กระดาษหรือเอกสารที่เกิดขึ้นในแต่ละงานมีปริมาณมากน้อยแตกต่างกันไป แต่ถ้างานใดที่เกิดเอกสารจำนวนน้อยแล้วไม่จัดระบบการจัดเก็บให้เรียบร้อยก็คงจะไม่เกิดประโยชน์สำหรับการทำงานที่ต้องการความสะดวก รวดเร็ว และที่สำคัญสามารถทำให้การจัดสถานที่ทำงานให้สวยงาม ได้อีกด้วย เพราะห้องทำงานจะไม่ต้องรกรุงรังเต็มไปด้วยแฟ้มเอกสารจำนวนมาก (และต่อไปก็จะนำไปสู่ที่ทำงานน่าอยู่ หรือ 5 ส.นั่นเองคะท่านผู้ชม :p)

            การเริ่มต้นในการจัดเก็บเอกสารให้สามารถค้นหาได้ง่าย ควรแยกเอกสารออกเป็นหมวดหมู่ หรือประเภทของเอกสาร เช่น เอกสารจากภายนอก คือ หนังสือที่รับมาจากหน่วยงานภายนอก ก็สามารถตั้งแฟ้มชื่อ "หนังสือรับจากภายนอก ปี พ.ศ....... (เล่มที่....)" การบอกปีพ.ศ.และจำนวนแฟ้มจะช่วยได้มากในการค้นหาเอกสาร และการจัดเอกสารภายในแฟ้มควรเรียงลำดับจากน้อยไปมาก คือ "หากหน่วยงานมีการลงรับเอกสารก็ให้เรียงลำดับเอกสารจากเลขรับหนังสือโดยเลขรับที่ได้ออกเลขก่อนก็จะอยู่ล่างสุด และเลขรับหนังสือที่พึ่งออกเลขก็อยู่บนสุด"

            ขั้นตอนต่อไปเมื่อเราได้แบ่งแยกประเภทของเอกสารหรือหนังสือได้แล้ว ซึ่งการแยกประเภทหรือหมวดหมู่ของเอกสารนั้น แต่ละหน่วยงานหรือแต่ละงานก็จะมีจำนวนและประเภทของเอกสารไม่เท่ากัน แต่สิ่งที่สำคัญที่สุดสำหรับการแยกประเภทของเอกสารนั่นก็คือการตั้งชื่อหมวดหรือประเภทเอกสาร ขอให้การตั้งชื่อนั่นสามารถสื่อให้ทุกคนในหน่วยงานได้เข้าใจตรงกัน และเมื่อเรามีประเภทของเอกสารแล้วก็ควรนำมาตั้งเป็นรหัสของประเภทเอกสาร เช่น เอกสารประเภท "หนังสือรับจากภายนอก ปี พ.ศ.2549 (เล่ม 1)" ก็แทนด้วยรหัส A2549(1) นั่นคือ A = หนังสือรับจากภายนอก 2549 = ปีของเอกสาร (เล่ม 1) = จำนวนเล่มของเอกสารปีนั่น ๆ (เมื่อเราได้ตั้งรหัสของประเภทเอกสารแล้วควรทำ "คู่มือประเภทเอกสาร" ด้วยนะคะ เพื่อเป็นคัมภีร์ เอ๊ย สารบัญในการค้นหาเอกสารสำหรับเพื่อนร่วมงานของเราด้วยยังงัยคะ )

              การทำสันแฟ้มก็เป็นเทคนิคอย่างนึงซึ่งอาจจะมองว่าเป็นเรื่องไม่สำคัญ แต่จริง ๆ แล้ว สันแฟ้มมีความสำคัญและมีส่วนช่วยเป็นอย่างมากในการทำให้การค้นหาเอกสารรวดเร็วยิ่งขึ้น ควรทำสันแฟ้มที่สามารถอ่านได้ง่าย ใช้สีของกระดาษสำหรับทำสันแฟ้มที่สดใสมองเห็นได้ง่าย

              นี่ก็เป็นเทคนิคเล็ก ๆ น้อย ๆ ที่สามารถนำไปใช้ได้โดยอาจจะเริ่มจากเอกสารส่วนตัวของตัวเราเองก่อนก็ได้นะคะ เพื่อจะได้สร้างความชำนาญ และคุ้นเคยในการแบ่งแยกประเภทของเอกสารที่มีอยู่ของเราก่อน แล้วเมื่อมัน "เวิร์คคคคคคคคคคคคคคคค" ก็สามารถนำมาใช้ในการจัดเก็บเอกสารระดับหน่วยงานได้นะคะ :)