แปลบทที่ 8การกำหนดโครงสร้างคณะทำงานเพื่อความสำเร็จ(ต่อ4)


แปลบทที่ 8การกำหนดโครงสร้างคณะทำงานเพื่อความสำเร็จ(ต่อ4)

 ใบงานที่  29 

การได้รู้จักส่วนอื่นๆ ( Getting  to  Know  Each )

 

กิจกรรมที่  1  ทำไมท่านจึงมาอยู่ที่นี่  ( Why  are  you  here ? )

                ให้สมาชิกแต่ละคนในกลุ่มใช้เวลา  2 3 นาที คิดตริตรองว่าทำไมเขาจึงมาเป็นสมาชิกคณะทำงานนี้  หลังจากนั้นก็ให้สมาชิกแต่ละคนบอกกล่าวถึงเหตุผลของตนให้กลุ่มรับทราบ  เลือกสมาชิกกลุ่มคนหนึ่งจดบันทึกเหตุผลเหล่านั้นบนกระดาษแผ่นใหญ่  แล้วก็แจกบันทึกที่พิมพ์เรียบร้อยแล้วให้สมาชิกทุกคนในการประชุมครั้งต่อไป

 

กิจกรรมที่  2  คุณนำกลุ่มของคุณอย่างไร  ( What  do  you  bring  to  the  group ? )

                ให้สมาชิกแต่ละคนในกลุ่มใช้เวลา 2 3 นาที  คิดตริตรองว่าเขาจะช่วยอะไรกลุ่มได้บ้าง  สิ่งที่เกิดประโยชน์หรือสิ่งที่เขาจะช่วยกลุ่มได้นั้นขึ้นอยู่กับประสบการณ์  ความรู้  ทักษะ  มุมมอง  แนวความคิด  ความทุ่มเทอุทิศตนต่อหน้าที่รับผิดชอบ  ทักษะในการเข้ากับผู้คนต่าง ๆ  ฯลฯ  หลังจากนั้นก็ให้สมาชิกแต่ละคนร่วมแบ่งปันสิ่งที่เขามีศักยภาพที่จะช่วยเหลือกลุ่มได้กับสมาชิกกลุ่มทุกคน  จดบันทึกคำตอบเหล่านี้บนกระดาษแผ่นใหญ่  แล้วพิมพ์แจกสมาชิกทุกคนในการประชุมครั้งต่อไป  พร้อมกับบันทึกข้อมูลดังกล่าวไว้ด้วย

 

กิจกรรมที่  3  วิสัยทัศน์แห่งความสำเร็จในอนาคต  (  Vision  of  future  success  )

                ขอแสดงความยินดีด้วย  หลังจากเวลาผ่านพ้นไปเพียง  1  ปี  ทีมงานสนามขอท่านก็ได้รับเลือกให้เป็นทีมงานสนามที่มีประสิทธิภาพของรัฐ  (จังหวัด) โรงเรียนและทีมงานที่ตั้งของท่านจะได้รับรางวัลดีเลิศและตัวท่านเองก็ได้ถูกเลือกให้เป็นผู้ขึ้นไปรับมอบรางวัล  ท่านได้รับการขอร้องให้กล่าวอะไรสั้น ๆ ที่บ่งบอกถึงสาเหตุที่ทำให้ทางานสนามของท่านมีผลงานดีเด่นเป็นที่น่าพึงพอใจมากเสียเหลือเกิน คุณจะกล่าวอะไรบ้าง  (นอกเหนือจากขอบคุณ)

ให้สมาชิกทุกคนใช้เวลา  5  นาทีแต่งสุนทรพจน์สำหรับใช้ในพิธีรับมอบรางวัล  แล้วให้สมาชิกแต่ละคนร่วมแบ่งปันเหตุผลแห่งความสำเร็จของทีม  บันทึกเหตุผลดังกล่าวแล้วพิมพ์แจกสมาชิกทุกคนในการประชุมครั้งต่อไปพร้อมกับ save ข้อมูลเหล่านั้นไว้ด้วย

 

 

Larry J.Reynolds. Successful Site-Based Management: A Practical Guide, rev.ed. Copyright © 1997 by Corwin Press, Inc.Reprinted with permission.

 

การนิยามความต้องการการสื่อสารภายในและภายนอก

 

                ทีมงานสนามที่ฟอร์มทีมขึ้นมาใหม่นั้นจำเป็นที่จะต้องมีนิยามความต้องการการสื่อสารระหว่างบรรดาสมาชิกและการสื่อสารกับชุมชนไว้ก่อนอย่างฉับพลันทันที  โดยที่นิยามดังกล่าวนั้นจะต้องมีความชัดเจน  คงเส้นคงวา  และทันเวลาทันเหตุการณ์  กฎพื้นฐานของทีมงานสนามก็คือการ  จงสื่อสารแม้ในขณะที่ท่านไม่มีอะไรจะพูด  (กฎข้อนี้ใช้สำหรับสำนักงานเขตพื้นที่ในระยะเริ่มต้นการบริหารวัดการภาคสนามด้วย)

                สิ่งสำคัญที่พึงตระหนักในการสนองความต้องการการสื่อสารภายในก็คือการจัดเตรียมวาระการประชุมไว้ให้เรียบร้อยก่อนการประชุมแต่ละครั้งและแจกบันทึกการประชุมแต่ละครั้งภายหลังที่การประชุมนั้น ๆ  สิ้นสุดลงภายในเวลาอันรวดเร็วที่สุดเท่าที่จะทำได้  และแน่นอนทีเดียวว่า  การสื่อสารที่ดีในระหว่างการประชุมเป็นสิ่งที่มีความสำคัญอย่างยิ่งยวด  ซึ่งจะนำไปอภิปรายไว้ภายใต้หัวข้อการพิจารณาทบทวนและการปรับปรุงแก้ไขบรรทัดฐานกลุ่มต่อไป     (โปรดดูใบงานที่  3)

                สิ่งที่จะตอบสนองความต้องการการสื่อสารภายนอกกลุ่มในระยะเริ่มแรกนั้นก็คือ  การอธิบายให้สมาชิกอื่น ๆ ในกลุ่มทราบว่าทีมงานสนามกำลังทำอะไรและทำไม (จึงทำ)  หากทีมงานสนามล้มเหลวในการให้อรรถาธิบายดังกล่าวแก่ชุมชนโรงเรียนแล้วไซร้   ปัจเจกบุคคลต่าง ๆ ก็อาจจะเริ่มทึกทักหรือสงสัยว่าทีมงานสนามกำลังล่าถอย  หรือเก็บงำความลับไว้  ด้วยเหตุผลนานัปการ

                จะเป็นการช่วยได้มาก  ถ้ากลุ่มจะใช้เวลา 15 20 นาทีในการประชุมครั้งแรกเพื่อพูดคุยกันเกี่ยวกับว่าคนอื่น ๆ ต้องการทราบอะไรบ้างเกี่ยวกับทีมงานสนาม  ใบงานที่ 2  ได้รับการออกแบบมาสำหรับช่วยในการนิยามยุทธศาสตร์การสื่อสารภายในและภายนอก

 

 ใบงานที่  30

ความต้องการการสื่อสารการประชุม

 

กิจกรรมที่  1  ความต้องการการสื่อสารภายใน

                มอบหมายให้กลุ่มระดมสมองเพื่อตอบคำถามต่อไปนี้  และเลือกยุทธศาสตร์ที่ดีที่สุดในอันที่จะตอบสนองความต้องการของทีมงานยึดที่ตั้งเป็นฐาน

1.       เราจำเป็นที่จะต้องรู้อะไรบ้างก่อนการประชุมแต่ละครั้ง

2.       เราจำเป็นที่จะต้องบันทึกอะไรบ้างจากการประชุมแต่ละครั้ง

3.       เราจะจัดทำและแจกจ่ายวาระการประชุมตลอดจนบันทึกการประชุมให้กลุ่มกันอย่างไร

 

กิจกรรมที่  2   ความต้องการการสื่อสารภายนอก

                มอบหมายให้กลุ่มระดมสมองหาคำตอบคำถามต่อไปนี้  และเลือกยุทธศาสตร์ที่ดีที่สุดในอันที่จะตอบสนองความต้องการขององค์กรและชุมชนที่กว้างใหญ่ขึ้น

1.       คนอื่น ๆ  จะต้องการทราบอะไรบ้างเกี่ยวกับกิจกรรม  และแผนการต่าง ๆ ของคณะทำงาน

2.       อะไรจะเกิดขึ้นถ้าหากว่าเราไม่สื่อสารกับพวกเขาอย่างสม่ำเสมอ

3.       เราจะสามารถหลีกเลี่ยงปัญหาและมโนคติผิด ๆ (misconception)  เหล่านี้ได้อย่างไร

4.       เราจะใช้ยุทธศาสตร์อะไรบ้าง   เราจะใช้ยุทธศาสตร์ต่าง ๆ เหล่านี้บ่อยครั้งเพียงใด  เราจะรู้ได้อย่างไรว่ามันใช้ได้ผล

 

  

Larry J.Reynolds. Successful Site-Based Management: A Practical Guide, rev.ed. Copyright © 1997 by Corwin Press, Inc.Reprinted with permission.

การพิจารณาทบทวนและการปรับปรุงแก้ไขบรรทัดฐานกลุ่ม

 

                ขั้นตอนต่อไปสำหรับทีมงานสนามก็คือการพิจารณาทบทวนข้อความต่าง ๆ ที่ระบุถึงบรรทัดฐานกลุ่มเป็นเบื้องต้นไว้ในใบงานที่  2 ซึ่งนิยามโครงสร้างและสมาชิกภาพของทีมงานสนามไว้  เราขอแนะนำว่าข้อความที่ระบุไว้เป็นเบื้องต้นดังกล่าวนั้นจะต้องสะท้อนถึงพฤติกรรมที่พึงประสงค์ในอันที่จะพัฒนาความสัมพันธ์ที่มีพื้นฐานอยู่บนความไว้เนื้อเชื่อใจกัน  นอกจากนี้  สมาชิกของกลุ่มยังอาจที่จะเสนอรายการอื่น ๆ ของพฤติกรรมกลุ่มที่มีประสิทธิภาพเพื่อที่จะให้ได้มาซึ่งการจัดทำรายการดังกล่าวในขั้นตอนสุดท้าย  ที่เป็นการจัดทำรายการที่สมบูรณ์  พร้อมที่จะประกาศเป็นบรรทัดฐานกลุ่มได้ด้วย

                บรรทัดฐานที่สร้างขึ้นโดยทีมงานสนามจะต้องนำไปใช้ในการประเมินตนเองในด้านทักษะการสื่อสารและความมีประสิทธิภาพในอนาคตด้วย  และผู้อำนวยความสะดวกหรือผู้ประสานงานในการประชุมทีมงานสนามแต่ละครั้งจะต้องมีรายการหรือบรรทัดฐานดังกล่าวนี้ไว้ตรงหน้าเขาเพื่อติดตามตรวจสอบ  (monitor)  ดูกระบวนการของการประชุมแต่ละครั้ง  นอกจากนี้  ผู้เขียนใคร่ขอแนะนำว่ารายการดังกล่าวนี้ควรจะนำไปขยายและติดไว้ในที่ที่สมาชิกทีมงานสนามสามารถมองเห็นได้เด่นชัดในระหว่างการประชุมของพวกเขาด้วย

                รายการบรรทัดฐานกลุ่มนี้มิใช่แบบฝึกหัดเริ่มต้นที่ทำแล้วก็ลืมเลือนกันไป  แต่มันจะต้องเป็นเครื่องเตือนใจอยู่เสมอว่ากลุ่มที่มีประสิทธิภาพจะต้องทำงานตามบรรทัดฐานดังกล่าวตลอดเวลา  ทุก ๆ การประชุมครั้งที่สอง  หรือประมาณนั้น  ทีมงานสนามจะต้องประเมินตนเองในเรื่องความสามารถในการนำทฤษฎีไปปฏิบัติ  (หมายถึงการประเมินในการประชุมครั้งหนึ่งแล้วเว้นครั้งหนึ่ง. ผู้แปล)

                ใบงานที่  31  ให้แนวทางการพิจารณาทบทวนและปรับปรุงแก้ไขบรรทัดฐานกลุ่ม

 

ใบงานที่  31

การพิจารณาทบทวนและการปรับปรุงแก้ไขบรรทัดฐานกลุ่ม

 

ขั้นตอนที่  1  การพิจารณาทบทวนและทำความกระจ่างชัดรายการแรกเริ่ม  ( Review  and  clearly  initial  listing. )

                แจกถ้อยแถลงหรือข้อความแรกเริ่ม  (initial  statement)  ของบรรทัดฐานกลุ่มจากใบงานที่  28  แล้วมอบหมายให้สมาชิกคิดหาตัวอย่างพฤติกรรมที่เข้ากันได้  และเข้ากันไม่ได้กับถ้อยแถลงหรือข้อความเหล่านั้น

 

ขั้นตอนที่  2  เพิ่มเติมรายการที่เหมาะสม  ( Add  items  as  appropriate. )

                มอบหมายให้สมาชิกกลุ่มเขียนรายการเพิ่มเติมในสิ่งที่พวกเขาคิดว่าหากเพิ่มขึ้นมาแล้วอาจจะช่วยให้ดีขึ้นได้  แล้วให้สมาชิกกลุ่มคนอื่น ๆ ยกตัวอย่างที่เป็นรูปธรรมของพฤติกรรมที่เข้ากันได้และเข้ากันไม่ได้กับแต่ละรายการนั้น   เพื่อดูว่าสมาชิกกลุ่มคนอื่น ๆ เข้าใจว่ารายการที่เพิ่มเติมขึ้นมาใหม่นั้นหมายความว่าอย่างไรหรือไม่ประการใด  โดยการใช้ตัวอย่างที่เป็นรูปธรรมนี้  ทำให้มีความเป็นไปได้ที่จะหลีกเหลี่ยงการเพิ่มเติมรายการที่ซ้ำ ๆ กัน

 

ขั้นตอนที่  3  พิจารณาทบทวนเพื่อจัดทำรายการครั้งสุดท้าย  ( Revise  for  final  listing )

                ปรับปรุงเปลี่ยนแปลงเท่าที่จำเป็นจนกระทั่งกลุ่มพอใจรายการที่เขียนเพิ่มเติมขึ้นมาใหม่นั้น  นำรายการดังกล่าวนี้ไปใส่ไว้ในบันทึกการประชุมแล้วแจกให้สมาชิกแต่ละคน  ขยายข้อความในรายการให้ใหญ่ขึ้น  จนสามารถนำไปแสดงให้สมาชิกกลุ่มทุกคนมองเห็นได้เด่นชัดในระหว่างการประชุมแต่ละครั้ง

  

 

Larry J.Reynolds. Successful Site-Based Management: A Practical Guide, rev.ed. Copyright © 1997

by Corwin Press, Inc.Reprinted with permission.


การพิจารณาทบทวนอิทธิพลภายนอกที่ส่งผลกระทบต่อคณะทำงาน

                ถึงแม้ว่าสมาชิกทีมงานแต่ละคนจะต้องทำความคุ้นเคยกับวัตถุประสงค์ของการบริหารจัดการภาคสนามและความรับผิดชอบของทีมงานสนามในระหว่างกระบวนการคัดเลือก  (selection process)  กันมาแล้วก็ตาม  แต่ก็นับว่าเป็นเรื่องสำคัญสำหรับทีมงานสนามที่จะต้องนำวัตถุประสงค์เหล่านี้มาพิจารณาทบทวนกันในฐานะที่ยังเป็นกลุ่มใหม่   และก็เป็นเรื่องสำคัญอย่างยิ่งยวดที่ทุกคนสามารถที่จะตอบคำถามว่า  ทำไมเราจึงมาอยู่ที่นี่  ได้

                งานแรกที่จะต้องพิจารณาทบทวนก็คือ  ความคาดหวังและปัจจัยกำหนด  (parameter)  ของเขตพื้นที่ในการนำการบริหารจัดการภาคสนามไปดำเนินการ  ข้อมูลในใบงานที่ 1  ที่พัฒนาขึ้นมาสำหรับทีมงานสนามนั้นจะต้องได้รับการพิจารณาทบทวนใหม่โดยทีมงานสนาม  รวมทั้งคำถามและข้อห่วงใยใด ๆ ที่สมาชิกซักถามหรือแสดงออกมาด้วย  และถ้าจำเป็นผู้บริหารสถานศึกษาจะต้องร้องขอให้บุคลากรของสำนักงานกลางคนหนึ่งมาทำงานกับกลุ่มนี้ด้วย

การทำความเข้าใจกับบริบทแห่งการเปลี่ยนแปลง

                นับว่าเป็นสิ่งจำเป็นอีกด้วยที่ทีมงานสนามจะต้องทำความเข้าใจกับบริบทแห่งการเปลี่ยนแปลงในสภาพการณ์แวดล้อมที่ทีมงานเผชิญอยู่  ในการนี้ทีมงานจำเป็นที่จะต้องทำให้ได้มาซึ่งกรอบที่ใช้อ้างอิง  (frame of reference)  สำหรับการคิดเกี่ยวกับโรงเรียน  ซึ่งรวมไปถึงประเด็นเรื่องราวและปัญหาในปัจจุบัน  ตลอดจนโครงงานและโครงการพิเศษต่าง ๆ ที่กำลังดำเนินการอยู่ในขณะนั้น  และจะต้องทำให้เป็นที่กระจ่างชัดเกี่ยวกับบทบาทหน้าที่ของกลุ่มที่ให้การปรึกษาและทำการตัดสินใจ  (advisory and decision – making group)  กลุ่มอื่น ๆ  ที่ยังดำเนินงานอยู่ในโรงเรียน  ซึ่งในการนี้  ผู้เขียนใคร่ขอแนะนำให้ผู้บริหารโรงเรียนเป็นผู้นำการอภิปรายในประเด็นเรื่องดังกล่าว  ซึ่งกุศลผลบุญของกิจกรรมนี้จะทำให้ผู้บริหารสามารถสื่อสารความเปิดกว้าง  (openness)  และความไว้วางใจในทีมงานสนาม และเพิ่มพูนระดับความเชื่อมั่น  (credibility)  และความไว้วางใจในหมู่มวลสมาชิก

                ทีมงานสนามจะต้องสำเหนียกว่าการอภิปรายดังกล่าวข้างต้นนี้เป็นเพียงการอภิปรายเพื่อให้ได้มาซึ่งข่าวสารข้อมูลพื้นฐานเท่านั้น  ในขั้นตอนแรกเริ่มนี้  สมาชิกทุกคนไม่อยู่ในฐานะที่จะต้องพยายามแก้ไขปัญหาใด ๆ ของโรงเรียน  เนื่องจากพวกเขายังไม่มีทั้งประสิทธิภาพในการตัดสินใจภายในกลุ่มและความน่าเชื่อถือ  อย่างไรก็ตามพวกเขาก็จำเป็นที่จะต้องทำความเข้าใจในสิ่งต่าง ๆ ดังต่อไปนี้ :

-          ประเด็นเรื่องราว (issue)  และปัญหาของโรงเรียนที่จะเกิดขึ้นมาในระหว่างกระบวนการวางแผนยุทธศาสตร์

-          โครงงานและโครงการพิเศษต่าง ๆ ในปัจจุบันที่จะต้องแข่งกับเวลาและพลังงานของคณะทำงาน

-          กลุ่มให้การปรึกษาและตัดสินใจกลุ่มอื่น ๆ ของโรงเรียนที่จะห่วงกังวลเกี่ยวกับบทบาทในอนาคตของตนในโรงเรียน  และห่วงกังวลว่าอิทธิพลและอำนาจของตนจะได้รับผลกระทบจากทีมงานสนาม

โดยอาศัยการทำความเข้าใจกับประเด็นเรื่องและปัญหาเหล่านี้  ตลอดจนโครงงานและโครงการต่าง ๆ รวมทั้งบทบาทหน้าที่ของกลุ่มให้การปรึกษาและตัดสินใจที่มีอยู่หลายกลุ่มนี้  สมาชิกทีมงานสนามก็จะเข้าใจดีขึ้นว่าทำไมจึงเป็นเรื่องสำคัญมากเสียเหลือเกิน  สำหรับพวกเขาที่จะต้องทำความเข้าใจวัตถุประสงค์ที่มีความกว้างขวางออกไปมากขึ้น  ตลอดจนช่วงกำหนดเวลาสำหรับการดำเนินกิจกรรมต่าง ๆ ของพวกเขา  รวมทั้งการที่จะต้องสื่อสารสิ่งเหล่านี้กับชุมชนโรงเรียน  พวกเขาไม่ต้องรับผิดชอบในการแก้ปัญหาใดปัญหาหนึ่งหรือจะต้องรับผิดชอบในโครงงานหรือโครงการหนึ่งใดทั้งสิ้น อย่างไรก็ตาม  พวกเขาก็ต้องรับผิดชอบในการวางแผนยุทธศาสตร์  การพัฒนาวิสัยทัศน์ร่วม (Shared vision)แห่งอนาคต  (shared vision of the future)  ที่จะต้องมีการระบุอย่างชัดแจ้งถึงแผนสำหรับอนาคตในการพัฒนาปรับปรุงโรงเรียน  ซึ่งในระหว่างกระบวนการนี้  พวกเขาจะต้องลงมือจัดการกับประเด็นเรื่องและปัญหาเฉพาะด้านต่าง ๆ ตลอดจนโครงงานและโครงการ  และกลุ่มให้การปรึกษาและการตัดสินใจต่าง ๆ  เพื่อที่จะพัฒนาแผนยุทธศาสตร์รวม (overall strategy)  สำหรับการพัฒนาปรับปรุงโรงเรียนโดยที่ทุกคนในโรงเรียนมีส่วนร่วม  ซึ่งสมาชิกทีมงานสนามจะต้องนำโรงเรียนไปตามช่วงกำหนดเวลาและกระบวนการที่พวกเขาพัฒนาขึ้นมานี้

การพิจารณาทบทวนนี้ยังเป็นสิ่งสำคัญสำหรับกลุ่มเองอีกด้วย  สมาชิกต่าง ๆ ของทีมงานสนามจะมีความรับรู้ของพวกเขาเองในเรื่องสถานะหรือสภาพการณ์ของโรงเรียนที่เป็นอยู่ในปัจจุบัน  พวกเขาอาจจะตระหนักถึงประเด็นเร่องและปัญหาต่าง ๆ ที่มีความสลักสำคัญอย่างยิ่งยวด

หมายเลขบันทึก: 293293เขียนเมื่อ 1 กันยายน 2009 12:56 น. ()แก้ไขเมื่อ 12 กุมภาพันธ์ 2012 09:09 น. ()สัญญาอนุญาต: ครีเอทีฟคอมมอนส์แบบ แสดงที่มา-ไม่ใช้เพื่อการค้า-อนุญาตแบบเดียวกันจำนวนที่อ่านจำนวนที่อ่าน:


ความเห็น (0)

ไม่มีความเห็น

พบปัญหาการใช้งานกรุณาแจ้ง LINE ID @gotoknow
ClassStart
ระบบจัดการการเรียนการสอนผ่านอินเทอร์เน็ต
ทั้งเว็บทั้งแอปใช้งานฟรี
ClassStart Books
โครงการหนังสือจากคลาสสตาร์ท