office สามารถมีส่วนร่วมในการเข้าถึงสภาพแวดล้อมที่เกิดขึ้นจากภายนอกองค์กรได้ โดยอาจศึกษาได้จากตัวอย่าง Capital One Financial Service ซึ่งเป็นองค์กรที่มีโครงสร้างแบบแบน (Flat Organization) ซึ่งโครงสร้างแบบนี้ส่งเสริมให้พนักงานที่เป็นนักวิเคราะห์ของบริษัท หรือพนักงานที่มิได้ทำงานติดต่อกับลูกค้าโดยตรง สามารถติดต่อกับลูกค้าโดยตรงได้ เช่นเดียวกับพนักงานการตลาดหรือพนักงานขายซึ่งการปรับโครงสร้างให้เป็นแบบราบจะทำให้พนักงานมีส่วนรับรู้เกี่ยวกับสิ่งแวดล้อมที่เกิดขึ้นกับองค์กร เช่น สภาพตลาด ความต้องการของลูกค้าและแนวโน้มทางธุรกิจ นอกจากนี้ องค์กรควรมีระบบข้อมูลข่าวสารที่เกี่ยวข้องกับสภาพแวดล้อมหรือสิ่งที่เกิดขึ้นรอบ ๆ องค์กรแผ่กระจายไปควบคู่กับโครงสร้างองค์กรด้วย เพื่อเป็นการส่งข้อมูลให้พนักงานทราบ ซึ่งก็เป็นความพยายามให้พนักงาน (ทุกคน) ได้รับทราบถึงความต้องการลูกค้า ปัญหาที่เกิดขึ้นกับธุรกิจ องค์กรและเศรษฐกิจ ผู้บริหารจำเป็นอย่างยิ่งที่จะต้องทราบว่าพนักงานจะยอมรับความเปลี่ยนแปลงได้ยาก หากเขาไม่รู้เหตุผลของการเปลี่ยนแปลง

2. ปรับสภาพการทำงานตามเป้าหมายของธุรกิจในปัจจุบัน

องค์กรที่ประสบความสำเร็จในการผ่าวิกฤตไปได้นั้น จะปรับสภาพการทำงานตามลักษณะของสภาพแวดล้อมและเป้าหมายขององค์กรมากกว่าจะยึดติดอยู่กับแบบบรรยายลักษณะงานเพียงอย่างเดียว Capital One Financial Service เป็นองค์กรหนึ่งที่ใช้แบบบรรยายลักษณะงานควบคู่ไปกับการกำหนดลักษณะงานตามเป้าหมายขององค์กร นอกจากนั้น ยังส่งเสริมให้พนักงานที่บรรจุเข้ามาใหม่มีการสับเปลี่ยนหมุนเวียนงานเพื่อให้พนักงานมีความสามารถในทุก ๆ ด้าน แนวคิดสำคัญของ Capital One Financial Service คือ งานจะสำเร็จได้เมื่อมีทรัพยากรบุคคลที่มีความพร้อม นอกจากนั้น การจะปรับเปลี่ยนที่ดีจำเป็นจะต้องหาผู้ที่ชอบการปรับเปลี่ยน สามารถเรียนรู้ได้อย่างรวดเร็วและมีความใฝ่ฝันที่จะเป็นมืออาชีพอย่างแท้จริง

กุญแจสำคัญที่จะส่งเสริมให้เกิดการเปลี่ยนแปลงในองค์กร ได้แก่

# ต้องทราบว่าการบริหารในปัจจุบันจะไม่เหมือนอนาคต

# พยายามส่งเสริมให้พนักงานได้รับทราบถึงสภาพแวดล้อมที่เกิดขึ้นภายนอกองค์กรให้มากที่สุด

# พยายามกระจายข้อมูลข่าวสารต่าง ๆ ให้คนในองค์กรรับทราบ

# ปรับสภาพการทำงานตามเป้าหมายควบคู่ไปกับแบบบรรยายลักษณะงาน

# พยายามหาบุคลากรที่มีความพร้อมหรือชอบความเปลี่ยนแปลง

ท่านลองสำรวจสิค่ะว่า ผู้นำของท่านเป็นแบบที่กล่าวมาข้างต้นหรือเปล่า หากตราบใดที่ผู้นำยังยึดติดกับอำนาจ ผู้เขียนคิดว่ายากมาก ๆ แต่ถ้าผู้นำเปิดใจรับการเปลี่ยนแปลงได้นะค่ะ บอกได้เลยว่าองค์กรนั้นเป็นองค์กรที่เยี่ยมมากสำหรับสภาวการณ์ยุคปัจจุบันค่ะ...มองมุมกลับกับระบบราชการไทย เป็นไปได้มากน้อยแค่ไหนกันกับการที่ผู้นำยอมรับการเปลี่ยนแปลง โดยมี IT ขั้นกลางด้วยแล้ว ยิ่งผู้นำที่อาวุโสแล้วไม่เปิดใจด้วยเป็นอะไรที่บอกไม่ถูก แต่ถ้าผู้นำที่อาวุโสแล้วเปิดใจรับการเปลี่ยนแปลงได้ บอกได้เลยค่ะว่า ...ข้าน้อยขอคารวะ นับถือ...และนับถือจริง ๆ...ท่านไม่ใช่เต่า หรือ ไดโนเสาร์ค่ะ...ควรอยู่เพื่อรับราชการต่อจนสิ้นลมหายใจค่ะ...

(จากวารสารข้าราชการ ปีที่ 54 ฉบับที่ 3 เดือนพฤษภาคม - มิถุนายน 2552)