การมีส่วนร่วมในการพัฒนาระบบ

องค์กรของฉันเปิดดำเนินการมาได้ประมาณ 7 เดือนแล้ว ต้องขอสารภาพจริงๆว่าในช่วงเริ่มต้นไม่มีความรู้ใดๆเกี่ยวกับงานที่ทำเลย เพียงแต่มีและเห็นโอกาสเท่านั้น ฉันและหุ้นส่วนใช้วิธีการหาความรู้โดยการถาม ถาม และถาม จากผู้ที่มีความรู้และประสบการณ์ รูปแบบความรู้ขององค์กรในช่วงเริ่มต้นจึงเป็นแบบ Socialization พวกเราจึงสามารถทำงานต่างๆผ่านมาได้
ปัญหาในช่วงเริ่มต้นขององค์กรคือการขาดความรู้ และจะทำอย่างไรให้เราสามารถเข้าใจในงานได้อย่างรวดเร็ว  ฉันพบว่าแบบแต่ละงานที่เราไปรับมาเราสามารถแยกออกตามอุปกรณ์ที่ใช้เฉพาะจนเหลือเพียงไม่กี่รูปแบบ เมื่อเราจัดเป็นหมวดหมู่ จะช่วยให้เราสามารถอ่านแบบและจัดอุปกรณ์ได้เร็วขึ้น  อีกปัญหาคือจำนวนอุปกรณ์ที่มีหลายชนิดและหลายขนาด ทำอย่างไรเราจึงจดจำในรูปร่างหน้าตาและเข้าใจวิธีใช้ได้อย่างรวดเร็วเช่นกัน ฉันใช้วิธี ถ่ายรูป พร้อมเขียนรายละเอียดเช่น ชื่อ มีกี่ขนาด ลักษณะงานที่ใช้ และวิธีใช้ เพื่อให้ง่ายขึ้น อุปกรณ์บางชนิดเป็นอุปกรณ์ที่มีความถี่ในการใช้น้อยครั้งประกอบกับชื่อเรียกที่ไม่ค่อยคุ้นหูสักเท่าไร การจัดทำรายละเอียดโดยวิธีนี้ดูจะช่วยให้เราสะดวกในการค้นหายิ่งขึ้นและเราก็สามารถนำไปถ่ายทอดให้พนักงานใหม่ได้ง่ายขึ้นด้วย
หลายองค์กรคงเคยพบปัญหาในการตรวจเช็คคลังสินค้า สำหรับฉันยังไม่เป็นปัญหาและฉันเองก็ไม่อยากให้เป็นปัญหาด้วยเพราะคงจะปวดหัวมาก เมื่อพบว่าจำนวนที่บันทึกกับจำนวนจริงไม่ตรงกัน  ฉันใช้วิธี กำหนดผู้รับผิดชอบในการเบิกอุปกรณ์โดยมีการหมุนเวียนกันก่อนการเช็คคลังสินค้าและส่งแบบของงานนั้นพร้อมกับเขียนอุปกรณ์ที่เบิกนอกเหนือจากแบบ(บางครั้งแบบและอุปกรณ์ที่ใช้จริงไม่ตรงกัน)
การทำให้พนักงานมีส่วนร่วมในการพัฒนาระบบคือ เราจำเป็นที่ต้องอธิบายให้เห็นความสำคัญของการทำระบบ ดังเช่น ถ้ามีอุปกรณ์ในคลังสินค้าขาดหายไป เราอาจเสียเวลาในการทำงานมากกว่าปกติในการรออุปกรณ์ชิ้นใหม่ที่มาทดแทน การสร้างบรรยากาศและวัฒนธรรมองค์กรให้ทุกคนมีความรู้สึกในการเป็นส่วนหนึ่งขององค์กร แต่ทั้งหมดนี้ ตัวผู้นำในองค์กรต้องเข้ามามีส่วนร่วมทั้งสิ้น  ส่วนวิธีการฉันคิดว่าขึ้นกับรูปแบบของแต่ละระบบ  เช่น การตรวจเช็คคลังสินค้า นอกจากจูงใจให้เห็นประโยชน์แล้ว  การสั่งการให้พนักงานปฏิบัติตามวิธีการที่วางไว้  อาจทำให้เราสามารถจัดระบบได้เร็วขึ้น