ใบงานที่ 29
การได้รู้จักส่วนอื่นๆ ( Getting to Know Each )
กิจกรรมที่ 1 ทำไมท่านจึงมาอยู่ที่นี่ ( Why are you here ? )
ให้สมาชิกแต่ละคนในกลุ่มใช้เวลา 2 – 3 นาที คิดตริตรองว่าทำไมเขาจึงมาเป็นสมาชิกคณะทำงานนี้ หลังจากนั้นก็ให้สมาชิกแต่ละคนบอกกล่าวถึงเหตุผลของตนให้กลุ่มรับทราบ เลือกสมาชิกกลุ่มคนหนึ่งจดบันทึกเหตุผลเหล่านั้นบนกระดาษแผ่นใหญ่ แล้วก็แจกบันทึกที่พิมพ์เรียบร้อยแล้วให้สมาชิกทุกคนในการประชุมครั้งต่อไป
กิจกรรมที่ 2 คุณนำกลุ่มของคุณอย่างไร ( What do you bring to the group ? )
ให้สมาชิกแต่ละคนในกลุ่มใช้เวลา 2 – 3 นาที คิดตริตรองว่าเขาจะช่วยอะไรกลุ่มได้บ้าง สิ่งที่เกิดประโยชน์หรือสิ่งที่เขาจะช่วยกลุ่มได้นั้นขึ้นอยู่กับประสบการณ์ ความรู้ ทักษะ มุมมอง แนวความคิด ความทุ่มเทอุทิศตนต่อหน้าที่รับผิดชอบ ทักษะในการเข้ากับผู้คนต่าง ๆ ฯลฯ หลังจากนั้นก็ให้สมาชิกแต่ละคนร่วมแบ่งปันสิ่งที่เขามีศักยภาพที่จะช่วยเหลือกลุ่มได้กับสมาชิกกลุ่มทุกคน จดบันทึกคำตอบเหล่านี้บนกระดาษแผ่นใหญ่ แล้วพิมพ์แจกสมาชิกทุกคนในการประชุมครั้งต่อไป พร้อมกับบันทึกข้อมูลดังกล่าวไว้ด้วย
กิจกรรมที่ 3 วิสัยทัศน์แห่งความสำเร็จในอนาคต ( Vision of future success )
ขอแสดงความยินดีด้วย หลังจากเวลาผ่านพ้นไปเพียง 1 ปี ทีมงานสนามขอท่านก็ได้รับเลือกให้เป็นทีมงานสนามที่มีประสิทธิภาพของรัฐ (จังหวัด) โรงเรียนและทีมงานที่ตั้งของท่านจะได้รับรางวัลดีเลิศและตัวท่านเองก็ได้ถูกเลือกให้เป็นผู้ขึ้นไปรับมอบรางวัล ท่านได้รับการขอร้องให้กล่าวอะไรสั้น ๆ ที่บ่งบอกถึงสาเหตุที่ทำให้ทางานสนามของท่านมีผลงานดีเด่นเป็นที่น่าพึงพอใจมากเสียเหลือเกิน คุณจะกล่าวอะไรบ้าง (นอกเหนือจากขอบคุณ)
ให้สมาชิกทุกคนใช้เวลา 5 นาทีแต่งสุนทรพจน์สำหรับใช้ในพิธีรับมอบรางวัล แล้วให้สมาชิกแต่ละคนร่วมแบ่งปันเหตุผลแห่งความสำเร็จของทีม บันทึกเหตุผลดังกล่าวแล้วพิมพ์แจกสมาชิกทุกคนในการประชุมครั้งต่อไปพร้อมกับ save ข้อมูลเหล่านั้นไว้ด้วย
Larry J.Reynolds. Successful Site-Based Management: A Practical Guide, rev.ed. Copyright © 1997 by Corwin Press, Inc.Reprinted with permission.
การนิยามความต้องการการสื่อสารภายในและภายนอก
ทีมงานสนามที่ฟอร์มทีมขึ้นมาใหม่นั้นจำเป็นที่จะต้องมีนิยามความต้องการการสื่อสารระหว่างบรรดาสมาชิกและการสื่อสารกับชุมชนไว้ก่อนอย่างฉับพลันทันที โดยที่นิยามดังกล่าวนั้นจะต้องมีความชัดเจน คงเส้นคงวา และทันเวลาทันเหตุการณ์ กฎพื้นฐานของทีมงานสนามก็คือการ “จงสื่อสารแม้ในขณะที่ท่านไม่มีอะไรจะพูด” (กฎข้อนี้ใช้สำหรับสำนักงานเขตพื้นที่ในระยะเริ่มต้นการบริหารวัดการภาคสนามด้วย)
สิ่งสำคัญที่พึงตระหนักในการสนองความต้องการการสื่อสารภายในก็คือการจัดเตรียมวาระการประชุมไว้ให้เรียบร้อยก่อนการประชุมแต่ละครั้งและแจกบันทึกการประชุมแต่ละครั้งภายหลังที่การประชุมนั้น ๆ สิ้นสุดลงภายในเวลาอันรวดเร็วที่สุดเท่าที่จะทำได้ และแน่นอนทีเดียวว่า การสื่อสารที่ดีในระหว่างการประชุมเป็นสิ่งที่มีความสำคัญอย่างยิ่งยวด ซึ่งจะนำไปอภิปรายไว้ภายใต้หัวข้อการพิจารณาทบทวนและการปรับปรุงแก้ไขบรรทัดฐานกลุ่มต่อไป (โปรดดูใบงานที่ 3)
สิ่งที่จะตอบสนองความต้องการการสื่อสารภายนอกกลุ่มในระยะเริ่มแรกนั้นก็คือ การอธิบายให้สมาชิกอื่น ๆ ในกลุ่มทราบว่าทีมงานสนามกำลังทำอะไรและทำไม (จึงทำ) หากทีมงานสนามล้มเหลวในการให้อรรถาธิบายดังกล่าวแก่ชุมชนโรงเรียนแล้วไซร้ ปัจเจกบุคคลต่าง ๆ ก็อาจจะเริ่มทึกทักหรือสงสัยว่าทีมงานสนามกำลังล่าถอย หรือเก็บงำความลับไว้ ด้วยเหตุผลนานัปการ
จะเป็นการช่วยได้มาก ถ้ากลุ่มจะใช้เวลา 15 – 20 นาทีในการประชุมครั้งแรกเพื่อพูดคุยกันเกี่ยวกับว่าคนอื่น ๆ ต้องการทราบอะไรบ้างเกี่ยวกับทีมงานสนาม ใบงานที่ 2 ได้รับการออกแบบมาสำหรับช่วยในการนิยามยุทธศาสตร์การสื่อสารภายในและภายนอก
ใบงานที่ 30
ความต้องการการสื่อสารการประชุม
กิจกรรมที่ 1 ความต้องการการสื่อสารภายใน
มอบหมายให้กลุ่มระดมสมองเพื่อตอบคำถามต่อไปนี้ และเลือกยุทธศาสตร์ที่ดีที่สุดในอันที่จะตอบสนองความต้องการของทีมงานยึดที่ตั้งเป็นฐาน
1. เราจำเป็นที่จะต้องรู้อะไรบ้างก่อนการประชุมแต่ละครั้ง
2. เราจำเป็นที่จะต้องบันทึกอะไรบ้างจากการประชุมแต่ละครั้ง
3. เราจะจัดทำและแจกจ่ายวาระการประชุมตลอดจนบันทึกการประชุมให้กลุ่มกันอย่างไร
กิจกรรมที่ 2 ความต้องการการสื่อสารภายนอก
มอบหมายให้กลุ่มระดมสมองหาคำตอบคำถามต่อไปนี้ และเลือกยุทธศาสตร์ที่ดีที่สุดในอันที่จะตอบสนองความต้องการขององค์กรและชุมชนที่กว้างใหญ่ขึ้น
1. คนอื่น ๆ จะต้องการทราบอะไรบ้างเกี่ยวกับกิจกรรม และแผนการต่าง ๆ ของคณะทำงาน
2. อะไรจะเกิดขึ้นถ้าหากว่าเราไม่สื่อสารกับพวกเขาอย่างสม่ำเสมอ
3. เราจะสามารถหลีกเลี่ยงปัญหาและมโนคติผิด ๆ (misconception) เหล่านี้ได้อย่างไร
4. เราจะใช้ยุทธศาสตร์อะไรบ้าง เราจะใช้ยุทธศาสตร์ต่าง ๆ เหล่านี้บ่อยครั้งเพียงใด เราจะรู้ได้อย่างไรว่ามันใช้ได้ผล
Larry J.Reynolds. Successful Site-Based Management: A Practical Guide, rev.ed. Copyright © 1997 by Corwin Press, Inc.Reprinted with permission.
การพิจารณาทบทวนและการปรับปรุงแก้ไขบรรทัดฐานกลุ่ม
ขั้นตอนต่อไปสำหรับทีมงานสนามก็คือการพิจารณาทบทวนข้อความต่าง ๆ ที่ระบุถึงบรรทัดฐานกลุ่มเป็นเบื้องต้นไว้ในใบงานที่ 2 ซึ่งนิยามโครงสร้างและสมาชิกภาพของทีมงานสนามไว้ เราขอแนะนำว่าข้อความที่ระบุไว้เป็นเบื้องต้นดังกล่าวนั้นจะต้องสะท้อนถึงพฤติกรรมที่พึงประสงค์ในอันที่จะพัฒนาความสัมพันธ์ที่มีพื้นฐานอยู่บนความไว้เนื้อเชื่อใจกัน นอกจากนี้ สมาชิกของกลุ่มยังอาจที่จะเสนอรายการอื่น ๆ ของพฤติกรรมกลุ่มที่มีประสิทธิภาพเพื่อที่จะให้ได้มาซึ่งการจัดทำรายการดังกล่าวในขั้นตอนสุดท้าย ที่เป็นการจัดทำรายการที่สมบูรณ์ พร้อมที่จะประกาศเป็นบรรทัดฐานกลุ่มได้ด้วย
บรรทัดฐานที่สร้างขึ้นโดยทีมงานสนามจะต้องนำไปใช้ในการประเมินตนเองในด้านทักษะการสื่อสารและความมีประสิทธิภาพในอนาคตด้วย และผู้อำนวยความสะดวกหรือผู้ประสานงานในการประชุมทีมงานสนามแต่ละครั้งจะต้องมีรายการหรือบรรทัดฐานดังกล่าวนี้ไว้ตรงหน้าเขาเพื่อติดตามตรวจสอบ (monitor) ดูกระบวนการของการประชุมแต่ละครั้ง นอกจากนี้ ผู้เขียนใคร่ขอแนะนำว่ารายการดังกล่าวนี้ควรจะนำไปขยายและติดไว้ในที่ที่สมาชิกทีมงานสนามสามารถมองเห็นได้เด่นชัดในระหว่างการประชุมของพวกเขาด้วย
รายการบรรทัดฐานกลุ่มนี้มิใช่แบบฝึกหัดเริ่มต้นที่ทำแล้วก็ลืมเลือนกันไป แต่มันจะต้องเป็นเครื่องเตือนใจอยู่เสมอว่ากลุ่มที่มีประสิทธิภาพจะต้องทำงานตามบรรทัดฐานดังกล่าวตลอดเวลา ทุก ๆ การประชุมครั้งที่สอง หรือประมาณนั้น ทีมงานสนามจะต้องประเมินตนเองในเรื่องความสามารถในการนำทฤษฎีไปปฏิบัติ (หมายถึงการประเมินในการประชุมครั้งหนึ่งแล้วเว้นครั้งหนึ่ง. – ผู้แปล)
ใบงานที่ 31 ให้แนวทางการพิจารณาทบทวนและปรับปรุงแก้ไขบรรทัดฐานกลุ่ม
ใบงานที่ 31
การพิจารณาทบทวนและการปรับปรุงแก้ไขบรรทัดฐานกลุ่ม
ขั้นตอนที่ 1 การพิจารณาทบทวนและทำความกระจ่างชัดรายการแรกเริ่ม ( Review and clearly initial listing. )
แจกถ้อยแถลงหรือข้อความแรกเริ่ม (initial statement) ของบรรทัดฐานกลุ่มจากใบงานที่ 28 แล้วมอบหมายให้สมาชิกคิดหาตัวอย่างพฤติกรรมที่เข้ากันได้ และเข้ากันไม่ได้กับถ้อยแถลงหรือข้อความเหล่านั้น
ขั้นตอนที่ 2 เพิ่มเติมรายการที่เหมาะสม ( Add items as appropriate. )
มอบหมายให้สมาชิกกลุ่มเขียนรายการเพิ่มเติมในสิ่งที่พวกเขาคิดว่าหากเพิ่มขึ้นมาแล้วอาจจะช่วยให้ดีขึ้นได้ แล้วให้สมาชิกกลุ่มคนอื่น ๆ ยกตัวอย่างที่เป็นรูปธรรมของพฤติกรรมที่เข้ากันได้และเข้ากันไม่ได้กับแต่ละรายการนั้น เพื่อดูว่าสมาชิกกลุ่มคนอื่น ๆ เข้าใจว่ารายการที่เพิ่มเติมขึ้นมาใหม่นั้นหมายความว่าอย่างไรหรือไม่ประการใด โดยการใช้ตัวอย่างที่เป็นรูปธรรมนี้ ทำให้มีความเป็นไปได้ที่จะหลีกเหลี่ยงการเพิ่มเติมรายการที่ซ้ำ ๆ กัน
ขั้นตอนที่ 3 พิจารณาทบทวนเพื่อจัดทำรายการครั้งสุดท้าย ( Revise for final listing )
ปรับปรุงเปลี่ยนแปลงเท่าที่จำเป็นจนกระทั่งกลุ่มพอใจรายการที่เขียนเพิ่มเติมขึ้นมาใหม่นั้น นำรายการดังกล่าวนี้ไปใส่ไว้ในบันทึกการประชุมแล้วแจกให้สมาชิกแต่ละคน ขยายข้อความในรายการให้ใหญ่ขึ้น จนสามารถนำไปแสดงให้สมาชิกกลุ่มทุกคนมองเห็นได้เด่นชัดในระหว่างการประชุมแต่ละครั้ง
Larry J.Reynolds. Successful Site-Based Management: A Practical Guide, rev.ed. Copyright © 1997
by Corwin Press, Inc.Reprinted with permission.
การพิจารณาทบทวนอิทธิพลภายนอกที่ส่งผลกระทบต่อคณะทำงาน
ถึงแม้ว่าสมาชิกทีมงานแต่ละคนจะต้องทำความคุ้นเคยกับวัตถุประสงค์ของการบริหารจัดการภาคสนามและความรับผิดชอบของทีมงานสนามในระหว่างกระบวนการคัดเลือก (selection process) กันมาแล้วก็ตาม แต่ก็นับว่าเป็นเรื่องสำคัญสำหรับทีมงานสนามที่จะต้องนำวัตถุประสงค์เหล่านี้มาพิจารณาทบทวนกันในฐานะที่ยังเป็นกลุ่มใหม่ และก็เป็นเรื่องสำคัญอย่างยิ่งยวดที่ทุกคนสามารถที่จะตอบคำถามว่า “ทำไมเราจึงมาอยู่ที่นี่” ได้
งานแรกที่จะต้องพิจารณาทบทวนก็คือ ความคาดหวังและปัจจัยกำหนด (parameter) ของเขตพื้นที่ในการนำการบริหารจัดการภาคสนามไปดำเนินการ ข้อมูลในใบงานที่ 1 ที่พัฒนาขึ้นมาสำหรับทีมงานสนามนั้นจะต้องได้รับการพิจารณาทบทวนใหม่โดยทีมงานสนาม รวมทั้งคำถามและข้อห่วงใยใด ๆ ที่สมาชิกซักถามหรือแสดงออกมาด้วย และถ้าจำเป็นผู้บริหารสถานศึกษาจะต้องร้องขอให้บุคลากรของสำนักงานกลางคนหนึ่งมาทำงานกับกลุ่มนี้ด้วย
การทำความเข้าใจกับบริบทแห่งการเปลี่ยนแปลง
นับว่าเป็นสิ่งจำเป็นอีกด้วยที่ทีมงานสนามจะต้องทำความเข้าใจกับบริบทแห่งการเปลี่ยนแปลงในสภาพการณ์แวดล้อมที่ทีมงานเผชิญอยู่ ในการนี้ทีมงานจำเป็นที่จะต้องทำให้ได้มาซึ่งกรอบที่ใช้อ้างอิง (frame of reference) สำหรับการคิดเกี่ยวกับโรงเรียน ซึ่งรวมไปถึงประเด็นเรื่องราวและปัญหาในปัจจุบัน ตลอดจนโครงงานและโครงการพิเศษต่าง ๆ ที่กำลังดำเนินการอยู่ในขณะนั้น และจะต้องทำให้เป็นที่กระจ่างชัดเกี่ยวกับบทบาทหน้าที่ของกลุ่มที่ให้การปรึกษาและทำการตัดสินใจ (advisory and decision – making group) กลุ่มอื่น ๆ ที่ยังดำเนินงานอยู่ในโรงเรียน ซึ่งในการนี้ ผู้เขียนใคร่ขอแนะนำให้ผู้บริหารโรงเรียนเป็นผู้นำการอภิปรายในประเด็นเรื่องดังกล่าว ซึ่งกุศลผลบุญของกิจกรรมนี้จะทำให้ผู้บริหารสามารถสื่อสารความเปิดกว้าง (openness) และความไว้วางใจในทีมงานสนาม และเพิ่มพูนระดับความเชื่อมั่น (credibility) และความไว้วางใจในหมู่มวลสมาชิก
ทีมงานสนามจะต้องสำเหนียกว่าการอภิปรายดังกล่าวข้างต้นนี้เป็นเพียงการอภิปรายเพื่อให้ได้มาซึ่งข่าวสารข้อมูลพื้นฐานเท่านั้น ในขั้นตอนแรกเริ่มนี้ สมาชิกทุกคนไม่อยู่ในฐานะที่จะต้องพยายามแก้ไขปัญหาใด ๆ ของโรงเรียน เนื่องจากพวกเขายังไม่มีทั้งประสิทธิภาพในการตัดสินใจภายในกลุ่มและความน่าเชื่อถือ อย่างไรก็ตามพวกเขาก็จำเป็นที่จะต้องทำความเข้าใจในสิ่งต่าง ๆ ดังต่อไปนี้ :
- ประเด็นเรื่องราว (issue) และปัญหาของโรงเรียนที่จะเกิดขึ้นมาในระหว่างกระบวนการวางแผนยุทธศาสตร์
- โครงงานและโครงการพิเศษต่าง ๆ ในปัจจุบันที่จะต้องแข่งกับเวลาและพลังงานของคณะทำงาน
- กลุ่มให้การปรึกษาและตัดสินใจกลุ่มอื่น ๆ ของโรงเรียนที่จะห่วงกังวลเกี่ยวกับบทบาทในอนาคตของตนในโรงเรียน และห่วงกังวลว่าอิทธิพลและอำนาจของตนจะได้รับผลกระทบจากทีมงานสนาม
โดยอาศัยการทำความเข้าใจกับประเด็นเรื่องและปัญหาเหล่านี้ ตลอดจนโครงงานและโครงการต่าง ๆ รวมทั้งบทบาทหน้าที่ของกลุ่มให้การปรึกษาและตัดสินใจที่มีอยู่หลายกลุ่มนี้ สมาชิกทีมงานสนามก็จะเข้าใจดีขึ้นว่าทำไมจึงเป็นเรื่องสำคัญมากเสียเหลือเกิน สำหรับพวกเขาที่จะต้องทำความเข้าใจวัตถุประสงค์ที่มีความกว้างขวางออกไปมากขึ้น ตลอดจนช่วงกำหนดเวลาสำหรับการดำเนินกิจกรรมต่าง ๆ ของพวกเขา รวมทั้งการที่จะต้องสื่อสารสิ่งเหล่านี้กับชุมชนโรงเรียน พวกเขาไม่ต้องรับผิดชอบในการแก้ปัญหาใดปัญหาหนึ่งหรือจะต้องรับผิดชอบในโครงงานหรือโครงการหนึ่งใดทั้งสิ้น อย่างไรก็ตาม พวกเขาก็ต้องรับผิดชอบในการวางแผนยุทธศาสตร์ การพัฒนาวิสัยทัศน์ร่วม (Shared vision)แห่งอนาคต (shared vision of the future) ที่จะต้องมีการระบุอย่างชัดแจ้งถึงแผนสำหรับอนาคตในการพัฒนาปรับปรุงโรงเรียน ซึ่งในระหว่างกระบวนการนี้ พวกเขาจะต้องลงมือจัดการกับประเด็นเรื่องและปัญหาเฉพาะด้านต่าง ๆ ตลอดจนโครงงานและโครงการ และกลุ่มให้การปรึกษาและการตัดสินใจต่าง ๆ เพื่อที่จะพัฒนาแผนยุทธศาสตร์รวม (overall strategy) สำหรับการพัฒนาปรับปรุงโรงเรียนโดยที่ทุกคนในโรงเรียนมีส่วนร่วม ซึ่งสมาชิกทีมงานสนามจะต้องนำโรงเรียนไปตามช่วงกำหนดเวลาและกระบวนการที่พวกเขาพัฒนาขึ้นมานี้
การพิจารณาทบทวนนี้ยังเป็นสิ่งสำคัญสำหรับกลุ่มเองอีกด้วย สมาชิกต่าง ๆ ของทีมงานสนามจะมีความรับรู้ของพวกเขาเองในเรื่องสถานะหรือสภาพการณ์ของโรงเรียนที่เป็นอยู่ในปัจจุบัน พวกเขาอาจจะตระหนักถึงประเด็นเร่องและปัญหาต่าง ๆ ที่มีความสลักสำคัญอย่างยิ่งยวด
ไม่มีความเห็น