เทคนิคในการจัดเก็บเอกสารให้ค้นหาได้สะดวกและรวดเร็ว
กระดาษหรือเอกสารที่เกิดขึ้นในแต่ละงานมีปริมาณมากน้อยแตกต่างกันไป แต่ถ้างานใดที่เกิดเอกสารจำนวนน้อยแล้วไม่จัดระบบการจัดเก็บให้เรียบร้อยก็คงจะไม่เกิดประโยชน์สำหรับการทำงานที่ต้องการความสะดวก รวดเร็ว และที่สำคัญสามารถทำให้การจัดสถานที่ทำงานให้สวยงาม ได้อีกด้วย เพราะห้องทำงานจะไม่ต้องรกรุงรังเต็มไปด้วยแฟ้มเอกสารจำนวนมาก (และต่อไปก็จะนำไปสู่ที่ทำงานน่าอยู่ หรือ 5 ส.นั่นเองคะท่านผู้ชม :p)
การเริ่มต้นในการจัดเก็บเอกสารให้สามารถค้นหาได้ง่าย ควรแยกเอกสารออกเป็นหมวดหมู่ หรือประเภทของเอกสาร เช่น เอกสารจากภายนอก คือ หนังสือที่รับมาจากหน่วยงานภายนอก ก็สามารถตั้งแฟ้มชื่อ "หนังสือรับจากภายนอก ปี พ.ศ....... (เล่มที่....)" การบอกปีพ.ศ.และจำนวนแฟ้มจะช่วยได้มากในการค้นหาเอกสาร และการจัดเอกสารภายในแฟ้มควรเรียงลำดับจากน้อยไปมาก คือ "หากหน่วยงานมีการลงรับเอกสารก็ให้เรียงลำดับเอกสารจากเลขรับหนังสือโดยเลขรับที่ได้ออกเลขก่อนก็จะอยู่ล่างสุด และเลขรับหนังสือที่พึ่งออกเลขก็อยู่บนสุด"
ขั้นตอนต่อไปเมื่อเราได้แบ่งแยกประเภทของเอกสารหรือหนังสือได้แล้ว ซึ่งการแยกประเภทหรือหมวดหมู่ของเอกสารนั้น แต่ละหน่วยงานหรือแต่ละงานก็จะมีจำนวนและประเภทของเอกสารไม่เท่ากัน แต่สิ่งที่สำคัญที่สุดสำหรับการแยกประเภทของเอกสารนั่นก็คือการตั้งชื่อหมวดหรือประเภทเอกสาร ขอให้การตั้งชื่อนั่นสามารถสื่อให้ทุกคนในหน่วยงานได้เข้าใจตรงกัน และเมื่อเรามีประเภทของเอกสารแล้วก็ควรนำมาตั้งเป็นรหัสของประเภทเอกสาร เช่น เอกสารประเภท "หนังสือรับจากภายนอก ปี พ.ศ.2549 (เล่ม 1)" ก็แทนด้วยรหัส A2549(1) นั่นคือ A = หนังสือรับจากภายนอก 2549 = ปีของเอกสาร (เล่ม 1) = จำนวนเล่มของเอกสารปีนั่น ๆ (เมื่อเราได้ตั้งรหัสของประเภทเอกสารแล้วควรทำ "คู่มือประเภทเอกสาร" ด้วยนะคะ เพื่อเป็นคัมภีร์ เอ๊ย สารบัญในการค้นหาเอกสารสำหรับเพื่อนร่วมงานของเราด้วยยังงัยคะ )
การทำสันแฟ้มก็เป็นเทคนิคอย่างนึงซึ่งอาจจะมองว่าเป็นเรื่องไม่สำคัญ แต่จริง ๆ แล้ว สันแฟ้มมีความสำคัญและมีส่วนช่วยเป็นอย่างมากในการทำให้การค้นหาเอกสารรวดเร็วยิ่งขึ้น ควรทำสันแฟ้มที่สามารถอ่านได้ง่าย ใช้สีของกระดาษสำหรับทำสันแฟ้มที่สดใสมองเห็นได้ง่าย
นี่ก็เป็นเทคนิคเล็ก ๆ น้อย ๆ ที่สามารถนำไปใช้ได้โดยอาจจะเริ่มจากเอกสารส่วนตัวของตัวเราเองก่อนก็ได้นะคะ เพื่อจะได้สร้างความชำนาญ และคุ้นเคยในการแบ่งแยกประเภทของเอกสารที่มีอยู่ของเราก่อน แล้วเมื่อมัน "เวิร์คคคคคคคคคคคคคคคค" ก็สามารถนำมาใช้ในการจัดเก็บเอกสารระดับหน่วยงานได้นะคะ :)
ความเห็น
มนทิพ ศรีแสง
จะขอบอกว่าเป็นคนหนึ่งที่ไม่สามารถจัดเอกสารเป็นหมวดหมู่ได้เลย วันไหนจะใช้งานก็หากันตาลายยย......อาจจะเป็นเพราะว่าเอกสารที่ได้รับอาจจะจัดแบ่งเป็นหมวดหมู่ยาก คนละประเภท ถ้าจะจัดเก็บแยกประเภทแฟ้ม สถานที่จัดเก็บน้อยมาก จะขอคำแนะนำหน่อยละกันนะนะ............. ว่าถ้าจัดเก็บแบบประหยัดพื้นที่และประหยัดแฟ้ม หาง่าย มีเทคนิคอะไร ซึ่งทุกวันนี้กำลังประสบกับปัญหานี้อย่างแรงจนผอมเป็นถั่วงอกแล้วละ (เกี่ยวกันหรือเปล่า เนี๊ยะ )
- ก่อนอื่นคุณมนทิพต้องทราบว่าหนังสือหรือเอกสารของคุณมนทิพในแต่ละวันนั้นมีอะไรบ้าง??
- หากหนังสือหรือเอกสารที่เข้ามาในแต่ละวันมีจำนวนมาก ก็ไม่ควรแบ่งประเภทให้มากตามหนังสือ ควรแบ่งเอกสารเหล่านั้นเป็นประเภทหลัก ๆ ซึ่งตามธรรมชาติของการทำงาน อาจจะแบ่งประเภทหนังสือได้เป็น 2 ประเภท คือ หนังสือรับ หนังสือส่ง หรืออาจจะเพิ่มแฟ้มเอกสารการประชุมด้วยก็ได้หากคุณมนทิพเป็นคณะกรรมการในชุดประชุมต่าง ๆ มาก
- การเรียงลำดับเอกสารภายในแฟ้มเพื่อให้ง่ายต่อการค้นหาก็อย่างที่บอกไว้นะคะ โดยการเรียงจากเลขรับหนังสือน้อยไปหามากคะ
หมายเหตุ เอกสารไหนที่ไม่ได้ใช้งานเป็นประจำแล้วมีสำเนาอยู่ที่ธุรการกลางของหน่วยงานแล้ว ก็ไม่ควรนำมาเก็บไว้ใกล้ตัว หากจะใช้เพื่ออ้างอิงหรือปฏิบัติงานก็สามารถขอสำเนาได้จากธุรการกลาง จะทำให้เอกสารที่มีอยู่จะเป็นเอกสารเฉพาะที่ยังอยู่ในระหว่างการดำเนินงานหรือยังดำเนินงานไม่แล้วเสร็จ แต่ถ้าเอกสารไหนหรือแฟ้มเอกสารใดที่มีผลการดำเนินงานที่แล้วเสร็จแล้ว ก็ควรฝากธุรการกลางจัดเก็บเพื่อรอการส่งฝากไว้ที่ศูนย์จัดเก็บเอกสารกลางต่อไปคะ :)
หากยังไม่กระจ่างก็สามารถถามเพิ่มเติมได้อีกนะคะ :)
- ขอบคุณสำหรับข้อแนะนำค่ะ
- หากมีประเด็นปัญหา หรือกรณีได้ลองจัดเก็บแล้ว ขออนุญาตสอบถามเพิ่มเติม