5ส กับ User Involvement

" การจะพัฒนาหรือจัดทำระบบให้สำเร็จ สิ่งสำคัญคือความมุ่งมั่นของฝ่ายบริหารและการมีส่วนร่วมของพนักงานทุกคน "

         วันนี้ผมรีบไปทำงานแต่เช้า เพราะช่วงนี้บริษัทฯจัดให้มีการออกกำลังกายตอนเช้าซึ่งเป็นกิจกรรมหนึ่งของการทำ 5ส  หลังจากออกกำลังกายเสร็จ ผมก็ไปที่ห้องฝึกอบรมของบริษัทฯเพื่อทดลองเปิดแผ่น VCDการฝึกอบรมเรื่อง 5ส ปรากฏว่ากว่าจะได้เปิดแผ่น VCD ก็กินเวลาไปประมาณ 15 นาที สาเหตุเพราะทางฝ่ายบุคคลที่ดูแลเรื่องการฝึกอบรม หารีโมทเครื่อง DVD กับ โทรทัศน์ไม่เจอ  ห้องฝึกอบรมก็รก ผมนึกในใจว่านี่ขนาดฝ่ายฝึกอบรมยังทำ 5ส ในฝ่ายไม่ดีเลย จะไปฝึกอบรมคนอื่นได้อย่างไร  หลังจากได้รีโมทผมก็ลองเปิดดูปรากฏว่าเครื่องไม่อ่านแผ่น VCD ทั้งที่ทดลองเปิดกับเครื่องคอมพิวเตอร์แล้วสามารถเปิดได้ ผมจึงลองเช็คดูและสอบถามผู้รู้ดูปรากฏว่าคนที่ write แผ่นนั้นใช้โปรแกรม write จาก window ซึ่งอาจจะไม่support กับเครื่อง VCD เพื่อนผมจึงแนะนำว่าน่าจะใช้โปรแกรม nero จะดีกว่า  ผมเลยได้ความรู้ใหม่มาอีกอย่าง
เรื่องการ write แผ่น  ผลก็คือวันนี้ต้องเลื่อนการฝึกอบรม 5ส ไปอีก 1 วัน 
           พูดถึงเรื่องการจัดทำระบบ 5ส แล้วตัวผมเองเป็นคณะกรรมการอยู่ด้วย  ดูภายนอกแล้วเหมือนการจัดทำระบบจะง่าย แต่พอทำจริงไม่ง่ายอย่างที่คิดเลยครับ  ที่โรงงานผมเปลี่ยนประธานและคณะกรรมการมาหลายรอบแล้ว  สาเหตุคือทำไม่สำเร็จสักที  พอเริ่มระบบได้สักพักก็เงียบหายกันไปหมดทั้งพนักงานและคณะกรรมการ  ปัญหาที่ยากคือการรักษาระบบไว้ให้คงอยู่  ผมคิดว่าหลายๆที่คงมีปัญหาในการทำ 5ส เหมือนกัน  ตัวผมเองเป็นคนหนึ่งที่ได้รับมอบหมายให้ดูแลการจัดทำระบบ 5ส ของโรงงาน ซึ่งขณะนี้กำลังทำการทบทวนระบบใหม่ ผมจึงขอเล่ารายละเอียดในการจัดทำ  การให้พนักงานทุกคนมีส่วนร่วมในระบบและปัญหาในการจัดทำระบบดังนี้
              วิธีการจัดทำระบบอย่างคร่าวๆ
1. กำหนดนโยบาย วัตถุประสงค์ และเป้าหมาย 5 ส หลังจากนั้น ประกาศนโยบายสู่บุคลากรในองค์กร
2. แต่งตั้งคณะกรรมการ/คณะทำงาน กำหนดหน้าที่ความรับผิดชอบของแต่ละฝ่าย
3.  สร้างความรู้ความเข้าใจใน 5 ส โดยจัดให้มีการฝึกอบรมพนักงานทุกระดับ
4. กำหนดแผนการดำเนินกิจกรรม 5 ส ขององค์กร
5. รณรงค์และประชาสัมพันธ์กิจกรรม 5 ส  สร้างการรับรู้และการมีส่วนร่วมในกิจกรรม 5ส
6. ดำเนินการจัดทำ 3ส แรก โดยจัดตั้งทีมงานในแต่ละพี้นที่  แบ่งพื้นที่รับผิดชอบในแต่ละส่วน
7. ทำการตรวจติดตามและประเมินผลการดำเนินงานในแต่ละพี้นที่ตามเกณฑ์ที่กำหนด
8. จัดให้มีกิจกรรมเพื่อส่งเสริมให้พนักงานทุกคนมีส่วนร่วมในระบบ เช่น การจัดบอร์ด  การตอบคำถามชิงรางวัลเกี่ยวกับ 5ส , จัดให้พนักงานแต่ละส่วนมีการแสดงความคิดเห็น ปรับปรุงงานในฝ่ายด้วย 5ส  , จัดให้มีการประกวดคำขวัญ  , จัดให้มีนิทรรศน์การเกี่ยวกับ 5ส  และวัน 5ส ประจำปี ฯลฯ
9. วางแผน ดำเนินการ ประเมิน และปรับปรุงแก้ไขอย่างต่อเนื่อง

               จากประสบการณ์ของผมในส่วนของปัญหาในการพัฒนาระบบ 5ส หรือระบบอื่นๆจะสำเร็จหรือไม่สำเร็จขึ้นอยู่กับปัจจัยต่อไปนี้
1. ความมุ่งมั่นของผู้บริหารระดับสูง  ถ้าผู้บริหารระดับสูงมีความมุ่งมั่น  สนับสนุนและมีการผลักดันอย่างจริงจัง  มีการตรวจติดตามอย่างสม่ำเสมอรับรองว่าทุกระบบสำเร็จแน่  แต่สิ่งที่ผมประสบมาหรือได้ฟังมาส่วนใหญ่คือผู้บริหารไม่ค่อยสนับสนุน หรือไม่ผลักดันเท่าที่ควรและขาดการตรวจติดตาม (ดูการกระทำนะครับ) ผลก็คือทำให้การจัดทำหรือพัฒนาระบบล่าช้า  หรือการรักษาระบบให้คงอยู่ทำได้ยาก
2. การมีส่วนร่วมของพนักงานทุกคน   ทุกระบบจะสำเร็จได้ต้องอาศัยความร่วมมือของทุกคนไม่ใช่ว่าผู้บริหารมุ่งมั่น สนับสนุนเต็มที่แต่พนักงานทุกคนไม่ร่วมมือ  งานก็ไม่สำเร็จ   การที่จะให้พนักงานทุกคนร่วมมือในการทำระบบหรือพัฒนาระบบนั้นไม่ใช่เรื่องง่าย  การจัดทำระบบและพัฒนาระบบ 5ส ของผมก็เจอปัญหานี้เหมือนกันคือพนักงานไม่ค่อยร่วมมือเท่าที่ควร   วิธีแก้ไขคือการทำให้พนักงานทุกคนมีส่วนร่วม  ทำให้เขาคิดว่าเป็นงานเขาต้องทำ  ทำให้เขาเห็นประโยชน์ที่เขาจะได้รับจากการทำ  หรือง่ายๆก็คือพยายามปรับทัศนคติของเขา  สร้างการรับรู้ใหม่ให้เขา ซึ่งเป็นเรื่องที่ไม่ง่าย  เพราะทัศนคติเกิดจากการรับรู้  ประสบการณ์ที่เขาได้รับในอดีตซึ่งส่งผลกับพฤติกรรมในปัจจุบัน   ส่วนปัญหาเรื่องขาดการประชาสัมพันธ์และขาดการสื่อสารในองค์กรก็เป็น
ปัญหาที่สำคัญที่พบบ่อยเหมือนกันในการจัดทำและพัฒนาระบบต่างๆ ซึ่งส่วนนี้ผมมองรวมว่าเป็นส่วนหนึ่งของปัญหาเกี่ยวกับการขาดการมีส่วนร่วมของพนักงาน
             สำหรับการจัดทำและพัฒนาระบบ 5ส ของโรงงานผมนั้นพยายามดึงให้พนักงานทุกคนมีส่วนร่วมในการพัฒนาระบบดังนี้
  1.  กำหนดนโบยาย วัตถุประสงค์และเป้าหมายในการพัฒนาระบบ 5ส และประกาศให้พนักงานในองค์กรทุกคนรับทราบโดยให้ถือว่าเป็นภารกิจหนึ่งที่พนักงานทุกคนต้องปฏิบัติและมีส่วนร่วมในการจัดทำ  ซึ่งเป็นการแสดงถึงความมุ่งมั่นของฝ่ายบริหารในการพัฒนาและจัดทำระบบ
 2. จัดตั้งทีมงานและคณะกรรมการจัดทำและพัฒนาระบบโดยให้ทุกฝ่ายมีส่วนร่วมโดยส่งตัวแทนจากหน่วยงานของตนร่วมเป็นคณะทำงาน
 3. จัดให้มีการประชาสัมพันธ์และฝึกอบรมเรื่อง 5ส อย่างต่อเนื่องเพื่อสร้างการรับรู้และปลูกจิตสำนึกเรื่อง 5ส  โดยใช้การฝึกอบรม  การจัดบอร์ดแสดงผลงานด้าน 5ส   จัดบอร์ดเกี่ยวกับความรู้เรื่อง 5ส ฯลฯ
 4. จัดให้มีกิจกรรมด้าน 5ส เพื่อให้พนักงานทุกคนมีส่วนร่วมในการจัดทำและพัฒนาระบบโดย
การจัดประกวดคำขวัญชิงรางวัล  การจัดบอร์ดนิทรรศการ  การตอบปัญหาชิงรางวัล  การจัดประกวดกิจกรรมเสนอแนะเพื่อนำ 5ส มาพัฒนาหน่วยงานของตน   ประกวดพื้นที่ 5ส   การทำ Big Cleaning Day ฯลฯ
 5. เผยแพร่ผลงานจากการทำ 5ส ที่เป็นประโยชน์ต่อองค์กร  ผลงานที่ชนะการประกวดในทุกเรื่อง รวมทั้งข้อเสนอแนะต่างๆที่เป็นประโยชน์กับองค์กร  ให้กับทุกคนรับทราบโดยการลงวารสาร   ติดบอร์ด  ประชาสัมพันธ์เสียงตามสายของบริษัทฯ   ฯลฯ
 6.จัดประชุมทีมงาน 5ส ระดับปฏิบัติงาน  คณะกรรรมการ และทีมบริหารระดับสูงร่วมกันเพื่อประเมินผลการทำงาน แลกเปลี่ยนข้อคิดเห็น  เพื่อปรับปรุงงานและพัฒนาการทำ 5ส อย่างต่อเนื่องต่อไป
           นี่เป็นส่วนหนึ่งของปัญหาและวิธีการที่ผมใช้ในการดึงให้พนักงานมีส่วนร่วมในการจัดทำและพัฒนาระบบ 5ส ของโรงงานซึ่งผลตอบรับตอนนี้ก็เป็นที่น่าพอใจ (ประมาณ 70%) จากเป้าหมายที่วางไว้  ถ้ามีความคืบหน้าอย่างอื่นผมค่อยนำมาเล่าให้ฟังในคราวต่อไปนะครับ
           หากเพื่อนมีคำแนะนำหรือข้อเสนอแนะในการให้ผู้ใช้มีส่วนร่วมในการพัฒนาและจัดทำระบบก็ข่วยกันแนะนำเข้ามานะครับ