ธุรการมือใหม่
เมื่อคุณได้รับมอบหมายให้ทำงานธุรการสิ่งที่ทำให้เราสามารถเรียนรู้และเข้าใจงานได้ง่ายขึ้น คือ การเรียนรู้จากเพื่อนร่วมงาน เรียนรู้จากเอกสาร ส่วนการเรียนรู้จากประสบการณ์คงต้องอาศัยเวลานานอยู่เหมือนกัน
สิ่งที่รู้สึกเป็นห่วงทุกครั้งที่หน่วยงานมีการเปลี่ยนแปลงผู้ปฏิบัติงานธุรการ คือ ความรู้และประสบการณ์ของผู้ปฏิบัติงานในแต่ละแผนกมักติดไปกับตัวผู้ปฏิบัติ การถ่ายทอดความรู้จากรุ่นสู่รุ่น ยังไม่สามารถถ่ายทอดความรู้ในการปฏิบัติงานทั้งหมดได้อย่างแท้จริง และต้องใช้เวลาพอสมควรกว่าจะสามารถเรียนรู้ทำความเข้าใจในงานและปฏิบัติได้อย่างถูกต้อง ในปัจจุบันได้นำการจัดการความรู้มาใช้ในงานเพื่อช่วยในการแบ่งปันประสบการณ์ในการทำงานธุรการอย่างต่อเนื่อง และสิ่งที่พยายามผลักดันให้เป็นมาตรฐานเดียวกัน ไม่ว่าจะเป็นเรื่องของการกำหนดตัวชี้วัดในการทำงานธุรการ การกำหนดมาตรฐานในการปฏิบัติงานประจำวัน และการจัดทำคลังความรู้ในงานประจำ ซึ่งธุรการส่วนกลางของคณะแพทยศาสตร์ ม.นเรศวร ได้เริ่มต้นทำ และขยายผลไปยังธุรการแผนกต่าง ๆ ให้ได้เรียนรู้ร่วมกัน
ธุรการมือใหม่ ทำอย่างไรดี
* ทำความรู้จักกับงานที่ท่านต้องรับผิดชอบ เช่น ต้องทำอะไรบ้าง ที่เป็นงานประจำ และไม่ใช่งานประจำ งานที่ต้องเชื่อมโยงกับหน่วยงานอื่น
* ทำความเข้าใจกับโครงสร้างและสายการบังคับบัญชา รวมถึง ผู้บริหารขององค์กร ว่ามีใครบ้าง ตำแหน่งอะไร เพื่อจะได้สามารถเสนอหนังสือได้อย่างถูกขั้นตอน
* ทำความรู้จักสถานที่ หน่วยงานทั้งหมด ทุกแผนกที่ต้องทราบว่าอยู่ที่ไหน
* ทำความรู้จักกับเพื่อร่วมงาน
* เรียนรู้จากพี่เลี้ยงในแผนกของท่าน และเพื่อนร่วมงานในแผนกอื่น ๆ
* ที่สำคัญและควรรู้อย่างยิ่ง ระเบียบงานสารบรรณ ที่เราต้องอ่านและทำความเข้าใจ เพราะถ้าทำงานด้านธุรการไม่อ่านระเบียบงานสารบรรณ ใช้การเรียนรู้จากต้นแบบ บางครั้งทำให้การปฏิบัติบางอย่างยังไม่ถูกต้องตามระเบียบเพราะเชื่อว่าสิ่งที่ทำคือสิ่งที่ถูกต้องแล้ว อย่างไงก็อย่าลืมอ่านกัน
* เรียนรู้จากบันทึก หรือแนวทางปฏิบัติที่เกี่ยวข้องกับงาน ถามพี่เลี้ยงในงานดูว่ามีอะไรให้เรียนรู้บ้าง
ใครมีคำแนะนำดี ๆ ก็ช่วยแนะนำเพิ่มเติมได้ค่ะ
ความเห็น (8)
สวัสดีครับคุณ Cherry
การเรียนรู้ที่ดีที่สุด คือ
การเรียนรู้จากเพื่อร่วมงาน
การเรียนรู้จากเอกสาร หลักฐานของหน่วยสารบรรณ
ศึกษาจากระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยงานสารบรรณฯ
และทางที่ดีหน่วยงานควรมีการจัดคู่มมือในการปฏิบัติงานให้ชัดเจน ในกรณีที่มีการเปลี่ยนคนรับผิดชอบบ่อย ๆ
จงพยายามต่อไปนะครับ ขอให้ทำงานที่ได้รับมอบหมายให้สำเร็จลุล่วงไปด้วยดี
ขอบคุณนะคะกับบันทึกดีๆสำหรับธุรการมือใหม่ พี่หวังว่าCoPธุรการคณะแพทยศาสตร์ มน.จะมีคลังความรู้มากๆเพื่อเผยแพร่ต่อไป
ขอบคุณพี่เชอรี่นะคะ เป็นธุรการมือใหม่คะ มีอะไรที่ผิดพลาดพี่เชอรี่แนะนำด้วยนะคะ
อยากเก่งๆ ในงานธุรการคะ
แวะมาแอบอ่าน อิอิ
แล้วถ้าเรามีบุคคลากรเพียง 2 คน อีกคนหนึ่งทำหน้าที่อีกหน้าที่นึง และอีกคนหนึ่ง ซึ่งทำหน้าที่เป็นธุรกสนโดยเฉพาะล่ะค่ะ เราจะปรึกษางานต่างๆๆได้จากไหน ถ้าพนักงานคนที่เคยทำงานไม่มามอบงานให้เรา เราสามารถจะจัดระบบงานได้อย่างไร ทั้งเอกสารและงานต่างๆๆ ที่ยังไม่เรียบร้อย
ถ้ายังไงช่วยส่งคำตอบมาด้วยนะค่ะ
ขอบคุณนะคะ
อยากทำอะแต่ยังเรียนไม่จบ
ขอบคุณมาครับ ตอนนี่กัมลังจะไปสมัคพอดี