กรณีศึกษา “บริษัทไทยคร๊าฟ”
ประเด็น คำถามจากกลุ่ม
1. บริษัทควรที่จะมีการจัดระบบงานโดยมีหัวหน้า ของแต่ละฝ่ายหรือไม่ เพื่อให้การตัดสินใจในการส่งสินค้าออกแก่ลูกค้าเร็วขึ้น โดยไม่ต้องรอคำสั่งจาก กก.ผจก
2. ทำไมบริษัทไม่กำหนดคุณสมบัติในการรับสมัครงานโดยเฉพาะด้านการใช้ภาษา เช่น ภาษาอังกฤษ
3. เหตุใดบริษัทจึงไม่มีการกำจัดในการรับออร์เดอร์สินค้า หรือรับสมัครพนักงานเพิ่มมากขึ้นเพื่อให้ได้งานที่มีประสิทธิภาพที่จะส่งออกให้แก่ลูกค้า
เนื้อหาการวิเคราะห์
1.แนะนำบริษัท
บริษัท ไทยคร๊าฟ จำกัด เป็นผู้ส่งออก ( Exporter ) โดยสินค้าที่ไทยคร๊าฟส่งออกเป็นสินค้าหัตถกรรมที่ทำจากผ้า เช่น ผ้าปูโต๊ะ ผ้ารองจาน กระเป๋าใส่เครื่องสำอาง กระเป๋าสตรี ชุดคลุมอาบน้ำ หมวกคลุมผม ถุงมือจับของร้อน ฯลฯ ก่อตั้งโดยคุณอภิรักษ์ เมื่อปี พ.ศ. 2535 ไทยคร๊าฟไม่ได้ผลิตสินค้าด้วยตนเอง แต่ใช้วิธีว่าจ้างโรงงานในจังหวัดภาคเหนือให้ผลิตสินค้าตามคำสั่งซื้อที่บริษัทได้รับจากลูกค้า
เริ่มแรกไทยคร๊าฟมีพนักงาน 3 คน ไทยคร๊าฟได้รับพนักงานเพิ่มขึ้นเพื่อรองรับการเติบโตของธุรกิจ บริษัทฯ ใช้วิธีรับบุคคลที่พนักงานหรือคู่ค้าแนะนำมาให้ พนักงานที่รับเข้ามาทั้งหมดเป็นนักศึกษาจบใหม่ยังไม่มีประสบการณ์ คุณอภิรักษ์เป็นผู้ฝึกอบรมทักษะการทำงานให้พนักงานทุกคนด้วยความเป็นกันเอง
ในปัจจุบันไทยคร๊าฟมีลูกค้าประจำ 5 ราย ธุรกิจไทยคร๊าฟดำเนินไปได้ด้วยดี จนสินค้าของโรงงานแห่งนี้ได้รับคัดเลือกเป็นสินค้าหนึ่งตำบลหนึ่งผลิตภัณฑ์
ฝ่ายขายยังไม่มีหัวหน้าฝ่าย พนักงานทุกคนอยู่ภายใต้การบังคับบัญชาของ กก. ผจก. งานของพนักงานในฝ่ายขายพนักงานในฝ่ายขายยังขาดทักษะที่ดีพอในการอ่านและเขียนภาษาอังกฤษ จึงต้องปรึกษากับ กก. ผจก. ทุกครั้ง เพื่อทำความเข้าใจรายละเอียดของออร์เดอร์ก่อนที่จะนำข้อมูลไปปฏิบัติงาน
ฝ่ายบรรจุหีบห่อยังไม่มีหัวหน้าฝ่าย พนักงานทุกคนอยู่ภายใต้การบังคับบัญชาของ
กก. ผจก. งานของฝ่ายบรรจุหีบห่อ
ฝ่ายบริหารจัดการทั่วไปยังไม่มีหัวหน้าฝ่าย พนักงานทุกคนอยู่ภายใต้การบังคับบัญชาของ กก. ผจก.
ผลประกอบการทางด้านการเงินของไทยคร๊าฟท์ดีขึ้นอย่างต่อเนื่องตลอดมา ในระยะหลังลูกค้าประจำทุกรายสั่งซื้อสินค้าเพิ่มขึ้นเรื่อยๆ ตั้งแต่กลางปี 2546 เป็นต้นมา ไทยคร๊าฟท์ได้ลูกค้าใหม่เพิ่มอีก 2 – 3 ราย ยอดขายของบริษัทฯ เพิ่มขึ้นถึง 100% เป็นผลให้ความจำเป็นในการติดต่อสื่อสารระหว่างองค์กรกับลูกค้าแต่ละรายเพิ่มมากขึ้นตามไปด้วย บริษัทฯ เริ่มมีปัญหาความล่าช้าในการสื่อสารกับลูกค้า ลูกค้าได้รับคำตอบจากบริษัทฯ ช้าเนื่องจาก กก. ผจก. ตอบอีเมล์ไม่ทัน นอกจากนี้ พนักงานในฝ่ายขายเริ่มมีปัญหาในการทำงาน กล่าวคือไม่สามารถสื่อสารกับหน่วยงานภายนอกองค์กรได้อย่างรวดเร็วเท่าที่ควร เนื่องจากต้องรอ กก.ผจก. ถ่ายทอดคำตอบจากลูกค้า ต้องรอปรึกษาปัญหาที่เกิดขึ้นกับ กก. ผจก. ต้องรอ กก. ผจก. เขียนอีเมล์ถามข้อมูลจากลูกค้า ฯลฯ ทำให้งานต่างๆ เกิดความล่าช้า นอกจากนี้ พนักงานในฝ่ายขายเริ่มมีงานล้นมือ เนื่องจากปริมาณออร์เดอร์เพิ่มขึ้น ทำให้บางครั้งเกิดความล่าช้าในการเตรียมวัตถุดิบให้กับโรงงาน เพราะพนักงานในฝ่ายขายติดพันอยู่กับออร์เดอร์เดิม จึงไม่สามารถปลีกตัวมาประสานงานกับ Supplier เพื่อเตรียมวัตถุดิบสำหรับออร์เดอร์ใหม่ได้ บางครั้งพนักงานในฝ่ายขายก็ยุ่งกับออร์เดอร์หนึ่งๆ จนไม่มีเวลาติดตามความคืบหน้าของออร์เดอร์อื่นอย่างใกล้ชิด ทำให้งานมีปัญหาค่อนข้างมาก ในส่วนของฝ่ายหีบห่อก็มีปัญหาเกี่ยวกับการทำงานไม่ทันเช่นเดียวกัน กล่าวคือ ปริมาณออร์เดอร์ที่เพิ่มขึ้นทำให้พนักงานในฝ่ายบรรจุหีบห่อต้องใช้เวลาในบรรจุสินค้าลงกล่องและปิดผนึกเพิ่มมากขึ้น นอกจากนี้ ปัญหาที่เกิดจากการทำงานของพนักงานในฝ่ายขายก็ทำให้การผลิตสินค้าเกิดความล่าช้าจนสินค้าเสร็จใกล้กับกำหนดส่งมอบมาก พนักงานในฝ่ายบรรจุหีบห่อต้องบรรจุสินค้าอย่างเร่งรีบเพื่อให้ทันตามกำหนด ความเครียดของพนักงานทุกคนโดยเฉพาะพนักงานในฝ่ายขายและฝ่ายบรรจุหีบห่อในช่วงใกล้การส่งมอบสินค้าจึงมีมากขึ้นเรื่อยๆ พนักงานในสองฝ่ายนี้มักจะต้องทำงานล่วงเวลาบ่อยๆ หรือบางครั้งต้องทำงานในวันหยุดเพื่อให้สามารถส่งมอบสินค้าได้ตรงตามกำหนด พนักงานเริ่มท้อแท้และผลัดกันลางานหลังจากการส่งมอบสินค้าแต่ละครั้ง
วิสัยทัศน์ของบริษัท
“เราจะเป็นองค์กรสมัยใหม่ที่ประกอบกิจการค้าระหว่างประเทศ โดยการจำหน่ายสินค้าที่มีคุณภาพและให้บริการที่ดีแก่ลูกค้า ความสำเร็จของกิจการจะได้มาจากการลงทุนทางด้านทรัพยากรบุคคล ความรู้ ความยึดมั่นในบรรษัทภิบาลและความรวมมืออย่างใกล้ชิดของพันธมิตรธุรกิจ”
เป้าหมายของบริษัท
มุ่งหวังที่จะบริการลูกค้าแต่ละรายให้ดีที่สุด เพื่อทำให้ลูกค้าเหล่านี้กลายเป็นลูกค้าประจำของตน
2. การวิเคราะห์ธุรกิจ การวิเคราะห์ด้วย SWOT
2.1.จุดแข็งของบริษัทประกอบด้วย
1. บริษัทได้รับความเชื่อมั่นจากลูกค้า
2. สินค้าที่บริษัทส่งออกมีคุณภาพ
3. ผู้บริหารมีความไว้วางใจ และเชื่อมั่นในตัวพนักงาน และมีความใกล้ชิดกับพนักงาน
4. บริษัทส่งสินค้าตรงต่อเวลา
5. พนักงานเก่ามีประสบการณ์มากทำให้สินค้ามีคุณภาพ ทำให้ลูกค้าสนใจสั่งสินค้ามากยิ่งขึ้น
6. พนักงานมีความจงรักพักดีต่อบริษัท
2.2. จุดอ่อนของบริษัทประกอบด้วย
1.พนักงานขาดความรู้ด้านภาษาต่างประเทศในการสื่อสารกับลูกค้า
2. จำนวนรายการสั่งสินค้ามากขึ้น
3. การจัดระบบฝ่ายงานไม่แน่นอน ไม่มีหัวหน้างานของแต่ละฝ่าย
4. จำนวนพนักงานในบริษัทมีจำนวนน้อย ไม่พอกับปริมาณของานที่รับมาจากลูกค้า ทำให้งานล่าช้าและส่งงานไม่ทันตามกำหนด
3. โอกาสของบริษัทประกอบด้วย
- บริษัทผลิตสินค้าที่มีคุณภาพจึงทำให้มีลูกค้าจำนวนมากขึ้น และทำให้ลูกค้ามีความเชื่อมั่นและไว้วางใจบริษัทไทยคร๊าฟ
-บริษัท ไทยคร๊าฟ เป็นบริษัทที่ผลิตสินค้าหนึ่งตำบลหนึ่งผลิตภัณฑ์ที่ได้รับความนิยมในสังคมปัจจุบันนี้จึงเป็นโอกาสดีที่จะผลิตสินค้าให้ตามความต้องการของตลาดในแนวใหม่จึงทำให้มียอดการจำหน่ายสินค้าเพิ่มขึ้น
4.อุปสรรคของบริษัทประกอบด้วย
-พนักงานขาดทักษะการใช้ภาษาต่างประเทศในการสื่อสารติดต่อกับลูกค้าชาวต่างชาติ
-ระบบการบริหารงานไม่มีความชัดเจนในการคัดเลือกหัวหน้าฝ่าย ทำให้การทำงานขาดประสิทธิภาพ
-พนักงานมีจำนวนน้อยทำให้งานล้นมือในแต่ละฝ่าย
กำหนดวัตถุประสงค์
บริษัทมุงหวังที่จะบริการลูกค้าแต่ละรายให้ดีที่สุด เพื่อทำให้ลูกค้ามีความไว้วางใจบริษัทและเป็นลูกค้าประจำ โดยการจำหน่ายสินค้าที่มีคุณภาพในการส่งออก
ปัญหาของบริษัท
-ด้านการสื่อสารการใช้ภาษา
-การส่งสินค้าไม่ตามเวลาที่กำหนด
-พนักงานตัดสินใจของพนักงานมีความล่าช้า
สาเหตุของปัญหา
-พนักงานขาดทักษะการใช้ภาษาอังกฤษในการสื่อสาร
-การรับรายการสินค้ามีจำนวนมากในขณะที่พนักงานมีจำนวนน้อย
-การตัดสินใจของพนักงานล่าช้าเนื่องจากไม่มีหัวหน้าฝ่ายในการตัดสินใจ
4.การกำหนดปัญหา
1. บริษัทควรที่จะมีการจัดระบบงานโดยมีหัวหน้าของแต่ละฝ่ายหรือไม่ เพื่อให้การตัดสินใจในการส่งสินค้าออกแก่ลูกค้าเร็วขึ้น โดยไม่ต้องรอคำสั่งจาก กก.ผจก
2. ทำไมบริษัทไม่กำหนดคุณสมบัติในการรับสมัครงาน โดยเฉพาะด้านการใช้ภาษา เช่นภาษาอังกฤษ
3. เหตุใดบริษัทจึงไม่มีการจำกัดในการรับรายการสินค้าสินค้า หรือมีการรับสมัครพนักงานเพิ่มขึ้นเพื่อให้ได้งานที่มีประสิทธิภาพที่จะส่งออก
การแก้ปัญหา
1. บริษัทควรมีการจัดการทรัพยากรบุคลากรที่เป็นระบบ
2.บริษัทควรจัดอบรมการใช้ภาษาอังกฤษให้กับพนักงาน
3. บริษัทต้องรับพนักงานเพิ่มหรือไม่ก็จำกัดรายการสินค้าที่พอดีกับกำลังการผลิตขององค์กร
การจัดการทรัพยากรบุคลากรที่เป็นระบบ
ความสำคัญของการจัดการทรัพยากรมนุษย์
ในการบริหารองค์กร มนุษย์นับเป็นทรัพยากรสำคัญที่จำเป็นและต้องใช้ทรัพยากรมนุษย์จำนวนมากในหลากหลายหน้าที่ เพราะทรัพยากรมนุษย์จะเป็นผู้สร้างสรรค์งานบริการและเป็นผู้ให้บริการด้านสุขภาพ ที่เน้นคุณภาพ มาตรฐาน ความปลอดภัย และคุณธรรมจริยธรรม ซึ่งการที่จะได้มาซึ่งทรัพยากรมนุษย์ที่มีคุณภาพ การพัฒนาและการรักษาทรัพยากรมนุษย์ให้ทำงานให้กับองค์การอย่างมีประสิทธิภาพและประสิทธิผล ตลอดจนการออกจากองค์การไปด้วยดีนั้น ล้วนต้องอาศัยการจัดการทรัพยากรมนุษย์ที่ดี ดังนั้น การจัดการทรัพยากรมนุษย์มีความสำคัญกับการบริหารองค์การ ดังต่อไปนี้คือ
ทำให้มีบุคลากรทำงานที่เพียงพอและต่อเนื่อง เนื่องจากการจัดการทรัพยากรมนุษย์ที่ดีจะต้องมีการวางแผนทรัพยากรมนุษย์ โดยมีการทำนายความต้องการทรัพยากรมนุษย์ในอนาคต ซึ่งต้องสัมพันธ์กับทิศทางและแผนงานขององค์การ ตลอดจนกิจกรรมขององค์การที่คาดว่าจะมีในอนาคต นอกจากนี้ ยังต้องคำนึงถึงตลาดแรงงานของทรัพยากรมนุษย์ เพื่อที่จะคาดการณ์ได้ว่าองค์การมีความต้องการทรัพยากรมนุษย์ประเภทใด จำนวนเท่าใด เมื่อใด ทำให้สามารถวางแผนการรับคนเข้าทำงาน การฝึกอบรมและพัฒนา และการหาทรัพยากรอื่นมาทดแทนถ้าจำเป็น ซึ่งจะส่งผลให้องค์การมีบุคลากรทำงานอย่างเพียงพอตามความจำเป็น และมีบุคลากรที่ทำงานในหน้าที่ต่าง ๆ อย่างต่อเนื่อง สอดคล้องกับการขยายหรือหดตัวของธุรกิจขององค์การ ส่งผลให้องค์การสามารถดำเนินงานไปได้ตามทิศทางและบรรลุเป้าหมายที่ต้องการ
กระบวนการบริหารงาน(posdir)
1. การวางแผนงาน (Planning)
2. การจัดองค์การ ( Organizing )
3. การจัดคนงาน ( Staffing )
4. การอำนวยการ ( Directing )
5. การนำสิ่งใหม่เข้ามาใช้(Innovation)
6. การวิจัย ( Research)
กระบวนการบริหาร (PAPOSDCORB)
1. การกำหนดนโยบาย (Policy)
2. การกำหนดอำนาจหน้าที่ (Authority)
3. การวางแผนงาน (Planning)
4. การจัดองค์การ ( Organizing )
5. การจัดคนงาน ( Staffing )
6. การอำนวยการ ( Directing )
7. การประสานงาน ( Coordinating )
8. รายงาน ( Reporting )
9. การเงินหรืองบประมาณ ( Budgeting)
(Jerry W. Gilley, Steven A. Eggland และ Ann Maycunich Gilley ในหนังสือ Principle of Human Resource Development)
บริษัทควรจัดการอบรมการใช้ภาษาอังกฤษให้กับพนักงาน
การอบรมภาษาอังกฤษเพื่อการสื่อสาร
เนื่องจากภาษาอังกฤษมีบทบาทสำคัญมากยิ่งขึ้นต่อชีวิตประจำวันและการทำงานในปัจจุบัน ดังจะเห็นได้จากการใช้ภาษาอังกฤษในการติดต่อสื่อสาร การแลกเปลี่ยนข้อมูลทาง Internet ตลอดจนการดำเนินธุรกิจในรูปแบบต่างๆ ทั้งภายในประเทศและระหว่างประเทศ ดังนั้นผู้ที่มีความรู้ความสามารถด้านภาษาอังกฤษย่อมจะมีโอกาสที่ดีกว่า เพราะจะเป็นที่ยอมรับและต้องการขององค์กรหรือหน่วยงานต่างๆ มากกว่าผู้ที่ขาดความรู้ความชำนาญในด้
