งานสารบรรณ เป็นงานที่พนักงานธุรการทุกหน่วยงานในมหาวิทยาลัยต้องเคยปฎิบัติงานหรือผ่านการทำงานด้านนี้มาแล้วทั้งนั้น แต่ "การปฏิบัติงาน" กับ "การผ่านการทำงาน" ก็แตกต่างกันมากแล้ว เพราะการปฏิบัติงานนั้นจะหมายถึงการทำงานอย่างเข้าใจในระบบงาน ทำให้การปฏิบัติงานด้านงานสารบรรณซึ่งเป็นงานที่ต้องการความเรียบร้อยและถูกต้องนั่นเป็นไปได้อย่างดี แต่การผ่านการทำงานอาจจะหมายถึงการที่เราอาจจะได้รับการฝากงานจากเพื่อนร่วมงานให้ปฏิบัติงานแทนเพราะฉะนั้นที่เราได้รับการฝากงานนี้อาจจะไม่มีความเชี่ยวชาญหรือเข้าใจในระบบงาน แต่ ถ้าเราคนที่ได้รับการฝากงานทำงานด้วยความใส่ใจ ตั้งใจ และรอบคอบการได้ผ่านการทำงานครั้งนี้ก็จะทำได้เสมือนหนึ่งเป็นคนปฏิบัติงานเอง
ความหมายหรือวัตถุประสงค์ที่ต้องการบอกถึงเรื่องนี้ก็คือ หากเราทำงานทุกอย่าง ด้วยความตั้งใจ ใส่ใจ และรอบคอบ ไม่ว่าการทำงานใด ๆ ก็จะสามารถผ่านไปได้ด้วยดี หรือถ้าจะพูดให้เป็นบทกลอนหรือคำที่สวยหรูอาจพูดได้ว่า "ใส่ใจในการทำงาน" ทุกอย่างก็ O.K. คะ
ภาพถ่าย...กับความน่ารัก กับตัวจริง..กับความน่ารักมีมากกว่า
ระบบจัดเก็บเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ หรือ Infoma File เป็นระบบที่ให้ความสะดวกในการจัดเก็บเอกสารและค้นหาเอกสารต่าง ๆ ที่ทุกหน่วยงานต้องการใช้เพื่อนำมาอ้างอิง เช่น คำสั่ง ประกาศ ระเบียบ ฯลฯ ซึ่งเป็นเอกสารกลางที่ทุกหน่วยงานนำมาลงทะเบียนที่ส่วนสารบรรณ
บางทีระบบ Paperless ของงานสารบรรณทำให้ต้องใช้กระดาษเป็นจำนวนมาก ที่เห็นดีด้วยคือระบบ Re used ใช้กระดาษหน้าสองดีกว่า
ระบบ paperless ยอมรับนะคะว่าบ้างครั้งอาจจะไม่ได้ผล ถึงเอกสารทุกอย่างจะอยู่ในรูปแบบของเอกสารอิเล็กทรอนิกส์หมดแล้ว แต่ผู้ใช้บางคนก็อดที่จะสั่งพิมพ์เพื่อจะเก็บไว้เป็นสำเนาใกล้ๆตัวให้อุ่นใจไม่ได้หรอกคะ เคยเจอเหมือนกันคะ เวลาผู้ใช้มาออกเลขเอกสารส่งภายนอกจะมีสำเนามาให้เขียนเลขถึง 3 ฉบับ แต่เราก็สามารถที่แก้ไขหรือแก้ปัญหานี้ได้นะคะ โดยการสร้างจิตสำนึกและความมั่นใจให้กับผู้ใช้ว่าเอกสารที่อยู่บนระบบจะไม่สูญหายหรือว่ามีข้อมูลที่ครบถ้วนแน่นอนเวลาผู้ใช้ต้องการนำเอกสารเหล่านั่นไปอ้างอิงคะ
สำหรับที่ม.วลัยลักษณ์การถ่ายสำเนาเอกสารสำคัญเช่น คำสั่ง ประกาศ ฯลฯ ไว้กับตัวจะน้อยลงแล้วคะ แต่ก็ยังมีเอกสารประเภทสำเนาหนังสือส่งภายนอกที่เจ้าของเรื่องอยากจะเก็บหลักฐานไว้ยืนยันการส่งหรือหลักฐานการชี้แจงเพื่อใช้ไว้อ้างอิงหรือตรวจสอบต่อไปคะ แต่ก็จะพยายามบอกว่าไม่จำเป็นแล้วที่จะเก็บสำเนาไว้เพราะส่วนสารบรรณได้ทำการ scan เอกสารเหล่านี้ขึ้นไปไว้บน web เรียบร้อยแล้วนะคะ
ยินดีกับบันทึกแรกครับ การเดินทางไกลต้องเริ่มจากก้าวแรกเสมอ
รูปถ่ายหวานใจน่ารักมากค่ะ
ขอชื่นชมในความรู้ที่ได้รับ