กรณีศึกษาไทยคร๊าฟ
กรณีศึกษา “ บริษัทไทยคร๊าฟ ”
ประเด็นคำถามจากกลุ่ม
1. ทำไมไม่ตั้งหัวหน้างานของแต่ละฝ่าย
2. ทำไมไม่ฝึกทักษะการใช้ภาษาอังกฤษให้กับพนักงาน
3. ทำไมไม่รับพนักงานเพิ่มให้เพียงพอต่อออร์เดอร์ที่เพิ่มขึ้น
เนื้อหาการวิเคราะห์
1. แนะนำบริษัทและความเป็นมาของสถานการณ์
บริษัท ไทยคร๊าฟ จำกัด เป็นผู้ส่งออก ( Exporter ) โดยสินค้าที่ไทยคร๊าฟส่งออกเป็นสินค้าหัตถกรรมที่ทำจากผ้า เช่น ผ้าปูโต๊ะ ผ้ารองจาน กระเป๋าใส่เครื่องสำอาง กระเป๋าสตรี ชุดคลุมอาบน้ำ หมวกคลุมผม ถุงมือจับของร้อน ฯลฯ ก่อตั้งโดยคุณอภิรักษ์ เมื่อปี พ.ศ. 2535 ไทยคร๊าฟไม่ได้ผลิตสินค้าด้วยตนเอง แต่ใช้วิธีว่าจ้างโรงงานในจังหวัดภาคเหนือให้ผลิตสินค้าตามคำสั่งซื้อที่บริษัทได้รับจากลูกค้า ปัจจุบันไทยคร๊าฟมีลูกค้าประจำ 5 ราย ซึ่งแต่ละรายทำธุระกิจกับไทยคร๊าฟอย่างต่อเนื่องเป็นเวลานาน และความสัมพันธ์โดยรวมกับลูกค้าทุกรายเป็นไปด้วยดี ธุรกิจของไทยคร๊าฟดำเนินไปด้วยดี คุณภาพที่ประณีตของสินค้าและการส่งมอบที่ตรงเวลาเป็นปัจจัยที่สำคัญที่ทำให้ธุรกิจของไทยคร๊าฟ โชคดีที่ไทยคร๊าฟได้โรงงานที่มีความสามารถในการผลิตสินค้าที่มีคุณภาพสูงเป็นพันธมิตรธุรกิจ
เริ่มแรกไทยคร๊าฟมีพนักงาน 3 คน ไทยคร๊าฟได้รับพนักงานเพิ่มขึ้นเพื่อรองรับการเติบโตของธุรกิจ บริษัทฯ ใช้วิธีรับบุคคลที่พนักงานหรือคู่ค้าแนะนำมาให้ พนักงานที่รับเข้ามาทั้งหมดเป็นนักศึษาจบใหม่ยังไม่มีประสบการณ์ คุณอภิรักษ์เป็นผู้ฝึกอบรมทักษะการทำงานให้พนักงานทุกคนด้วยความเป็นกันเอง
ตั้งแต่ปี 2540 เป็นต้นมา ไทยคร๊าฟมีพนักงานทั้งหมด 7 คน โครงสร้างขององค์กรของบริษัทฯ มีลักษณะดังนี้
พนักงานคนที่ 1 พนักงานคนที่ 1 พนักงานคนที่ 1
พนักงานคนที่ 2 พนักงานคนที่ 2 พนักงานคนที่ 2
พนักงานคนที่ 3
พนักงานในฝ่ายขายยังขาดทักษะที่ดีพอในการอ่านและเขียนภาษาอังกฤษ จึงต้องปรึกษากรรมการผู้จัดการทุกครั้งเพื่อทำความเข้าใจในรายละเอียดของออร์เดอร์ก่อนที่จะนำข้อมูลไปปฏิบัติงาน และพนักงานในฝ่ายบรรจุหีบห่อต้องช่วยฝ่ายอื่นรับเอกสารหรือติดต่อกับหน่วยงานภายนอกตามที่ได้รับการขอร้อง พนักงานทุกคนสามารถทำงานทุกอย่างในฝ่ายของตนและช่วยทำงานของฝ่ายอื่นได้
ฝ่ายบรรจุหีบห่อ ฝ่ายบริหารจัดการทั่วไป และฝ่ายขายยังไม่มีหัวหน้าฝ่าย พนักงานทุกคนอยู่ภายใต้การบังคับบัญชาของกก. ผจก.
ผละประกอบการทางด้านการเงินของไทยคร๊าฟดีขึ้นอย่างต่อเนื่องตลอดมา ในระยะหลังลูกค้าประจำทุกรายสั่งซื้อสินค้าเพิ่มขึ้น และไทยคร๊าฟได้ลูกค้าใหม่ 2-3 ราย เป็นผลให้ความจำเป็นในการติดต่อสื่อสารกับลูกค้าแต่ละรายเพิ่มขึ้น บริษัท ฯ เริ่มมีปัญหาความล้าช้าในการสื่อสารกับลูกค้า ลูกค้าได้รับคำตอบจากบริษัทช้าเนื่องจากกรรมการผู้จักการตอบอีเมล์ไม่ทัน พนักงานฝ่ายขายเริ่มมีปัญหาในการติดต่อสื่อสารระหว่างองค์กรกับลูกค้าแต่ละรายเพิ่มขึ้น เนื่องจากต้องรอกรรมการผู้จัดการถ่ายทอดคำตอยจากลูกค้า ต้องรอปรึกษาปัญหาที่เกิดขึ้น พนักงานฝ่ายขายเริ่มมีงานล้นมือเนื่องจากปริมาณออร์ที่เพิ่มขึ้น ทำให้บางครั้งเกิดความล้าช้าในการเตรียมวัตถุดิบ ส่วยพนักงานในฝ่ายบรรจุหีบห่อก็มีปัญหาในการทำงาน เนื่องจากปริมาณออร์ที่เพิ่มขึ้นต้องใช้เวลาในการบรรจุสินค้าลงในกล่องและปิดผนึกเพิ่ม จึงทำให้ไม่สามารถส่งมอบสินค้าได้ทันตามกำหนด
วิสัยทัศน์ของบริษัท
เราจะเป็นองค์กรสมัยใหม่ที่ประกอบกิจการค้าระหว่างประเทศ โดยการจำหน่ายสินค้าที่มีคุณภาพและให้บริการที่ดีแก่ลูกค้า ความสำเร็จของกิจการจะได้มาจากการลงทุนทางด้านทรัพยากรบุคคล ความรู้ ความยึดมั่นในบรรษัทภิบาลและความรวมมืออย่างใกล้ชิดของพันธมิตรธุรกิจ
เป้าหมายของบริษัท
มุ่งหวังที่จะบริการลูกค้าแต่ละรายให้ดีที่สุด เพื่อทำให้ลูกค้าเหล่านี้กลายเป็นลูกค้าประจำของตน
2. การวิเคราะห์ธุรกิจ การวิเคราะห์ด้วย SWOT
1. จุดแข็งของบริษัทประกอบด้วย
- สินค้มีคุณภาพสูง
- การส่งมอบสินค้าตรงต่อเวลา
- มีโรงงานที่มีความสามารถในการผลิตสินค้าที่มีคุณภาพสูงเป็นพันธมิตรธุรกิจ
2. จุดอ่อนของบริษัทประกอบด้วย
- พนักงานฝ่ายขายยังขาดทักษะที่ดีพอในการอ่านเขียนภาษาอังกฤษ
- การจัดระบบในองค์กรไม่เหมาะสม กล่าวคือพนักงานไม่เพียงพอต่อจำนวนงาน ขาดหัวหน้างานของแต่ละฝ่าย
- ขาดบุคลากรเฉพาะด้านในการฝึกงานให้กับพนักงานใหม่
3. โอกาสของบริษัทประกอบด้วย
- ปัจจุบันสินค้า OTOP กำลังเป็นที่นิยมและมีความหลากหลาย จึงเป็นโอกาสของทางบริษัทไทยคร๊าฟที่จะเสนอสินค้าส่งออกชนิดใหม่ ๆ ลูกแบบที่หลากหายให้กับลูกค้ารายใหม่หรือลูกค้าที่ยังเจรจาธุรกิจไม่สำเร็จ ซึ่งเป็นการเพิ่มทางเลือกในการเลือกซื้อสินค้าของลูกค้าที่หลากหลาย เป็นผลทำให้บริษัทไทยคร้าฟมีลูกค้าเพิ่มและยอดจำหน่ายสินค้าเพิ่ม
สำหรับรายที่ยังไม่สามรถจำหน่ายสินค้าของไทยคร๊าฟได้ ก็จะมีทางเลือกหรือโอกาสในการจำหน่ายสินค้าที่หลากหลาย เป็นผลดีต่อการจำหน่ายสินค้า และทางเลือกที่หลากหลายต่อการเลือกซื้อสินค้าของลูกค้า ทำให้มีการจำหน่ายสินค้าของไทยคร๊าฟได้
- มีลูกค้ารายใหม่ ๆ ให้ความสนใจสินค้าของไทยคร๊าฟ ซึ่งถือเป็นโอกาสที่บริษัท ฯ จะเพิ่ม
ลูกค้ารายใหม่ ๆ และเพิ่มยอดขาย
4. อุปสรรคของบริษัทประกอบด้วย
- สินค้า OTOP มีผลิตภัณฑ์ที่หลากหลาย และปัจจุบันก้มีสินค้า OTOP เป็นจำนวนมากทำ
ให้บริษัทคู่แข่งเข้ามาตีตลาดและมีส่วนแบ่งทางการตลาดเพิ่มขึ้น เหตุเพราะบริษัทคู่แข่งมีต้นทุนในการผลิตต่ำทำให้ลูกค้าบางรายที่เน้นการซื้อสินค้าที่ต้นทุนต่ำแต่มีคุณภาพที่ต่ำกว่าหรือใกล้เคียงไปใช้งาน
- การทำงานของบริษัทภายในองค์กรไม่มีข้อกำหนดกฎระเบียบที่ชัดเจน เช่น เวลาการเริ่ม
ทำงานเวลาเลิกงาน ฯลฯ ซึ่งเป็นปัญหาในช่วงเวลาใกล้ส่งมอบสินค้า
- สินค้าของไทยคร๊าฟเป็นสินค้าที่ส่งออกต่างประเทศ ซึ่งจำต้องใช้ภาษาต่างประเทศในการ
ติดต่อสื่อสาร เจรจาซื้อขาย แต่พนักงานยังขาดทักษะในการใช้ภาษาต่างประเทศ
3. กำหนดวัตถุประสงค์การแก้ปัญหาของบริษัท
1. โครงสร้างขององค์กรไม่เหมาะสมกล่าวคือ ไม่มีหัวหน้างานของแต่ล่ะฝ่าย
2. พนักงานขาดทักษะด้านการใช้ภาษาอังกฤษ
3. จำนวนพนักงานไม่เพียงพอต่อจำนวนของชิ้นงาน
4. การแก้ปัญหาของบริษัท
1. แต่งตั้งหรือจัดหาหัวหน้างานของแต่ละฝ่ายให้ชัดเจน เพื่อบริหารงานของแต่ละฝ่าย เป็นที่ปรึกษางานของพนักงานและเป็นผู้ประสานงานระหว่างฝ่ายต่าง ๆ และกรรมการผู้จัดการ เพื่อช่วยให้การตัดสินใจ และออกคำสั่งงานได้เร็วมากขึ้น เช่น
การเลื่อนตำแหน่งหน้าที่ (Promotion)
การเลื่อนตำแหน่งเป็นส่วนหนึ่งของการบรรจุแต่งตั้ง
หมายถึง การยอมรับในผลการปฏิบัติงานที่ผ่านมา ความสำเร็จของเป้าหมายส่วนบุคคลระยะสั้น และ
การก้าวไปสู่การบรรลุผลสำเร็จในเป้าหมายระยะยาว
การเลื่อนตำแหน่งหน้าที่ในการปฏิบัติ แบ่งเป็น 3ประเภท
1. การเลื่อนตำแหน่งตามแนวอาชีพเดิม : มีหน้าที่รับผิดชอบมากขึ้น (Job Enlargement)
2. การเลื่อนตำแหน่งข้ามสายอาชีพ : ตำแหน่งสูงขึ้นจากเดิมในแนวอาชีพอื่น
3. การเลื่อนตำแหน่งไปสู่ระดับผู้บังคับบัญชา
ปัจจัยที่ใช้กำหนดศักยภาพ ในการเปลี่ยนตำแหน่งของพนักงาน ได้แก่
1. ขนาด หรือมิติของงานในตำแหน่ง มีลักษณะเหมือนกับตำแหน่งที่ได้รับการเลื่อนเพียงใด
2. การเปรียบเทียบพนักงานที่ได้รับการประเมิน
3. การวัดระดับของพนักงาน ในการช่วยเหลือให้บรรลุเป้าหมายของหน่วยงาน
4. พิจารณาถึงความปรารถนาในแนวอาชีพของผู้ได้รับการประเมิน
การพิจารณาเลือกหัวหน้าฝ่าย ประเมินโดยใช้มิติพฤติกรรมการปฏิบัติงานที่สังเกตได้ เช่น
1. การสื่อข้อความด้วยวาจา(Oral Communication)
2. การสื่อข้อความด้วยลายลักษณ์อักษร (Written Communication)
3. ความยืดหยุ่น (Flexibility)
4. เสถียรภาพในการปฏิบัติงาน(Performance Stability)
5. คุณภาพการตัดสินใจ(Quality of Decision)
6. ภาวะผู้นำ (Leadership)
7. การจัดองค์การและการวาแผน (Organization & Planning)
8. มาตรฐานการทำงานของแต่ละคน(Inner Work Standard) (สุปัญญา ไชยหาญ, 2543)
2. จัดหาบุคลากรฝึกอบรมพนักงานให้มีทักษะการใช้ภาษาอังกฤษ เพื่อให้สามารถใช้ภาษาได้อย่างเต็มที่และถูกต้อง เช่น
การจัดการทรัพยากรมนุษย์
หมายถึง การที่นายจ้างจัดการเรื่องการเรียนรู้ ให้บุคลากรของตนภายในในช่วงระยะเวลาใดเวลาหนึ่ง เพื่อให้เกิดการปรับปรุงการทำงาน และเพื่อให้เกิดความเจริญก้าวหน้าของบุคลากร
การฝึกอบรบ (Training) : คือความพยายามที่จะก่อให้เกิดการเปลี่ยนแปลงในการปฏิบัติงานของพนักงานให้มีประสิทธิผลและประสิทธิภาพ โดยให้เกิดความเปลี่ยนแปลงใน 4 ด้านคือ
1. knowledge : คือความรู้ที่จะทำให้พนักงานสามารถเพิ่มหรือเปลี่ยนแปลงความรู้เดิม ให้ได้
หลากหลาย ให้มีความรู้เกี่ยวกับวิทยาการใหม่ ๆ อยู่เสมอ
2. Skill : คือทักษะที่จะทำให้พนักงาน มีทักษะที่หลากหลาย เป็นการเพิ่มทักษะให้พนักงานอยู่
ตลอดเวลา เป็น Multi Skill คือให้รู้งานหลายอย่างภายในองค์การ
3. Attitude : คือทัศนคติที่พยายามจะทำให้พนักงานมีทัศนคติที่ดีต่องานและองค์การ โดยเฉพาะ
กับลูกค้า เปลี่ยนแปลงทัศนคติเดิมที่ลูกค้าต้องมาหาเราเป็นให้เราวิ่งไปหาลูกค้าเอง
4. Behavior
