กราบสวัสดีครับ วันนี้ขออนุญาตเขียนถึงการจัดประชุมบ้าง และขอใช้คำว่าเริ่มปีงบประมาณใหม่ คงจะไม่สายเกินไปสำหรับการจัดทำแผนล่วงหน้าปี 2552 จากการประชุมของคณะกรรมการบริหารภาคฯ ได้มีมติให้จัดโครงการพัฒนาบุคลากร เป็นแผนการจัดประชุม/อบรม/สัมมนา ประจำปีงบประมาณ 2552 รวมทั้งสิ้นจำนวน 81 โครงการ แบ่งเป็นแผนฟื้นฟูวิชาการ Inservice Education จำนวน 27 โครงการ และโครงการพัฒนาบุคลากร จำนวน 54 โครงการ คงไม่ลงรายละเอียดของแต่ละโครงการ มีแต่รายด้าน ดังนี้
1.ด้านการจัดการศึกษา แบ่งเป็น ด้านการจัดการเรียนการสอน และด้านการพัฒนาคุณภาพการศึกษา จำนวน 10 โครงการ
2.ด้านวิชาการและวิจัย แบ่งย่อยเป็น ด้านการบริการวิชาการของบุคลากรภาคฯ ด้านการบริการวิชาการของบุคลากรภาคฯ และภายนอกคณะฯ และด้านงานวิจัย จำนวน 19 โครงการ
3.ด้านการบริการ จำนวน 19 โครงการ และ
4.ด้านการบริหาร จำนวน 6 โครงการ
หลังจากมีแผนฯ ก็รับนโยบายมาปฏิบัติ โดยมีการวางแผนร่วมกับทีมงานเพื่อรับมือกับการจัดแต่ละโครงการเพื่อให้บรรลุวัตถุประสงค์ มีคุณภาพและประสิทธิภาพสูงสุด นั่นคือการมอบหมายงานเป็นรายบุคคล ตามหน้าที่หลัก หน้าที่รอง หมายถึง ถ้าหากการทำงานให้มีความต่อเนื่องต้องมีคนที่ทำหน้าที่หลักติดต่อประสานงาน ติดตามผลเรื่องนั้นๆ ตลอดไปตั้งแต่เริ่มต้นจนสิ้นสุดโครงการ ขณะเดียวกันหากคนนั้นไม่สามารถทำหน้าที่ได้ ให้คนที่มีหน้าที่รองคอยช่วยเหลือติดตามงานที่คั่งค้างอยู่เพื่อให้งานต่างๆ ดำเนินไปได้ด้วยดี ไม่หยุดชะงักจนไม่สามารถดำเนินงานต่อไปได้ ส่วนสาเหตุที่ต้องมอบหมายงานตามนี้เนื่องจากว่าตามหน้างานหรือการปฏิบัติงานจริงนั้น พบว่าระยะเวลาคาบเกี่ยวกันในการจัดประชุมแต่ละโครงการ ทำให้การทำงานไม่ต่อเนื่อง เพราะบางครั้งเดือนหนึ่งจัดประมาณ 10 โครงการ ถ้าบริหารจัดการไม่ดีอาจทำให้มีอุปสรรคต่างๆ ได้ แต่ถ้าเฉลี่ยแล้วในปีนี้จัดประชุมเดือนละ 8 โครงการ (เดือนกันยายนและตุลาคมงดจัดประชุมเนื่องจากต้องสรุปผลงานรายปีและเตรียมแผนฯ สำหรับจัดประชุมในปีต่อไป)
จากการปฏิบัติงานจริงอาจเป็นคนละเรื่องกันได้ซึ่งมีหลายสาเหตุ เช่น ระบุวันที่จัดโครงการไว้แต่แรก แต่วิทยากรไม่ว่างทำให้ต้องเลื่อนวันจัด หรือวิทยากรบางท่านที่มีชื่อเสียงและเชี่ยวชาญในเรื่องนั้นๆ ไม่สามารถมาบรรยายได้ตามจดหมายเชิญ ต้องมีการปรับเปลี่ยนกำหนดการใหม่ โดยสลับวันบรรยายของวิทยากรแต่ละท่านก็มี บางครั้งวิทยากรไม่ว่างและไม่สามารถจัดหาห้องประชุมได้ ก็ต้อง(โรค)เลื่อนการประชุมแบบไม่มีกำหนดหรือยกเลิกการจัดประชุมไปเลย ฯลฯ
อย่างไรก็ตาม การจัดประชุมแต่ละครั้งนั้นมีการติดต่อประสานงานกับหลายฝ่าย อาทิ ฝ่ายจัดการประชุม วิทยากร สถานที่ ฝ่ายโสตทัศนูปกรณ์ พนักงานขับรถยนต์ และเจ้าของโครงการ ตลอดจนการบริหารจัดการการจัดประชุม เช่น การออกจดหมายเชิญผู้เข้าประชุม จดหมายเชิญวิทยากร การเตรียมกระเป๋าใส่เอกสารประกอบการประชุม การจัดซื้อวัสดุ-อุปกรณ์ การจ่ายค่าตอบแทนวิทยากร ค่าพาหนะ(เครื่องบิน-รถโดยสาร) การตรวจสอบความถูกต้อง-ครบถ้วน-ชัดเจน-รวบรวมใบสำคัญรับเงินเพื่อประกอบการทำเบิก-จ่าย การออกใบเสร็จรับเงินค่าลงทะเบียนของผู้เข้าประชุมต้องถูกต้อง-ครบถ้วน-ชัดเจน เพื่อประกอบการเบิกเงินคืนจากต้นสังกัดต่อไป ฯลฯ เพื่อให้การจัดประชุมราบรื่นหรือมีปัญหาอุปสรรคน้อยที่สุด
การจัดประชุม หากได้รับความร่วมมือ(ที่ดี)จากทุกฝ่ายแล้วฉันใด งานนั้นจะประสบความสำเร็จด้วยดีแน่นอนฉันนั้น (แค่)การเริ่มต้นทำงานหาได้เป็นการจัดประชุมไม่ แต่อยู่ในขั้นตอนของการเตรียมงานและการประสานงานกับฝ่ายต่างๆ เท่านั้น โอกาสหน้าจะลองเขียนถึงการทำงานในลำดับต่อไปของการจัดประชุมครับ
สุเทพ ธุระพันธ์
22 ตุลาคม 2551
