สวัสดีครับเพื่อนสมาชิก g2k ทุกท่าน หลังจากที่รู้จักประเภทของหนังสือราชการแล้ว  มาวันนี้มาเรียนรู้ร่วมกันในการใช้คอมพิวเตอร์พิมพ์หนังสือราชการ เริ่มเลยครับ

                   วิธีการพิมพ์หนังสือราชการด้วยคอมพิวเตอร์

เนื่องจากปัจจุบันได้มีการนำเครื่องคอมพิวเตอร์ มาใช้ในการพิมพ์หนังสือราชการแทนเครื่องพิมพ์ดีดธรรมดามากขึ้น เนื่องจากสามารถเก็บข้อมูลและแก้ไขเปลี่ยนแปลงข้อความได้รวดเร็ว ทำให้หนังสือราชการมีความสะอาดสวยงามและสิ้นเปลืองเวลาน้อย แต่ปัญหาที่พบอยู่เสมอว่า หนังสือที่พิมพ์ด้วยเครื่องคอมพิวเตอร์มีปัญหาเกี่ยวกับการตั้งระยะบรรทัดในการพิมพ์ ซึ่งตามระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยงานสารบรรณ พ.ศ. 2526 ได้กำหนดระยะบรรทัดในการพิมพ์ด้วยเครื่องพิมพ์ดีดธรรมดา และผู้พิมพ์มักเข้าใจผิดว่าเครื่องคอมพิวเตอร์ไม่สามารถปรับระยะบรรทัดพิมพ์ได้เหมือนกับเครื่องพิมพ์ดีดธรรมดา

1.  เริ่มต้นด้วยการเปิดโปรแกรม Microsoft Word

2.  การตั้งค่าหน้ากระดาษ  ไปที่เมนูแฟ้ม>เลือกตั้งค่าหน้ากระดาษ > เลือกกระดาษ โดยกำหนดเป็น A4 > ตกลง (จากประสบการณ์ที่ผ่านมา เพื่อน ๆ พิมพ์หนังสือโดยไม่ได้ตั้งค่าหน้ากระดาษเป็น A4 เวลาพิมพ์ออกมาจะไม่สวย เพราะตามระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยงานสารบรรณฯ กำหนดให้ใช้กระดาษ A4)

การตั้งระยะขอบ

ไปที่เมนูแฟ้ม>เลือกตั้งค่าหน้ากระดาษ > เลือกระยะขอบ โดยการกำหนดกำหนดระยะขอบ คือ บน 3-5 ซม.  ซ้าย 2  ซม. ล่าง  2  ซม. ขวา  3  ซม. (ระยะขอบนี้สามารถปรับได้ตามความเหมาะสมของข้อความ)  จากนั้น > เลือกแนวตั้ง (กรณีที่พิมพ์เป็นแนวตั้ง หรือเลือกแนวนอนกรณีที่ต้องการพิมพ์เป็นแนวนอน) > ตกลง

การใช้ตัวอักษร

นิยมใช้ตัวอักษร Angsana New หรือ Angsana UPC ขนาดตัวอักษร 16

              3.  ดำเนินการพิมพ์ ระหว่างที่พิมพ์ก็ทำการบันทึกเป็นระยะ ๆ  โดยใช้เมาส์คลิกที่รูปแผ่นดิสก์  ขณะที่พิมพ์หมดบรรทัดแล้วจะขึ้นบรรทัดใหม่  ไม่ต้อง Enter เพราะว่าถ้าเรา Enter จะทำให้ข้อความเป็นคนละส่วนกัน

 

ระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยงานสารบรรณฯ ได้กำหนดระยะบรรทัดในการพิมพ์หนังสือราชการด้วยเครื่องพิมพ์ดีดธรรมดาไว้ ๓ ระยะด้วยกัน ดังนี้

1.  ระยะ ก  =    ระยะ ปัด 1                      =  1  บรรทัด

2.  ระยะ ข  =    ระยะ ปัด 1 บิดขึ้น 2          =  1.5  บรรทัด

3.  ระยะ ค  =    ระยะ ปัด 2                      =  2  บรรทัด

จากระยะบรรทัดข้างต้น สามารถนำมาเทียบเคียงเพื่อกำหนดระยะบรรทัดสำหรับใช้ในการพิมพ์หนังสือราชการด้วยเครื่องคอมพิวเตอร์ได้ดังนี้

1. วิธีที่หนึ่ง เคาะปุ่ม Enter 1  ครั้ง  = ระยะ ก  เคาะปุ่ม Enter 2  ครั้ง  เมื่อเคาะ Enter ครั้งที่  2 แล้ว กลับไปปรับขนาดตัวอักษร 16 ก็ปรับลดเหลือ   8 ระยะบรรทัดจะปรับเป็นระยะ ข เคาะปุ่ม Enter 2  ครั้ง  จะเป็นระยะ ค 

2. วิธีที่สอง คลิกที่เมนู >รูปแบบ > เลือก ย่อหน้า  เลือก > ระยะห่าง โดยกำหนดค่าก่อนหน้า เป็น 12 พ. > ตกลง ซึ่งเท่ากับ ระยะ ก กำหนดค่าเป็น  18  พ. จะเท่ากับ ระยะ ข   ถ้ากำหนดค่าเป็น  24  พ. จะเท่ากับ ระยะ ค 

3. วิธีที่ 3 คลิกที่เมนู > รูปแบบ > เลือก ระยะห่างระหว่างบรรทัด   เลือกใช้รายการ คือ  หนึ่งเท่า = ระยะ ก  1.5 บรรทัด = ระยะ ข สองเท่า = ระยะ ค โดย เคอร์เซอร์จะต้องที่บรรทัดก่อนหน้าที่จะตั้งระยะบรรทัด

เพื่อให้เข้าใจง่ายขึ้นโปรดดูตัวอย่างหนังสือราชการประกอบนะครับ