การสร้างหลักสูตรและการจัดการอบรม

คู่มือการสร้างหลักสูตรการจัดอบรม

การสร้างหลักสูตรและการจัดทำโครงการฝึกอบรม

 

            การจัดทำโครงการฝึกอบรมเป็นกระบวนการที่จัดขึ้นอย่างเป็นระบบ เพื่อพัฒนาบุคลากรให้เป็นทรัพยากรมนุษย์ โดยมุ่งเน้นให้เกิดความรู้ (Knowledge) ความเข้าใจ (Understanding) ในการปฏิบัติงาน ให้มีทัศนคติ (Attitude) ที่ดีต่องาน ต่อผู้บริหาร และองค์การ ตลอดจนให้เกิดทักษะ (Skill) ความชำนาญในงานที่ปฏิบัติ ทั้งนี้ เพื่อให้บุคลากรสามารถปฏิบัติงานในความรับผิดชอบได้อย่างมีประสิทธิภาพ ก่อให้เกิดประสิทธิภาพในการทำงาน และเพื่อเป็นการเตรียมบุคลากรไว้รองรับความเจริญเติบโตขององค์การที่ขยายตัวย่างรวดเร็ว หรือเตรียมความพร้อมในการรับกับสภาพปัญหาอันอาจเกิดขึ้นได้ตลอดเวลา

            การฝึกอบรมเป็นขั้นตอนสำคัญในการบริหารทรัพยากรมนุษย์ ตั้งแต่การสรรหา พัฒนา รักษาไว้ และใช้ประโยชน์ การได้มาซึ่งบุคลากรที่ผ่านการคัดเลือก สรรหา จนได้คนเก่งที่มีความรู้จากระบบการศึกษามาสู่องค์การแล้ว จำเป็นต้องพัฒนาคนเก่งให้สามารถปฏิบัติงานที่รับผิดชอบได้อย่างถูกต้อง การฝึกอบรมเป็นวิธีหนึ่งในการพัฒนาบุคลากรให้เป็นทรัพยากรมนุษย์ซึ่งมีคุณค่าและคุณภาพตามที่องค์การพึงประสงค์ ดังนั้น ทุกองค์การจึงให้ความสำคัญกับการฝึกอบรมและพัฒนาบุคลากรอย่างจริงจัง ซึ่งจำเป็นต้องดำเนินการอย่างต่อเนื่องและเป็นระบบ

การจัดทำโครงการและหลักสูตรฝึกอบรม (Training Program Design) เป็นกระบวนการที่กระทำภายหลังการวิเคราะห์ความจำเป็นในการฝึกอบรมและพัฒนาขององค์การแล้ว โดยการวิเคราะห์ภารกิจ หน้าที่ และกลุ่มผู้ฟัง หลักสูตรการฝึกอบรมที่ทำขึ้นจะต้องสอดคล้องกับความต้องการจำเป็นในการฝึกอบรม เมื่ออบรมแล้วจะต้องสามารถแก้ไขข้อบกพร่อง ปัญหา หรือตอบสนองความต้องการขององค์การได้

การจัดทำโครงการฝึกอบรมจะประสบความสำเร็จได้ขึ้นอยู่กับการจัดหลักสูตรภายใต้สถานการณ์ที่ถูกต้องตรงตามความต้องการ ซึ่งแนวทางการออกแบบหลักสูตรการฝึกอบรม (Personal Decisions International) หรือ PDI, (ที่ปรึกษา HR ที่มีชื่อเสียง) ได้ตั้งกรอบแนวความคิดไว้ 5 ส่วนด้วยกัน ซึ่งโดยส่วนประกอบต่าง ๆ นั้น องค์การสามารถมั่นใจได้ว่าการจัดทำโครงการฝึกอบรมนั้นถูกต้องตรงตามความต้องการ องค์ประกอบ 5 ส่วน โดย PDI มีดังต่อไปนี้

21                        ความเข้าใจอย่างถ่องแท้ (Insight) ทุกคนนั้นอยากจะรู้ว่าตัวเขาเหล่านนั้นต้องการที่จะเรียนรู้อะไร พนักงานต้องการฝึกอบรมเรื่องใด ซึ่งได้จากการวิเคราะห์ความต้องการของแต่ละคน จากการทราบถึงความรู้และความสามารถของเขาขณะนั้น

22                        แรงจูงใจ (Motivation) ทุก ๆ คนนั้นต้องการแรงจูงใจทั้งภายในและภายนอก ซึ่งหมายถึง ผู้เข้ารับการฝึกอบรมนั้นสามารถทราบได้ว่าจะได้ประโยชน์อะไรจากการเข้ารับการฝึกอบรมในครั้งนั้น ดังนั้นการจูงใจผู้เข้ารับการฝึกอบรมโดยการบอกผลประโยชน์ที่พวกเขาจะได้รับสามารถเป็นการสร้างแรงจูงใจได้ เช่น การเลื่อนขั้น การได้รับรางวัล แม้ว่าการกล่างถึงผลประโยชน์นั้นยังจูงใจให้มีส่วนร่วมในการฝึกอบรม และพัฒนาได้ไม่มากนัก เราสามารถเพิ่มแรงจูงใจจากการสื่อสารกับบุคคลภายในองค์การให้เข้ารับการฝึกอบรมและมีส่วนร่วม หนทางหนึ่งที่มีผลต่อแรงจูงใจนั่นคือ การบอกกับผู้บริหารระดับสูงให้เข้าใจ เมื่อทุกคนเข้าใจแล้วก็ทำให้เกิดความต้องการในการฝึกอบรม เมื่อผู้บริหารระดับสูงได้มีส่วนร่วมในการฝึกอบรมแล้วนั้น พนักงานคนอื่น ๆ ก็จะต้องได้รับการฝึกอบรมตามกันไปเป็นลำดับขั้น

23                        ความรู้และทักษะใหม่ ๆ (New Skill and Knowledge) ทุกคนนั้นจะต้องแสดงความต้องการของแต่ละคนว่าต้องการที่จะเพิ่มความรู้ และความสามารถใหม่ ๆ อย่างไรกับตัวเขา การจัดทำการฝึกบอรมนั้นต้องคำนึงถึงการเพิ่มความสามารถและความรู้ใหม่ ๆ ที่พนักงานผู้นั้นยังคงไม่มี

24                        เรียนรู้จากสถานการณ์จริง (Rear world Practice) ในหลักสูตรการฝึกอบรมนั้นจำเป็นจะต้องให้ผู้เข้ารับการฝึกอบรมนั้นได้ลองเรียนรู้จากสถานการณ์จริง เพื่อที่จะทำให้การฝึกอบรมได้ประสิทธิภาพสูง การเข้าร่วมกิจกรรมเสมือนจริงนั้นก็เป็นประโยชน์แก่ผู้เข้ารับการฝึกอบรมเช่นกัน แต่ถึงอย่างไรก็ตามหัวหน้าหรือผู้จัดการมีหน้าที่ที่จะต้องให้ผู้เข้ารับการฝึกอบรมได้ฝึกอบรมจาการทำงานในสถานการณ์จริงด้วย

25                        การรายงานผลหรืออธิบายผล (Accountability) เป็นที่แน่นอนว่าการรายงานผลนั้นมาจากหัวหน้าหรือผู้จัดการแต่ในขณะเดียวกัน การรายงานผลว่าได้รับอะไรบ้างจากการฝึกอบรม นั้นต้องมาจากผู้เข้ารับการฝึกอบรมด้วย เพื่อจะได้ทราบถึงความเข้าใจและความสนใจหลังการฝึกอบรม อีกทั้งฝ่ายบุคคลควรจะต้องทำการรายงานผล เพื่อเป็นแนวทางในการจัดการฝึกอบรมครั้งต่อไป

 

            โครงการฝึกอบรม หมายถึง การกำหนดหลักสูตร ขั้นตอนวิธีการ ตลอดจนแนวปฏิบัติเพื่อให้บรรลุวัตถุประสงค์ของการฝึกอบรม โครงการฝึกอบรมที่ดีควรเขียนให้กระชับ ครอบคลุมรายละเอียดที่จำเป็นให้ครบถ้วน ชัดเจน และที่สำคัญต้องเขียนตามความเป็นจริงที่สามารถปฏิบัติได้มิใช่เขียนเพียงเพื่อหวังผลในการได้รับการอนุมัติจากผู้บริหารหรือเพื่อจูงใจผู้เข้ารับการฝึกอบรมให้เข้ารับการฝึกอบรมเท่านั้น

            โครงการฝึกอบรม ประกอบด้วยโครงการย่อย 2 ส่วน คือ โครงการเกี่ยวกับการเปลี่ยนพฤติกรรมของผู้เข้ารับการฝึกอบรมให้เป็นไปตามวัตถุประสงค์ของการฝึกอบรม ซึ่งเราเรียกว่า หลักสูตรการฝึกอบรมส่วนหนึ่ง กับ โครงการเกี่ยวกับงานบริหารและงานธุรการอื่น ๆ เพื่อให้บรรลุวัตถุประสงค์ของการฝึกอบรมส่วนหนึ่ง

 

โครงการเปลี่ยนแปลงพฤติกรรม หรือหลักสูตรวิชา	บริหาร / โครงการงานธุรการ
ประกอบด้วยหลักการและเหตุผล วัตถุประสงค์ (ในแง่ของการเปลี่ยนพฤติกรรม) หัวข้อวิชา วิธีการอบรม ระยะเวลา ฯลฯ	ประกอบด้วย เรื่องเกี่ยวกับการเงิน การบุคคล การติดต่อ การจัดสถานที่ การประเมินผล ฯลฯ

 

 

โครงการฝึกอบรมที่ดี ควรมีลักษณะดังต่อไปนี้

10.   สามารถตอบสนองความจำเป็นขององค์การได้ แก้ไขปัญหาอุปสรรคข้อขัดข้อง ตลอดจนรองรับการขยายตัวของธุรกิจ ความก้าวหน้าขององค์การได้

11.   สามารถสนองความจำเป็นของภารกิจที่เป็นปัญหาและของพนักงานได้

12.   ต้องมีการวิเคราะห์ข้อมูลและปัจจัยที่ต้องคำนึงถึงอย่างถี่ถ้วน และถูกต้อง เพื่อการจัดเตรียมและกำหนดโครงการได้อย่างเหมาะสม

13.   ต้องมีวัตถุประสงค์ที่ชัดเจนและสอดคล้องกับความจำเป็นในการฝึกอบรม

14.   มีการกำหนดวิธีการฝึกอบรม และวัตถุประสงค์ที่สอดคล้องกับหลักสูตรและเหตุผล

15.   ได้รับการสนับสนุนด้านทรัพยากรและการบริหารจากองค์การ

16.   ต้องมีระยะเวลาดำเนินการที่ระบุวัน เวลาเริ่มต้น และสิ้นสุดโครงการที่ชัดเจน

 

ประโยชน์ของโครงการฝึกอบรม

1.      ผู้บริหารใช้ในการตัดสินใจอนุมัติการดำเนินการฝึกอบรม

2.      วิทยากรได้ทราบถึงวัตถุประสงค์ กรอบของเนื้อหาที่ต้องถ่ายทอดแก่ผู้เข้ารับการฝึกอบรม ระยะเวลา ตลอดจนการเลือกใช้เทคนิค วิธีการให้เหมาะสมกับการเรียนรู้ของกลุ่ม

3.      ผู้บังคับบัญชาได้ทราบและเข้าใจถึงความจำเป็นในการให้ความร่วมมือ พิจารณาส่งผู้ใต้บังคับบัญชาเข้าร่วมโครงการ

4.      ผู้เข้ารับการฝึกอบรมทราบถึงสิ่งที่ตนจะบรรลุจากโครงการฝึกอบรม ทั้งวัตถุประสงค์ เนื้อหาวิชา ระยะเวลา ตลอดจนประโยชน์ที่จะได้รับจากการฝึกอบรม

5.      เจ้าหน้าที่ผู้รับผิดชอบใช้เป็นแนวทางดำเนินการจัดการฝึกอบรมให้บรรลุวัตถุประสงค์ของโครงการ

 

สิ่งที่ควรคำนึงในการจัดทำโครงการฝึกอบรม มีดังต่อไปนี้

8.      กลุ่มผู้ฟัง ผู้ที่จะเข้ารับการฝึกอบรมจะมีความแตกต่างกันในด้านต่าง ๆ เช่น อายุ เพศ ระดับการศึกษา ระดับสติปัญญา ทัศนคติ ค่านิยม ขนดของกลุ่ม ตลอดจนความคาดหวังที่มีต่อหลักสูตรฝึกอบรม

9.      สถานที่ สภาพแวดล้อมที่เกี่ยวข้องกับการจัดฝึกอบรมจะมีอิทธิพลต่อผลของการฝึกอบรมมาก เช่น สถานที่ฝึกอบรม ควรจะเป็นห้องที่ปราศจากเสียงรบกวน มีขนาดแสงสว่าง อุณหภูมิ การจัดที่นั่งเหมาะสม ตลอดจนมีอุปกรณ์ที่เอื้ออำนวยให้เกิดการเรียนรู้สูง

10.  บรรยากาศและการจูงใจ การฝึกอบรมที่ดีจะต้องมีบรรยากาศที่ส่งเสริมให้เกิดการเรียนรู้ การร่วมมือในกิจกรรมการอบรมการจูงใจให้ผู้เข้ารับการอบรมมีส่วนร่วม มีความตื่นตัวอยากที่จะเรียนรู้

11.  จิตวิทยาการเรียนรู้ การฝึกอบรมจะต้องคำนึงถึงจิตวิทยาการเรียนรู้ของผู้ใหญ่ ซึ่งแตกต่างจากการเรียนรู้ของเด็ก

12.  ปัจจัยด้านอื่น ๆ เช่น เวลา ทรัพยากร และงบประมาณจัดเป็นสิ่งที่ผู้จัดทำโครงการต้องพิจารณา เพื่อการจัดทำโครงการได้เหมาะสม

 

รูปแบบ หรือโครงสร้างของโครงการฝึกอบรม ประกอบด้วยประเด็นต่าง ๆ ดังต่อไปนี้

1. ชื่อโครงการ และหลักสูตรฝึกอบรม

2. หลักการและเหตุผล

3. วัตถุประสงค์

4. หัวข้อการฝึกอบรม และรายละเอียด

5. คุณสมบัติและจำนวนผู้เข้ารับการฝึกอบรม

6. กำหนด วันเวลา และสถานที่ฝึกบรม

7. รายชื่อวิทยากร

8. การรับรองผลการฝึกอบรม

9. การประเมินผลและการติดตามผล

10. ประโยชน์

11.ผู้รับผิดชอบโครงการ

12.ตาราง กำหนดการฝึกบรม

13. รายชื่อผู้เข้ารับการฝึกอบรม

14. งบประมาณค่าใช้จ่ายในการจัดการฝึกอบรม

 

2.        ชื่อโครงการ และหลักสูตรฝึกอบรม

การกำหนดชื่อโครงการจะต้องเหมาะสม ชัดเจน กะทัดรัดสามารถรู้ได้ในเบื้องต้นว่าจะฝึกอบรมอะไร หรือฝึกอบรมใคร การกำหนดชื่อโครงการอาจกำหนดได้ตามสิ่งต่อไปนี้

·        กลุ่มผู้เข้ารับการอบรม เช่น

- หลักสูตรเคล็ด(ไม่)ลับ...สำหรับนักบริหารระดับต้น

- หลักสูตรนักบัญ-    ชีมืออาชีพ

- หลักสูตรก้าวสู่...อาชีพเลขานุการสมัยใหม่ เป็นต้น

·  ชื่อวิชา หรือเนื้อหาหลัก เช่น

- หลักสูตรศิลปะการทาง-     หนี้ และการติดตามหนี้ที่มีปัญ- หา

- หลักสูตร TEAM BUILDING & TEAM SPIRIT

- หลักสูตรเทคนิคการระดมความคิดเชิง-       สร้าง-   สรรค์ เป็นต้น

·  หัวข้อวิชา และกลุ่มผู้เข้ารับการอบรม เช่น

- หลักสูตรการบริหารการจัดการสำหรับ HR มือใหม่

- หลักสูตรการเจรจาต่อรอง- สำหรับนักจัดซื้อ

- หลักสูตรเทคนิคการเป็นวิทยากรภายในอง-            ค์การ อย่าง-      มืออาชีพ เป็นต้น

 

3.        หลักการและเหตุผล         

แสดงถึงปัญหา และความจำเป็นซึ่งได้จากการวิเคราะห์ความจำเป็นในการฝึกอบรม ผู้เขียนต้องหาเหตุผล หลักการและทฤษฎีต่าง ๆ สนับสนุนโครงการเพื่อให้ผู้พิจารณาเห็นถึงความจำเป็นและความสำคัญของโครงการฝึกอบรม

หลักการและเหตุผล เป็นการระบุเหตุผลที่จะต้องทำการอบรม ซึ่งควรจะประกอบด้วยสาระสำคัญ ดังต่อไปนี้

·   หลักการที่ควรจะเป็นหรือปฏิบัติ

·   สถานการณ์หรือปรากฏการณ์ที่เกิดขึ้น

·   ความเสียหายที่อาจเกิดขึ้น

·   สรุปหาง· แก้ไขด้วยการจัดให้มีการฝึกอบรม

 

5.        วัตถุประสงค์

หมายถึง สิ่งที่ต้องการบรรลุจาการฝึกบรม วัตถุประสงค์การอบรมจะกำหนดจากสภาพปัญหาที่เกิดขึ้นในการปฏิบัติงานซึ่งเป็นความจำเป็นในการฝึกอบรมที่ได้ประเมินมาแล้วอย่างเป็นระบบ ทำให้ทราบถึงแนวทางการแก้ไขปัญหาด้วยการฝึกอบรมเพื่อให้บรรลุตามความจำเป็นที่ค้นพบ โดยต้องระบุถึงความรู้ ทักษะ ความเข้าใจและทัศนคติที่ต้องการให้ผู้เข้ารับการอบรมได้เรียนรู้

การเขียนวัตถุประสงค์ที่ดีจะต้องมีลักษณะดังต่อไปนี้

·   มีความสอดคล้อง·        กับความจำเป็นในการฝึกอบรม

·   มีความชัดเจน เข้าใจง·    ่าย เป็นที่เข้าใจตรง·    กันทุกฝ่ายทั้ง· วิทยากร ผู้เข้ารับการฝึกอบรม และผู้ประเมิน

·   มีความเป็นไปได้

·   สามารถวัดและประเมินผลหลัง·  การฝึกอบรมได้

·   มีการระบุพฤติกรรมที่ต้อง·       การให้เปลี่ยนแปลง·   ได้ชัดเจน และเจาะจง· มากที่สุด

เช่น เพื่อให้ผู้เข้ารับการอบรมสามารถพิมพ์ได้ 40 คำต่อนาที ด้วยเครื่อง IBM โดยไม่มีคำผิดเมื่อเสร็จสิ้นการอบรม

ประชุม รอดประเสริฐ (2529 :16-17) เสนอว่า การใช้คำนำหน้าในการเขียนวัตถุประสงค์โครงการ ควรใช้และควรหลีกเลี่ยงในคำต่อไปนี้

 

คำที่ควรใช้

[นายประจักษ์ ปานอินทร์]