ตัวอย่างดีๆจากกองแผน กรมอนามัยว่าด้วย แฟ้มภูมิปัญญา
วันนี้ทีม KM กลางของกรม อไปเรียนรู้จากกองแผนงานที่มี CKO ใหญ่เจ้าความคิด คุณติ๊ก สร้อยทองเป็นแกนอยู่
ผมทราบมาก่อนว่าที่กองแผนเขามีการจัดการความรู้โดยใช้การทำ portfolio เป็นวิธีสำคัญที่คุณสร้อยทองบอกว่าน่าจะใช่การทำ KM ที่ดี แต่ก็ไม่วายออกตัวว่าไม่รู้ว่าสิ่งที่ทำเป็นการจัดการความรู้หรือเปล่า
พอไปฟังก็ได้ทราบว่าที่จริงแล้วทาง ผอ กองแผนเขามีนโยบายให้เจ้าหน้าที่แต่ละคนเขียนสิ่งที่เรียกว่า แฟ้มภูมิปัญญา ที่มีที่มาจากการเขียน portfolio แต่เขาไม่อยากเรียกว่า portfolio เพราะไม่อยากให้ติดกับที่เคยมีการอบรมกันมา
แนวคิดสำคัญคือให้เจ้าหน้าที่ของกองเขียนบทเรียนของตัวเองที่ได้มาในแต่ละวัน เก็บใส่แฟ้มใครแฟ้มมัน แต่คนอื่นสามารถมาดู และมีเปิดให้ comments ได้ด้วย
คุณทิชามณฑ์ ผู้ขยันเขียนที่สุดในตอนนี้ บอกว่ารู้สึกปลื้มใจ เพราะหลังเขียนจึงได้รู้ว่าสิ่งที่เขียนมีประโยชน์
แต่คนส่วนใหญ่ในกองยังรู้สึกว่ามันมีความหลากหลาย ยังไม่รู้ว่าจะเขียนแบบไหนดี เคยอบรมวิธีเขียน portfolio (ซึ่งจะมีคำแนะนำค่อนข้างชัดเจนว่าควรเขียนอะไร ไม่ควรเขียนอะไร) เลยสับสนกับคำว่าแฟ้มภูมิปัญญาที่ทางกองคิดขึ้นมาเอง
เท่าที่คนในกองเข้าใจ portfolio ตั้งใจไว้ให้อ่านเองแต่แฟ้มภูมิปัญญานั้น ทางกองบอกว่าจะเอาไปใช้ประกอบการพิจารณษความดีความชอบ บางคนกลัวว่าจะเขีนไม่ดี หรือไม่ครบ เดี๋ยวจะกระทบการประเมินความดีความชอบหรือเปล่า
ส่วนบางคนบอกว่า็คิดจะเขียนแต่งานยุ่งเลยไม่ได้เขียน จะมาเขียนใหม่ ก็ลืมไปแล้ว)
แต่เท่าที่ทำมาราวครึ่งเดือนปรากฏว่าได้ผลเกินคาด เพราะบางคนเน้นเขียนสิ่งที่ไม่ใช่งานประจำ แต่ตั้งใจให้เป็นคู่มือการทำงาน เผื่อคนอื่นมาอ่านจะได้รู้ว่าจะทำงานนั้นๆยังไง
ส่วนบางคนก็เขียนถึงวิธีที่จะช่วยเหลือครอบครัวเพื่อนร่วมงานที่เพิ่งเสียชีวิตไป
ซึ่งอาจไม่เกี่ยวกับเรื่องงานโดยตรง
แต่ความจริงแล้วมีค่าต่อการสร้างค่านิยมในองค์กร
ทำให้หลายคนเกิดความคิดขึ้นมาว่าในที่ทำงานยังมีอีกหลายเรื่องที่ควรจะมาช่วยกันคิด
ช่วยกันทำ
เราได้รู้ว่าก่อนหน้านี้ก็เคยมีนโยบายให้เขียน แต่ดูจะกระด้าง เพราะเน้นการเขียนแสดงผลงานเชิงปริมาณไปหน่อย ตอนนี้ก็เลยบอกให้เขียนเชิงอนุทิน แล้วให้แต่ละคนเลือกเองว่า เรื่องไหนที่เขียนแล้วอยากให้คนอื่นอ่านก็พิมพ์มาไว้ในแฟ้มของตัวเอง
ตอนนี้นักคอมพิวเตอร์ของกองกำลังคิดว่าจะจัดระบบยังไงให้คนที่สนใจมา “อ่าน” ได้ง่ายขึ้น
คุณหมอนนทลีเลยแนะว่าให้ลองมาใช้บริการ gotoknow เผื่อจะได้ไม่ต้องใช้ programme word มาเขียนแล้ว print ใส่ แผ่นกระดาษ แถมยังอาจจะsearch ได้ง่าย แต่ทางกองดูจะอยากมีความเป็นส่วนตัวของคนในกอง เลยยังลังเลอยู่
ผมเสนอว่าให้คนของกองมาคุยกับทีม gotoknow เผื่อจะทำ feature ใหม่แบบที่ผมเคยเสนอ คือให้คนที่มาเขียนที่ gotoknow สามารถสั่งให้ไป post ที่ website ของกองได้ดวย แบบนี้เขียนทีเดียว post ได้ 2 ที่ แถมเวลา search ที่กองก็จะได้เฉพาะ ข้อความรู้ที่คนในกองเขียนแลกเปลี่ยนกัน ไม่ต้องไปติดเอาของที่คนข้างนอกเขียน ซึ่งอาจจะไม่ค่อยเกี่ยวของงานของกอง
ก่อนกลับ ท่าน ผอวิสุทธิ์ พาผมไปดูมุมภูมิปัญญาที่ท่าน ผอ เตรียมเก้าอี้โซฟา ไว้ข้างๆ กองแฟ้มภูมิปัญญา idea ก็คืออยากให้คนของกองมานั่งสบายๆ ระหว่างวันหรือระหว่างพักกลางวัน แล้วสามารถนั่งอ่านแฟ้มที่เพื่อนๆเขียน แถมท่าน ผอ ยังมีความคิดที่จะเพิ่มคุณค่ามุมภูมิปัญญาด้วยการหากาแฟมาให้ชง พร้อมทำบรรยากาศให้น่ามานั่งแลกเปลี่ยนเรียนรู้
ดูท่าทาง แฟ้มภูมิปัญญาของกองแผนจะเป็นรูปแบบกระตุ้นการแลกเปลี่ยนเรียนรู้ที่น่าสนใจมาก โดยเฉพาะในสภาพที่สมาชิกยังไม่ถนัดในการเขียน blog และอ่านผ่าน internet
จำได้ว่าตอนประชุมประจำปีของ สคส ทาง รพตาคลีก็เคยเอาแฟ้มประวัติบุคคลที่เจ้าหน้าที่แต่ละคนบันทึกเรื่องราวการเรียนรู้ของตัวเองมาตัง้แสดงเหมือนกัน
เข้าใจว่าวิธีนี้ทางกองแผนคงไม่สงวนลิขสิทธิ เพราะได้ยินคุณติ๊ก สร้อยทองบอกว่าความจริงคำนี้ก็ไปได้มาจากตอนไปดูงานที่ศิริราช แต่ไม่รู้ว่าทางศิริราชเขามีการเขียนแฟ้มภุมิปัญญษแบบที่กองแผน ชองกรมอนามัยทำหรือเปล่า
ถือเป็นการให้เกียรติแหล่งที่มาของความรู็ และความคิดดีๆ อันเป็นกฏกติกามารยาทพื้นฐานของวัฒนธรรม แลกเปลี่ยนเรียนรู้
้
ความเห็น (4)
ขอสนับสนุนค่ะ ว่าแฟ้มภูมิปัญญาของกองแผนงาน เป็นวิธีการเริ่มต้นของการรวบรวมความรู้ที่ดี และเริ่มมีความหลากหลาย ... บางคนก็คิดที่เขี่ยนขึ้นมาเพื่อ อยากให้เพื่อนร่วมงานรู้ว่า งานของตัวเองทำอะไรบ้าง ถ้าขาดเหลืออย่างไร ก็สามารถทำแทนกันได้ แสดงถึงความไม่หวงงาน ... บางคนก็ตั้งใจจะเสนอ รายละเอียดขั้นตอนของการทำงาน เช่น งานวิเทศสัมพันธ์
โดยเฉพาะ ผอ. ท่านเป็นผู้นำที่ดีมาก เพราะท่านเป็นผู้เขียนที่สม่ำเสมอที่สุด และดิฉันก็ยังเห็นแววอีกหลายๆ คนที่สามารถถ่ายทอดบทเรียน ประสบการณ์ ในด้านการจัดการงานของเขาเหล่านั้นได้อีกมากมาย เพียงแต่ให้เวลาสักหน่อย เขียนออกมาเป็นเรื่องราว ... แล้วก็จะมีเรื่องราวที่ดีๆ ให้เพื่อนร่วมกรมอนามัย และเพื่อนร่วมวงการ KM ได้เรียนรู้ทั่วกัน
ทั้งนี้ทั้งนั้น กองแผนงานก็ยังได้ทำ KM Portal ซึ่งจะเป็นคลังความรู้ที่สามารถนำพาให้ผู้สนใจ เข้าไปเยี่ยมชม และร่วมสะสมความรู้กันได้ด้วย ใครสนใจ เชิญเข้าไปชมได้ที่ http://www.anamai.moph.go.th/kmportal/main/index.php รูปร่างหน้าตาเริ่มสวยงามขึ้นมาแล้วละค่ะ
และดิฉันเองก็ยังคงเสนอความคิดเดิมอยู่ ที่ว่า ถ้ากองแผนงานคิดที่จะเพิ่มแหล่งเผยแพร่ความรู้ และเข้ามาร่วมแลกเปลี่ยนเรียนรู้ ใน GotoKnow แล้วไซร้ จะติดใจ และก็จะได้เพื่อนร่วมวงการ KM ในเรื่องต่างๆ เพิ่มขึ้นอีกมากมายด้วยค่ะ
ขอขอบคุณ KM Team ของกรมอนามัย ที่ให้ข้อคิดเห็นดี ๆ ตลอดจนกำลังใจที่มอบให้
อาจารย์สมศักดิ์ ได้ให้ข้อแนะนำและข้อสังเกตุที่เป็นประโยชน์ ต่อกองแผนงานเป็นอย่างมาก ท่านบอกว่า
1) แฟ้มภูมิปัญญา นับเป็นเครื่องมือที่ดีที่สามารถนำมาใช้ในการแลกเปลี่ยนเรียนรู้กันโดยไม่ต้องเข้าประชุม
2) การนำการจัดทำแฟ้มภูมิปัญญามาใช้ประกอบในการพิจารณาความดีความชอบของบุคคลากร อาจจะเริ่มต้นที่การสร้างแรงจูงใจทางบวก เช่น การประกาศเกียรติคุณ เป็นต้น
3) อยากให้คิดถึงการแลกเปลี่ยนเรียนรู้ในวงกว้างมากขึ้น ให้ออกไปนอกกองแผนงาน อาจใช้โปรแกรมที่มีอยู่ เช่น Gotoknow มาช่วยจัดระบบ สร้าง Search Engine ที่ดีก็จะทำให้เกิดประโยชน์มากขึ้น
4) อยากเห็นการสรุปบทเรียนการจัดทำแฟ้มภูมิปัญญาเป็นระยะ ๆ
5) การทำงานร่วมกัน ถึงแม้แล้วเสร็จตามเป้าหมาย แต่ก็ไม่การันตีเสมอไปว่าจะเกิดการแลกเปลี่ยนเรียนรู้
6) ความรู้บางเรื่องไม่จำเป็นต้องแลกเปลี่ยนเรียนรู้ทั่วทั้งองค์กร
ขอบคุณอีกครั้งครับสำหรับคำแนะนำที่มอบให้ และใคร่ขอขอบคุณอย่างสูงสำหรับ "บันทึกองค์กรเรียนรู้ (ได้หรือเปล่า)" ที่อาจารย์มอบให้ นะครับ
เพิ่มเติมท่าน ผอ กองแผนหน่อยครับ เพราะมีประเด็นน่าสนใจที่ผมไม่ได้ขยายความในครั้งแรกที่เขียน คือเรื่องว่าด้วยการเอา แฟ้มภูมิปัญญาไปเชื่อมต่อกับการให้ความดีความชอบ
เรื่องนี้ถ้าถามความเห็นว่าดีหรือไม่ดี คงมีทั้งสองแบบ
แต่ถ้าฟังจากข้อเท็จจริงที่เจ้าหน้าท่ีสะท้อนให้ฟังก็น่าจะฟังธงได้ว่ามันทำให้หลายคนไม่แน่ใจว่าจะเขียน ลปะะ ดีหรือเปล่า
เพราะเขียนไปดีไม่ดีก็ทำให้เป็นติดลบมากกว่าจะดี
เรียกว่าเขียนไปมีแต่โอกาสเสียไม่มีโอกาสได้ ความดีความชอบ
ผมเลยแนะว่าให้ใช้เป็นตัวให้รางวัลดีกว่า อย่าเอาไปเชื่อมกับการพิจารณาความดีความชอบประจำปี ซึ่งในทางปฏิบัติคือไปกระทบกับเรื่องขัั้นเงินเดือนประจำปี และโบนัสประจำปี ทั้งนี้เเพื่อลดผลทางลบ
จนท จะได้ไม่เกร็งที่จะเขียน
พูดถึงเรื่องนี้เลยอยากเล่าต่อว่าเรื่องการ share ความรู้ หรือการ share ข้อมูลนี่ว่าไปแล้วไม่ใช่เรื่องที่จะเกิดได้ง่ายๆ ต้องมีพื้นฐานของความมั่นใจในกันและกันไม่น้อย
หน่วยงานที่สามารถกระตุ้นให้คนในองค์กรมา ลปรร ได้ แปลว่าวัฒนธรรมองค์กรยังเต็มไปด้วยความเชื่อมั่นในกันและกัน
เชื่อมั่นว่าการ ลปรร จะก่อประโยชน์มากกว่าโทษ
อันนี้ผู้บริหารองค์กร และระดับนำจะมีผลมากในการช่วยกันสร้างให้เกิดความเชื่อมั่นที่ว่านี้ครับ