3S กับการจัดการความรู้ ที่ วศ. (5) ตัวจริง เสียงจริง จากกองคลัง กรมอนามัย

 

คุณพรรณี CKO กองคลัง กรมอนามัย เจ้าค่ะ ... เธอมาร่วมเล่าประสบการณ์ในวันนี้ด้วย เธอไม่พูดพล่ามทำเพลง เริ่มเล่าเลยว่า

งานของดิฉันก็จะเริ่มจากการเป็นคุณกิจนี่ละ ก็คือ คนที่ทำงานจริงๆ เราก็ไม่ได้เล่าอย่างเพ้อฝัน เราจะทำอย่างคนที่อยู่ในกรอบเรื่อง KM

ที่มาของ KM ในกรมอนามัยเริ่มมาตั้งแต่ปี 2548 โดยท่านสมศักดิ์ ชุณหรัศมิ์ ซึ่งเป็น CKO ใหญ่ของกรมอนามัย ท่านก็เหวี่ยงลงมาเหมือนกัน โยนลงน้ำก็คือ

• เริ่มจาก เอ๊ะ เราจะเอา KM เข้ามา ... คืออะไร
• Knowledge Management ก็บอกว่า กรมอนามัยเป็นกรมวิชาการ ก็ต้องทำงานทั้งด้านสายวิชาการ และสายสนับสนุน ต้องทำควบคู่กันไป
• ก็คือ แล้วเราจะทำกันเรื่องอะไร ที่จะบริหารความรู้ของกรมอนามัยให้ได้ดี
• และก็ไม่รู้ว่ากรอบมันมาจากไหนกัน
• ก็เลยมาคิดๆ ว่า ความรู้ของกองคลังนี้ จะช่วยอะไรกรมอนามัยได้บ้าง
• ก็คิดว่า กรมอนามัยบริหารความเสี่ยง เรื่องการบริหารการเงินการคลัง
• เราก็เลยนำมาซึ่งเดิม เราเชิญ สตง. อ.เฟื่องฟ้า ตอนนั้นหน่วยงานตรวจทางด้านการเงิน และพัสดุควบคู่กันไป
• เราก็มาคิดกัน ก็วางแผนหลายขั้นตอน
• เผอิญ รองโสฯ ได้มาคุมสายบริหาร เราก็มาคิดกันว่า จะทำระบบควบคุมภายใน ต่อยอดจาก ISO ที่เราเคยทำไว้เมื่อปี 2545-2546 แต่ไม่ได้ประเมิน เราประเมินหน่วยงานหลักบางหน่วยงาน เพราะต้องเสียเงินเยอะ เราก็เลยทำไว้เพื่อเป็นคู่มือในการทำงาน

ถามว่า ทำไมต้องมาทำระบบควบคุมภายใน

• เรากำลังคิดรวมว่า ภาพรวมของกองคลังนี่ ที่จะไม่ให้เกิดความเสี่ยง ซึ่งเราต้องทำการประเมินความเสี่ยง ในองค์การระดับย่อย
• ก็มาคิดว่า Study group ของ KM มันดี เพราะว่าทุกคนจะมาร่วมกันใช้สมอง และความคิดของตัวเองออกมา ที่เรียกว่า Tarcit knowledge มันอยู่ในตัว
• เช่น ตัวดิฉันอีก 6 ปีก็เกษียณ ตุลาก็ไปรับงานใหม่ จะไม่ได้อยู่ตรงพัสดุ ก็มาคิดกันว่า ถ้าตัวเราต้องลุกจากหัวหน้าฝ่ายพัสดุ ซึ่งทำมา 30 ปี เราจะมีอะไรให้น้องๆ ซึ่งทุกคนก็ต้องคิดอย่างนี้ มันต้องมีสักวันที่มีการเปลี่ยนแปลง หรือจากหน่วยงานไป เราก็เลยต้องทิ้งความรู้ เพื่อสอนให้น้องๆ ทำงานได้

ก็เลยคิดว่า ต้องทำระบบควบคุมภายในของกองคลัง ด้วยหัวข้อ "อะไรที่เป็นภารกิจหลักของกองคลัง" ... ถ้าท่านอยู่ในภาระกิจสายวิชาการ ก็ต้องคิดของท่านว่า งานของท่านคืออะไร ท่านก็ต้องจับมาใช้ KM ที่ท่านอธิบดี วศ. พูดดีมากเลย ที่ว่า ความรู้ต้องมีการต่อยอด ... เราไม่ต้องเรียนกันหรือ ไม่ใช่หรอก ต้องเรียน ดิฉันก็ต้องเข้าทุกเวทีเหมือนกัน อย่างวันนี้มาฟัง ก็ได้ความรู้เพิ่มเติมไปเรื่อย เราก็ต้องพัฒนาเพื่อให้งานเราสำเร็จ มุ่งผลสัมฤทธิ์ของงาน ... ทุกงานที่เราจับขึ้นมา

เพราะฉะนั้น เราก็บอกว่า โมเดลปลาทูนี่ ดี ง่ายมากสำหรับการทำ KM เช่น

• เรามีภารกิจหลักอะไร หัวของเราคืออะไร ก็คือ KV นี่ละ เราก็คิดว่า KV ของเราคืออะไร เพื่อที่จะมาทำยังไงล่ะ
• ทำเสร็จแล้ว ที่เราทำเมื่อปี 2548 เราทำเรื่องระบบควบคุมภายใน เป็น KV ของเรา เพื่อไปสู่ยอด เป็นคู่มือการทำงานของหน่วยเราเอง การบริหารการเงินการคลัง ทำระบบควบคุมภายใน ภายใต้การบริหารการเงินและการคลัง ของกองคลัง กรมอนามัย ทำคู่มือออกมา คู่มือแบบไหน ก็ได้ สตง. เข้ามาช่วยเพิ่มเติม จุดความคิด ทำแล้วก็ต้องง่ายต่อการทำงานด้วย
• เราเลือก KV ที่เป็นภาระกิจหลักที่สำคัญ และเป็นองค์รวม
• แล้วเราค่อยแตกย่อย ปี 2548 เราก็เลยเลือกตัวนี้ว่า เราจะทำระบบควบคุมภายใน
• เพื่อให้ความรู้ทุกคนออกมา share เขียนงานของตัวเองออกมาว่า งานที่ตัวเองรับผิดชอบ คืออะไร เขียนเป็น Flowchart การทำงานของแต่ละเรื่อง แต่ละคน
• เขียนแล้วนำมารวม Flowchart อย่างเดียวไม่พอ จะต้องประกอบไปด้วย
  ... ช่องแสดงเจ้าหน้าที่ผู้รับผิดชอบงาน สมมติว่าทำเรื่อง การจัดซื้อจัดจ้างด้วยวิธีตกลงราคา อ่านระเบียบแล้ว ทำงานยาก ก็ต้องเขียนเป็น Flowchart ให้ทำงานง่าย
  ... ช่องที่ 2 ก็จะบอกว่า เป็นขั้นตอนการทำงานที่เป็น Flow ไหลเวียน
  ... ช่องที่ 3 ก็จะบอกว่า เป็นจุดควบคุม หรือจุดตรวจสอบการบริหารความเสี่ยง ก็คือ อะไรที่สำคัญๆ สำหรับ part ที่ 1 และ 2 คืออะไร
  ... ช่องที่ 4 เป็นระยะเวลาการทำงาน
• ต่อไปพอ chart นี้เสร็จแล้วก็ไปเขียนอธิบายระเบียบ ให้สอดคล้องกับระเบียบที่เขากำหนด
• น้องที่เข้ามาทำงานก็บอกว่า ไม่ต้องสอนมาก หรือต้องสอนลึกลงไป

พี่ถือคติ ยิ่งให้ ยิ่งงาม ยิ่งโต ... การทำให้ลูกน้องยิ่งเก่ง การส่งเขาไปเรียน ก็จะเป็นผลพลอยได้กับเราเอง เพราะกลับมาก็ต้องมา share ความรู้ให้ความรู้ได้ไหลเวียน ต้องมาเขียน เพื่อให้หน่วยงานเขาได้รู้ไปด้วย การจัดการความรู้จึงเป็นสิ่งที่ดีมาก สำหรับการทำงานของเรา

พอเราทำระบบควบคุมภายในเสร็จ เราเขียนระเบียบวิธีปฏิบัติงานเสร็จแล้ว เราก็มาจัดการเก็บความรู้ เราก็มา share ความรู้ว่าสิ่งที่เราเขียนขึ้นมา ก็มารวบรวมของทุกคนว่า OK ไหม ฟังกันแล้วเข้าใจไหม หัวหน้าฝ่าย หัวหน้างานก็ต้องมาระดม ทำเหมือนกันหมด ให้ครบวงจร 100%

ก็บอกว่า มาคิดรวมกัน และมาเขียนให้เป็นภาษาที่เข้าใจง่าย มา share ความรู้ก็จะได้ไหล อยู่ในกองคลัง การทำงานก็จะเก่งขึ้น วัดจากการที่ไม่มีข้อร้องเรียน ว่า เราทำงานได้ดีไหม

ต่อไป เราก็ต้องมาจัดเก็บ คือ KA ก็ต้องมีการจัดเก็บความรู้

หลังจากนั้นเราทำอะไร ปีต่อมา เรามีระบบ GF เข้า เราก็ต่อตัวนี้เข้าไปอีก ว่า จะเป็นการบริหารการเงินการคลัง ก็เป็นระบบควบคุมภายในต่อเนื่อง

และปี 50 ทำอะไร ก็ทำในเนื้องานประจำอีก ก็คือ

• การลดขั้นตอนการจัดซื้อจัดจ้างโดยวิธีตกลงราคา
• ลดขั้นตอน 50% ได้คะแนนเต็ม 100 ก็มาจากระบบควบคุมภายในที่เล่ามานี้ และทำเป็น SOP ขึ้นมา จากขั้นตอน
• และทำสั้นๆ เป็นการไหลของงาน เก็บมาจากขั้นตอนเหล่านั้น และนำมาลงเวลาไว้ ลงรายละเอียดด้วย เราสามารถทำได้ทุกเรื่อง
• คุณก็จะบริหารการจัดซื้อจัดจ้างโดยวิธีตกลงราคาได้สำเร็จ เดิมเราทำด้วยมือ 30 วัน เราก็ลดขั้นตอนได้ 15 วัน

ในเวปไซต์กองคลัง กรมอนามัย และเข้าไปใน บริหารความรู้ ระบบควบคุมภายในของกองคลัง หยิบไปใช้ ปรับปรุง และต่อยอดไปได้เลย คุณก็จะรู้สึกว่า คุณทำงานจะมีความสุข วิธีสอบราคาใช้เวลากี่วัน เราก็รู้ว่าถึงขั้นตอนไหน เด็กถึงขั้นตอนไหน ก็หยิบมาปะหน้าเรื่องเลย คุณจะต้องลงเวลา และประเมินการทำงานได้ ว่า ขั้นตอนอยู่ตรงไหน copy & development ได้เลย เราไม่หวง

ปีนี้เราทำอะไร

• เราจะทำเรื่องให้เนียนอยู่กับงานประจำ เราจะทำบริหารงบลงทุน เพราะว่าเป็นงบที่ผู้บริหารจะต้องถูกตาม เป็น KPI ตัวหนึ่ง
• งบลงทุนของทุกหน่วยงาน คือ งบครุภัณฑ์ ที่ดิน สิ่งก่อสร้าง ท่านต้องบริหารจัดการ และก่อหนี้ให้ได้ไม่น้อยกว่า 70% และต้องเบิกจ่ายให้ได้ไม่น้อยกว่า 70%
• ทำยังไง ... เราก็เริ่มทำ และประเมินตนเอง ว่าเราอยู่จุดไหนของงาน องค์ความรู้อยู่ตรงไหน มี Fa มี Note ไหม มีการใช้ IT เป็นยังไง มีการทำงานได้สำเร็จยังไง มีการ ลปรร. เท่าไร มี CoP ไหม เรายังมี CoP ระหว่างทางที่เราทำ KM
• แต่งานหลักจริงๆ ของเราในการทำ KM คือ รักษามาตรฐานให้ได้ 3 วัน และลงทุน ภายใต้การบริหารการเงินการคลัง
• จัดทำแผนการจัดการความรู้ ระหว่างนั้นก็ต้องมีการประชุมหารือ ตามที่ได้วางไว้ตามแผน ... ทำได้ยังไง เช่น เราต้องมีการติดตามงบลงทุนเป็นรายเดือน ก็จะต้องนำเข้าที่ประชุมกรมฯ ก็จะเป็นรายงาน แทรกการทำแผนไปเรื่อยๆ เวลาประชุมก็จะมีการติดตามหน่วยงานทุกหน่วย

มีอีกเรื่องคือ การสร้าง CoP ระหว่างทาง ว่า ทุกฝ่ายของกองคลังต้องมี CoP ปีหนึ่ง หรือว่า 2 เดือนต่อเรื่อง และ CoP ระหว่างทางนี่จะมีการแก้ไขปัญหาการทำงาน ถ้าบันทึกได้ ก็จะไป share อยู่ใน Portfolio ของแต่ละฝ่าย เพื่อให้คนเข้าไปดูว่า เรา share ปัญหางานนี่ เพราะการทำงานมาจากปัญหาด้วย ที่จะต้องมา share กันได้ นอกเหนือจากภารกิจหลักที่เราทำ

และเวลาทำ CoP มีวิธีการคือ

• มารวมกลุ่มกันทั้งฝ่าย พัสดุมี 15-16 คน ตัวเองเป็น Fa และเชิญทีมกรมฯ มาช่วย ก็ต้องเลือก Fa
• ตัวเองเป็น Fa ก่อน แล้วค่อยฝึกน้องให้เป็น Fa ซักไซ้ ควบคุมเวลา คอยเตือนผู้เล่า สรุปประเด็นเป็นระยะๆ ซักถามแบบให้ได้ข้อเท็จจริง ไม่มีถูก ไม่มีผิด และไม่ต้องเกร็งว่า หัวหน้านั่งอยู่แล้วไม่ผิดระเบียบ งานของแต่ละคนไม่เหมือนกัน การมุ่งสู่ความสำเร็จไม่เหมือนกัน เช่น ตัวเอง ใช้โทรศัพท์ในการติดต่องาน มีคนว่า ทำไมไม่ลุกไปหาเขา เราก็ต้องชี้แจงว่า บางเวลาเราไปไม่ได้ แต่การใช้โทรศัพท์ช่วยเราได้มาก เพราะเราใช้ในการติดต่อประสานงาน เรื่องเล็กๆ น้อยๆ ของผู้ใต้บังคับบัญชาก็ต้องมอง
• เมื่อเราเลือก Fa แล้ว เราก็ต้องมี Note เพื่อการจดบันทึก และสมาชิกที่เล่าก็เล่าเรื่องที่ประสบความสำเร็จ
• อย่างเรื่องหัวปลาที่เล่า เล่าความสำเร็จของตัวเอง เพราะว่าทุกคนมีงานที่สำเร็จ เขาก็มีความสุขมาก จนกระทั่งเจ้าหน้าที่เดินเอกสารเล่าก็ยังมีความสุขมาก

การทำ CoP ... face to face ก็ได้ ไม่ต้องมาเจอกันเป็นกลุ่ม ไม่จำเป็นต้องเล่า Success story อย่างเดียว มาจากปัญหา และวิธีแก้ปัญหาก็ได้ สำคัญที่ต้องได้เนื้องานว่า คือ อะไร ไม่ต้องทะเลาะกัน เล่าความสำเร็จที่คุณทำ ความรู้ก็จะไหลเวียน ไปลงเวปไซต์ เวปบอร์ด ลง Portfolio หรืออื่นๆ ตอนที่ GF เข้า เราก็มาทำเรื่องการขอเบิกในระบบ เพราะต้องการทำขอจ่ายในระบบ ว่าทำกันยังไง ศูนย์ฯ ทำอย่าง กองฯ ทำอย่าง ก็มาเล่า แลกเปลี่ยนกัน และก็สกัดความรู้ออกมา

ดร.ยุวนุช สรุปเรื่องเล่าของ เจ๊เปี๊ยกไว้ค่ะว่า

สิ่งที่คุณพรรณีพูดมาในเรื่องของการเงินการคลัง แน่นมาก แต่สิ่งที่มีร่วมกัน ก็คือเรื่องความสุข เชื่อในศักยภาพของคน ทุกคนจะมีความรู้ในตัว สามารถจะ share ได้ทั้งนั้น ไม่ว่าจะเป็นผู้สูงอายุ หรือคนเล็กๆ น้อยๆ พนักงานส่งเอกสารก็ยังมีความรู้ที่จะ share ได้ด้วย ทุกคนก็มีส่วน ... แต่จะใช้ KM ได้ ทุกคนก็จะเริ่มจากใจ เริ่มจากความสำเร็จ ไม่มีการเริ่ม KM จากปัญหา แล้วมานั่งเถียงกัน ทุกคนก็จะเริ่มจากความสำเร็จของปัญหาเล็กๆ ก่อน และสุดท้ายก็คือ นำเอาความรู้ที่เกิดขึ้นไปใส่ไว้ ณ ที่หนึ่ง เพื่อที่จะเก็บเป็น KA ได้ และสามารถจะ sharing ได้อีกด้วย ไม่ว่าการใช้ blog หรือ portfolio ก็ดี

ร่วมเสวนา กลุ่มผู้สร้างความรู้ ที่ วศ.