หลังจากที่ผมได้เขียน เรื่อง “การบริหารความเสี่ยงและการกำกับติดตามงาน” ที่ http://gotoknow.org/blog/sup001/185252 ได้เกิดความคิดว่า เราน่าจะมาพูดคุยกันในเรื่องการบริหารการประชุมอีกครั้งหนึ่ง
จากประสบการณ์ในการประชุมคณะกรรมการสถานศึกษา คณะ
กรรมการเขตพื้นที่การศึกษา ร่วมประชุมกับหน่วยงานที่ตนเองสังกัดหรือหน่วยงานที่เกี่ยวข้องในหลายปีมานี้ สิ่งหนึ่งที่เกิดขึ้นในหัวใจเสมอ คือ ในบางครั้งรู้สึกเบื่อหน่ายกับบรรยากาศการประชุม บางครั้ง วาระแจ้งเพื่อทราบ ยาวมาก “แจ้งไป บ่นไป อภิปรายกันไป มั่วไปหมด” ทำให้ไม่มีเวลากับวาระที่เป็นเนื้อหาสาระสำคัญ ๆ เช่น เรื่องหารือ หรือเรื่องพิจารณา(ซึ่งเป็นเรื่องอนาคตขององค์กร)
ผมคิดว่า ถึงเวลาที่เราจะต้อง วิจัยและพัฒนาระบบหรือรูปแบบการบริหารการประชุมที่มีประสิทธิภาพ เพราะในรอบ 100 ปีที่ผ่านมา เรามักจะติดอยู่กับประเพณีปฏิบัติ(Traditional Approach) และเสียเวลาอย่างมากในการประชุมแบบเยิ่นเย้อ ยิ่งการประชุมทีมบริหารที่อาวุโสและเงินเดือนสูง ค่าตัวแต่ละคน นาทีละ 40 บาท (เป็นอย่างต่ำ) ถ้าคนเข้าประชุม 40 คน เราสูญเสียค่าเสียโอกาส นาทีละ 1600 บาท หรือ ชั้วโมงละ 96,000 บาท(เกือบแสนบาทเลยทีเดียว) หากประชุมแบบไร้ข้อสรุป ไร้ประสิทธิภาพ องค์กรและประเทศจะพัฒนาได้อย่างไร
วาระการประชุมแบบประเพณีปฏิบัติที่พบในส่วนราชการทั่วไป คือ วาระที่ 1) เรื่องแจ้งเพื่อทราบ 2) รับรอง รายงานการประชุม 3) เรื่องสืบเนื่อง 4) เรื่องพิจารณา/หารือ และ 5) อื่น ๆ
สิ่งที่ผมคิดว่า น่าจะปรับปรุง นอกการปฏิบัติตามเทคนิคการประชุม ดังที่เขียนใน http://gotoknow.org/blog/sup003/181597 แล้ว สิ่งที่องค์กรยุดใหม่น่าจะดำเนินการมากขึ้น คือ
วาระที่ 1 เรื่องแจ้งเพื่อทราบ น่าจะแยกเป็น 2 ประเด็น คือ 1) เรื่องแจ้งเพื่อทราบทั่วไป ซึ่งไม่ควรเกิน 6-12 นาที และ 2) แจ้งประเภทความรู้ ผลงานวิจัย ผลงานศึกษาค้นคว้า ที่จะเป็นประโยชน์ต่อการปฏิบัติงานของคณะกรรมการ หรือต่อการพัฒนาองค์กร อาจมอบหมายให้สมาชิกมานำเสนอผลงานวิจัย สัก 2-3 เรื่อง ต่อครั้ง เรื่องละประมาณ 10 นาที รวม 30 นาที อันนี้เป็นกิจกรรมหนึ่งในการสร้างองค์กรให้เป็นองค์กรแห่งการเรียนรู้และเสริมพลังให้แก่ทีมบริหาร(Empowerment)
วาระที่ 2 รับรองรายงานการประชุม ทำตาม
http://gotoknow.org/blog/sup003/181597
วาระที่ 3 เรื่องสืบเนื่อง การกำกับและติดตามงาน จำแนกเป็น
3.1 เรื่องสืบเนื่องจากการประชุมครั้งก่อน(ติดตามงาน
ที่คุยกันไปแล้ว ในการประชุมครั้งที่ผ่านมา)
3.2 งานที่ควรเตรียมความพร้อมในรอบเดือนต่อไป
(กระตุ้นงานข้างหน้า เพื่อไม่ให้เกิดข้อบกพร่อง หรือ
เพื่อให้เกิดการเตรียมงานให้พร้อม ตามที่ได้วิเคราะห์
ความเสี่ยงไว้แล้ว)
3.3 รายงานการปฏิบัติงานของฝ่ายต่าง ๆ ในรอบเดือน
ที่ผ่านมา แบบสั้น ๆ (ใช้เอกสารประกอบ) กิจกรรมนี้
จะช่วยกระตุ้นให้ฝ่ายต่าง ๆ เคลื่อนตัว หรือเกิดการ
พัฒนาอย่างรวดเร็ว(ติดตามงานที่ผ่านมาแล้ว)
วาระที่ 4-5 ทำตาม http://gotoknow.org/blog/sup003/181597
เวลาในชีวิตการบริหาร มีจำกัดยิ่ง และเป็นเวลาของบุคคลที่มีค่าตัวแพง การบริหารเวลาให้เกิดประโยชน์สูงสุด จึงเป็นสิ่งที่ควรทำอย่างยิ่ง อย่าปล่อยให้เกิดการประชุมแบบเนือย ๆ ในองค์กรอีกต่อไป
ใครมีเทคนิคการประชุม ดี ๆ ควรนำมาแลกเปลี่ยนกัน เพื่อยกระดับมาตรฐานการประชุมขององค์กรต่าง ๆ ในประเทศไทย โดยเฉพาะอย่างยิ่ง ส่วนราชการต่าง ๆ
การประชุม เมื่อมีผู้เข้าประชุมหลายคน ทุกคนต่างต้องการนำเสนอความคิดของตน บางครั้งอาจทำให้พูดเลยประเด็นที่ต้องการ หรือพูดนอกเหนือเลยวาระไป ดังนั้น ควรขึ้นจอให้เห็นว่า ขณะนั้นกำลังพูดในวาระ หรือประเด็นใดอยู่ จะทำให้ไม่เสียเวลาโดยไม่จำเป็น
สวัสดีครับ คุณเพ็ญจา
ผมเห็นด้วยอย่างมากเรื่องการบริหารเวลาและแนวทางการประชุมที่ดี
ผมจะปรับเทคนิคนี้ไปใช้ในการประชุมแน่นอน
ขอบคุณนะครับ...ที่มาแบ่งปัน
ผมมีข้อเสนอบางอย่างเพื่อการแลกเปลี่ยนด้วยครับ.....
ผมมองว่า มิติของการประชุมน่าจะมี ๒ ส่วนหลักๆ คือ
๑. เน้นที่เนื้อหาที่จะพึงได้จากการประชุม
๒. เน้นความสัมพันธ์และความรู้สึกของผู้เข้าร่วมประชุม
เนื้อหาคือข้อมูลที่เราควรจะได้ แต่การเติบโตของเนื้อหาต้องอาศัยคน
ในที่นี้....คนจึงสำคัญ เพราะมีความสัมพันธ์และความรู้สึก
ในการประชุมแต่ละครั้ง...จึงน่าที่จะคำนึงความรู้สึก ควบคู่กับการบริหารเวลาที่เหมาะสม เพราะเบื้องหลังความสัมพันธ์ ความรู้สึกและเนื้อหา ล้วนมีสิ่งสำคัญอย่างยิ่งซ่อนอยู่