กระบวนการเกี่ยวกับต้นทุน

กระบวนการที่เกี่ยวกับต้นทุน จะมีเป้าหมายในการพยากรณ์ และจัดการต้นทุนของโครงการ โดยจะต้องมั่นใจได้ว่าโครงการจะประสบความสำเร็จภายใต้ต้นทุนที่ได้กำหนดไว้ รวมถึงข้อมูลทางด้านต้นทุนโครงการจะสามารถนำมาใช้ให้เป็นประโยชน์สำหรับการดำเนินการขององค์กรต่อไปได้

 

กระบวนการที่เกี่ยวกับต้นทุน จะประกอบด้วย

  • การประเมินต้นทุน
  • การจัดทำงบประมาณ
  • การควบคุมต้นทุน

1. การประเมินต้นทุน

ต้นทุนของโครงการทุกโครงการ จะต้องมีการกำหนดไว้อย่างชัดเจน (เช่น ต้นทุนของการดำเนินการ ค่าโสหุ้ยของสินค้าและบริการ) โดยการประเมินต้นทุนจะต้องพิจารณาถึงแหล่งของข้อมูล และมีการเชื่อมโยงกับโครงสร้างการทำงานของโครงการ รวมถึงมีการนำประสบการณ์ในอดีตเกี่ยวกับการประเมินต้นทุนมาใช้ด้วย ทั้งนี้ต้นทุนของโครงการจะต้องมีการจัดทำเป็นเอกสารและสามารถสอบกลับไปยังแหล่งที่มาได้

 

ในการประเมินต้นทุนจะต้องคำนึงถึงสภาพแวดล้อมทางเศรษฐกิจทั้งในปัจจุบันและแนวโน้มในอนาคต รวมทั้งเงินเฟ้อ ภาษี และอัตราแลกเปลี่ยนเงินตราด้วย นอกจากนั้น จะต้องมีการประเมินต้นทุนที่เกี่ยวกับความไม่แน่นอนที่อาจจะเกิดขึ้น รวมถึงความไม่แน่นอนที่ยอมรับได้ ซึ่งบางครั้งจะเรียกว่าเหตุบังเอิญ จะต้องนำมารวมเข้ากับการประเมินต้นทุนด้วย

 

การประเมินต้นทุนจะต้องอยู่ในรูปแบบที่สามารถนำมาใช้ในการจัดทำงบประมาณได้ รวมถึงต้องสอดคล้องกับวิธีการปฏิบัติงานทางด้านบัญชีขององค์กรด้วย

 

2. การจัดทำงบประมาณ

การจัดทำงบประมาณของโครงการ จะพิจารณาจากการประเมินต้นทุน ด้วยวิธีการปฏิบัติงานที่ได้กำหนดไว้ ทั้งนี้งบประมาณจะต้องสอดคล้องกับวัตถุประสงค์โครงการ รวมถึงสมมติฐาน ความไม่แน่นอน และเหตุบังเอิญที่อาจจะเกิดขึ้น โดยจะมีการกำหนดและจัดทำเป็นเอกสารไว้อย่างชัดเจนด้วย ทั้งนี้งบประมาณจะต้องอยู่ในรูปแบบที่จะสามารถทำการควบคุมต้นทุนโครงการได้อย่างเหมาะสม

 

3. การควบคุมต้นทุน

ก่อนที่จะมีการใช้จ่ายในโครงการ จะต้องมีการจัดทำระบบการควบคุมต้นทุน และวิธีการปฏิบัติงานที่เกี่ยวข้อง โดยจะต้องมีการจัดทำเป็นเอกสาร และสื่อสารไปยังผู้ที่รับผิดชอบในงานหรือในการใช้จ่าย ทั้งนี้เวลาในการทบทวน และความถี่ในการจัดเก็บข้อมูล และการพยากรณ์ จะต้องถูกกำหนดขึ้นอย่างชัดเจนด้วย นอกจากนั้น จะต้องมีการทวนสอบถึงงานในส่วนที่เหลือว่าจะสามารถดำเนินการให้เสร็จสมบูรณ์ภายใต้งบประมาณที่เหลืออยู่หรือไม่

 

แนวโน้มต้นทุนของโครงการ จะต้องได้รับการวิเคราะห์ โดยใช้เทคนิคที่เรียกว่า การวิเคราะห์คุณค่าที่เกิดขึ้น (Earned value analysis) ส่วนแผนการดำเนินงานในส่วนที่เหลือจะต้องได้รับการทบทวนเพื่อระบุถึงความไม่แน่นอนด้วย

 

นอกจากนั้น จะต้องมีการพิจารณาถึงสาเหตุหลักของความผันแปรของงบประมาณ ทั้งที่เป็นที่พอใจและไม่พอใจ โดยจะต้องมีการดำเนินการเพื่อสร้างความมั่นใจว่าการผันแปรที่ไม่พอใจจะไม่ส่งผลกระทบต่อวัตถุประสงค์ของโครงการ ทั้งนี้ สาเหตุของความผันแปรทั้งที่พอใจและไม่พอใจ จะถูกนำมาใช้เป็นข้อมูลสำหรับการปรับปรุงอย่างต่อเนื่องต่อไป

 

การตัดสินใจดำเนินการ จะอยู่บนข้อเท็จจริงเท่านั้น และมีการนำไปใช้กับกระบวนการอื่นๆ ในโครงการด้วย โดยการเปลี่ยนแปลงต้นทุนของโครงการ จะต้องมีการอนุมัติอย่างเหมาะสมก่อนที่จะมีการใช้จ่ายต่อไป ทั้งนี้การปรับเปลี่ยนงบประมาณ จะต้องมีการประสานงานกับกระบวนการอื่นๆ ในโครงการด้วย เพื่อจัดทำแผนสำหรับงานในส่วนที่เหลือต่อไป

 

องค์กรที่ทำหน้าที่บริหารโครงการ จะต้องทบทวนต้นทุนของโครงการเป็นระยะๆ ตามที่ระบุไว้ในแผนการบริหารโครงการ และมีการพิจารณาถึงการทบทวนประเด็นอื่นๆ ทางด้านการเงินด้วย