KM น่าจะเป็นเรื่องง่าย ๆ เพียงลงทุนวางเครือข่ายคอมพิวเตอร์และออกแบบฐานข้อมูลสำหรับจัดเก็บองค์ความรู้ต่าง ๆ ขึ้นมา องค์กรก็จะได้ใช้ประโยชน์จากระบบ KM อย่างเต็มที่ ซึ่งเป็นความคิดที่ผิด เป็นความจริงที่ระบบ IT เช่น เครือข่าย LAN, การตั้งเครื่องคอมพิวเตอร์เซอร์ฟเวอร์ ไปจนถึงการรักษาความปลอดภัยให้กับเครือข่ายคอมพิวเตอร์ และการออกแบบระบบฐานข้อมูลที่มีการจัดเก็บอย่างเหมาะสมและมีประสิทธิภาพ จะเป็นสิ่งที่ขาดมิได้สำหรับการพัฒนาด้าน KM ภายในองค์กร แต่ในทางปฏิบัติ มีผู้บริหารองค์กรจำนวนมากทั่วโลกพยายามจะนำทฤษฎีของ KM มาประยุกต์ใช้ภายในองค์กรของตน และทำการลงทุนอย่างมหาศาลไปกับการวางระบบเครือข่ายคอมพิวเตอร์และพัฒนาระบบฐานข้อมูลภายในองค์กร หลังจากนั้นไม่นานนักก็ต้องพบว่าพนักงานของตนไม่ให้ความสนใจใช้งานระบบ KM ให้เกิดประโยชน์แต่อย่างใดเลย

  แท้จริงแล้ว การให้ความสำคัญกับการออกแบบกระบวนการและโครงสร้างในการดำเนินการ KM กลับเป็นสิ่งที่สำคัญที่สุด อาจกล่าวได้ว่า KM เป็นศาสตร์ที่มีความใกล้เคียงกับศิลปะในการบริหารองค์กรอย่างมาก เพียงแต่เป็นการบริหารจัดการในแง่ขององค์ความรู้เท่านั้น ผู้บริหารที่สนใจนำศาสตร์ด้าน KM มาประยุกต์ใช้ภายในองค์กรของตนเองจะต้องให้ความสำคัญกับการสร้างแนวคิดและการกระบวนการในการจัดการองค์ความรู้เป็นอย่างมาก มิฉะนั้น องค์กรของตนก็จะไม่ได้รับประโยชน์อันใดจาก KM ในทางทฏษฏีกล่าวว่า แนวทางในการสร้างและพัฒนาระบบ KM เพื่อให้คงอยู่และเป็นรากฐานสำคัญสำหรับการดำเนินธุรกิจนั้นประกอบด้วยองค์ประกอบที่สำคัญ 5 ประการด้วยกัน

1.การวางแผนกลยุทธ์ทางด้านองค์ความรู้ (Knowledge Strategy)

2.การถ่ายทอดองค์ความรู้ (Knowledge Transfer)

3.การสร้างกลุ่มความร่วมมือ (Communities of Practice)

4.การเพิ่มคุณค่าให้กับการจัดการองค์ความรู้ (Added Value of Knowledge Management)

5.การเรียนรู้เพื่อการพัฒนาอย่างต่อเนื่อง (Learning and Knowledge Management)