เมื่อวันอังคารที่ 18 เมษายน 2549 ที่ผ่านมา หน่วยตรวจสอบภายใน มมส.ได้รับเชิญจากกองกิจการนิสิตให้ไปบรรยายเกี่ยวกับการจัดวางระบบการควบคุมภายใน โดยทีมที่ไปให้ความรู้ในครั้งนี้ประกอบด้วยคุณสมหวัง เพ็ชร์กลาง ผู้อำนวยการ คุณอุทัยรัตน์  แก้วกู่ คุณภาวินี ทะกันจร และผู้เขียน
        ซึ่งประเด็นหลักในการไปให้ความรู้ในครั้งนี้จะเน้นการปฏิบัติตามระเบียบข้อ 6 ของระเบียบการควบคุมภายในฯ ซึ่งกำหนดการที่ทางกองกิจฯส่งมาให้ดูครั้งแรกค่อนข้างที่จะหนักใจพอสมควร เนื่องจากใช้เวลาช่วงบ่ายของวันที่ 18 และให้เริ่มบรรยายเมื่อเวลา 13.30 น. เสร็จสิ้นเวลา 16.30 น. ถ้าตัดเวลาเบรก 15 นาทีออกไป จะมีเวลาเหลือให้บรรยาย อยู่ 2 ชั่งโมง 45 นาที จึงต้องมีการวางแผนและเตรียมการให้เหมาะสม ไม่อย่างนั้นแล้วผู้ฟังจะไม่ได้อะไรกลับไป
        แล้วจะทำอย่างไรจึงจะให้คนจำนวน40คนเข้าใจเรื่องการควบคุมภายในได้ทั้งหมด หรืออย่างน้อยที่สุดครึ่งหนึ่งก็ยังดี ในเวลาเกือบ 3 ชั่วโมงนี้ ซึ่งที่ผ่านมาได้เรียนรู้มาจากการพยายามศึกษาเรื่อง "KM" ทำให้นึกถึงประโยคที่ อ.ประพนธ์ ผาสุขยืดที่ได้เขียนไว้ในหนังสือ"การจัดการความรู้ ฉบับมือใหม่หัดขับ" ว่า "การจัดการความรู้ ไม่ทำไม่รู้" มาเปลี่ยนใหม่ซะหน่อยให้เป็น "การควบคุมภายใน ไม่ทำไม่รู้" ดังนั้นจึงได้มีการแบ่งประเด็นการบรรยาย ดังนี้

  1. ที่มาที่ไปของระเบียบ และรายละเอียดของระเบียบโดยสรุป
  2. อธิบายขั้นตอนการจัดทำและความสัมพันธ์ของแต่ละแบบฟอร์ม ตามระเบียบข้อ 6
  3. ผลการประเมินระบบการควบคุมภายในของกองกิจการนิสิตของรอบปีที่ผ่านมา
  4. ---พัก---
  5. ฝึกปฏิบัติโดยแบ่งกลุ่มตามโครงสร้างของกอง
  6. นำเสนอผลงานของแต่ละกลุ่ม

        เมื่อได้วางแผนและเตรียมการเรียบร้อยแล้วก็ถึงเวลาแล้ว..........

       ทีมงานไปถึงก่อนเวลาเล็กน้อยเมื่อเวลา 13.00 น. เพื่อเตรียมตัวดูสถานที่และอุปกรณ์ต่างๆซึ่งได้เริ่มบรรยายจริงเมื่อเวลา เกือบ14.00น. ซึ่งโดยส่วนใหญ่แล้วก็เป็นไปตามความคาดหมายจะมีเพียงปัญหาเล็กน้อยเรื่องเวลาที่ดูจะเหลือน้อยลงไป แต่ได้รับการยืนยันจากผู้อำนวยการกองกิจการนิสิตว่าสามารถขยายเวลาได้ถึง 17.00น.หรือจนกว่าจะเสร็จ

สรุป

  • ความเข้าใจในระเบียบของผู้เข้าอบรม
         ประมาณจากการคาดคะเน ได้ประมาณ 30-40 %
  • ปัจจัยแห่งความสำเร็จ
         - ผู้บริหารของหน่วยงานให้ความสำคัญ โดยออกคำสั่งให้ทุกคนเข้าร่วมการประชุมและได้ร่วมประชุมตั้งแต่ต้นจนจบการประชุม
         - การกระตุ้นกันเองภายในหน่วยงานเองที่ต้องการจะพัฒนาตนเอง
         - การแบ่งโครงสร้างภายในหน่วยงานที่ชัดเจน มีผู้ดูแลรับผิดชอบเป็นขั้นตอน
         - การที่จะดึงความสนใจของทุกคนได้นั้นต้องให้ทุกคนเขียนงานของตัวเอง
  • สิ่งที่ควรแก้ไข(สำหรับการจัดอบรมครั้งต่อไป)
         - ระยะเวลาในการฝึกปฏิบัติน้อยเกินไปเมื่อเทียบกันจำนวนคนในแต่ละกลุ่ม ทำให้มีเพียงไม่กี่คนที่เข้าใจและสามารถเขียนรายงานได้
         - สถานที่ในการฝึกปฏิบัติไม่ค่อยเอื้ออำนวยนัก ทำให้ขนาดสมาธิในการทำความเข้าใจ
         - จำนวนคนในกลุ่มมีมากเกินไป วิทยากรประจำกลุ่มไม่ทั่วถึง

 

                                                                                                auditor03 msu.
                                                                                               20 เมษายน 2549