เมื่อห้องสมุดยุคใหม่เน้นการประชาสัมพันธ์....

                เมื่อวันที่  26 พ.ย. 2551  ได้มีโอกาสได้ฟังบรรยายวิชาการที่ American Corner สำนักวิทยบริการ มหาวิทยาลัยขอนแก่น ร่วมกับสถานเอกอัครทูตสหรัฐอเมริกาประจำประเทศไทย จัดกิจกรรมบรรยายทางวิชาการเพื่อเป็นการแลกเปลี่ยนความรู้เกี่ยวกับการบริการของห้องสมุดสถาบันอุดมศึกษาในสหรัฐอเมริกา โดยมี Mr.Michale Tunner ผู้ช่วยทูตฝ่ายข่าว ฝ่ายข่าวสารและประชาสัมพันธ์ เป็นวิทยากร (ไม่อยากบอกเลยว่าหล่อ มั่กมาก)  และมีนายชาญนริศ บุญพารอด เจ้าหน้าที่ฝ่ายข่าว สถานเอกอัครราชทูตสหรัฐอเมริกาประจำประเทศไทย เป็นผู้แปลและอภิปรายร่วม

               

   องค์ความรู้ที่ได้รับจากการฟังบรรยายนั้นเป็นประโยชน์ต่อการทำงานอย่างยิ่ง เพราะในการดำเนินการด้านข่าวสารและประชาสัมพันธ์นั้น แม้ไม่ได้เป็นหน้าที่โดยตรง แต่บุคลากรในองค์กรหรือหน่วยงานสามารถที่จะทำหน้าที่ของข่าวสารและประชาสัมพันธ์ได้ โดยต้องคำนึงถึงความถูกต้อง ผลกระทบ และบทบาท ดังนั้น ณ วันนี้ที่ห้องสมุดต้องให้ความสำคัญกับการประชาสัมพันธ์ องค์ความรู้ที่ได้จากการบรรยายจึงมีประโยชน์อย่างยิ่ง ทั้งนี้งานด้านข่าวและประชาสัมพันธ์ที่ห้องสมุดได้เกี่ยวข้องมีอยู่หลายประการ ได้แก่

1. การทำจดหมายข่าว

2. การเสนอข้อมูลประชาสัมพันธ์บนเว็บไซต์

3. การทำข่าวแจกเมื่อมีการจัดกิจกรรมพิเศษ

4. การต้อนรับ นำชม ซึ่งต้องให้ข้อมูลแก่ผู้มาเยี่ยมเยียน

5. การให้ข้อมูลแก่คณะที่มาตรวจเยี่ยมด้านคุณภาพ หรือหน่วยงานที่สังกัด

6. การให้ข้อมูลการสื่อสาธารณะในเรื่องต่างๆ

7. การทำป้ายประกาศ เป็นต้น

คุณไมเคิล เทอร์เนอร์ กล่าวว่า "การทำงานด้านข่าวและประชาสัมพันธ์นั้น ผู้ให้ข่าวถือว่าเป็นตัวแทนขององค์กร เป็นตัวแทนของนาย อย่างเช่นตัววิทยากรเองหากเป็นผู้ให้ข่าวนั้นหมายความว่า เป็นการพูดแทนเอกอัครราชทูตสหรัฐอเมริกาประจำประเทศไทย และพูดแทนประธานาธิบดีสหรัฐอเมริกา และหมายความว่าพูดแทนประเทศสหรัฐอเมริกาด้วย  ดังนั้นวิธีการถ่ายทอดและเนื้อหาข่าวจึงเป็นเรื่องสำคัญ"

กรณีที่ข่าวเปิดเผยไม่ได้ ผู้ทำหน้าที่ด้านนี้ไม่ควรจะปฏิเสธการให้ข่าวด้วยคำพูดว่า “ไม่ทราบ”“ไม่ขอแสดงคิดเห็น” แต่อาจจะต้องใช้วิธีการพูดที่ดูประนีประนอมที่ว่า “ขณะนี้ยังไม่มีรายละเอียด หากมีข้อมูลเพิ่มเติมจะแจ้งให้ทราบต่อไป”

ในการเปิดเผยข้อมูลหรือแถลงการณ์นั้น หากต้องระบุชื่อบุคคล ควรระบุผู้มีตำแหน่งสูงสุดขององค์กรนั้น แสดงว่าข้อมูลที่จะเปิดเผยหรือแถลงจะต้องเป็นข้อเท็จจริง ผู้มีตำแหน่งสูงสุดรับทราบ เช่น “ผู้อำนวยการสำนักวิทยบริการเปิดเผยว่า ในปี 2552 ห้องสมุดได้เตรียมการสำหรับบริการรูปแบบใหม่ในการเรียนรู้” หากไม่สามารถระบุได้ แต่ในเนื้อข่าวจำเป็นต้องอ้างอิงบุคคลให้ข่าวเพื่อความน่าเชื่อถือ อาจจะให้คำกลางๆว่า  “เจ้าหน้าที่ด้านบริการของสำนักวิทยบริการเปิดเผยว่า ในปี 2552 ห้องสมุดได้เตรียมการสำหรับบริการรูปแบบใหม่ในการเรียนรู้” เป็นต้น

และจะเป็นการดีอย่างยิ่งในการให้ข่าวหรือประชาสัมพันธ์ข่าวสาร ควรจะรายงานให้ผู้บริหาร และผู้ที่เกี่ยวข้องทราบด้วย โดยอาจมีแบบฟอร์มสรุปสั้นๆ แต่ให้ทราบว่าได้ให้ข่าวสารหรือการประชาสัมพันธ์กับใคร เมื่อไหร่ ที่ใด เพื่อวัตถุประสงค์อะไร หรือจะใช้การรายการแบบไม่เป็นทางการ เช่น การรายงานด้วยวาจาก็ได้

นอกจากนั้นผู้ที่ทำงานด้านข่าวและประชาสัมพันธ์นั้น ควรมีลักษณะดังนี้

1.       มีบุคลิกที่ดี มีภาพลักษณ์ที่เป็นตัวแทนหน่วยงาน/องค์กรได้ดี

2.       มีทัศนคติเชิงบวก

3.       มีบุคลิกแบบเปิด มีมนุษยสัมพันธ์ที่ดี

4.       มีทักษะทางด้านการสื่อสาร ทั้งการพูด การฟัง การจับใจความ

5.       สื่อสามารถเข้าถึงได้ง่าย ผ่านช่องทางต่างๆ

6.       ให้ความสำคัญกับสื่อทุกประเภทเท่าๆ กัน

7.       หากมีโน้ต หรือ Miss call ต้องเต็มใจที่จะโทรกลับ

8.       ผ้ให้ข่าวหรือนักประชาสัมพันธ์ๆม่ควรทำตัวให้เป็นข่าวเอง หรือทำตัวเองให้เป็นที่น่าสนใจมากกว่าเนื้อหาข่าวหรือองค์กร

  • ดังนั้นแม้ว่าห้องสมุดส่วนใหญ่จะไม่มีผู้ที่จบการศึกษาด้านการประชาสัมพันธ์มารับผิดชอบโดยตรง แต่คนทุกคนคือตัวแทนของงองค์กร ดังนั้น ห้องสมุดอาจต้องให้ความสำคัญกับการคัดเลือกบุคคล การปลูกฝังบุคลิกภาพ  การส่งเสริมคุณลักษณะที่ต้องการด้านการข่าวและการประชาสมพันธ์ จะทำให้งานประชาสัมพันธ์ของห้องสมุดไม่หนักอย่างที่คิด แม้ว่าห้องสมุดเราจะไม่มีนักประชาสัมพันธ์ แต่เรื่องนี้ฝึกกันได้ คุณไมเคิลบอก