จัดการแบบ KM (4) : ใช้ KM ในการประชุมเพื่อพัฒนางาน

     หลายท่านน่าจะคุ้นเคยกับการประชุม เพราะวันๆ หรือ หลายๆวันในการทำงานก็ต้องมีการประชุม ไม่ว่าจะเป็นการประชุมเพื่อรับมอบนโยบายจากผู้บริหารระดับสูง ประชุมเพื่อชี้แจงการดำเนินการ ประชุมเพื่อติดตามนโยบายและผลการดำเนินงาน เคยสงสัยไม่ครับว่า ประชุมตั้งเยอะ แต่ทำไม่งานไม่พัฒนา การทำงานยังไม่ทันตามกำหนด

ลองมองดูการประชุมว่าเป็นแบบนี้หรือไม่

ผู้เข้าร่วมประชุม – ถ้าประธานเป็นหัวหน้าใหญ่ เช่น ระดับปลัด รองปลัด อธิบดี รองอธิบดี ผู้ที่จะมาเข้าร่วมประชุมก็จะเป็นระดับหัวหน้าแล้วกลับไปส่งมอบนโยบายไปให้ลูกน้องดำเนินการต่อ หัวหน้าบางท่านพอประชุมเสร็จก็ให้เอกสารลูกน้องไปอ่าน บางท่านถึงกับไม่บอกอะไรลูกน้องเลยก็มี

แล้วหัวหน้ามาทำอะไรแน่นอน หลายท่านรู้คำตอบอยู่แล้ว ไม่ว่าเพราะเป็นบทบาทที่ต้องมา หรือต้องมาพบผู้บริหารเพื่อให้เข้าใจนโยบายด้วยตนเอง ต่างมีเหตุผลมาสนับสนุนทั้งนั้นครับ และเหตุผลเหล่านั้นก็ไม่ผิดครับ แต่อยากให้สังเกตว่าถ้าการประชุมไหนที่ผู้หลักผู้ใหญ่ไม่ได้มาเป็นประธาน จะต่างกันหรือไม่ ยิ่งถ้าการประชุมครั้งไหนมีค่าเดินทาง ค่าเบี้ยประชุม จะต่างกันไหม

ประธานที่ประชุม – ประธานมาเปิด และมาร่วมประชุมแต่อยู่ไม่ตลอด เพราะมีภารกิจ หรือ ต้องไปร่วมประชุมกับผู้บริหารที่มีตำแหน่งสูงกว่า หรือ ต้องไปติดตามงานอื่นที่ด่วนกว่า อันนี้ผลการทำงานจะเป็นอย่างไร ลองคิดดู

ประธานมักถามคำถามว่าใครมีประเด็นเพิ่มเติม มีใครอยากให้ความเห็นเพิ่มในประเด็นนี้บาง หรือเชิญที่ประชุมคุยกันไปตามวาระที่กำหนดไว้ เชิญให้ผู้ที่เกี่ยวข้องพูดหรือนำเสนอปัญหา แต่หาข้อสรุปหรือทางออกของปัญหาในการทำงานไม่ได้

ถ้าเป็นการประชุมเพื่อรับมอบนโยบายจากผู้บริหารระดับสูง (ซึ่งจริงๆแล้วคือการวางแผนการทำงาน) ที่ประชุมจะเห็นด้วยกับสิ่งที่ประธานนำเสนอทั้งหมด ในบางการประชุมเป็นถึงขนาด ใช่ครับพี่ ดีครับผม ถูกต้องครับนาย และในหลายๆไม่มีใครกล้าเสนอทางเลือกหรือการทำงานที่แตกต่าง บางครั้งรู้ทั้งรู้ว่ามีวิธีการทำงานที่ดีกว่าก็ไม่กล้านำเสนอ เพราะกลัวอำนาจ และกลัวผู้บริหารจะไม่ชอบหน้าเอา

ผู้เข้าร่วมได้รับหนังสือเชิญประชุม แต่ไม่มีวาระ และเอกสารประกอบการประชุมให้อ่านล่วงหน้า เพื่อศึกษาก่อนการเข้าประชุม

ถ้าจะจัดการประชุมให้ดีและมีการใช้การจัดการความรู้ในการประชุมสิ่งที่ควรทำคือ

- ควรส่งหัวข้อการประชุม หรือ วาระ ให้ผู้เข้าร่วมประชุมได้เตรียมตัวก่อน ควรนัดหมายการประชุมล่วงหน้า ไม่กระทันหัน

- การประชุมที่หวังผลจะใช้เป็นเวทีที่พัฒนางานควรต้องให้มีวาระของการนำเสนอวิธีการทำงานที่ประสบความสำเร็จ ปัญหาที่พบและวิธีการแก้ไข และอุปสรรคของการทำงานที่ยังแก้ไม่ได้ มานำเสนอด้วย เพื่อใช้ที่ประชุมที่มักจะเจอปัญหาและอุปสรรคในการทำงานแบบเดียวกัน ช่วยกันคิด ช่วยกันหาคำตอบ แลกเปลี่ยนแนวทางการทำงานซึ่งกันและกัน

- ระบุตัวบุคคลที่จะให้เข้ามาร่วมประชุม คือควรต้องเป็นผู้ดำเนินการ หรือ ผู้ปฎิบัติงานในเรื่องนั้นๆจริงๆ และควรต้องมาให้ได้ไม่ส่งตัวแทน คือ เอา”คุณกิจ”ตัวจริงมาประชุม หัวหน้าหรือผู้บริหารอาจไม่ใช้ผู้ที่ต้องเข้าร่วมประชุมทุกครั้ง

- ผู้เข้าร่วมประชุม ก่อนมาเข้าร่วมต้องเตรียมตัวกับทีมงานก่อนมาประชุม เพื่อรับฟังและรวมความคิดเห็นหรือข้อเสนอจากทีมงานท่านอื่นๆ ที่ไม่ได้มีโอกาสมาร่วมประชุมมาให้ที่ประชุมรับทราบด้วย และหลังจากการประชุมก็ควรมีการสรุปผลการประชุมและข้อมูลที่สำคัญไปให้ทีมงานของตนทราบด้วย

- ประธานที่ประชุมต้องท้าทายที่ประชุม หรือ ชวนให้คิดวิธีการทำงานที่ดีกว่า นอกจากนั้นประธานควรต้องมีความเชื่อที่ออกมาจากใจ หรือ ภายในถึงการยอมรับฟังความคิดเห็นที่แตกต่างได้ มีการรับฟังในสิ่งที่ผู้เข้าร่วมประชุมนำเสนอในมุมมองที่แตกต่างไป ถามคำถามให้คิดถึงวิธีการทำงานที่ดีกว่า

- ประธานต้องทำบรรยากาศในที่ประชุมที่ทำให้ทุกคนกล้าที่จะบอกอุปสรรคหรือปัญหาในการทำงาน เพื่อที่จะได้เป็นโอกาสในการหาทางระดมความคิด หรือ ช่วยกันแก้ไขปัญหา ไม่ตำหนิถึงความผิดพลาดที่เกิดขึ้นแต่มองเป็นโอกาสในการพัฒนา

- การถามคำถามของประธานก็ต้องระมัดระวัง ต้องทำให้การประชุมเป็นเวทีแห่งการเรียนรู้ ไม่ทำให้เป็นเวทีของการเสียหน้า หรือขายหน้า ผู้เข้าร่วมเองก็ควรเปิดใจลดหัวโขนของตนเองลง

-ผู้เข้าร่วมทุกคน ควรรับฟังความคิดเห็นของผู้อื่น และใคร่ครวญเพื่อหาแนวทางที่จะนำไปใช้ในการพัฒนางานของตนเอง ยอมรับว่าตนเองไม่ได้เก่งทุกเรื่อง ไม่ได้รู้ทุกเรื่อง เป็นน้ำที่ยังไม่เต็มแก้ว

- สิ่งสำคัญคือ ต้องมีการติดตามงานที่ค้าง หรือ ถึงกำหนดที่ต้องดำเนินการด้วย เพื่อให้การทำงานได้ตรงหรือ ใกล้เคียงกับแผนที่วางไว้