KS : QA สำนักงานเลขานุการ

   คณะสหเวชศาสตร์ ได้จัดกิจกรรมการจัดการความรู้ในงานประกันคุณภาพของแต่ละหน่วยงานย่อยในคณะสหเวชศาสตร์ เมื่อวันที่ 2 เมษายน ที่ผ่านมา จัดขึ้นที่โรงแรมแก่นจันทร์บีชโอเต็ล จ.เพชรบุรี มีการแบ่งกลุ่มในวงของสายวิชาการออกเป็น 3 วง และสายบริการ 2 วง

    ในวงของผมประกอบด้วยเจ้าหน้าที่ที่ปฏิบัติงานธุรการ งานการเงินและพัสดุ งานนโยบายและแผน ผมรับหน้าที่เป็นคุณอำนวย มีคุณขวัญเรือนรับหน้าที่เป็นคุณลิขิต ในวงผมมีเจ้าหน้าที่ใหม่ ๆ อยู่หลายคน ผมเกริ่นนำให้ทุกคนทราบถึงผลการประเมินการประกันคุณภาพในรอบที่แล้ว ว่าเรามีอะไรบ้างที่ทำได้ตามเป้าหมายที่วางไว้ อะไรไม่เป็นไปตามเป้าหมายบ้าง หลังจากนั้นผมได้ให้ทุกคนได้เล่าถึงปัญหาอุปสรรคต่าง ๆ ในการดำเนินงานประกันคุณภาพของสำนักงาน

• การทำ QA บุคลากรไม่ทราบข้อมูล ไม่มีความเข้าใจ ทำให้คณะกรรมการถามแล้วตอบไม่ได้
• บุคลากรขาดความรู้ระบบ QA และไม่เข้าใจ
• QA ไม่ได้ทำให้เป็นงานประจำ
• การทำ QA จะต้องรู้วิธีการจัดเก็บเอกสารและเชื่อมโยงการประกันคุณภาพกับการทำงานประจำ
• เพิ่งเข้ามาทำให้ไม่ทราบจุดอ่อน แต่ขอเสนอแนะว่า ควรมีการนำข้อเสนอแนะของการประเมินที่ผ่านมาปรับปรุงการประกันคุณภาพให้ดีขึ้น
• QA KM ไม่ทราบข้อมูล เมื่อกรรมการสัมภาษณ์จึงตอบไม่ได้
• ไม่เข้าใจ QA KM ควรมีการทำอย่างต่อเนื่อง
• QA ไม่ทราบอยากศึกษาข้อมูลที่เก็บไว้ อยากเข้าไปอ่าน แต่ก็ไม่ได้นำข้อมูลมาใช้งาน
• ไม่เข้าใจ QA KM เรื่องอะไรควรเก็บไว้ใช้ในการตรวจประเมิน อยากให้ทุกคนรู้เข้าใจก่อน และไปพร้อม ๆ กัน
• การจัดเก็บเอกสารทุกคนมีความรู้ อยากให้มีข้อมูลที่ชัดเจน

      หลังจากที่ทุกคนได้เปิดใจคุยกันทีละคนจนครบในวงแล้ว ต่อไปให้ทุกคนได้เล่าถึงวิธีการที่ทำอย่างไรจะให้การประกันคุณภาพออกมาดีที่สุด

• เราต้องเรียนรู้ในภาพรวมของการประกันคุณภาพ และแต่ละงานจะต้องรับผิดชอบในการดำเนินการจัดเก็บเอกสารที่เกี่ยวข้องกับการประกันคุณภาพ
• ต้องรู้ว่าตนเองเกี่ยวข้องในองค์ไหน เราต้องเก็บอะไร ต้องเข้ามามีส่วนร่วม
• มอบหมายความรับผิดชอบในการจัดเก็บเอกสารที่เกี่ยวข้อง 
• จัดหาบุคลากรในสำนักงาน โดยมอบตัวแทนประมาณ 3 คน มาให้ความรู้กับทุกคน 
• คนไหนไม่รู้ QA ให้จับมานั่งคุยกัน ระบบการจัดเก็บเอกสารทำให้เหมือนกัน กำหนดให้เป็นแบบฟอร์มเดียวกัน
• ให้ทุกคนมานั่งคุยกัน ทำ QA ให้เป็นงานประจำ และสามารถเชี่อมโยงในงานกันได้
• ดูตัวอย่างจากหน่วยงานที่ทำได้ดี มีผลการประเมินดีมาทำเป็นแบบอย่าง
• อยากให้มีการเรียนรู้ มานั่งล้อมวงคุยกันแบบไม่เป็นวิชาการ ให้รู้ว่าเรื่องไหนอยู่ในองค์ประกอบใด
• การจัดการความรู้ QA KM ต้องสร้างจิตสำนึก ถ้าคนยังไม่มีใจให้กับการประกันคุณภาพ ถึงแม้จะมีการถ่ายทอดความรู้ก็ตาม ยังไม่สามารถทำให้ QA ออกมาดี เมื่อมีความรู้ความเข้าใจแล้วต้องปฏิบัติให้เกิดความต่อเนื่อง
• จัดประชุม QA แบบไม่เป็นทางการ พูดคุยกันแบบสบาย ๆ เมื่อประชุมเสร็จให้มีการประเมิน โดยใช้แบบสอบถาม เพื่อจะได้ทราบว่าใครมีความรู้บ้าง ไม่รู้บ้าง  กลุ่มที่ไม่รู้จะได้มีการช่วยเหลือกันต่อไป  มีรางวัลเล็กน้อย ชื่นชมยินดีให้สำหรับผู้ที่ตอบคำถามได้ถูกต้อง
• ควรมีการรวบรวมคำถามของกรรมการ และมีการแบ่งปันความรู้กัน
• จัดกิจกรรมส่งเสริมความรู้ความเข้าใจ เมื่อมีปัญหาก็มานั่งคุยกัน
• จัดอบรมให้ความรู้ และควรนำระบบ IT มาใช้ในการจัดเก็บเอกสาร

     สิ่งที่จะกลับไปทำ

• การจัดกิจกรรมสร้างความรู้ ความเข้าใจ QA แบบไม่เป็นทางการ และมีการประเมินผลจากการดำเนินกิจกรรม ช่วยเหลือผู้ที่ยังไม่ค่อยมีความรู้เรื่อง QA เฉพาะบุคคล ในลักษณะเพื่อนช่วยเพื่อน และสร้างคลังข้อมูลไว้ให้ทุกคนได้เรียนรู้

บอย

ชุมชนสำนักงานเลขานุการ