พัฒนาระบบบริการวิชาการมวล.(2)

ถ้าเป้าหมายไม่มีหรือไม่ชัดก็ต้องทำให้มีทำให้ชัด โดยกระบวนการมีส่วนร่วมของประชาคมมวล.ทุกระดับ

ผมเริ่มงานพัฒนา ระบบรวมบริการประสานภารกิจงานบริการวิชาการ โดยศึกษาว่ามีหน่วยงานใดบ้างในมหาวิทยาลัยที่เกี่ยวข้องกับงานบริการวิชาการ จากนั้นใช้แบบจำลองปลาทูในการจัดกลุ่มงานและหน่วยงานที่เกี่ยวข้อง
ผมพบว่ามีหน่วยงานหลักที่มีหน้าที่รวมบริการงานบริการวิชาการดังนี้

1)หน่วยพัฒนาองค์กร ถือเป็นหน่วยงานหลักที่ใช้หลักรวมบริการประสานภารกิจในการพัฒนาองค์กร

2)ศูนย์บริการวิชาการที่ผมสังกัดอยู่ ถือเป็นหน่วยรวมบริการงานบริการวิชาการโดยตรง

3)ส่วนแผนงาน เป็นหน่วยวางแผนและสรุปประเมินผลการดำเนินงานในทุกภารกิจของมหาวิทยาลัยซึ่งงานบริการวิชาการเป็นภารกิจหนึ่ง โดยเชื่อมโยงกับสำนักงบประมาณและสำนักงานคณะกรรมการอุดมศึกษา(สกอ.)

4)ส่วนส่งเสริมวิชาการ เป็นหน่วยประเมินภายในเพื่อการตรวจประเมินจากภายนอกของสมศ.

5)สำนักวิชา(คณะ)เป็นหน่วยบริการวิชาการ1ใน4ภารกิจหลักของมหาวิทยาลัย

6)ส่วนการเจ้าหน้าที่ เป็นหน่วยงานกลางที่ดูแลกำลังคนให้สอดคล้องเหมาะสมกับภารกิจของมหาวิทยาลัย

7)ส่วนการเงินและบัญชี มีบทบาทสำคัญในการกำหนดระเบียบบริการวิชาการร่วมกับส่วนการเจ้าหน้าที่ที่ถือเป็นกติกากลางของงานบริการวิชาการ

8)นอกจากนี้ก็มีศูนย์คอมพิวเตอร์ที่ร่วมกับส่วนการเจ้าหน้าที่และศูนย์บริการวิชาการจัดทำโปรแกรมฐานข้อมูลกลางของมหาวิทยาลัยที่ต้องการแสดงให้เห็นถึงความเชี่ยวชาญของบุคลากร รวมทั้งงานบริการวิชาการของมหาวิทยาลัยที่ได้ดำเนินการทั้งหมด

ผมและทีมงานในฝ่าย ศูนย์บริการวิชาการ(ศบว.)เริ่มต้นจากหน่วยงานหลักเหล่านี้ซึ่งมีบทบาทรวมบริการงานบริการวิชาการของมหาวิทยาลัย โดยชักชวนมาพูดคุยกัน มีข้อมูลเบื้องต้นและการนำเสนอความเชื่อมโยงด้วยpower point ให้เห็นภาพรวมของสิ่งที่เราจะได้ร่วมกันจากการทำงานนี้

แบบจำลองปลาทูของผมแบ่งเป็น3ส่วนคือ
1)ส่วนหัวเกี่ยวกับวิสัยทัศน์ พันธกิจ เป้าหมายและยุทธศาสตร์งานบริการวิชาการของมหาวิทยาลัย    ว่าไว้อย่างไรบ้าง? เกี่ยวข้องกับสภามหาวิทยาลัย ผู้บริหาร ส่วนแผน ส่วนส่งเสริมวิชาการ สำนักวิชา และประชาคมมวล.ซึ่งเชื่อมโยงกับระเบียบบริการวิชาการและประกาศต่างๆ ของมหาวิทยาลัย

2)ส่วนกลางลำตัวคือ กระบวนการเรียนรู้เพื่อไปสู่เป้าหมาย ผมแบ่งเป็น2ส่วนคือ

2.1)กองหน้าหมายถึงหน่วยบริการวิชาการที่ดำเนินกิจกรรมบริการวิชาการกับกลุ่มเป้าหมายโดยตรง

2.2)กองหลังคือหน่วยสนับสนุนบริการวิชาการ ทำหน้าที่เอื้ออำนวยให้กองหน้าทำงานได้อย่างเต็มที่ โดยที่ในหน่วยงานหนึ่งอาจมีทั้งกองหน้าและกองหลัง ซึ่งฝ่ายที่ผมรับผิดชอบ อยู่ในส่วนของกองหลังของศบว.

ภารกิจของกองหลังคือ สร้างกองหน้าที่สามารถจัดตั้งเป็นหน่วยบริการวิชาการในรูปโครงการที่เลี้ยงตัวเองได้ให้เพิ่มจำนวนขึ้น พวกเราจะเอื้ออำนวยให้กองหน้าทำงานได้เต็มที่ทั้งเรื่องระเบียบ ข้อมูลความต้องการจากภายนอก แหล่งทุน รวมทั้งกระบวนการเรียนรู้เพื่อเสริมสร้างหน่วยบริการให้เข้มแข็ง

3)ส่วนหางเกี่ยวข้องกับฐานข้อมูล การประเมินผลและการเผยแพร่งานบริการวิชาการที่โดดเด่นและในภาพรวมของมหาวิทยาลัยที่ต้องสะท้อนส่วนหัวของตัวปลาว่าตอบสนองเป้าหมายอย่างไรบ้าง?

ถ้าเป้าหมายไม่มีหรือไม่ชัดก็ต้องทำให้มีทำให้ชัด โดยกระบวนการมีส่วนร่วมของประชาคมมวล.ทุกระดับ

เราปรึกษาหารือกันในคณะทำงานของหน่วยงานหลักที่เกี่ยวข้อง นำข้อมูลมาเชื่อมต่อกัน โดยที่ผมทำหน้าที่เป็นวิศวกรประกอบเนื้อหาที่ได้มา นำมาวางบนแบบจำลองปลาทู จากนั้นจัดประชุมระดมความคิดเห็นกับผู้เกี่ยวข้องในวงกว้างขึ้น
นำข้อคิดเห็นที่ได้จากการประชุมและจัดทำข้อมูลเพิ่มเติมนำเข้าหารือในกลุ่มย่อย
ทั้งในส่วนของหัวปลา 
ในส่วนของตัวปลา
และในส่วนของหางปลา
จากนั้นนำมาประกอบเข้าด้วยกัน จัดประชุมกลุ่มใหญ่ เชิญหน่วยงานที่เกี่ยวข้องเข้ามาให้ข้อคิดเห็นเพิ่มเติม จนกระทั่งได้หัวข้อหลักและรายละเอียดในแบบจำลองปลาทูครบถ้วน ที่บอกได้ว่างานในฝ่ายที่ผมรับผิดชอบมีอะไรบ้างที่ไม่ซ้ำซ้อนกับหน่วยงานอื่นๆ ต้องบอกก่อนว่า ฝ่ายงานนี้เพิ่งจัดตั้งขึ้นภายในในเดือนพฤษภาคม 2551นี้เอง
ในเบื้องต้น ผมเห็นว่า
1)ควรทำการวิเคราะห์บทบาทหน้าที่ให้ชัดเจนด้วยหลักการรวมบริการประสานภารกิจไม่ให้เกิดความ ซ้ำซ้อนเพื่อจัดสรรกำลังคนในฝ่ายให้สอดคล้องกับภาระงานเพื่อเสนอผู้บริหารพิจารณา
2)ทบทวนสถานะภาพของหัวปลา ส่วนลำตัว และส่วนหาง เป็น
baseline ไว้ก่อน เมื่อเราดำเนินการจะได้บอกได้ว่าเกิดความเปลี่ยนแปลงอย่างไรขึ้นบ้าง?

บันทึกนี้เขียนที่ GotoKnow โดย  ใน สถาบันจัดการความรู้เพื่อชุมชน



ความเห็น (1)

มาตามต่อ วันก่อนที่ประชุมห้องโมคลาน พี่ภีมนำเสนอ การวิเคราะห์งานบริการวิชาการโดยใช้โมเดลปลาทู  วันนั้นมีการสรุปบันทึกการประชุมไหม หากมีต้องติดต่อที่ใครครับ