เทคนิคการพัฒนาพนักงานด้วยการฝึกอบรมในงาน (On the Job Training)

ฝึกอบรม

การฝึกอบรมพนักงานให้สามารถทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ เป็นหน้าที่ที่สำคัญของหัวหน้างานนะคะ ถ้าพนักงานทำงานได้ดี หัวหน้างานย่อมได้รับประโยชน์จากผลงานนั้นด้วย จุดสำคัญของการฝึกอบรมพนักงานเป็นอย่างไร ลองศึกษานะคะ

การที่จะพัฒนาพนักงานให้ทำงานได้ดีนั้น หัวหน้าต้องกระตุ้นพนักงานให้มีปัจจัย 3 ประการ คือ แนวคิดและทัศนคติ ความตั้งใจและความสามารถ ถ้าพนักงานมีแนวคิดและทัศนคติที่ดีต่อการทำงานบวกความตั้งใจที่จะทำงานให้สำเร็จและมีความสามารถในการทำงานนั้นด้วย ย่อมส่งผลให้การทำงานของพนักงานมีความก้าวหน้าขึ้นอย่างไม่ต้องสงสัย หัวหน้างานจึงมีหน้าที่ในการผลักดันให้พนักงานนำปัจจัยทั้ง 3 ประการออกมาใช้อย่างมีประสิทธิภาพ

ในการเพิ่มความสามารถของพนักงานนั้น ทำได้ด้วยการฝึกอบรม ซึ่งแบ่งออกเป็น 2 ด้าน คือ การฝึกอบรมในงาน (On the Job Training) และการฝึกอบรมนอกงาน (Off the Job Training)

การฝึกอบรมในงานเป็นการฝึกอบรมชี้แนะไปพร้อมๆ กับการทำงานอย่างมีแบบแผน โดยหัวหน้างานจะต้องถ่ายทอดความรู้ เทคนิค ตลอดจนทัศนคติและแนวคิดเกี่ยวกับงานให้ผู้ใต้บังคับบัญชา โดยผ่านการฝึกปฏิบัติจริง ณ สถานที่ทำงาน ส่วนการฝึกอบรมนอกงานเป็นการชี้แนะ ฝึกอบรม ถ่ายทอดความรู้ เทคนิค ทัศนคติเกี่ยวกับงาน โดยจัดนอกสถานที่ทำงาน

โดยที่การฝึกอบรมในงานเป็นการพัฒนาพนักงานที่มีลักษณะเป็นการถ่ายทอดตัวต่อตัว หัวหน้างานจึงสามารถชี้แนะ สั่งสอน ถ่ายทอดความรู้และเทคนิคต่างๆ ให้แก่พนักงานได้อย่างละเอียดโดยตรง หัวหน้างานและพนักงานจึงมีความสัมพันธ์กันอย่างใกล้ชิด มีความสนิทสนมและไว้วางใจกัน ทั้งช่วยสร้างบรรยากาศที่ดีในการทำงานด้วย ในขณะที่การฝึกอบรมนอกงานมักเป็นการฝึกอบรมระยะสั้น ที่เน้นเรื่องใดเรื่องหนึ่งโดยเฉพาะ โดยเชิญวิทยากรผู้เชี่ยวชาญจากภายนอกมาบรรยาย หรือจัดอบรมสัมมนาภายในบริษัท ซึ่งไม่สามารถลงลึกในรายละเอียดในรูปแบบของงานที่ต้องการได้ สถานประกอบการต่างๆ จึงมุ่งเน้นและให้ความสำคัญกับการฝึกอบรมในงานเป็นพิเศษ

อย่างไรก็ตาม การมุ่งพัฒนาพนักงานด้วยการฝึกอบรมในงานนั้น หัวหน้างานนอกจากต้องเข้าใจในบทบาทหน้าที่ของตนที่ต้องอบรมชี้แนะพนักงาน ซึ่งเป็นผู้ใต้บังคับบัญชาของตนแล้ว ยังต้องปฏิรูปความคิดของตนให้สามารถทำความเข้าใจพนักงาน ซึ่งอาจแตกต่างกับหัวหน้างานทั้งอายุ การศึกษา และประสบการณ์ให้ได้ ทั้งต้องพยายามสร้างความรู้สึกอยากทำงาน สร้างบรรยากาศที่ดีในการทำงาน และเพิ่มขีดความสามารถในการทำงานของพนักงานเพิ่มขึ้นด้วย จึงจะทำให้การฝึกอบรมในงานประสบความสำเร็จ

วิธีการของหัวหน้างานในการฝึกอบรม
1. หัวหน้างานควรกำหนดเวลาว่างของตนเอง เพื่อเตรียมงานที่จะมอบหมายให้พนักงานไปปฏิบัติ เช่น อาจมาถึงที่ทำงานก่อนเวลาทำงาน 30 นาที และควรมีเวลาที่แน่นอนสำหรับให้พนักงานเข้าพบเพื่อขอคำปรึกษาด้วย

2. งานที่มอบหมายให้พนักงานทำนั้น หัวหน้างานควรได้รู้และปฏิบัติงานนั้นแล้วทุกขั้นตอน และเมื่อมอบหมายงานให้พนักงาน ควรชี้ให้เห็นถึงเป้าหมายในการทำงาน วิธีการทำงาน และมาตรฐานของงานอย่างชัดเจน

3. การติดต่อสื่อสารกับพนักงานควรทำด้วยยความจริงใจ รับฟังปัญหาของพนักงานเพื่อการชี้แนะอย่างถูกต้อง อย่าทำตนเป็นคนที่มีงานยุ่งมาก จนพนักงานไม่กล้าเข้าขอคำปรึกษา

4. การมอบหมายงานแก่พนักงานผู้ใด หัวหน้างานควรต้องทราบขีดความสามารถของพนักงานผู้นั้นก่อน และมอบหมายงานให้ตรงกับความสามารถของพนักงาน

5. เมื่อพนักงานเข้ามาขอคำปรึกษา หัวหน้างานควรใช้เป็นโอกาสให้พนักงานทำความเข้าใจกับวัตถุประสงค์ของงาน และคิดตัดสินใจแก้ปัญหาด้วยตนเอง แทนที่หัวหน้างานจะเป็นผู้ให้คำตอบโดยตรง ซึ่งพนักงานก็ไม่เข้าใจว่าคำตอบนั้นได้มาอย่างไร

6. เป้าหมายในการทำงานนั้น หัวหน้างานต้องเน้นเป้าหมายทั้ง 3 ด้าน ทั้งในด้านคุณภาพ (Quality) กำหนดการส่งมอบ (Delivery) และต้นทุน (Cost) เพื่อให้พนักงานมองปัญหาอย่างรอบด้านด้วย

7. หัวหน้างานควรมีส่วนช่วยชี้แนะทีละจุด เพื่อให้การทำงานเป็นไปอย่างถูกต้อง และไม่เกิดความเสียหาย หากหัวหน้างานปล่อยให้พนักงานคิดเองทำเองทั้งหมด โอกาสที่จะผิดพลาดย่อมมีมาก

8. หัวหน้างานควรมีตารางควบคุมการทำงานประจำวัน และการตรวจสอบการปฏิบัติงานที่ดี เพื่อจะได้สามารถสนับสนุนแนะนำสอนงานแก่พนักงานได้ในเวลาที่เหมาะสม ในบางกรณี หัวหน้างานควรมีส่วนช่วยพนักงานในการขจัดปัญหาที่ขัดขวางการปฏิบัติงานของพนักงานด้วย

9. หัวหน้างานควรทำตนเหมือนหัวหน้าทีมที่ต้องดึงความสามารถของลูกทีมแต่ละคนมาใช้ประโยชน์ให้เต็มที่ และประสานงานในทีมให้มุ่งสู่ความสำเร็จให้ได้

10. ขั้นตอนการปฏิบัติงานที่สำคัญ ควรมีการจดบันทึกรวบรวมเป็นเอกสารและมีการปรับปรุงพัฒนาตลอดเวลา เพื่อเป็นเครื่องมือในการฝึกอบรมพนักงานใหม่ให้เรียนรู้ โดยอย่าให้ความรู้นั้นหายไปกับพนักงานที่ต้องโยกย้ายหรือเปลี่ยนงานไป

การสร้างความรู้สึกให้พนักงานอยากทำงาน
1. หัวหน้างานไม่ควรยึดติดกับประสบการณ์ของตนเพียงอย่างเดียว แต่ควรหมั่นศึกษาเรียนรู้เทคนิคใหม่ๆ และรับฟังความเห็นของพนักงานด้วย

2. ในการประชุมร่วมกับพนักงาน หัวหน้างานควรให้โอกาสทุกคนแสดงความเห็นร่วมกันก่อนหาข้อยุติ โดยไม่ควรถือสิทธิ หรือใช้อำนาจสั่งการแบบเผด็จการ

3. หมั่นส่งเสริมพนักงานให้มีการศึกษาเพิ่มเติมอยู่เสมอ อย่าจำกัดความคิดแบบกบในกะลาครอบ

4. หน้าที่ของหัวหน้างาน คือ ให้พนักงานได้ทำงานที่ท้าทายต่อความสามารถ

5. กระตุ้นพนักงานให้ผลิตสินค้าที่เป็นหนึ่งในโลก และเป็นที่นิยมใช้เป็นอันดับหนึ่งของโลกด้วย

6. สร้างโอกาสให้พนักงานได้พัฒนาตนเองเป็นผู้มีฝีมือในระดับชาติและระดับโลก

7. ส่งเสริมให้พนักงานได้ทำงานในสิ่งที่เขาถนัดที่สุด และมีการพัฒนาขึ้นตลอดเวลา

8. รู้จักข้อเด่นและข้อด้อยของพนักงาน โดยพยายามนำข้อเด่นมาใช้ประโยชน์ให้เต็มที่

9. การประสานงานกับพนักงาน ควรใช้หลักการรายงาน (Report) การติดต่อพูดจา (Communication) และการปรึกษาหารือ (Disscussion) เพื่อมุ่งต่อการร่วมกันตัดสินใจ

10. ฝึกฝนตนเองให้มีแนวคิดในทางบวกและมองโลกในแง่ดี

11. อย่ากีดกันพนักงานด้วยการบอกว่า งานนี้ไม่ใช่เรื่องของคุณ เพราะจะทำให้พนักงานเสียใจ หมดกำลังใจที่จะเรียนรู้

12. ให้พนักงานได้มีโอกาสเสนอผลงานในที่ประชุม เพื่อสร้างความมั่นใจและภาคภูมิใจแก่พนักงาน แต่ก่อนที่จะเสนอผลงานควรได้ฝึกฝนพนักงาน ช่วยชี้แนะการเตรียมการ และรัหว่างการเสนอผลงาน หากมีคำถามที่พนักงานไม่อาจชี้แจงได้ หัวหน้างานควรเข้าช่วยในการตอบคำถาม หรืออธิบายแทน

13. พัฒนาพนักงานในการแก้ปัญหา โดยใช้หลักP D C A (Plan Do Check Action) โดยมีข้อมูลข่าวสารที่เป็นจริงในการแก้ข้อขัดข้อง

14. อย่าแก้ไขปัญหาโดยยึดติดกับสถานภาพของตน แต่ให้มองประโยชน์ขององค์กรเป็นหลัก

15. จัดให้มีช่วงหยุดพักงาน และมีกิจกรรมพักผ่อนคลายความเครียดร่วมกันบ้าง เพื่อการเริ่มต้นงานใหม่ที่กระปรี้กระเปร่า

การเพิ่มขีดความสามารถของหัวหน้างานด้วยตนเอง

1. มีความสนใจต่อธรรมชาติและสิ่งรอบตัว ฝึกฝนตนให้มีความรู้กว้างขวางอยู่เสมอ

2. ทำตนให้เป็นผู้มีความเชี่ยวชาญในเรื่องใดเรื่องหนึ่งโดยเฉพาะ เพื่อจะได้ขยายความรู้ออกไปด้านอื่น

3. ใฝ่ใจค้นคว้าหาความรู้จากข้อมูลข่าวสารต่างๆ และรู้จักการนำมาประยุกต์ใช้ในงาน เพื่อสร้างสรรค์ผลงานให้ดีขึ้นอยู่เสมอ

4. การแก้ไขปัญหาใดๆ อย่าถือความเชื่อมั่นในตนเองมากเกินไป อย่ามุ่งหวังผลในทางดีเกินไป และอย่าเชื่อข้อมูลที่ขาดความสมบูรณ์ รวมทั้งอย่าแก้ปัญหาโดยอยู่แต่เฉพาะที่โต๊ะทำงานเท่านั้น แต่ควรมีโอกาสได้ไปในสถานที่จริง ดูปัญหาที่เกิดขึ้นจริงและเก็ข้อมูลที่เกิดขึ้นจริงเพื่อแก้ปัญหาที่ถูกต้อง

5. ฝึกฝนการมีความคิดริเริ่มสร้างสรรค์ และทำงานที่ท้าทายความสำเร็จอยู่เสมอ โดยอย่ามุ่งแต่เพียงเลียนแบบผลิตภัณฑ์ของบริษัทอื่น

6. เมื่อมีความคิดใหม่ๆ ควรพัฒนาความคิดนั้นให้เป็นรูปร่างที่จับต้องได้

7. การวางแผนงานต้องทำอย่างเป็นระบบ และการปฏิบัติตามแผนต้องได้ผลเป็นจริงอย่างชัดเจน

8. งานที่สามารถทำพรุ่งนี้ได้ ไม่ควรนำมาทำในวันนี้ โดยมีการกำหนดเวลาทำงานที่เหมาะสมและมีความยืดหยุ่น ทั้งรู้จักกำหนดงานที่ต้องทำในวันต่อไปไว้เสมอ

9. เมื่อมีปัญหาต้องแจ้งผู้บังคับบัญชาชั้นสูงโดยเร็ว รวมทั้งรายงานการแก้ปัญหาให้ทราบด้วย โดยต้องสอนให้พนักงานถือปฏิบัติตามหลักการนี้อย่างเคร่งครัด อย่าปล่อยให้มีการปิดบังปัญหาเด็ดขาด

10. ทำตนให้เป็นผู้มี "เสาอากาศ" เพื่อการรับข้อมูลข่าวสารทั้งจากภายในและภายนอกองค์กรอยู่เสมอ ทั้งต้องรู้จักติดต่อกับคนที่สำคัญในแต่ละสายงาน เพื่อการแลกเปลี่ยนข้อมูล ซึ่งจะช่วยให้ได้ข้อมูลที่ทันสมัยและมีคุณภาพ

มีทั้งศาสตร์และศิลป์ในการบริหาร ทั้งเข้าใจ ทั้งยอมรับ เห็นอกเห็นใจ เสริมแรงอย่างเต็มที่ ใครๆ ก็อยากทำงานให้อย่างเต็มกำลังความสามารถ จริงไหมคะ

โดย วิชัย โถสุวรรณจินดา - วันอังคารที่ 6 พฤศจิกายน พ.ศ. 2550

เขียนใน GotoKnow โดย ญาดา
ใน ความรู้สู่การพัฒนาทรัพยากรมนุษย์

หมายเลขบันทึก: 275597เขียนเมื่อ 11 กรกฎาคม 2009 16:01 น. ()แก้ไขเมื่อ 21 มิถุนายน 2012 23:49 น. ()สัญญาอนุญาต: ครีเอทีฟคอมมอนส์แบบ แสดงที่มา-ไม่ใช้เพื่อการค้า-อนุญาตแบบเดียวกันจำนวนที่อ่าน