ลดขั้นตอนการทำงานอีกแล้ว

  วันนี้ สปค. มีการประชุมสำนักประกันฯ โดยเจ้าหน้าที่เข้าประชุมโดยพร้อมเพรียงกัน (บางส่วนติดราชการ)

   เรื่องน่าสนใจในวันนี้นอกเหนือจากปัญหาต่าง ๆ ที่ ผอ. เสนอแล้ว ปัญหาที่มาน่าสนใจจากผู้ปฎิบัติงานก็คือ เรื่องด่วนที่สุด ซึ่งต้องจัดส่งทั้งเช้าและบ่าย

   ซึ่ง ผอ. ได้ให้ผู้ปฏิบัติงานเสนอความเห็นว่าจะดำเนินการอย่างไร เพราะเจ้าหน้าที่ส่งเอกสารมีอยู่คนเดียว แล้วต้องส่งเอกสารไม่ต่ำกว่า 34 หน่วยงาน ส่งทั้งเช้าและบ่ายอาจไม่ทัน ซึ่งผู้ปฏิบัติงานก็เสนอให้ใช้วิธีการส่งแบบโทรสาร ซึ่งก็เป็นวิธีที่ดีอีกแบบหนึ่ง

   แต่ใหน ๆ มหาวิทยาลัยเราก็เป็น สารพัด e น่าจะใช้ประโยชน์ของ e-Office ในการจัดส่งเรื่องด่วน และ แจ้งทางเมล์ให้ผู้เกี่ยวข้องทราบน่าจะเป็นวิธีที่ดีและสั้นที่สุด เพราะ การส่งทางเมล์ หรือ e-office ทำเพียงครั้งเดียว ไม่ต้องเสียเวลาเหมือนโทรสารซึ่งต้องเสียเวลาโทรทั้งสิ้น 34 หน่วย

  อย่างไรก็ตามวัฒนธรรมองค์กรภายในยังติดปัญหาที่ยังไม่ได้ใช้ e-office และ เมล์ในการสื่อสารอย่างเป็นวัฒนธรรม อีกทั้งระบบปฏิบัติก็ยังไม่ชัดเจน ถ้า สปค. ต้องใช้เวลาในการส่งเรื่องให้ กองกลางดำเนินการ เรื่องก็คงส่งผ่าน e-office ช้ากว่ากำหนด และ ถ้า ผู้ใช้งานไม่ได้กำหนดว่าต้องอ่าน e-office อย่างน้อยวันละครั้ง ก็คงไม่ด่วนอีก

   ทิ้งไว้เป็นโจทย์วิจัยเล็ก ๆ ที่จะช่วยลดเวลาการจัดส่งเอกสารให้สั้นเข้า