( ๑ ) การจัดประชุม

การจัดประชุมมีขั้นตอนอย่างไร ?

วันนี้ มีความประสงค์ที่จะถ่ายทอดองค์ความรู้ เรื่อง การจัดประชุมผู้บริหาร เพื่อเป็นการเผยแพร่แก่ผู้ที่มีความสนใจ ทั้งนี้เนื่องจากเมื่อวันที่ 28 พฤศจิกายน 2551 สำนักงานได้จัดการประชุมคณะผู้บริหารที่ปฎิบัติงานอยูในเขตพื้นที่อีสานใต้ 8 จังหวัด ได้แก่ จังหวัดนครราชสีมา บุรีรัมย์ สุรินทร์ ศรีสะเกษ อุบลราชธานี ยโสธร อำนาจเจริญ และ ชัยภูมิ จำนวน 70 คน

       การจัดประชุมผู้บริหารจะมีขั้นตอนในการดำเนินการดังนี้

      1.ต้องจัดทำโครงการ ประกอบด้วย ชื่อโครงการ หลักการและเหตุผล วัตถุประสงค์ เป้าหมาย วิธีดำเนินการกลุ่มเป้าหมาย ระยะเวลาดำเนินการ งบประมาณ การติดตามประเมินผล ผลที่คาดว่าจะได้ รับผู้เสนอโครงการ และผู้อนุมัติโครงการ เป้นต้น

      2.บันทึกเสนอขออนุมัติจัดการประชุมต่อผู้บังคับัญชาตามลำดับจนถึงผู้มีอำนาจอนุมัติ

      3.มีคำสั่งให้กลุ่มเป้าหมายที่เข้ารับการประชุม และมีหนังสือแจ้งให้ทราบเป็ทางการล่วงหน้าอย่างน้อย 1 อาทิตย์

     4.มีคำสั่งแต่งตั้งเจ้าหน้าที่ดำเนินการจัดการประชุม จัดสถานที่ งานการเงิน งานจัดอาหารและเครื่องดื่ม และงานพิธีการ และแจ้งคำสั่งให้ทราบเนทางการ

     5.ประสานกับผู้บังคับบัญชาเกี่ยวกับเนื้อหาและนโยบายที่จะนำเข้าในที่ประชุมจัดระเบียบวาระการประชุม และจัดทำเอกสารประกอบการประชุม

    6.เสนอขออนุมัติจัดทำเอกสาร จัดอาหารและเครื่องดื่ม และอุปกรณ์เกี่ยวกับการประชุม

    7.ถึงกำหนดเวลาการประชุมดำเนินการตามระเบียบเจ้าหน้าที่ที่ได้รับแต่งตั้งปฎิบัตหน้าที่ตามที่ได้รับแต่งตั้งเช่น เจ้าหน้าที่ลงทะเบียน เจ้าหน้าท่แจกเอกสาร เจ้าหน้าที่พิธีการและพิธีกรดำเนินการ

   8.สรุปรายงานการประชุม และรายงานผลการประชุมต่อบังคับบัญชา และรายงานหน่วยงานที่เกี่ยวข้อง

   9.ดำเนินการตามมติที่ประชุมโดยแปลงออกมาเป็นนโยบายและมีหนังสือสั่งการให้หน่วยงานที่เกี่ยวข้องเพื่อทราบและถือปฎิบัติต่อไป

   10.จัดเก็บเอกสารไว้ตามหมวดหมู่เพื่อจัดทำรายงานและค้นคว้าในโอกาสต่อไป และจัดเป็นเอกสารองค์ความรู้เพื่อเผยแพร่แก่ข้าราชการในสังกัดเพื่อศึกษาและค้นคว้าเป็นองค์ความรู้ประจำสำนักงาน

       ในการจัดการประชุม เจ้าหน้าที่ผู้มีหน้าที่เกี่ยวข้องก็สามารถจะดำเนินการตามขั้นตอนดังกล่าวที่กล่าวข้างต้น ทั้งนี้ ผู้ปฎิบัติควรจะศึกษระเบียบที่เกี่ยวข้องในกาจัดการประชุมด้วย เพื่อจะได้ทราบเกี่ยวกับการเบิกจ่ายงบประมาณ และสิทธิต่าง ๆ ของผู้เข้าประชุม เช่น พ.ร.ฎ.ค่าใช้จ่ายในการเดินไปราชการ เป็นต้น