KM ปฏิบัติที่น่าสนใจเล่าสู่กันฟังอีกบทหนึ่ง คือ กิจกรรม Weekly Meeting ของ สคส. ขณะที่อยู่ในห้องประชุมเราจะรู้สึกเป็นส่วนหนึ่งที่ไม่ถูกละเลย แต่มีความสำคัญเท่าเทียมกันในฐานะส่วนหนึ่งขององค์ประชุม ในขณะที่ การประชุมมากมาย จะมีผู้ถูกลืม และพระเอก นางเอกเสมอ
หลักการในการประชุมที่ดีนั้นย่อมหาอ่านได้จากหนังสือมากมาย แต่ในภาคปฏิบัติแล้วเราจะหาดูตัวอย่างที่ดีได้ยาก ในวันนี้ (17 พ.ค. 2549) โอกาสที่ดีก็มาถึง ผู้เขียนได้รับมอบหมายให้ช่วยเลขานุการ การประชุมจัดเตรียมอุปกรณ์นำเสนอ และจดบันทึกการประชุม Weekly Meeting ของ สคส. มี 12 วาระ ใช้เวลาประชุมประมาณ 3 ชั่วโมงครึ่งในช่วงเช้า
อยากจะโฟกัสที่คำถามว่า การบริหารการประชุมที่มีประสิทธิภาพและประสิทธิผลเกิดขึ้นได้อย่างไร?
- เวลา 08.30 น. สมาชิกทุกคนพร้อมกันที่ห้องประชุม
ที่แตกต่างจากหลายองค์ประชุม คือ ประธานการประชุมรออยู่ก่อนแล้ว ที่พบบ่อยคือ
ให้ผู้เข้าร่วมประชุมมาให้ครบ
เลขานุการจึงไปเชิญประธาน ทำให้ต้องนึกถึง
เรื่องการบริหารเวลาที่ดี
การตรงต่อเวลาของผู้เข้าประชุม
และภาวะผู้นำที่ดี
- บรรยากาศเป็นไปแบบกันเอง ผู้เข้าร่วมประชุมจะขอพูดแสดงความคิดเห็น โดยไม่นั่งเป็นหุ่นยนต์ คงเพราะถูกปลูกฝังว่าการพูดแสดงความคิดเห็นไม่มีอะไรถูก/ผิด ระหว่างประชุมมีการคุยแบบเปิดใจ พูดข้อเท็จจริง (Fact) ด้วยพื้นฐาน KM ที่เป็นไปโดยธรรมชาติแม้จะนั่งรอบโต๊ะประชุมก็ไม่เป็นอุปสรรคขวางกั้นการแสดงข้อคิดเห็นได้
-
การควบคุมเวลาการประชุมทำได้ 10 วาระ โดยเน้นวาระที่สำคัญซึ่งจะใช้เวลาพอสมควร ประธานจะแจ้งให้ทราบว่านี่คือหัวใจ สำหรับวาระที่รอได้ ก็ยกยอดไปคราวหน้า เพื่อสามารถควบคุมเวลาได้ตามที่กำหนด แตกต่างจาก การประชุมเวทีอื่นโดยส่วนใหญ่ที่มักขยายเวลาการประชุม บางครั้งจากกำหนดเดิมครึ่งวัน เป็น 1 วัน เพราะไม่สามารถสรุปประเด็นได้ หรือเพราะรอสมาชิก หรือเพราะหลงวาระก็มี
- สิ่งที่ประทับใจผู้เขียนประการหนึ่ง คือการดำเนินการประชุมที่มีประเด็นค่อนข้างซับซ้อน ด้วยการใช้เทคนิคระดมความคิดเห็นในบางประเด็นที่ต้องการหาข้อสรุป เช่น “การกำหนดเกณฑ์ในการตัดสิน KMIA” ได้ข้อสรุปที่นำไปสู่การทำงานขั้นต่อไป ประเด็นลักษณะนี้จากประสบการณ์มักจะพบว่า ผู้นำการประชุมมักหลงประเด็นไม่สรุป ทำให้การแสดงความคิดเห็นออกทะเลไปเลยก็มี จนที่ประชุมกลับมางงว่า ต้องการอะไร? สำหรับประเด็นแบบนี้ที่ สคส. เมื่อมีสมาชิกเริ่มสับสน ผู้นำจะให้คำตอบต่อสมาชิก และพากลับมาสู่ประเด็นที่ต้องสรุป
- บางวาระก็เป็นการเปิดใจคุย ในลักษณะเล่าเรื่อง มีการนำเสนอภาพประกอบ เป็นต้น แล้วแต่เทคนิคการนำเสนอของผู้เข้าร่วมประชุม
- ผู้นำการประชุมได้แสดงภาวะผู้นำด้วยการเล่าเรื่องจากการอ่าน Textbook 1 บท แล้วสมาชิกแบ่งงานกันเองรับผิดชอบไปอ่านคนละ 1-2 บท เพื่อมาเล่า ในการประชุมครั้งถัดไป โดยผู้นำให้โจทย์ที่ชัดเจน เช่น เล่าเรื่องที่อ่านเปรียบเทียบกับสิ่งที่เราปฏิบัติจริง หนังสือที่ถูกหยิบยกมาย่อมมีเนื้อหาที่ผสมกลมกลืนไปกันได้กับ KM แน่นอน ชื่อเรื่องว่า “Appreciative Inquiry” กระบวนการค้นหาส่วนดี หรือดีที่สุด ในคน องค์กร หรือสังคม และเปิดช่องให้ออกมาแสดงพลังเชิงบวก
- การฉลองความสำเร็จของงานเวทีคุณเอื้อในรูปแบบของอาหารกลางวันในห้องประชุมก็เป็นเครื่องมือสร้างขวัญกำลังใจที่ดี ที่ผู้นำเลือกใช้อย่างถูกจังหวะเวลา ซึ่งการAAR กิจกรรมเวทีคุณเอื้อ ก็ถูกบรรจุอยู่ในวาระหนึ่งของการประชุม
- หลังจบการประชุม ผู้เข้าร่วมประชุมจะ Take Action ทันที และมีการพูดคุยปรึกษาหารือกันในกลุ่มงานที่เกี่ยวข้อง เพื่อหาข้อสรุปงานที่ยังติดขัดเพื่อความสำเร็จของงาน โดยไม่มีกำแพงใดๆมาขวางกั้น
- ผู้เขียนนึกให้คะแนนสำหรับทุกการประชุม ผู้นำการประชุมมีส่วนทำให้การประชุมมีประสิทธิภาพและเกิดประสิทธิผลถึง 70 ส่วนใน 100 ส่วน ที่เหลือเป็นคุณภาพของสมาชิกการประชุม ผู้นำการประชุมที่มากความสามารถจะสามารถบริหารการประชุมที่มีผู้เข้าร่วมประชุมหลากหลายสไตล์ได้เป็นอย่างดี
- การทำกิจกรรมใดๆก็ตามใน KM จะต้องมี AAR ดูเหมือนว่า การประชุมครั้งนี้ โดยภาพรวมทั้งหมด ก็ถูก AAR โดยผู้นำเพื่อปรับปรุงในครั้งถัดไป สิ่งที่เกิดขึ้น คือ คนได้รับการพัฒนา การบริหารงานมีประสิทธิภาพประสิทธิผล
- ผู้เขียนเรียนรู้เรื่องการบริหารจัดการจากข้อบกพร่อง โดยมีผู้ชี้แนะว่าสิ่งที่ถูก ควรเป็นอย่างไร แล้วทดลองลงมือปฏิบัติในพื้นที่นั้น สำหรับมุมมองอีกด้านหนึ่งได้เพียงเห็นบุคลิกภาพของผู้บริหารที่ดี ได้สัมผัสแค่การพูดคุย หรือการร่วมเดินทางท่องเที่ยว หรือขอคำปรึกษา แต่ไม่เคยเป็นผู้ใต้บังคับบัญชา ... ที่ สคส. จะช่วยเติมเต็มผู้เขียนได้อย่างสมบูรณ์
- ไม่น่าเชื่อว่าหลังจากเขียนบทความนี้แล้ว ผู้เขียนจึงเข้าใจว่าได้เรียนรู้แบบซึมซับการบริหารงานรูปแบบหนึ่ง โดยผ่านการทบทวนและจินตนาการของเราเอง ...นี่คือ KM ที่ผู้เขียนได้ลงมือปฏิบัติ โดยมี สคส. เป็นผู้เปิดช่องทางให้
