ระบบเอกสารอิเล็กทรอนิกส์

ระบบเอกสารอิเล็กทรอนิกส์

กรณีศึกษา คณะนิติศาสตร์ มหาวิทยาลัยอุบลราชธานี

 

อิงตามหลักการของ Blue Ocean

            ระบบเอกสารอิเล็กทรอนิกส์จะพัฒนาเข้ากับระบบบุคลากรเพื่อเน้นการเน้นในเรื่องการรายงานทางด้านสารสนเทศต่าง ๆ เช่น รายงานหนังสือรับ-ส่ง ส่งเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ถึงผู้รับ รายงานโครงการภายใน แจ้งการเป็นกรรมการในโครงการต่าง ๆ แจ้งเตือนการประชุม รายงานการประชุม สรุปโครงการ ทั้งนี้บุคลากรภายในสามารถดูได้ว่าเอกสารที่เกี่ยวข้องมีอะไรบ้าง มีประชุมวันใหน ดูสรุปวาระการประชุม ซึ่งแต่ละคนก็จะแตกต่างกันออกไปตามสิทธิ์ ซึ่งจะเป็นระบบที่ไม่เหมือนใคร

อิงตามหลักการของ Hollywood Model
            บุคลากรแต่ละสายงานจะมีส่วนผิดชอบงานด้านข้อมูลในส่วนนั้นๆ เช่น งานบุคลากรจะรับผิดชอบในเรื่องของระบบบุคลากร งานบริหารงานทั่วไปรับผิดชอบในเรื่องหนังสือรับหนังสือส่ง หรืองานเอกสารต่างๆ งานประกันคุณภาพจะรับผิดชอบข้อมูลที่จะต้องรายงานให้กับกรรมการตรวจประเมินคุณภาพการศึกษา เป็นต้น

 

บทคัดย่อ

            ปัจจุบันระบบสารสนเทศเพื่อการสื่อสารและการตัดสินใจมีความสำคัญอย่างยิ่งในการทำงาน การได้มาซึ่งข้อมูลที่ถูกต้องรวดเร็วนั้นทำให้หน่วยงานหรือองค์กรนั้น ๆ เกิดความคล่องตัวในการขับเคลื่อนตามแผนยุทธศาสตร์ที่ตั้งเอาไว้ สามารถพัฒนางานต่าง ๆ ได้อย่างเต็มขีดความสามารถ การสืบค้นข้อมูลและการจัดเก็บเอกสารต่างๆ จำเป็นต้องมีระบบอิเล็กทรอนิกส์มาช่วยเพื่อความสะดวกและความรวดเร็วในการสืบค้น การรายงานข้อมูลต่างๆ อีกทั้งยังช่วยลดค่าใช้จ่ายในด้านเอกสารแจ้งเวียนและพื้นที่เก็บเอกสาร คณะนิติศาสตร์ มหาวิทยาลัยอุบลราชธานีเป็นคณะที่จัดตั้งใหม่ ซึ่งเมื่อเทียบกับคณะต่างๆ ที่จัดตั้งขึ้นมาก่อนถือได้ว่าเป็นคณะที่เล็ก ซึ่งเป็นโอกาสที่จะนำระบบเอกสารอิเล็กทรอนิกส์มาใช้งาน ทั้งนี้ยังสอดรับกับแผนยุทธศาสตร์ที่ 4 ของมหาวิทยาลัยอุบลราชธานีคือ “เสริมสร้างความเป็นเลิศทางด้านฐานข้อมูล องค์ความรู้ และผู้รู้ในอีสานใต้และอนุภูมิภาคลุ่มน้ำโขงเพื่อการบริการวิชาการแก่ชุมชนและสร้างมูลค่าให้กับมหาวิทยาลัยผ่านการเรียนรู้ร่วมกับชุมชน” ระบบเอกสารอิเล็กทรอนิกส์สำนักงานที่จะพัฒนาขึ้นประกอบไปด้วย 3 ส่วนดังนี้ คือ ส่วนแรกของการกำหนดสิทธิ์ของการเข้าไปใช้ในระบบงานเอกสาร ส่วนที่สองเป็นส่วนของการดำเนินการทางด้านเอกสาร โดยในส่วนที่สองนี้จะแบ่งเป็น 3 ประเภทในการดำเนินการคือ เอกสารรับ  เอกสารส่ง และการอนุมัติ  ส่วนสุดท้ายจะเป็นส่วนที่เกี่ยวข้องในการจัดทำรายงานสถิติที่อยู่ในระบบเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ เพื่อให้ทราบถึงสถิติของเอกสารที่ดำเนินการอยู่และเอกสารที่ดำเนินการเรียบร้อยแล้วในระบบเอกสาร

 

 

 

[ครูอ้อย แซ่เฮ]

ครูอ้อยมาอ่านเก็บความรู้ไปแล้วนะคะ

ขอบคุณมากค่ะ