กระบวนการเกี่ยวกับเวลา

กระบวนการที่เกี่ยวข้องกับเวลา จะมีเป้าหมายในการกำหนดความเกี่ยวข้องกัน และระยะเวลาในการดำเนินการของแต่ละกิจกรรม รวมถึงการดูแลให้เกิดความสำเร็จของโครงการตรงตามเวลาที่กำหนดไว้

 

กระบวนการที่เกี่ยวข้องกับเวลา จะประกอบด้วย

  • การวางแผนความเกี่ยวข้องกันของกิจกรรม
  • การวางแผนระยะเวลาในการดำเนินการ
  • การพัฒนาตารางเวลาการทำงาน และ
  • การควบคุมตารางเวลาการทำงาน

1. การวางแผนความเกี่ยวข้องกันของกิจกรรม

จะต้องมีการกำหนดรูปแบบของความเกี่ยวข้องกันระหว่างกิจกรรมต่างๆ ในโครงการ รวมถึงมีการทบทวนถึงความสม่ำเสมอของการดำเนินการด้วย โดยจะต้องนำประสบการณ์ในอดีตมาใช้ให้เป็นประโยชน์ ในระหว่างการพัฒนาแผนงานโครงการ

 

2. การวางแผนระยะเวลาในการดำเนินการ

ในการวางแผนเวลาในการดำเนินการของกิจกรรมต่างๆ จะจัดทำโดยบุคลากรที่รับผิดชอบในกิจกรรมนั้นๆ โดยข้อมูลเวลาในการดำเนินการโครงการจากประสบการณ์ในอดีต จะถูกนำมาทวนสอบถึงความถูกต้อง สำหรับการนำมาปรับใช้กับโครงการปัจจุบัน

 

ทั้งนี้ข้อมูลที่นำมาใช้นั้น จะต้องมีการจัดทำเป็นเอกสาร และสามารถสอบกลับไปยังแหล่งที่มาของข้อมูลได้ ทั้งนี้ข้อมูลการประมาณเวลาในการดำเนินการ จะเป็นประโยชน์อย่างมากต่อการวางแผนทรัพยากรที่จำเป็น สำหรับกระบวนการจัดการทรัพยากรต่อไป

 

3. การพัฒนาตารางเวลาการทำงาน

ข้อมูลที่นำมาใช้ในการพัฒนาตารางเวลาการทำงาน จะต้องมีการตรวจสอบถึงความสอดคล้องกันกับสภาพของโครงการ ทั้งนี้ กิจกรรมที่ใช้เวลาในการดำเนินการเป็นเวลานาน จะต้องนำมาพิจารณาในลักษณะของเส้นทางวิกฤต (Critical path) ซึ่งมีผลอย่างมากต่อการดำเนินการให้ได้ตามเป้าหมายโครงการที่ได้กำหนดไว้

 

ความสัมพันธ์ระหว่างการวางแผนระยะเวลาดำเนินการ และความเกี่ยวเนื่องกันของกิจกรรม จะต้องได้รับการตรวจสอบถึงความสอดคล้องกันอย่างเหมาะสม ในกรณีที่พบความไม่สอดคล้องกันขึ้น จะต้องได้รับการแก้ไข ก่อนที่การจัดทำตารางการปฏิบัติงานจะเสร็จสิ้น และนำไปใช้งาน

 

นอกจากนั้น จะต้องมีการแจ้งให้ลูกค้าและส่วนงานต่างๆ ที่เกี่ยวข้อง ทราบในระหว่างการพัฒนาตารางการทำงาน และเข้ามามีส่วนร่วมในการพัฒนาตารางการทำงานด้วยถ้าจำเป็น ทั้งนี้ตารางการทำงาน จะต้องส่งให้กับลูกค้า หรือส่วนงานต่างๆ ที่เกี่ยวข้องเพื่อทราบ หรือเพื่ออนุมัติต่อไป  

 

4. การควบคุมตารางเวลาการทำงาน

ผู้บริหารโครงการจะต้องมีการทบทวนตารางเวลาการทำงานของโครงการอย่างสม่ำเสมอ เพื่อให้มั่นใจว่ามีการควบคุมอย่างเพียงพอสำหรับกิจกรรม กระบวนการและข้อมูลต่างๆ ที่เกี่ยวข้องของโครงการ โดยกรอบระยะเวลาในการทบทวนตารางเวลาการทำงาน รวมถึงความถี่ในการรวบรวมข้อมูลจะต้องมีการกำหนดไว้อย่างชัดเจนด้วย 

 

นอกจากนั้น จะต้องมีการวิเคราะห์ความก้าวหน้าโครงการ เพื่อระบุถึงแนวโน้ม และความไม่แน่นอนที่อาจจะเกิดขึ้นในงานส่วนที่เหลือของโครงการ ทั้งนี้ ตารางเวลาการทำงานที่ได้รับการปรับปรุงให้ทันสมัย จะถูกนำมาใช้สำหรับการประเมินความก้าวหน้าโครงการ

 

สาเหตุหลักของความแปรผันจากตารางเวลาการทำงาน ทั้งที่พอใจและไม่พอใจ จะต้องได้รับการระบุไว้ โดยจะต้องมีการดำเนินการ เพื่อให้มั่นใจว่าความแปรผันที่ไม่พอใจจะไม่ส่งผลกระทบต่อวัตถุประสงค์โครงการ สาเหตุของความแปรผันทั้งที่พอใจและไม่พอใจ จะใช้เป็นข้อมูลสำหรับการปรับปรุงกระบวนการต่อไป

 

ผลกระทบที่อาจจะเกิดขึ้นจากการเปลี่ยนแปลงตารางเวลาการทำงานที่มีต่องบประมาณ และทรัพยากรของโครงการ รวมถึงคุณภาพของผลิตภัณฑ์จะต้องได้รับการพิจารณา โดยการตัดสินใจดำเนินการจะอยู่บนข้อเท็จจริงเท่านั้น และจะต้องมีการพิจารณานำไปใช้งานกับกระบวนการอื่นๆในโครงการด้วย