การจัดระบบบริหารและสารสนเทศ เป็นหัวใจสำคัญของการบริหาร เพื่อให้เกิดคุณภาพ การศึกษา ตามหลักการบริหารนั้น การประกันคุณภาพภายในเป็นกระบวนการบริหารจัดการ เพื่อให้บรรลุเป้าหมายในการพัฒนาคุณภาพการศึกษาให้เป็นไปตามมาตรฐานที่ต้องการ หลักการและกระบวนการบริหารดังกล่าวเป็นสิ่งที่ใช้ในการทำงานให้ประสบความสำเร็จ โดยมีกระบวนการวางแผน ทำตามแผน ตรวจสอบ ประเมินผล และปรับปรุงพัฒนาอยู่เสมอ เพื่อให้การทำงานได้ผลและมีคุณภาพดี (สำนักงานคณะกรรมการการศึกษาแห่งชาติ, 2543 : 8) ครูและผู้บริหารจะต้องร่วมกันพัฒนานักเรียนให้มีคุณภาพดี จะต้องดำเนินการอย่างต่อเนื่องผู้บริหารและครูในสถานศึกษามีส่วนร่วมในการกำหนดเป้าหมายให้ชัดเจน ว่าต้องการพัฒนานักเรียนให้มีคุณสมบัติอย่างไร ต้องช่วยกันคิด และช่วยกันวางแผน (Plan) ว่าจะต้องทำอย่างไร แล้วช่วยกันทำ (Do) ช่วยกันตรวจสอบ (Check) และปรับปรุงแก้ไขข้อบกพร่อง (Action) เพื่อให้บรรลุตามเป้าหมายที่กำหนดไว้อย่างต่อเนื่อง เพื่อพัฒนาปรับปรุงให้ดีขึ้นอยู่ตลอดเวลา โดยร่วมกันทำงานเป็นทีม (สำนักงานคณะกรรมการการประถมศึกษาแห่งชาติ, 2545 : 9) ระบบสารสนเทศทางการศึกษานั้นมีความสำคัญ เพราะ ระบบสารสนเทศทางการศึกษาเป็นการรวบรวมข้อมูลทางการศึกษา ดำเนินการประมวลผลและวิเคราะห์ให้เป็นสารสนเทศ ระบบสารสนเทศที่ดีจะต้องเป็นตัวแทนของเหตุการณ์ มีหลักฐาน มีการวิเคราะห์แปลความหมายของข้อมูล มีการเสนอ รายงานสรุปและการเผยแพร่ ระบบสารสนเทศจึงเป็นระบบที่ได้จัดตั้งขึ้นเพื่อปฏิบัติภารกิจเกี่ยวกับข้อมูลดังต่อไปนี้ (วีระ, 2539 : 7) คือ
1. รวบรวมข้อมูลทั้งภายใน ภายนอก ซึ่งจำเป็นต่อหน่วยงาน
2. จัดระบบเกี่ยวกับข้อมูลเพื่อให้เป็นสารสนเทศที่พร้อมจะใช้ประโยชน์ได้
3. จัดให้มีระบบการจัดเก็บเป็นหมวดหมู่ เพื่อสะดวกต่อการค้นหาและนำไปใช้
4. มีการปรับปรุงข้อมูลอยู่เสมอ เพื่อให้อยู่ในสภาพดีมีคุณภาพทันสมัยตลอดเวลา
สถานศึกษาที่มีระบบสารสนเทศที่สมบูรณ์ ครบถ้วน เป็นปัจจุบันเรียกใช้ได้สะดวก และตรงกับความต้องการ จะช่วยให้สถานศึกษาสามารถดำเนินงานพัฒนาคุณภาพได้อย่างมีประสิทธิภาพ เป็นการสร้างความมั่นใจอยู่บนฐานวิชาการ หลักฐานข้อเท็จจริงตรวจสอบได้ มีการวิเคราะห์ประมวลผลที่เป็นวิทยาศาสตร์ เพราะสารสนเทศทั้งหลาย นอกจากใช้ในการวางแผนและประกอบการตัดสินใจแล้ว ยังนำไปสู่การพัฒนาความคิด และแสดงทางเลือกใหม่ ๆ ในการดำเนินการต่าง ๆ ด้วย (สำนักงานทดสอบทางการศึกษา, 2544 : 8) เพื่อให้เกิดความคล่องตัวในการพัฒนาคุณภาพตั้งแต่ระดับผู้บริหารจนถึงระดับปฏิบัติ สำนักงานทดสอบทางการศึกษา (2544 : 115) ได้แนะนำการจัดระบบสารสนเทศภายในสถานศึกษา เพื่อให้เหมาะกับการนำไปใช้ โดยจำแนกเป็นระบบย่อยพอสรุปได้ ดังนี้
1. ระบบสารสนเทศเป็นพื้นฐานของสถานศึกษา ประกอบด้วยข้อมูลและสารสนเทศที่เกี่ยวกับภาพรวมของสถานศึกษา
2. ระบบสารสนเทศเกี่ยวกับผู้เรียน เป็นระบบสารสนเทศที่รวบรวมข้อมูลเกี่ยวกับผู้เรียนทั้งหมด
3. ระบบสารสนเทศการบริหารงานวิชาการ เป็นการจัดระบบสารสนเทศเกี่ยวกับหลักสูตรและการเรียนการสอน
4. ระบบสารสนเทศเพื่อการบริหารจัดการ สารสนเทศประเภทนี้ต้องประมวลผลรวมมีการเปรียบเทียบข้อมูลอย่างถูกต้องทันสมัย
5. ระบบสารสนเทศเพื่อการรายงาน เป็นการนำข้อมูล สารสนเทศทั้งสี่มารวมกับส่วนที่กล่าวข้างต้น มาสรุปรวมกันแล้วเขียนเป็นรายงานต่อหน่วยงานที่เกี่ยวข้อง
สรุปได้ว่าการจัดระบบบริหารของสถานศึกษานั้นต้องเอื้อต่อการพัฒนาคุณภาพการศึกษา เป็นระบบ และสารสนเทศต้องเป็นข้อมูลที่ผ่านการประมวลผล ครอบคลุมงานทุกด้าน ถูกต้อง
การจัดการเทคโนโลยีสารสนเทศอย่างมีประสิทธิภาพนั้นอาจจะอธิบายได้ง่ายๆ โดยใช้แนวคิด POSCORB ดังต่อไปนี้
P คือ PLANNING งานขั้นแรกเกี่ยวกับเทคโนโลยีสารสนเทศก็คือ การวางแผน หากปราศจากการวางแผนที่ดีแล้ว การนำไอทีมาใช้ก็จะเป็นงานที่ปราศจากเป้าหมายและทิศทาง ไม่รู้ว่าจะนำเราไปสู่อะไรกันแน่
O คือ ORGANIZINGการจัดรูปแบบงานไอทีเป็นงานที่มีความสำคัญอย่างยิ่ง หน่วยงาน หรือบริษัทขนาดใหญ่นั้นจำเป็นจะต้องมีกลุ่มสำหรับบริหารและปฏิบัติการด้านไอที มิฉะนั้นแล้วการดำเนินงานก็จะไม่ราบรื่น
S คือ SCHEDULING การจัดลำดับของงานพัฒนาระบบสารสนเทศในหน่วยงานนั้นเป็น
เรื่องที่มีความสำคัญมาก และผู้บริหารไอทีจำเป็นจะต้องให้ความสนใจมากพอสมควร งานระบบสารสนเทศรวมทั้งหน่วยงานนั้นเป็นงานที่ใหญ่มาก แม้ว่าหน่วยงานจะสนใจจัดหาซื้อระบบสารสนเทศทั้งระบบมาใช้ก้ไม่ได้หมายความว่าหน่วยงานจะสามารถทำให้ทุระบบย่อยทำงานได้พร้อมกันที่เผ้นเช่นนี้เพราะการนำระบบสารสนเทศมาใช้นั้นจำเป็นที่เราจะต้องออกแบบระบบใหา ต้องเปลี่ยนแนวทางการทำงานจากการใช้มือเป็นการใช้เครื่องต้อง จัดหาข้อมูลใหม่ งานเหล่านี้ล้วนแล้วแต่ต้องใช้เวลา และจะต้องคอยตรวจสอบความถูกต้องอยู่เสมอ ด้วยเหตุนี้เอง แม้ว่าหน่วยงานจะได้กำหนดแผนไอทีขึ้นมาแล้วว่าจะมีระบบอะไรบ้าง ผู้บริหารก็ยังจำเป็นที่จะต้องเลือกว่าจะนำระบบย่อยอะไรมาใช้ก่อน ระบบใดจะใช้ลำดับถัดไป
C คือ Control การควบคุมงานด้านไอที
O คือ ORDERING งานที่เกี่ยวกับการสั่งการให้การปฏิบัติงานทุกอย่างดำเนินไปอย่าง
ราบรื่น ไม่มีอุปสรรค์ขัดข้องนั้นเป็นงานที่ต้องอาศัยประสบการณ์และความสามารถของผู้บริหารอย่างแท้จริงการสั่งการนี้จะต้องอาศัยทักษะทางด้านการสื่อสาร Communications คือการพูดอย่างมีเหตุผล สามารถต่อรอง โน้มน้าว และจูงใจผู้ฟังได้ผู้บริหารงานดานไอทีต้องเข้าใจว่าบุคลากรไอทีนั้นเป็นนักเทคนิค ซึ่งมีความรู้ด้านเทคนิคดี แต่ก็มักจะน้อยและไม่ใครง้อใคร หากพูดผิดหูก็อาจจะผละจากองค์กรไปได้ง่ายๆ
R คือ REPORTING งานนี้เกี่ยวกับการจัดทำรายงานสรุปเสนอต่อผู้บริหารของหน่วยงานให้
ทราบความเป็นไปในการปฏิบัติงานต่างๆ ของศูนย์คอมพิวเตอร์ การจัดทำรายงานนี้ต้องอาศัยทักษณะทางด้านการสื่อสารส่วนที่เป็นการเขียน นั้นคือ การจัดทำรายงานจะต้องมีเนื้อหาสาระ ส้นตรงประเด็น และถูกต้อง
B คือ BUDGETING งานนี้เกี่ยวกับการจัดทำงบประมาณสำหรับงานไอทีรวมและงานของ
ศูนย์คอมพิวเตอร์ การจัดทำงบประมาณนั้นผู้บริหารจะต้องเข้าใจว่าการนำเทคโนโลยีสารสนเทศมาใช้นั้นจำเป็นจะต้องมีค่าใช้จ่ายต่างๆ หลายด้านหากผู้บริหารหลงลืมค่าใช้บางรายการไปก็จะทำให้เกิดปัญหาในการปฏิบัติงานได้
ขอบคุณครับสำหรับข้อมูล