การนำ ICT มาบริหารและอำนวยความสะดวกในการบริหารจัดการ
เทคโนโลยีสารสนเทศในปัจจุบันเป็นนวัตกรรมใหม่ ๆ ที่เข้ามามีบทบาทในชีวิตประจำวันของมนุษย์ในยุคปัจจุบัน ใครไม่รู้จักเทคโนโลยีที่ใช้อยู่ในปัจจุบันถือว่าบุคคลเหล่านี้มีความล้าหลังไม่มีพัฒนาการก้าวไม่ทันซึ่งการเปลี่ยนแปลงของวัฒนธรรมในเรื่องของเทคโนโลยีสารสนเทศ
โลกหรือสังคมปัจจุบัน มีการแข่งขันทางเทคโนโลยีสารสนเทศกันอย่างแพร่หลาย หรือการเอาชนะกันด้วยเทคโนโลยีที่ทันสมัยกว่าย่อมเป็นผู้ชนะ หากเมืองใดหรือประเทศใดและแม้แต่กับองค์การหรือหน่วยงาน หากไม่สามารถที่จะนำเอาเทคโนโลยีสมัยใหม่เข้ามาใช้ในสำนักงานหรือว่าล้าสมัยและยังไม่พัฒนาเช่นเดียวกัน เพราะว่าในขณะนี้สังคมมีการแข่งขันกันอย่างสูงและรุนแรงมาก หากผู้บริหารไม่ยอมที่จะพัฒนาองค์การหรือหน่วยงานของตนให้ก้าวทันกับสิ่งที่เปลี่ยนแปลงที่เข้ามามีบาทบาทในองค์การหรือหน่วยงาน ก็จะทำให้เกิดการเปรียบเทียบอย่างเห็นได้ชัด
บทบาทและความสำคัญของ ICT ได้เข้ามามีบทบาทมากต่อการบริหารงานขององค์การหรือหน่วยงานเพราะจะทำให้การปฏิบัติงานในทุกระดับความสามารถที่จะบรรลุเป้าหมายได้ตามวัตถุประสงค์ของผู้บริหารที่วางนโยบายและแผนเอาไว้เพื่อที่จะพัฒนาระบบงานให้มีความทันสมัยและรวดเร็ว โดยการนำเอา ICT เข้ามาเป็นเครื่องมืออำนวยความสะดวกในการบริหารจัดการในด้านต่าง ๆ เช่น
1. นำ ICT มาใช้ในการตัดสินใจ
2. นำ ICT มาใช้ในการบริหาร
3. นำ ICT มาใช้ในการสนับสนุนการตัดสินใจ
บทบาทของ ICT กับการบริหารแม้ว่าองค์การหรือหน่วยงานจะได้พัฒนางานของ ICT ไปได้อย่างรวดเร็ว และใช้เครื่องมือที่ทันสมัย แต่สิ่งที่สำคัญองค์การหรือหน่วยงาน ก็คือต้องมีการพัฒนาบุคลากรขององค์การหรือหน่วยงาน ให้มีความพร้อมที่จะรองรับการใช้เทคโนโลยีสมัยใหม่ให้ได้ อย่างนี้เราจึงควรใช้ประโยชน์จากเทคโนโลยีมาอำนวยความสะดวกในการบริหารและจัดการระบบงานในองค์กรหรือหน่วยงานได้อย่างคุ้มค่าและมีประสิทธิภาพ บรรลุตามเป้าหมายและวัตถุประสงค์ของแผนงานและนโยบายที่วางไว้ได้อย่างแท้จริง
การใช้ ICT เพื่ออำนวยความสะดวกในองค์การหรือหน่วยงานยังสามารถที่จะใช้เทคโนโลยีมาใช้สนับสนุนการทำงานได้อีกในหลาย ๆ ด้าน ซึ่งขึ้นอยู่กับวิสัยทัศน์ของผู้บริหารที่จะใช้เทคโนโลยีมาใช้ในการจัดการกับงานที่รับผิดชอบให้ได้มากเท่าไรนั้น เป็นสิ่งที่ผู้บริหารต้องคิดและพัฒนาศักยภาพขององค์การหรือหน่วยงานของท่านเองว่าจะใช้เทคโนโลยีเข้ามาใช้ได้มากหรือน้อยเพียงใดนั้นต้องคำนึงถึงความคุ้มหรือไม่ด้วย
บทบาทของการศึกษาที่จะนำไปสู่การพัฒนาแบบยั่งยืนนั้น จะเห็นได้ว่าการศึกษาเป็นเครื่องมือสำหรับการพัฒนาคนและคนก็จะเป็นศูนย์กลางของการพัฒนาที่ยั่งยืนในทุกด้านไม่ว่าจะเป็นการพัฒนาทางด้านเศรษฐกิจ สังคม วิทยาศาสตร์และเทคโนโลยีสารสนเทศ ตลอดจนการเมือง การพัฒนาทั้ง 4 ประการนี้จะนำไปสู่การพัฒนาประเทศให้มีความเจริญก้าวหน้าทัดเทียมนานาอารยประเทศได้
สารสนเทศ (Information) หมายถึง ข่าวสารที่ได้จากการนำ ข้อมูลดิบ (raw data) มาคำนวณทางสถิติหรือประมวลผลอย่างใดอย่างหนึ่ง ซึ่งข่าวสารที่ได้ออกมานั้นจะอยู่ในรูปที่สามาถนำไปใช้งานได้ทันที
เทคโนโลยีสารสนเทศ (Information Technology) หมายถึงกระบวนการต่าง ๆและระบบงานที่ช่วยให้ได้สารสนเทศที่ต้องการโดยจะรวมถึง
1. เครื่องมือและอุปกรณ์ต่าง ๆ หมายถึง เครื่องคอมพิวเตอร์ เครื่องใช้สำนักงาน อุปกรณ์คมนาคมต่าง ๆ รวมทั้งซอฟต์แวร์ทั้งระบบสำเร็จรูปและพัฒนาขึ้นโดยเฉพาะด้าน
2. กระบวนการในการนำอุปกรณ์เครื่องมือต่าง ๆ ข้างต้นมาใช้งาน รวมทั้งข้อมูลจัดเก็บประมวลผล และแสดงผลลัพธ์เป็นสารสนเทศในรูปแบบต่าง ๆ ที่สามารถนำไปใช้ประโยชน์ได้ต่อไป
เทคโนโลยีของระบบสารสนเทศในปัจจุบันประกอบด้วย
· ระบบประมวลผลข้อมูล (Data Processing System)
· ระบบสารสนเทศเพื่อการบริหาร (Management Information System)
· ระบบสนับสนุนการตัดสินใจ (Decision Support System)
· ระบบสารสนเทศเพื่อผู้บริหารระดับสูง (Executive Information System)
· ระบบผู้เชี่ยวชาญ (Expert Systems)
สารสนเทศกับการตัดสินใจ
ในองค์การต่าง ๆ สามารถแบ่งการทำงานของผู้บริหารได้ 4 ระดับด้วยกันคือ
1. ระดับวางแผนยุทธศาสตร์ระยะยาว (strartegic planning)
2. ระดับวางแผนการบริหาร (tactical planning)
3. ระดับวางแผนปฏิบัติการ (operation planning)
4. ระดับปฏิบัติการ (Operation)
บทบาท ICT กับการวางแผนการบริหาร
ระดับการวางแผนการบริหารงาน บุคลากรในระดับนี้จะเป็นผู้บริหารระดับกลาง ซึ่งทำหน้าที่วางแผนให้บรรลุเป้าหมายต่าง ๆ เพื่อให้องค์กรประสบความสำเร็จตามแผนงานระยะยาวตามที่กำหนดโดยผู้บริหารระดับสูง มักจะเป็นสารสนเทศตามคาบเวลาซึ่งมีระยะเวลานานกว่าผู้บริหารขั้นต้น และจะเป็นสารสนเทศที่รวบรวมข้อมูลทั้งจากภายในและภายนอกองค์กร เช่น คู่แข่งหรือของตลาดโดยรวมเป็นต้น นอกจากนี้แล้ว ผู้บริหารระดับนี้ยังต้องการระบบที่ให้รายงานการวิเคราะห์แบบ ถ้า – แล้ว (What –IF) นั่นคือสามารถทดสอบได้ว่าหากเกิดเหตุการณ์เช่นนี้แล้ว ตัวเลขหรือสารสนเทศต่าง ๆ จะเปลี่ยนเป็นเช่นไร เพื่อให้จำลองสถานการณ์ ต่าง ๆ ที่ต้องการได้ ตัวอย่างเช่น ผู้จัดการฝ่ายขายอาจต้องการทราบผลการขายประจำปีของบริษัทเทียบคู่แข่งต่าง ๆ รวมทั้งอาจจะต้องทดสอบว่าถ้าเพิ่มหรือลดลงโฆษณาในสื่อต่าง ๆ จะมีผลกระทบต่อยอดขายหรือไม่อย่างไรบ้าง
บทบาท ICT กับการบริหาร
สารสนเทศเพื่อการบริหาร (Management Information System ) หรือ MIS คือระบบบริหารที่ให้สารสนเทศที่ผู้บริหารต้องการ เพื่อให้ทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ โดยจะรวมทั้งสารสนเทศจากภายในและภายนอก สารสนเทศที่เกี่ยวพันกับองค์กรในอดีตและปัจจุบัน รวมทั้งคาดว่าจะเป็นอนาคตนอกจากนี้ระบบ MIS จะต้องให้สารสนเทศภายในช่วงเวลาที่เป็นประโยชน์เพื่อให้บริหารสามารถตัดสินใจในการวางแผนการควบคุม และการปฏิบัติการขององค์กรได้อย่างถูกต้อง
แม้ว่าผู้บริหารที่ได้รับประโยชน์จากระบบ MIS สูงสุดคือ ผู้บริหารระดับกลาง แต่โดยพื้นฐานของระบบ MIS แล้ว จะเป็นระบบที่สามารถสนับสนุนข้อมูลให้ผู้บริหารทั้ง 3 ระดับ คือทั้งผู้บริหารระดับต้น ผู้บริหารระดับกลาง และผู้บริหารระดับสูง โดยระบบ MIS จะให้รายงานที่สรุปสารนเทศซึ่งรวบรวมจากฐานข้อมูลทั้งหมดของบริษัท จุดประสงค์ของรายงานจะเน้นให้ผู้บริหารสามารถมองเห็นแนวโน้มและภาพรวมขององค์กรในปัจจุบัน รวมทั้งสามารถควบคุมและตรวจสอบผลงานของระดับปฏิบัติการด้วย อย่างไรก็ดี ขอบเขตของรายงานจะขึ้นอยู่กับลักษณะของสารสนเทศและจุดประสงค์ในการใช้งาน โดยอาจมีรายงานที่ออกทุกคาบระยะเวลา รายงายตัวตามต้องการ หรือรายงานตามสภาวการณ์หรือเหตุปกติ ตัวอย่างรายงานที่ออกโดยระบบ MIS เช่น การวิเคราะห์การขายแยกตามพื้นที่ การวิเคราะห์ต้นทุน งบประมาณประจำปี การวิเคราะห์การลงทุน และตารางการผลิตเป็นต้น
บทบาท ICT เพื่อการบริหารให้ประโยชน์อะไร
ระบบสารสนเทศเพื่อการบริหารเอื้อต่อการบริหารสถานศึกษา และการปฏิบัติงานของบุคลากรในสถานศึกษา คือ
1. ทำให้การบริหารจัดการข้อมูลเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพ
2. ประหยัดเวลาที่ต้องใช้ในการคัดลอก หรือกรอกข้อมูลลงในแบบสอบถาม หรือจัดทำเป็นเอกสารเพื่อการนำเสนอ ซึ่งมิใช่งานสอน ช่วยให้ครู อาจารย์มีเวลาเตรียมการสอนและพัฒนาการสอนให้มีประสิทธิภาพมากขึ้น
3. บุคลากรที่ทำหน้าที่บันทึกข้อมูลทำงานในส่วนที่รับผิดชอบเท่าเดิม
4. ช่วยลดความผิดพลาดที่เกิดจากการคำนวณ เช่น การวัดประเมินผลการเรียนของ
นักเรียน งานการเงิน พัสดุ เป็นต้น
5. ได้ข้อมูลที่มีความเป็นปัจจุบันสูงโดยไม่ตอ้งเพิ่มบุคลากรหรือส่วนงาน
6. ทำให้การตรวจสอบติดตาม และประเมินผล ทำได้ทั้งในระดับผู้บริหารในโรงเรียนและผู้บริหารระดับสูง ทังในส่วนท้องถิ่นและส่วนกลาง
ความเห็น (1)
มาหาตอบแทบไม่ทันเพราะพี่ๆเล่นส่งกันจนเบียดหายไปกันข้างหนึ่งเลยครับ สวัสดีครับ พี่เจน