เฮ้อ..... ขอสูดหายใจยาวๆ แล้วปล่อยออกให้หายตื่นเต้นซักที หลังจากจบงานประชุมวิชาการจัดการความรู้ ครั้งที่ 17 ของ สคส. เรื่อง KM ในวงการราชการไทย ที่จัดขึ้นเมื่อวันที่ 28 ก.ค. 48 ที่ผ่านมา รู้ไหมคะว่างานนี้ทีมงานเด็กๆ อย่างเราตื่นเต้นเร้าใจขนาดไหน
ตั้งแต่การเตรียมงาน เชิญตัวแทนหน่วยงานราชการจากหลายๆ หน่วยงานที่เรารู้จัก มาเล่าแลกเปลี่ยนประสบการณ์ความสำเร็จในการทำ KM กับผู้เข้าร่วมงาน สคส. เราอยากจะแสดงให้ทุกคนเห็นว่าในหน่วยงานราชการไทยของเราก็สามารถมีความสำเร็จ KM เกิดขึ้นได้ และความสำเร็จในการทำ KM นั้นไม่จำเป็นต้องใหญ่ แต่เป็นความสำเร็จเล็กๆ ที่มีอยู่มากมายและหลายรูปแบบ มีทั้งความสำเร็จในการเริ่มต้นทำ KM ของภาคพยาธิวิทยา มอ., ความสำเร็จในการจัดการแลกเปลี่ยนเรียนรู้แบบเครือข่าย ของ สสจ.อยุธยา, กลยุทธ์การดำเนินการของ กรมส่งเสริมการเกษตร และ กรมอนามัย, ความสำเร็จในการบูรณาการแทรกซึมสู่งานประจำ ของ รพ. บ้านตาก และ ความสำเร็จในการทำ KM แบบทั้งระบบของ รพ. ศิริราช ดังนั้นเราจึงต้องเตรี๊ยมกับคณะวิทยากรเป็นอย่างดีเพื่อให้ผู้เข้าร่วมได้เห็นภาพที่เราต้องการสื่อออกไปอย่างชัดเจนตามเป้าหมายต่อมาก็คิดว่า เราจะจัดรูปแบบการประชุมอย่างไรดีให้ผู้เข้าร่วมได้ประโยชน์จากการเข้าร่วมมากที่สุด ซึ่งจำนวนคนเป้าหมายที่ตั้งไว้อยู่ที่ 100 คน (กลุ่มราชการ) ดูซิคะเยอะขนาดนี้ (เกือบ 10 เท่าของคน สคส.) จะทำไงดีไม่ให้บรรยากาศเหมือนมานั่งฟัง lecture แล้วก็ลองวางแผนกันดู....... ห้องต้องใหญ่ไม่แน่นจนอึดอัด รูปแบบเอาเป็นแบบวงเสวนา ให้วงในเป็นวงของคณะวิทยากร แล้วมีวงล้อมรอบเป็นชั้นๆ 2-3 ชั้น ให้ดูเหมือนหันหน้าเข้าคุยกัน เว้นช่องว่างเป็นช่วงๆ ให้สะดวกในการเข้าออกและดูสบาย
ยังไม่พอค่ะ อ. หมอวิจารณ์ เพิ่มความตื่นเต้นให้เราอีกโดยการเสนอให้เราแสดงตัวอย่างการทำ "คลังความรู้ (Knowledge Assets, KA)" ให้ผู้เข้าร่วมได้เห็นสดๆ อีก และต้องตีความดึงประเด็นความรู้ให้ออกมาแบบ 2 ชั้นด้วย โดยชั้นแรกเป็น KA ที่ทำให้ KM สำเร็จ และ สอง. เป็น KA ที่ทำให้บรรลุเป้าหมายของงาน ท้าทายดีไหมคะ.......ค่ะ ที่ประชุมเรารับข้อเสนอ เราเตรียมทีม "คุรลิขิต" มือฉมังทันทีค่ะ ต้องทำเป็นคู่ๆ แล้วสลับกันเก็บคลังความรู้ของวิทยากรผู้เล่า ให้มีเวลาที่แต่ละคู่จะได้พักและตรวจทานแต่ละเรื่อง ไม่งั้นไม่ทัน และต้องเตรียมพร้อมเสมอที่จะเอาขึ้นแสดงให้ผู้เข้าร่วมได้เห็นและตีความเพิ่ม มีการวางรูปแบบคลังความรู้, ตำแหน่งเครื่องมือและคนอย่างแน่นอน (2 คู่ 4 คน) ซักซ้อมคิวกันเป็นอย่างดี พอถึงตอนทำงานทีมนี้ตื่นเต้นที่สุดค่ะ และได้เรียนรู้อะไรดีๆ ด้วยค่ะ ลองอ่านความรู้สึกส่วนหนึ่งได้ที่ มุมหนึ่งของ "คุณลิขิต" จากเวทีเรื่องเล่าการจัดการความรู้ข้าราชการไทย blog คุณธวัช ได้ค่ะ
ตอนนี้มาดูเรื่องกำหนดการและการแบ่งเวลากันบ้างค่ะ 1 วัน กับ 6 หน่วยงาน 12 วิทยากรหลัก ที่มีความรู้จากประสบการณ์อยู่มากมาย คำนวณเวลาแล้ว 1 หน่วยงานจะมีเวลา 30 นาที เราแบ่งเป็นช่วงนำเสนอเรื่องเล่า 20 นาที (focus เอาเนื้อสำคัญๆ ที่ต้องการชี้ให้เห็น) แล้วเหลืออีก 10 นาที เป็นเวลาแลกเปลี่ยนเรียนรู้ของวงเสวนา ใจจริงแล้วเราอยากให้มีเวลาแลกเปลี่ยนเรียนรู้มากเท่าๆ กับหรือมากกว่าเวลานำเสนอด้วยซ้ำ แต่เวลา 1 วันคงไม่พอ และถ้าจะจัดนานมากกว่า 1 วันในรูปแบบเสวนานี้ ก็เกรงว่าจะทำให้เครียดจนเกินไปได้ จากนั้นเราก็เตรียมคิวการเล่าของแต่ละหน่วยงาน เราต้องการให้ผู้เข้าร่วมงานได้เห็นการทำ KM ตั้งแต่แบบเริ่มต้น ไปถึง หน่วยงานที่อยู่ในช่วงมีระบบทำให้ยั่งยืน ตั้งแต่หน่วยเล็กไปจนถึงหน่วยงานใหญ่ ให้พี่ใหญ่อย่าง รพ. ศิริราช และ รพ. บ้านตาก อยู่ในช่วงท้ายตอนบ่ายเพราะเป็นหน่วยงานที่ทำ KM กันมานานก่อนหน่วยอื่นๆ เรื่องราวจะเข้มข้นน่าสนใจและมีผลสำเร็จที่เห็นเป็นรูปธรรมมากมายเหมาะจะไว้ดึงดูดผู้เข้าร่วมในช่วงท้าย นอกจากนี้เรายังเตรียมนำเสนอการใช้ Blog โดย อ.กรกฎ เชาวะวณิช เพื่อใช้เป็นเครื่องมือแลกเปลี่ยนเรียนรู้ที่มีพลังใน “พื้นที่เสมือน” และคาดหวังว่าหลังจากการเสวนาในวันนี้แล้ว ผู้เข้าร่วมงานจะใช้ blog เสวนาจัดการความรู้กันต่อ ไม่จบแล้วจบเลย
และเมื่อมาถึงวันงานจริง การเล่าเรื่องราวของทั้ง 6 หน่วยงานมีพลังมากค่ะ แสดงให้เห็นถึงความสำเร็จเล็กๆ ที่ยิ่งใหญ่มากมายหลายรูปแบบ ได้ตามเป้าหมายที่เราวางไว้ วิทยากรใหม่หลายท่านได้แสดงฝีมือการเล่าที่ดึง “ความรู้ฝังลึก (Tacit Knowledge)” ออกมาได้ดีจริงๆ (ดาวดวงใหม่) เป็นเพราะอะไรหรือคะ? เพราะท่านวิทยากรทุกคนนั้นเป็นผู้ปฏิบัติจริงค่ะ และเล่าเรื่องออกมาจากสิ่งที่ตัวเองทำและทำอย่างใส่ใจ ดังนั้นเรื่องเล่าจึงออกมามีพลังอย่างไม่ต้องสงสัย แม้เวลาที่กำหนดวางเอาไว้จะน้อยเกินไป ไม่พอให้วงเสวนาได้แลกเปลี่ยนเรียนรู้และร่วมตีความ “คลังความรู้” ที่เหล่า “คุณลิขิต” นั้นได้บันทึกไว้แบบสดๆ แต่เรามีแผน 2 เตรียมไว้อยู่แล้วค่ะว่า จะนำ “คลังความรู้” เหล่านี้แสดงขึ้น blog แล้วดึงดูดให้ทุกคนเข้าแลกเปลี่ยนกันแบบ B2B (Blog to Blog) แทน เราจึงแสดง “คลังความรู้” ที่เราเก็บได้ให้ผู้เข้าร่วมเสวนาได้เห็นรูปร่างคร่าวๆ เท่านั้น แล้วเปลี่ยนช่วงเวลาตีความความรู้ที่เหลือมาเป็นการทำ AAR (After Action Review) หรือ “ทบทวนบทเรียน” แทน เพื่อให้ทุกคนได้พูดแลกเปลี่ยน “เป้าหมาย” ของตนเองในการมาเข้าร่วมการเสวนาครั้งนี้, สิ่งใดที่ได้บรรลุเกินเป้าหมาย เพราะอะไร?, สิ่งใดที่ไม่บรรลุตามเป้าหมาย เพราะอะไร?, แล้วจะกลับไปทำอะไรต่อหลังจากได้เข้าร่วมงานครั้งนี้ พร้อมทั้งแนะนำการจัดงานประชุมวิชาการครั้งต่อไปให้กับทีมงานเราค่ะ ช่วง AAR นี้เป็นช่วงสำคัญประทับใจอีกช่วงหนึ่งของงานครั้งนี้เหมือนกันค่ะ เพราะทุกคนจะพูดออกมาจากความรู้สึกที่อิสระ เท่าเทียมกัน เป็นตัวของตัวเองและได้สรุปความรู้ของแต่ละคนที่ได้ในงานครั้งนี้
จากแผนงานในห้องเสวนาที่เราวางแผนเตรียมไว้แล้ว ยังมีงานในส่วนของการเตรียมเอกสาร งานการลงทะเบียนผู้เข้าร่วมงานและออกใบเสร็จ งานจำหน่ายหนังสือ/วีซีดี และงานติดต่อดูแลภายนอกห้องประชุมต่างๆ ค่ะ.....ทีมงาน สคส. เราต้องแบ่งงานกันให้ดีให้พอโดยเฉพาะวันงานจริง 11 คนที่มีอยู่ แบ่งเป็น
- 4 คน คือ อ. หมอวิจารณ์, อ. ประพนธ์, อ. กรกฎ และ วรรณา (อ้อ) ต้องอยู่ในวงเสวนา
- 4 คน (2 คู่) เป็น “ทีมคุณลิขิต” ต้องพิมพ์บันทึกและดึงประเด็นความรู้ เป็น “คลังความรู้” แบบสดๆ- 2 คน เป็นผู้ถ่ายทำ VDO, ถ่ายภาพนิ่ง, บันทึกสรุปการประชุม และคอยดูแลส่งไมค์อยู่รอบวงเสวนา
- 1 คนเท่านั้น ต้องดูแลลงทะเบียนจ่ายเอกสารแก่ผู้เข้าร่วมงานพร้อมออกใบเสร็จ, จำหน่ายสื่อ และดูแลการจัดเบรค, อาหาร, เคลียร์ค่าใช้จ่ายต่างๆ กับโรงแรม
เป็นไงคะ ทีม สคส. เราวางแผนบริหารจัดการงานและคนได้คุ้มค่าลงตัวไหมคะ และทีมต้องประสานงานกันในการปรับเปลี่ยนการทำงานไปตามสถานการณ์ที่จะเกิดขึ้น
นี่เป็นเบื้องหลังการจัดงานครั้งนี้แบบคร่าวๆ สนุกตื่นเต้น! กับการประชุมวิชาการรูปแบบใหม่ที่ สคส. นำเสนอหรือเปล่าคะ ขอบคุณทุกคนและข้อแนะนำดีๆ จากที่ประชุมค่ะ และในการจัดงานครั้งต่อๆ ไป เราก็จะพยายามพัฒนาให้ได้สิ่งดีๆ มาให้ผู้เข้าร่วมกิจกรรมของเราค่ะ
ปล. อย่าลืมเข้าไปดู powerpoint และ "คลังความรู้" ที่ทีมเราเก็บมาได้ตาม link ข้างล่างนี้นะคะ
http://www.kmi.or.th/autopage/show_page.php?h=12&s_id=11&d_id=11