กระบวนการเกี่ยวกับการจัดซื้อ
กระบวนการที่เกี่ยวกับการจัดซื้อ จะประกอบด้วย
- การวางแผนและการควบคุมการจัดซื้อ
- ระบบเอกสารสำหรับการจัดซื้อ
- การประเมินผู้รับจ้างช่วง
- การรับจ้างช่วง
- การควบคุมข้อสัญญา
1. การวางแผนและการควบคุมการจัดซื้อ
จะต้องมีการจัดทำแผนการจัดซื้อขึ้น สำหรับผลิตภัณฑ์ที่รับเข้ามาในโครงการ โดยจะต้องมีการกำหนด และจัดทำตารางการทำงาน ซึ่งระบุถึงข้อกำหนดผลิตภัณฑ์ ข้อกำหนดทางด้านเวลา และข้อกำหนดเกี่ยวกับต้นทุน
ผลิตภัณฑ์ทั้งหมด ที่นำมาใช้ในโครงการ จะต้องได้รับการควบคุมในระดับเดียวกันไม่ว่าจะได้รับจากผู้ส่งมอบภายนอก หรือจากเจ้าของโครงการ ทั้งนี้ผลิตภัณฑ์จากภายนอก โดยทั่วไปจะดำเนินการตามข้อสัญญา (Contract) ในขณะที่ผลิตภัณฑ์จากเจ้าของโครงการ จะดำเนินการตามวิธีการปฏิบัติงานภายใน
ทั้งนี้ จะต้องมีการจัดสรรเวลาอย่างเพียงพอ สำหรับกิจกรรมต่างๆ ของกระบวนการที่เกี่ยวกับการจัดซื้อ โดยจะต้องมีการนำประสบการณ์ในอดีตที่เกี่ยวกับผลการดำเนินงานของผู้ส่งมอบ มาใช้ในการวางแผนสำหรับปัญหาที่อาจจะเกิดขึ้นด้วย เช่น ความสามารถในการส่งมอบตรงตามเวลา
นอกจากนั้น องค์กรที่ทำหน้าที่ในการบริหารโครงการจะต้องมีการทบทวนความก้าวหน้าในการจัดซื้อ เป็นระยะๆ โดยทำการเปรียบเทียบกับแผนการจัดซื้อที่กำหนดไว้ ผลการทบทวนจะถูกนำมาใช้ในการประเมินความก้าวหน้าของโครงการด้วย
2. ระบบเอกสารสำหรับข้อกำหนดการจัดซื้อ
เอกสารในการจัดซื้อ จะต้องมีการระบุถึงข้อมูลเกี่ยวกับผลิตภัณฑ์ เช่น คุณลักษณะของผลิตภัณฑ์ ข้อกำหนดของระบบบริหารคุณภาพ และเอกสารที่เกี่ยวข้อง นอกจากนั้น จะต้องรวมไปถึงรายละเอียดของความรับผิดชอบในการจัดซื้อ ต้นทุน ระยะเวลาในการส่งมอบสำหรับผลิตภัณฑ์ ข้อกำหนดในการตรวจประเมิน และสิทธิในการเข้าเยี่ยมชม ณ สถานประกอบการของผุ้รับจ้างช่วง ถ้าจำเป็น
3. การประเมินผู้ส่งมอบ
ผู้ส่งมอบ และผู้รับจ้างช่วงของโครงการจะต้องได้รับการประเมินถึงความสามารถในการดำเนินงาน โดยการประเมินจะพิจารณาจากองค์ประกอบต่างๆ ของผู้ส่งมอบซึ่งมีผลกระทบต่อโครงการ เช่น ประสบการณ์ด้านเทคนิค ความสามารถในการผลิต ระยะเวลาการส่งมอบ ระบบบริหารคุณภาพ และเสถียรภาพทางด้านการเงิน
4. ข้อสัญญา
จะต้องมีกระบวนการในการจัดทำสัญญากับผู้ส่งมอบ ของโครงการ โดยจะต้องครอบคลมุถึงการสื่อสารข้อกำหนดระบบบริหารคุณภาพของโครงการ นโยบายคุณภาพ และวัตถุประสงค์คุณภาพไปยังผู้ส่งมอบด้วย
การประเมินต้นทุนของข้อเสนอ (Tender) จะไม่พิจารณาเฉพาะราคาที่เสนอจากผู้ส่งมอบเท่านั้น แต่จะพิจารณารวมไปถึงต้นทุนประกอบอื่นๆ ด้วย เช่น ต้นทุนการดำเนินงาน การบำรุงรักษา ค่าธรรมเนียมการอนุญาติ การขนส่ง การประกัน พิกัดศุลกากร ความไม่แน่นอนของอัตราแลกเปลี่ยน การตรวจสอบ การตรวจประเมิน และการแก้ไขความไม่แน่นอนที่อาจจะเกิดขึ้น
5. การควบคุมข้อสัญญา
การควบคุมข้อสัญญา จะเริ่มตั้งแต่มีการจัดทำข้อสัญญา หรือในขณะที่มีการตกลงในเบื้องต้น เช่น จดหมายแสดงความจำนง โดยการควบคุม จะดำเนินการเพื่อให้มั่นใจว่าเงื่อนไขในข้อสัญญา รวมถึงระยะเวลา และบันทึกต่างๆ ยังได้รับการดำเนินการอย่างถูกต้อง
นอกจากนั้น จะต้องมีการเฝ้าติดตามผลการดำเนินงานของผู้ส่งมอบ เพื่อให้มั่นใจว่ายังสามารถดำเนินงาน ได้ตรงตามเงื่อนไขต่างๆ ในข้อสัญญา โดยผลของการติดตามจะต้องมีการแจ้งกลับไปยังผู้ส่งมอบและหน่วยงานต่างๆ ที่เกี่ยวข้อง
ก่อนที่จะทำการปิดข้อสัญญา จะต้องได้รับการทวนสอบว่าเงื่อนไขทั้งหมดในข้อสัญญาได้รับการดำเนินการอย่างครบถ้วน และข้อมูลเกี่ยวกับผลการดำเนินงานของผู้ส่งมอบ ได้รับการนำมาปรับปรุงทะเบียนรายชื่อของผู้ส่งมอบที่ได้รับการอนุมัติเรียบร้อยแล้ว
กระบวนการปรับปรุงงาน
ในข้อกำหนดนี้ จะระบุถึงแนวทางที่องค์กรทั้งที่เป็นผู้บริหารโครงการและเจ้าของโครงการ ได้เกิดกระบวนการเรียนรู้จากโครงการ โดยทั้งสององค์กร จะใช้ผลที่ได้จากการวัด และการวิเคราะห์ข้อมูลจากกระบวนการต่างๆ ของโครงการ รวมถึงการดำเนินการปฏิบัติการแก้ไข การปฏิบัติการป้องกัน และการป้องกันความสูญเสีย (Loss prevention) เพื่อให้เกิดการปรับปรุงอย่างต่อเนื่องทั้งในโครงการปัจจุบัน และอนาคต
กระบวนการที่เกี่ยวกับการปรับปรุง ประกอบด้วย
- การวัดและการวิเคราะห์ และ
- การปฏิบัติการแก้ไข การปฏิบัติการป้องกัน และการป้องกันความสูญเสีย
1. การวัดและการวิเคราะห์
องค์กรที่เป็นเจ้าของโครงการ จะต้องจัดให้มีการวัด การรวบรวมจัดเก็บข้อมูล และการยืนยันความถูกต้อง ของข้อมูล เพื่อนำมาใช้ในการปรับปรุงผลการดำเนินงานขององค์กร และสร้างความพึงพอใจให้กับลูกค้ารวมถึงส่วนงานต่างๆ ที่เกี่ยวข้อง
ตัวอย่างของการวัดผลการดำเนินงานในการบริหารโครงการ
- การประเมินผลการดำเนินงานของกิจกรรม และกระบวนการ
- การตรวจประเมินภายใน (Internal audit)
- การประเมินทรัพยากรที่ใช้จริง รวมถึงต้นทุนและเวลาที่ใช้ เทียบกับที่ได้วางแผน
- การตรวจประเมินผลิตภัณฑ์
- การประเมินผลการดำเนินงานของผู้ส่งมอบ
- ความสำเร็จตามเป้าหมายของโครงการ
- ความพึงพอใจของลูกค้าและหน่วยงานต่างๆ ที่เกี่ยวข้อง
ผู้บริหารขององค์กรที่ทำการบริหารโครงการ จะต้องมั่นใจว่าได้มีการวิเคราะห์บันทึกต่างๆ ที่เกี่ยวกับความไม่เป็นไปตามข้อกำหนดต่างๆ และรายละเอียดของการจัดการความไม่เป็นไปตามข้อกำหนดที่เกิดขึ้น ทั้งกับผลิตภัณฑ์และกระบวนการของโครงการ เพื่อให้เกิดการเรียนรู้ และเป็นข้อมูลสำหรับการปรับปรุงต่อไป
2. การปรับปรุงอย่างต่อเนื่องโดยเจ้าของโครงการ
องค์กรที่เป็นเจ้าของโครงการ จะต้องกำหนดข้อมูลที่จำเป็นสำหรับการเรียนรู้จากโครงการ และจะต้องกำหนดแนวทางในการกำหนด รวบรวม จัดเก็บ ปรับปรุงให้ทันสมัย และการเรียกใช้ข้อมูลจากโครงการ
ทั้งนี้ เจ้าของโครงการจะต้องมั่นใจได้ว่าระบบการจัดการสารสนเทศสำหรับโครงการ ได้รับการออกแบบ เพื่อสามารถกำหนดและรวบรวมข้อมูลสารสนเทศที่เกี่ยวข้องจากโครงการ เพื่อนำมาทำการปรับปรุงกระบวนการบริหารโครงการต่อไปได้
ข้อมูลต่างๆ ที่จำเป็นต่อการเรียนรู้จากโครงการ จะถูกนำมาจากข้อมูลที่มีการจัดเก็บไว้ในโครงการ เช่น ข้อมูลจากลูกค้า หรือจากส่วนงานอื่นๆ ที่เกี่ยวข้อง รวมถึงอาจจะถูกนำมาจากแหล่งอื่นๆ เช่น ทะเบียนควบคุมโครงการ (Project log) รายงานการร้องเรียน ผลการตรวจประเมิน การวิเคราะห์ข้อมูล การปฏิบัติการแก้ไขและการป้องกัน และจากผลการทบทวนระบบบริหารโครงการ ทั้งนี้ก่อนที่จะนำข้อมูลมาใช้งาน จะต้องมีการทวนสอบโดยเจ้าของโครงการ เพื่อยืนยันความถูกต้องของข้อมูลก่อน
ก่อนที่จะทำการปิดโครงการ เจ้าของโครงการ จะต้องทำการทบทวนผลการดำเนินการของโครงการ ประสบการณ์ดีๆ ที่ได้จากโครงการที่สามารถนำไปปรับใช้กับโครงการอื่นๆ โดยที่ใช้แผนการบริหารโครงการ สำหรับเป็นกรอบการทำงานในการทบทวน
3. การปรับปรุงอย่างต่อเนื่องโดยองค์กรผู้บริหารโครงการ
องค์กรที่ทำหน้าที่บริหารโครงการ จะต้องออกแบบระบบการจัดการสารสนเทศของโครงการ เพื่อให้สามารถสร้างการเรียนรู้จากโครงการ รวมถึงจะต้องมั่นใจได้ว่าข้อมูลต่างๆ ที่จัดเตรียมให้กับเจ้าของโครงการมีความถูกต้องและสมบูรณ์
นอกจากนั้น องค์กรจะต้องมีการดำเนินการปรับปรุงระบบบริหารคุณภาพโครงการอย่างต่อเนื่อง โดยการใช้ข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับโครงการ จากระบบที่ได้กำหนดไว้
4. การปฏิบัติการแก้ไข (Corrective action)
ผู้บริหารระดับสูงขององค์กร จะต้องดูแลให้มั่นใจว่าการดำเนินการปฏิบัติการแก้ไข (Corrective action) ได้นำมาใช้เป็นเครื่องมือสำหรับการปรับปรุงงาน โดยการวางแผนการปฏิบัติการแก้ไข จะครอบคลุมถึงการประเมินถึงความสำคัญของปัญหา รวมถึงผลกระทบที่อาจจะเกิดขึ้น เช่น ต้นทุนการดำเนินการ (Operating cost) ต้นทุนของความไม่สอดคล้องตามข้อกำหนด (Cost of nonconformity) ความสอดคล้องตามข้อกำหนดของผลิตภัณฑ์ ความปลอดภัยและความพึงพอใจของลูกค้า และส่วนงานต่างๆ ที่เกี่ยวข้อง
นอกจากนั้นจะต้องมีการเฝ้าติดตามผลการปฏิบัติการแก้ไข ว่าเป็นไปตามเป้าหมายที่ต้องการหรือไม่ เพื่อประเมินถึงความมีประสิทธิภาพ และประสิทธิผลของการดำเนินการ ทั้งนี้ การปฏิบัติการแก้ไข จะต้องนำเข้าสู่การทบทวนโดยฝ่ายบริหารด้วย
ในการปฏิบัติการแก้ไข องค์กรจะต้องระบุแหล่งที่มาของข้อมูลสารสนเทศ และรวบรวมข้อมูลที่จำเป็นสำหรับการปฏิบัติการแก้ไข โดยการดำเนินการจะมุ่งเน้นที่การขจัดสาเหตุของความไม่เป็นไปตามข้อกำหนด เพื่อป้องกันการเกิดขึ้นซ้ำของปัญหา ทั้งนี้ตัวอย่างของแหล่งข้อมูลสำหรับการพิจารณาเพื่อดำเนินการปฏิบัติการแก้ไข จะประกอบด้วย
- การร้องเรียนจากลูกค้า
- รายงานความไม่เป็นไปตามข้อกำหนด
- รายงานการตรวจประเมินภายใน
- ผลที่ได้จากการทบทวนโดยฝ่ายบริหาร
- ผลที่ได้จากการวิเคราะห์ข้อมูล
- ผลที่ได้จากการวัดความพึงพอใจ
- บันทึกระบบบริหารคุณภาพที่เกี่ยวข้อง
- บุคลากรขององค์กร
- การวัดกระบวนการ และ
- ผลของการประเมินด้วยตนเอง
ในการดำเนินการ อาจจะมีหลากหลายแนวทางในการหาสาเหตุของความไม่เป็นไปตามข้อกำหนด รวมถึงการวิเคราะห์โดยทีมงานหรือบุคคลที่ได้รับมอบหมายในการแก้ไขปัญหา ทั้งนี้ องค์กรจะต้องพิจารณาถึงความคุ้มค่าระหว่างการลงทุนเพื่อการแก้ไข เทียบกับผลกระทบของปัญหาที่เกิดขึ้น รวมถึงจะต้องมีการเชื่อมโยงการวิเคราะห์สาเหตุหลัก (Root cause analysis) กับกระบวนการแก้ไขปัญหา โดยจะต้องทดสอบผลการวิเคราะห์สาเหตุหลัก ก่อนที่เริ่มทำการแก้ไขปัญหาด้วย
5. การป้องกันความสูญเสีย (Loss prevention)
ผู้บริหารขององค์กร จะต้องทำการวางแผนในการบรรเทาผลกระทบของความสูญเสียที่เกิดขึ้นกับองค์กร เพื่อรักษาระดับของผลการดำเนินงานของทั้งกระบวนการและผลิตภัณฑ์ การป้องกันความสูญเสีย จะถูกนำมาใช้ในทุกกระบวนการ กิจกรรม และผลิตภัณฑ์ เพื่อสร้างความพึงพอใจให้กับลูกค้า และส่วนงานต่างๆ ที่เกี่ยวข้อง
ทั้งนี้ การวางแผนสำหรับการป้องกันความสูญเสีย จะต้องมีการจัดทำเป็นระบบ บนพื้นฐานของข้อมูลที่รวบรวมได้จากวิธีการที่เหมาะสม เช่น การประเมินข้อมูลที่ผ่านมาเพื่อพิจารณาถึงแนวโน้ม และผลการดำเนินงานที่สำคัญของผลิตภัณฑ์และองค์กร ทั้งนี้ข้อมูลต่างๆ สามารถรวบรวมได้จาก
- การใช้เครื่องมือการวิเคราะห์ความเสี่ยง เช่น การวิเคราะห์ความล้มเหลวและผลกระทบ
- การทบทวนความต้องการและความคาดหวังของลูกค้า
- การวิเคราะห์การตลาด
- ผลทีได้จากการทบทวนโดยฝ่ายบริหาร
- ผลที่ได้จากการวิเคราะห์ข้อมูล
- การวัดความพึงพอใจ
- การวัดกระบวนการ
- บันทึกระบบบริหารคุณภาพที่เกี่ยวข้อง
- บทเรียนจากประสบการณ์ในอดีต
- ผลจากการประเมินด้วยตนเอง
- กระบวนการในการแจ้งเตือนล่วงหน้า
ข้อมูลต่างๆ จะถูกนำมาใช้ในการพัฒนาแผนการป้องกันความสูญเสียที่มีประสิทธิภาพและประสิทธิผล และช่วยในการจัดลำดับความสำคัญของกระบวนการ และผลิตภัณฑ์ เพื่อสร้างความพึงพอใจให้กับความต้องการและความคาดหวังของส่วนงานที่เกี่ยวข้อง
จากที่ได้กล่าวมาทั้งหมด จะเป็นเนื้อหาในส่วนต่างๆ ของมาตรฐาน ISO 10006 ซึ่งเป็นมาตรฐานเกี่ยวกับการพัฒนาระบบบริหารคุณภาพสำหรับการนำไปใช้ในการบริหารโครงการ หรือการดำเนินงานที่มีลักษณะเป็นโครงการ เพื่อให้ได้ผลลัพธ์ตามเป้าหมายที่ได้กำหนดไว้ รวมถึงการสร้างความพึงพอใจให้กับลูกค้า เจ้าของโครงการ รวมถึงส่วนงานต่างๆ ที่เกี่ยวข้อง
เนื่องจากมาตรฐาน ISO 10006 นี้ เป็นการพัฒนาต่อยอดจากมาตรฐาน ISO 9001 โดยมีลักษณะเป็นแนวปฏิบัติ มากกว่าจะเป็นข้อกำหนดที่จะต้องทำเหมือนมาตรฐาน ISO 9001 ดังนั้นจึงยังไม่มีข้อมูลที่ชัดเจนนักถึงการให้การรับรอง (Certification) สำหรับมาตรฐานนี้
