ทฤษฎีองค์การ
สรุปสาระสำคัญ ทฤษฎีองค์การและการวิเคราะห์ (ทฤษฎี Max Weber)
จากการศึกษาวิชา ทฤษฎีองค์การและการวิเคราะห์ในหัวข้อต่าง ๆได้แก่
1) ทฤษฎีองค์การและพัฒนาการของทฤษฎี
2) การวินิจฉัยองค์การ (Diagnosis)
3) Strategy, Organization Design, and Effectiveness
4) Corporate Identity และวัฒนธรรมองค์การ
สามารถสรุปสาระสำคัญได้เป็นลำดังดังนี้
1. ความหมายของ “องค์การ” คำว่า “องค์การ” มีนักวิชาการให้ความหมายไว้แตกต่างกัน เช่น
Dimock ให้ความหมายว่า องค์การ หมายถึง การจัดระเบียบโดยการนำเอาส่วนต่าง ๆที่เกี่ยวข้องมารวมกันในรูปของส่วนรวมเพื่อให้มีการใช้อำนาจบริหารงานและเป็นศูนย์อำนวยการให้งานดำเนินลุล่วงเป้าหมายที่กำหนดไว้
Hicks & Gullett ให้ความหมายว่า องค์การ หมายถึงโครงสร้างที่จัดทำขึ้นตามกระบวนการสำหรับให้บุคคลฝ่ายต่าง ๆเข้ามาร่วมปฏิบัติงานเพื่อความสำเร็จตามวัตถุประสงค์ต่าง ๆ
Max Weber ให้ความหมายว่าองค์การคือหน่วยสังคมหรือหน่วยงานซึ่งมีกลุ่มหนึ่งร่วมกันดำเนินกิจกรรมต่าง ๆเพื่อบรรลุเป้าหมายอย่างใดอย่างหนึ่ง
จากความหมายต่าง ๆ กล่าวได้ว่าองค์การต้องมีองค์ประกอบหรือลักษณะร่วมดังนี้
1.1) โครงสร้าง (Structure) : องค์การต้องมีการจัดโครงสร้าง แบ่งหน่วยงานภายใน ตามหลักการแบ่งงานกันทำตามความถนัดหรือหลักความชำนาญเฉพาะอย่างมีการกำหนดอำนาจหน้าที่และความสัมพันธ์ระหว่างหน่วยงานในองค์การ
1.2) กระบวนวิธีปฏิบัติงาน (Process) : องค์การต้องมีกระบวนวิธีปฏิบัติงานที่เป็นแบบแผนคงที่แน่นอนเพื่อให้ทุกคนในองค์การยึดถือเป็นหลักในการปฏิบัติงาน
1.3) บุคคล (Person) : องค์การต้องมีความเกี่ยวข้องกับบุคคลทั้งในลักษณะที่เป็นผู้ปฏิบัติงานในองค์การร่วมกันตามภารกิจที่ได้รับมอบหมายและต้องเกี่ยวข้องกับบุคคลภายนอกองค์การด้วย
1.4) วัตถุประสงค์ (Objective) : องค์การต้องมีวัตถุประสงค์หรือจุดมุ่งหมายในการ
ดำเนินงานเพื่อเป็นแนวทางไปสู่กิจกรรมหรือผลผลิตขององค์การ
2. แนวคิดเกี่ยวกับองค์การ แนวคิดเกี่ยวกับตัวองค์การ แบ่งเป็น 2 แนวคิดคือ
2.1 องค์การไม่มีชีวิต คิดเองไม่ได้เป็นแนวคิดเกี่ยวกับองค์การแบบดั้งเดิม กล่าวคือองค์การไม่สามารถอยู่รอดหรือพัฒนาได้ด้วยตนเองเปรียบเสมือนสิ่งที่ไม่มีชีวิตองค์การจะมีลักษณะหรือรูปแบบใดพัฒนาไปในแนวทางขึ้นอยู่กับผู้นำและคนที่อยู่ร่วมในองค์การ
2.2 องค์การเป็น Self Organization เป็นแนวคิดสมัยใหม่ กล่าวคือมองว่าองค์การสามารถพัฒนาและอยู่ได้ด้วยตัวขององค์การเอง ดูแลตนเอง และคิดเองเป็นการที่องค์การคิดเป็นเกิดจากการปล่อยให้คนในองค์การคิดโดยอิสระ มีการสื่อสารและแลกเปลี่ยนข้อมูลจะนำไปสู่การคิดและเรียนรู้ เช่น Learning Organization เป็นต้น
3. ทฤษฎีองค์การ (Organization Theory) มีสาระสำคัญดังนี้
3.1 ความหมายของ “ทฤษฎีองค์การ” Henri Tosi ให้ความหมายของทฤษฎีองค์การว่าเป็นชุดของข้อความและแนวคิดซึ่งมีความสัมพันธ์ซึ่งกันและกันแสดงถึงภาพรวมของพฤติกรรมของบุคคล กลุ่มย่อยและกลุ่มต่าง ๆภายในองค์การอย่างเป็นระบบ แสดงถึงปฏิสัมพันธ์ของรูปแบบความสัมพันธ์ระหว่างส่วนต่างๆ ของกิจกรรมในองค์การ ดังนั้น โดยเนื้อหาที่แท้จริงแล้ว ทฤษฎีองค์การ คือกรอบของแนวความคิด ทฤษฎีต่าง ๆ ที่ศึกษาเฉพาะเรื่องโครงสร้างขององค์การ (Organization Design) กล่าวคือเป็นการศึกษาเพื่ออธิบายถึงการจัดโครงสร้างขององค์การ การออกแบบองค์การรวมทั้งการเสนอทางเลือกในการบริหารองค์การเพื่อให้องค์การบรรลุถึงประสิทธิผลและประสิทธิภาพ
3.2 ทฤษฎีองค์การ ทฤษฎีองค์การมีมากมาย แต่ที่สำคัญซึ่งนำมาศึกษาได้แก่
1) ทฤษฎีองค์การสมัยดั้งเดิม ที่สำคัญคือ ทฤษฎีของ Max Waber
Max Weber เป็นบุคคลแรกที่สร้างองค์การโดยนำโครงสร้างของระบบทหารหรือระบบราชการมาใช้ทำให้องค์การมีลักษณะที่มีกฎ ระเบียบ ข้อบังคับ หรือมีระเบียบแบบแผนมีสายการบังคับบัญชา ไม่มีความยืดหยุ่นการบริหารองค์การมักเป็นขั้นตอนโดยเริ่มจากการวางแผน ลงมือปฏิบัติ และควบคุมภายหลังทฤษฎีของ Max ได้ถูกปฏิเสธโดย คาร์ล วิค แห่งมหาวิทยาลัยคอร์เนล โดยคาร์ลวิล เห็นว่าการนำเอาโครงสร้างแบบทหารมาใช้ทำให้การปรับปรุงพัฒนาองค์การไม่ประสบความสำเร็จเท่าที่ควรการอยู่ใต้กรอบการบังคับบัญชาจะทำให้ไม่อาจค้นพบการปฏิบัติงานในรูปแบบใหม่ ๆ ได้และ เจมส์ มาร์ช แห่งมหาวิทยาลัยสแตนฟอร์ด ยังได้ปฏิเสธทฤษฎีของ Max โดยให้ความเห็นว่า องค์การเปรียบเสมือนกระป๋องขยะทุกคนในองค์การสามารถรับผิดชอบตัวเองได้ต่างคนต่างทำงานก็สามารถทำให้องค์การประสบความสำเร็จได้โดยไม่ต้องมีแบบแผน กล่าวคือใช้หลักการลงมือทำก่อนคิดนอกจากนี้ในสภาพความเป็นจริงการวางแผนไม่อาจนำมาใช้ได้อย่างมีประสิทธิภาพเนื่องจากการวางแผนจะใช้ได้ดีต่อเมื่อมีข้อมูล
ที่เพียงพอและถูกต้องซึ่งนำไปสู่การคาดการณ์ที่แม่นยำได้แต่ในปัจจุบันการคาดการณ์มักเกิดความผิดพลาดบ่อยครั้งเพราะสภาพแวดล้อมไม่ว่าจะเป็นด้านสังคมเศรษฐกิจ การเมือง มีลักษณะซับซ้อน เปลี่ยนแปลงบ่อยและรวดเร็วองค์การในปัจจุบันจึงต้องมุ่งเน้นเพิ่มสมรรถนะเพื่อให้รับมือได้กับทุกสถานการณ์การปฏิเสธทฤษฎีดังกล่าวยังนับได้ว่าเป็นการปฏิเสธแนวความคิดโครงสร้างองค์การเชิงกลไกที่มีแนวคิดว่าการทำองค์การให้ใหญ่จะดีกว่า และควรทำการวิเคราะห์และควบคุมทุกอย่างงานของผู้บริหารคือการตัดสินใจที่ถูกต้องเด็ดขาด และใช้การตรวจสอบเพื่อควบคุมคุณภาพอีกด้วย
2) ทฤษฎีองค์การสมัยใหม่ (Modern Theory) หลังจากที่มีข้อโต้แย้งและปฏิเสธทฤษฎีดั้งเดิมทฤษฎีองค์การได้มีการพัฒนาการมาเป็นลำดับไม่ว่าจะเป็นกลุ่มทฤษฎีที่ศึกษาถึงพฤติกรรมศาสตร์ที่มุ่งเน้นส่งเสริมความเข้าใจในบุคคลพฤติกรรมของกลุ่มความสัมพันธ์ระหว่างบุคคลภายในสถานที่ทำงานการจูงใจและการให้ความสำคัญกับคนงาน การติดต่อสื่อสาร ภาวะผู้นำการแก้ไขปัญหาความขัดแย้ง ความพึงพอใจในการทำงาน ความร่วมมือตลอดจนอิทธิพลของสิ่งแวดล้อมและสิ่งที่กระทบต่อพฤติกรรมจนกระทั่งมีการพัฒนามาสู่ทฤษฎีองค์การสมัยใหม่ที่สำคัญ ได้แก่
ทฤษฎีเชิงสถานการณ์หรือตามสถานการณ์ ทฤษฎีนี้มีข้อสมมติฐานคือองค์การแต่ละองค์การมีความแตกต่างกันในทุก ๆ ด้านไม่ว่าจะเป็นองค์ประกอบหรือสภาพแวดล้อม หรือสถานการณ์ที่เผชิญอยู่ ดังนั้นการบริหารองค์การจึงเป็นเรื่องของการทำให้องค์การแต่ละแห่งสามารถปรับตัวเข้ากับสิ่งแวดล้อมให้ได้มากที่สุดโดยการปรับรูปแบบการจัดองค์การภายในแต่ละแห่งให้เหมาะสมจะนำไปสู่การเพิ่มประสิทธิภาพและประสิทธิผลขององค์การเป็นแนวคิดที่มุ่งค้นคว้ารูปแบบการบริหารที่ยืดหยุ่น (Flexibility) และมีความปรับตัวได้สูง (Adaptable) ของแต่ละองค์การ
ลักษณะสำคัญของทฤษฎีการบริหารตามสถานการณ์ได้แก่
- ถือว่าการบริหารองค์การจะดีหรือไม่ขึ้นอยู่กับสถานการณ์
- ต้องวิเคราะห์สถานการณ์ให้ได้ผลดีที่สุด
- เป็นทฤษฎีที่ยอมรับหลักการของทฤษฎีระบบ คือ สภาพที่ต้องสัมพันธ์ซึ่งกันและกัน
- เป็นทฤษฎีที่ใช้ได้กับการบริหารหลายอย่างโดยเฉพาะในส่วนที่เกี่ยวกับพฤติกรรมของมนุษย์โดยตรง เช่น การกำหนดยุทธศาสตร์การกำหนดรูปแบบองค์การ เป็นต้นทฤษฎีนี้ไม่ได้มุ่งเน้นที่การจัดวางแผนผังหรือโครงสร้างองค์การที่เป็นรูปแบบคงมุ่งเน้นให้เกิดความยืดหยุ่นและความคล่องตัวในการปรับตัวขององค์การเป็นสำคัญซึ่งยังคงเป็นที่นิยมและใช้ได้อยู่ในปัจจุบัน และจากที่ได้ศึกษาพบว่ามีผู้สนับสนุนแนวคิดและทฤษฎีดังกล่าวมากมาย ที่สำคัญ เช่น เคน โอมาเอะ กล่าวว่าบริษัทในญี่ปุ่นส่วนใหญ่ไม่มีแผนผังองค์การมีเพียงแค่การใช้ทีมงานบริหารโครงการต่างๆ และมีความยืดหยุ่นสูงซึ่งเป็นคุณลักษณะที่มีประโยชน์อย่างยิ่งเป็นพิเศษ
เดวิด แพ็คการ์ดแห่งบริษัทฮิวเล็ตต์แพ็คการ์ด กล่าวว่าต้องหลีกเลี่ยงองค์การที่มีโครงสร้างที่เข้มงวดมากเกินไป ....ถ้าจะให้องค์การทำงานได้อย่างมีประสิทธิผลที่สุด การสื่อสารควรมีความคล่องตัวโดยไม่คำนึงว่าแผนผังองค์การจะเป็นอย่างไร
เจฟฟรีย์ เฟรฟเฟอร์ และ เจอรัลด์เซแลนซิค กล่าวว่าองค์การมีความเกี่ยวโยงกับเงื่อนไขของสภาพแวดล้อมอย่างหลีกเลี่ยงไม่ได้พฤติกรรมที่แสดงออกขององค์การก็คือการปรับให้เข้ากับสภาพแวดล้อมที่เกิดจากบทสรุปที่มีเหตุผล
ดังนี้การจัดองค์การในยุคปัจจุบันเพื่อให้เกิดความยืดหยุ่นคล่องตัวจึงมักเป็นไปในรูปแบบที่ไม่เป็นทางการ มีการแบ่งกลุ่มหรือสร้างทีมงานให้อิสระแก่พนักงานให้การทำงานอย่างเต็มที่ มุ่งเน้นการปฏิบัติมากกว่าการวางแผนและมีการสร้างระบบการสื่อสารที่รวดเร็วทันสมัย
4. ลักษณะขององค์การที่เป็นเลิศองค์การที่เป็นเลิศคือองค์การที่มีการบริหารหรือประสานงานที่สัมฤทธิ์ผลซึ่งขึ้นอยู่กับตัวแปรที่สำคัญคือ
4.1 โครงสร้าง (Structure) องค์การที่ประสบความสำเร็จโดยส่วนใหญ่จะมีโครงสร้างองค์การที่เรียบง่าย ไม่ซับซ้อนพนักงานอำนวยการมีอย่างจำกัด กระจายหน้าที่งานที่สำคัญและสร้างทีมงานเพื่อรับผิดชอบ เน้นความกะทัดรัด และไม่เข้มงวดต่อกฎระบบ
4.2 กลยุทธ์ (Strategy) องค์การที่ประสบความสำเร็จโดยส่วนใหญ่จะมีความใกล้ชิดกับลูกค้าเพื่อให้ลูกค้าชื่นชอบในการให้บริการ คุณภาพ และให้ความเชื่อถือองค์การและทำธุรกิจในประเภทที่มีความชำนาญและเกี่ยวเนื่องกับธุรกิจที่ทำอยู่เดิมและต้องพัฒนามิให้องค์การหยุดการเจริญก้าวหน้า
4.3 คนหรือพนักงาน (People) องค์การที่ประสบความสำเร็จโดยส่วนใหญ่จะให้ความสำคัญกับพนักงาน ให้อิสระในการทำงานเพื่อให้โอกาสในการคิดค้นผลิตภัณฑ์หรือวิธีการทำงานใหม่ ๆและทำให้พนักงานรู้สึกเป็นเจ้าของกิจการร่วมด้วย
4.4 สไตล์การบริหาร (Management Style) องค์การที่ประสบความสำเร็จโดยส่วนใหญ่จะมีการบริหารงานที่สัมผัสกับงานอย่างใกล้ชิดโดยกำหนดเป้าหมายที่ต้องการจะบรรลุในเชิงคุณภาพมากกว่าปริมาณ
4.5 ระบบและวิธีการ (Systems & Procedures) องค์การที่ประสบความสำเร็จโดยส่วนใหญ่จะมุ่งเน้นการปฏิบัติมากกว่าการวางแผนให้พนักงานลงมือทำเพื่อนำไปสู่ความสร้างสรรค์
4.6 คุณค่าร่วม (Guiding concepts & Shared Values) องค์การที่ประสบความสำเร็จโดยส่วนใหญ่จะให้ความเชื่อมั่นในคุณค่าที่มีอยู่ร่วมกันเพื่อใช้เป็นแรงผลักดันให้ไปสู่เป้าหมายโดยนำระบบคุณค่ามาใช้เพื่อบันดาลใจให้พนักงานใช้ความสามารถที่มีอยู่อย่างเต็มที่
4.7 ฝีมือ (Skills) องค์การที่ประสบความสำเร็จโดยส่วนใหญ่จะเข้มงวดและผ่อนปรนในเวลาเดียวกันพนักงานสามารถสับเปลี่ยนหรือโยกย้ายหน้าที่เพื่อทำงานแทนกันได้
5. วิธีการค้นหาความเป็นเลิศขององค์การวิธีการค้นหาความเป็นเลิศขององค์การแตกต่างกันไปตามแต่แนวคิดของผู้นำและผู้ที่ทำงานร่วมอยู่ในองค์การนั้นจากการศึกษาพบว่า ในองค์การต่างๆ มีวิธีการต่าง ๆ กัน ที่สำคัญ เช่น
- บริษัทดิจิตอล อีควิปเมนท์ จำกัด มุ่ง เน้นการปฏิบัติ มากกว่าการวางแผนโดยเชื่อว่าไม่ควรใช้เวลาในการวางแผนมาก แต่ควรใช้เวลากับการลงมือเพื่อปฏิบัติ
- บริษัท ไอ บี เอ็ม จำกัด ให้ความสำคัญกับการ ใกล้ชิดลูกค้าโดยเชื่อว่าการเข้าถึงลูกค้าจะทำให้ทราบถึงปัญหาและแก้ไขปัญหาได้อย่างถูกต้องและที่สำคัญจะทำให้ได้ผลิตภัณฑ์ใหม่ (New products) และให้ความเคารพต่อพนักงานทุกคน โดยเชื่อว่าพนักงานทุกคนมีความสามารถที่เท่าเทียมกันอันจะนำไปสู่การเพิ่มผลผลิตโดยพนักงาน
- บริษัท 3 เอ็ม จำกัด บริหารงานโดยให้อิสระในการทำงาน เพื่อให้พนักงานกล้าที่จะคิดและทำสิ่งใหม่ ๆให้เกิดขึ้นกับองค์การ
- โทมัส วัตสัน จูเนียร์ ใช้หลักการ ดูแลงานอย่างใกล้ชิดการที่จะทำให้พนักงานรู้สึกอยากทำงานต้องสร้างวิสัยทัศน์เนื่องจากวิสัยทัศน์จะทำให้เกิดความท้าทายและต้องการทำงานไปสู่วิสัยทัศน์ที่กำหนดไว้แต่อย่างไรก็ดี การจะให้พนักงานทำงานตามวิสัยทัศน์ได้ต้องเชื่อมด้วยรางวัล
- เอ็ดเวิร์ด จี ฮาร์นเนส, พร็อคเตอร์ แอนด์แกมเบิล ใช้หลักการไม่ละทิ้งความชำนาญพื้นฐาน ที่องค์การมีอยู่โดยไม่ผลิตสินค้าต่างประเภทที่หลากหลายหรือทำให้มั่วไปหมด
6. การออกแบบองค์การ (Organization Design) มีสาระที่สำคัญแบ่งได้เป็นลำดับดังนี้
6.1 แนวคิดเกี่ยวกับการออกแบบองค์การ ได้แก่
1) Job Center Design กล่าวคือเป็นการออกแบบองค์การโดยการมุ่งงานมากกว่ามุ่งคนมักจะใช้วิธีการวิเคราะห์องค์การโดยเริ่มจากตัวงานเป็นหลักการออกแบบองค์การตามแนวคิดนี้เป็นผลให้องค์การนั้นขาดความยืดหยุ่นไม่สามารถปรับเปลี่ยนองค์การได้ทันต่อการเปลี่ยนแปลงที่เป็นไปอย่างรวดเร็วดังเช่นในปัจจุบัน
2) Human Center Design กล่าวคือ เป็นการออกแบบองค์การโดยการมุ่งคนมากกว่าการมุ่งงานหรืออาจกล่าวได้ว่าเป็นการนำพฤติกรรมของมนุษย์โดยตรงมาใช้ในการบริหารงาน เช่นกำหนดยุทธศาสตร์ รูปแบบองค์การ การวินิจฉัยตามข้อมูลข่าวสารตลอดจนการปรับปรุงองค์การ ฯลฯ โดยมักจะมีการกำหนดปรัชญาการบริหารสร้างวัฒนธรรมองค์การ มีการทำงานเป็นทีมและพัฒนาระบบการสื่อสารระหว่างภายในองค์การและภายนอกองค์การแนวคิดนี้ถูกนำมาใช้หลังปี 1990 และเป็นที่นิยมในปัจจุบัน
6.2 ระดับของการออกแบบองค์การ แบ่งเป็น 2 ระดับคือ
1) Strategic Organization Design คือ การกลยุทธ์การออกแบบองค์การในระดับองค์การ เป็นการกำหนดวิสัยทัศน์ พันธกิจหรือเป้าหมายหลักขององค์การในภาพรวม
2) Operational Organization Design คือการออกแบบองค์การในระดับปฏิบัติการเพื่อให้องค์การพัฒนาไปสู่เป้าหมายขององค์การที่กำหนดไว้
6.3 หลักการสำคัญในการออกแบบองค์การ ได้แก่
1) ต้องมีข้อมูลและการประสานงานที่ดีเพื่อให้องค์การมีความยืดหยุ่น ปรับตัวได้ตามสถานการณ์การออกแบบองค์การในยุคปัจจุบันจึงไม่มุ่งเน้นที่โครงสร้างขององค์การประกอบกับเม
เป็นบทความที่มีประโยชน์และสามารถนำไปใช้เป็นแนวปฏิบัติในการพัฒนาองค์การและปรับใช้ให้ตรงกับบริบทของตนเองให้เกิดประสิทธิภาพและประสิทธิผล
ขอบคุณพี่ๆทุกคนมากค่ะ
ขอบคุณ สำหรับข้อมูลสาระดีๆนะคับ
อ่านแล้วให้ความรู้ดีมากครับ