ปัจจัยกำหนดโครงการ

หลักการบริหารโครงการ

ปัจจัยกำหนดโครงการ

 

                ระหว่างช่วงดำเนินโครงการ การบริหารจะมุ่งเน้นปัจจัย 3 ประการ คือ คุณภาพ ต้นทุน และเวลา โครงการที่บริหารประสบความสำเร็จก็คือ คุณภาพเป็นไปตามกำหนดรายละเอียดครบถ้วน เสร็จก่อนหรือตรงตามกำหนดเวลา ภายในวงเงินงบประมาณ

                ปัจจัยต่าง ๆ เหล่านี้กำหนดรายละเอียดไว้ตั้งแต่ช่วงระยะเวลาวางแผนของโครงการ รายละเอียดเหล่านี้ใช้เป็นรูปแบบพื้นฐานในการควบคุมระหว่างดำเนินโครงการ

 

ปัจจัยกำหนดโครงการ

 

เวลา

ต้นทุน

คุณภาพ

 

 

ตารางเวลา

งบประมาณ

รายละเอียด

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ประเมินตนเองในฐานที่เป็นผู้บริหารโครงการ

 

ทักษะการบริหารโครงการ

¨    จัดระบบโครงการตั้งแต่เริ่มต้นจนเสร็จสิ้นโครงการ

¨    วางแผนที่จะสามารถต้านแรงกดดัน

¨    ทำให้ผู้ปฏิบัติยอมรับแผนและสนับสนุน

¨    กำหนดวัตถุประสงค์ของโครงการที่สามารถวัดได้

¨    สร้างแรงจูงใจสมาชิกของทีม

¨    ช่วยสมาชิกทีมแก้ปัญหา

¨    ใช้ทรัพยากรที่มีอยู่ให้เกิดประโยชน์สูงสุด

¨    ขจัดความสูญเสียในเรื่องเวลาและเงิน

¨    วัดผลการปฏิบัติงานโครงการ

¨    ใช้ระบบข้อมูลสนอตอบความต้องการของโครงการ

 

 

การกำหนดโครงการ

จุดเริ่มต้นของโครงการ

                โครงการเกิดขึ้นจากปัญหาและโอกาส 

คนที่จะได้รับมอบหมายให้รับผิดชอบในการดำเนินการโครงการ  คือ  ผู้บริหารโครงการ

 

มีหลุมพรางอะไรบ้าง และจะมีวิธีหลีกได้อย่างไร

                ผู้ริเริ่มโครงการ ส่วนมากจะไม่ค่อยเข้าใจความสำคัญแนวคิดของโครงการ

                โครงการส่วนตัวมีแนวโน้มที่จะเน้นไปที่แนวคิดของตนเองในช่วงของการนิยามและกำหนดโครงสร้างของโครงการ (อคติส่วนตัวและผลประโยชน์)

                อาจหลีกเลี่ยงได้ โดยมีการอภิปรายกันระหว่างผู้บริหารโครงการ ลูกค้า และเพื่อนร่วมงาน

 

ขั้นตอนการดำเนินการ

                เมื่อทีมโครงการรวมตัวกัน

งานลำดับแรกก็คือ ทำให้โครงการชัดเจน และตกลงร่วมกันระหว่างสมาชิกของทีม เกี่ยวกับคำนิยามและขอบข่ายของโครงการและกลยุทธ์พื้นฐาน เพื่อการดำเนินการ

 

 

กิจกรรม ตามลำดับต่อไปนี้จะทำให้ โครงการดำเนินไปด้วยความเรียบร้อย

1.       ศึกษาอภิปราย และวิเคราะห์ปัญหา

2.       เขียนนิยาม กำหนดโครงการ

3.       กำหนดวัตถุประสงค์ปลายทาง

4.       กำหนดสิ่งที่ต้องการจำเป็น

5.       สร้างทางเลือก

6.       ประเมินทางเลือก

7.       เลือกทางปฏิบัติ

 

 

การระดมความคิด

                การระดมความคิดเป็นกระบวนการที่มีรูปแบบของความอิสระ เหมือนเป็นการเปิดก๊อกน้ำเพื่อ   ให้ความคิดริเริ่มสร้างสรรค์ของกลุ่มพรั่งพรูออกมา การทำงานเป็นแบบกระบวนการ  2 ทาง  เมื่อสมาชิกกลุ่มออกความคิด เป็นการกระตุ้นความคิดจากคนอื่นซึ่งเสริมต่อความคิดของคนอื่นที่ริเริ่มขึ้นมา

 

 

กระบวนการระดมสมอง

Ø    จดทุกความคิดที่สมาชิกทุกคนเสนอ

Ø    อย่าประเมินหรือตัดสินความคิด

Ø    ไม่อภิปรายความคิดต่าง ๆ ยกเว้นแต่จะขยายความคิดให้เกิดความเข้าใจ

Ø    ยินดีรับความคิดที่ป่าเถื่อน ภายหลังอาจตัดออกได้ง่าย

Ø    การทำซ้ำใช้ได้ แต่อย่างเสียเวลาลอกเลียนแบบ

Ø    ส่งเสริมเชิงปริมาณ ให้ความคิดพรั่งพรูออกมา ยิ่งมีความคิดมาก ๆ  ยิ่งมีโอกาสเลือกสิ่งที่มีประโยชน์มาก

Ø    อย่ารีบร้อนเกินไปที่จะเลิกกระบวนการ เมื่อติดขัดอาจจะพักสักครู่แล้วเริ่มต้นใหม่

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

การทดสอบวิธีการเบื้องต้น

                ก่อนดำเนินการไปตามโครงการเต็มรูป ต้องศึกษาความเป็นไปได้เพื่อทดสอบวิธีการเบื้องต้นก่อน และตอบคำถามเบื้องต้นก่อนว่า “โครงการจะดำเนินการได้ไหม”

                ขึ้นอยู่กับธรรมชาติของโครงการ ทางเลือกหนึ่งหรือ  3 ทางเลือกต่อไปนี้จะช่วยตอบคำถามได้ ทางเลือกที่กล่าวนี้ก็คือ การศึกษาตลาด / โครงการนำร่อง / สถานการณ์จำลองด้วยคอมพิวเตอร์

               

การใช้ผลการศึกษา

                ถ้าผลของการศึกษาความเป็นไปได้เป็นไปได้เป็นที่น่าพอใจและชี้ให้เห็นว่าโครงการจะดำเนนการได้ ท่านก็จะมั่นใจที่จะวางแผนรายละเอียดและดำเนินการโครงการของท่านได้ ถ้าผลไม่เป็นที่        พึงพอใจต้องหาข้อมูลเพื่อที่จะออกแบบผลผลิตใหม่ ต่อจากนั้นก็ศึกษาความเป็นไปได้ จนกระทั่งสามารถวินิจฉัยได้ว่าความคิดในผลผลิตประสบความสำเร็จ

 

ทบทวนความก้าวหน้า  :   ตรวจสอบข้อความต่อไปนี้ในแต่ละข้อว่าถูกหรือผิด

 

ถูก          ผิด

¨          ¨          1.  โครงการเป็นกิจกรรมที่เสี่ยงอย่างต่อเนื่อง

¨          ¨          2.  โครงการริเริ่มโดยผู้ที่เป็นหัวหน้า

¨          ¨          3.  ใครก็สามารถเป็นผู้บริหารโครงการได้

¨          ¨          4.  ผู้บริหารโครงการคือผู้ที่รับผิดชอบที่จะทำให้โครงการสำเร็จ

¨          ¨          5.  คุณภาพโครงการมิใช่เรื่องสำคัญ

¨          ¨          6.  ผู้ที่ริเริ่มโครงการโดยปกติจะมีความคิดที่ชัดเจนในแนวคิด ในโครงการที่สำคัญ

                                     ทั้งหมด

¨          ¨          7.  การดำเนินการโครงการให้เสร็จตรงเวลาเป็นดัชนีวัดที่สำคัญในการบริหารโครงการ

¨          ¨          8.  ทีมโครงการจำเป็นต้องกำหนดเวลาให้ชัดเจนก่อนดำเนินโครงการ

¨          ¨          9.  การระดมความคิดไม่มีประโยชน์อะไรในการบริหารโครงการ

¨          ¨          10.  การดำเนินการให้โครงการเสร็จภายในวงเงินงบประมาณ มิใช่เป็นเรื่องสำคัญ

¨          ¨          11.  กลยุทธ์พื้นฐานของท่านในการทำให้โครงการสำเร็จ จำเป็นต้องมีการทดลอง

                                       ก่อนการดำเนินการ

¨          ¨          12.  การนำร่องเป็นการประเมินกลยุทธ์ของท่าน

¨          ¨          13.  สถานการณ์จำลองคอมพิวเตอร์ช่วยกำหนดความเป็นไปได้ในโครงการก่อสร้าง

¨          ¨          14.  การบริหารโครงการไม่แตกต่างจากการนำหลักการบริหารไปประยุกต์

¨          ¨          15.  ธรรมชาติของโครงการชั่วคราวนำไปสู่สิ่งท้าทายที่มีลักษณะเฉพาะสำหรับ

                                        ผู้บริหารโครงการ