หนังสือติดต่อราชการที่เป็นแบบพิธีการ

         สวัสดีครับ  ไม่ได้หายหน้าหายตาไปที่ไหนหรอกครับ เพียงการเขียนบันทึกยึดเอาความสะดวกของผู้เขียนเป็นหลัก  หลังจากที่เขียนบันทึก (3) การพิมพ์หนังสือราชการภายนอก ได้ระยะหนึ่ง ก็ได้รับการตอบพอสมควร

         สำหรับวันนี้ก็จะทบทวนหนังสือราชการภายนอกอีกสักครั้งหนึ่งเพื่อความเข้าใจมากขึ้นครับ

        ความหมาย  หนังสือราชการภายนอก คือ หนังสือติดต่อราชการที่เป็นแบบพิธีการ ใช้กระดาษตราครุฑพิมพ์เป็นหนังสือติดต่อระหว่างส่วนราชการ หรือส่วนราชการมีถึงหน่วยงานอื่นใดที่มิใช่ส่วนราชการหรือมีถึงบุคคลภายนอก

         กรณีใช้  หนังสือราชการภายนอก  ใช้ติดต่อราชการระหว่างกระทรวงหนึ่ง หรือกรมหนึ่ง หรือจังหวัดหนึ่ง หรือส่วนราชการแห่งใดแห่งหนึ่ง กับกระทรวงอื่น หรือกรมอื่น หรือจังหวัดอื่น หรืองานอื่น หรือกับบุคคลภายนอก

         รูปแบบ 

         โครงสร้าง  หนังสือราชการภายนอกมีโครงสร้าง 4 ส่วน คือ

        ส่วนรายละเอียดของส่วนต่าง ๆ ก็เหมือนเดิม แต่ขอเพิ่มในส่วน "ที่" ที่เป็นกรณีหนังสือเวียน คือหนังสือที่มีถึงผุ้รับจำนวนมาก โดยข้อความอย่างเดียวกัน ซึ่งเรียกว่า "หนังสือเวียน" ให้เพิ่มพยัญชนะ "ว" หน้าเลขทะเบียนส่งซึ่งกำหนดเป็นเลขที่หนังสือโดยเฉพาะ เริ่มตั้งแต่เลข 1 เรียงตามลำดับไปจนถึงสิ้นปีปฏิทิน หรือใช้เลขที่ของหนังสือทั่วไปตามแบบหนังสือราชการภายนอกอย่างหนึ่งอย่างใดก็ได้ เช่น นร. 0601/ว. 125

         เหตุที่มีหนังสือไป คือ ข้อความที่ผู้มีหนังสือไปแจ้งเหตุที่ต้องมีหนังสือไปยังผู้รับหนังสือ เหตุที่มีหนังสือไปอาจเป็นข้อความตอนเดียว หรือ 2 ตอน หรือ 3 ตอนก็ได้ เช่น

        ตัวอย่างเหตุที่มีหนังสือไปตอนเดียว

        ด้วยกรมสรรพากรจะจัดฝึกอบมเจ้สหน้าที่ธุรการของกรมสรรพากร จำนวน 30 คน ตามหลักสูตรการเขียนหนังสือราชการ ในระหว่างวันที่ 1-10 กุมภาพันธ์ 2534 เต็มวันในเวลาราชการ ในการนี้กรมสรรพากรใคร่ขอใช้ห้องฝึกอบรมของสถาบันพัฒนาข้าราชการพลเรือน สำนักงาน ก.พ. สำหรับการฝึกอบรมดังกล่าว

         จากตัวอย่างนี้ มีเหตุที่มีหนังสือไปเพียงตอนเดียว ซึ่งแจ้งไปว่าจะจัดการฝึกอบรม และขอใช้ห้อง

         ตัวอย่างเหตุที่มีหนังสือไป 2 ตอน

         ตามที่สำนักงาน ก.พ. ได้อนุเคราะห์ให้กรมสรรพากรใช้ห้องของสถาบันพัฒนาข้าราชการพลเรือนเพื่อฝึกอบรมเจ้าหน้าที่ธุรการของกรมสรรพากรตามหลักสูตรการเขียนหนังสือราชการ ในระหว่างวันที่ 1-10 กุมภาพันธ์ 2534 นั้น

        บัดนี้ การฝึกอบรมหลักสูตรดังกล่าวได้เสร็จสิ้นลงแล้ว ในการฝึกอบรมครั้งนี้เจ้าหน้าที่ของสถาบันพัฒนาข้าราชการพลเรือนได้อำนวยความสะดวก และให้ความช่วยเหลืออย่างดียิ่ง ทำให้การฝึกอบรมสำเร็จเป็นผลดีสมความมุ่งหมาย

         จากตัวอย่างมีเหตุที่มีหนังสือไป 2 ตอน ตอนแรกเป็นข้อความกล่าวถึงต้นเรืองเดิมที่สำนักงาน ก.พ. ให้กรมสรรพากรใช้ห้องสำหรับฝึกอบรม  ตนที่ 2 เป็นข้อความสือบเนื่องต่อมา ซึ่งกรมสรรพากรแจ้งให้สำนักงาน ก.พ. ทราบว่า การฝึกอบรมเสร็จสิ้นแล้ว และได้รับความช่วยเหลือจากเจ้าหน้าที่ของสถาบันพัฒนาข้าราชการพลเรือนเป็นอย่างดี จบเหตุที่มีหนังสือไปเพียงเท่านี้  ต่อไปก็ย่อหน้ขึ้นบรรทัดใหม่ เป็นการแจ้งจุดประสงค์ที่มีหนังสือไป เช่น จึงเรียนมาเพื่อทราบ และขอขอบคุณมา ณ ที่นี้

         ตัวอย่างเหตุที่มีหนืองไป 3 ตอน

         ตามที่บัญชาให้กรมป่าไม้ดำเนินการให้ราษฏรในจังหวัดชุมพรที่บ้านเรือนเสีหสายเพราะวาตะภัย ได้ใช้ไม้ที่โค่นล้มเพราะวาตภัยสำหรับปลูกสร้างบ้านเรือนของตนเอง นั้น

         กรมป่าไม้ได้ดำเนินการตามบัญชาแล้ว แต่ยังมีต้นไม้ที่โค่นล้มกระจัดกระจายอยู่อีกจำนวนมาก ซึ่งใช้ปลูกสร้างซ่อมแซมบ้านเรือนไม่ได้ และได้รับรายงานจากจังหวัดชุมพรว่าต้นไม้ดังกล่าวถูกกระแสน้ำพัดพาไหลไปปะทะบ้านเรือนราษฎรที่ปลูกใหม่อีกเมือถึงฤดูฝน  จังหวัดจึงขอความช่วยเหลือมายังกรมป่าไม้ให้ชักลากไม้เหล่านั้นออกไปให้พ้นเขตอันตรายดังกล่าว

         กรมป่าได้ได้พิจารณาแล้วเห็นควรขอความช่วยเหลือไปยังองค์การอุตสาหกรรมป่าไม้เพื่อดำเนินการตามที่จังหวัดขอความช่วยเหลือมา

         จากตัวอย่าง มีเหตุที่หนังสือไป 3 ตอน ตอนแรก เป็นข้อความเริ่มต้นอ้างถึงเรื่องเดิม ตอนที่ 2  เป็นข้อความที่บอกเรื่องสืบเนื่องต่อมา และตอนที่ 3 เป็นข้อความอันเป็นผลสืบเนื่องต่อไป จบเหตุที่มีหนังสือไปเพียงแค่นี้

         จุดประสงค์ที่มีหนังสือไป คือ ข้อความแสดงความมุ่งหมายที่มีหนังสือไปว่าประสงค์จะให้ผู้รับหนังสือทำอะไร หรือทำอย่างไร

        จุดประสงค์ที่มีหนังสือไป ควรขึ้นบรรทัดใหม่ ย่อหน้า จะพิมพ์เป็นอีกตอนหนึ่งต่างหาก โดยปกติมักจะเขียน "จุดประสงค์ที่มีหนังสือไป" ขึ้ต้นด้วยคำว่า "จึง..."  เช่น

          จึงเรียนมาเพื่อทราบ

          จึงเรียนหารือว่า...

          จึงเรียนขอความกรุณามาเพื่อได้โปรดอนุเคราะห์...

          จึงขอกำชับมาเพื่อจักได้ระมัดระวังมิให้เกิดกรณีเช่นนี้ขึ้นอีก

         ขอบคุณท่านผู้อ่านทุกท่าน

เอกสารอ้างอิง

ประวีณ  ณ นคร. (2548). บทเรียนด้วยตนเอง การเขียนหนังสือติดต่อราชการและธุรกิจ. กรุงเทพฯ: สวัสดิการสำนักงาน ก.พ.