6 Keys for Xerox_continue

การฝึกอบรมและการเรียนรู้/การวัดผล /การยกย่องชมเชยบันไดเพื่อความสำเร็จขององค์กรแห่งการเรียนรู้

จากมีวานนี้ที่ได้กล่าวถึงกลยุทธ์ 6 ข้อหลักที่ Xerox Corporation ใช้เพื่อการพัฒนาองค์กรให้เป็นองค์กรแห่งการเรียนรู้  ซึ่งได้เล่ารายละเอียด 3 หัวข้อแรกไปแล้วนั้น วันนี้ขอเล่าต่ออีก 3 หัวข้อนะค่ะ

4. การฝึกอบรมและการเรียนรู้
         การฝึกอบรมและการเรียนรู้มีขึ้นเพื่อเตรียมความพร้อมของบุคลากรทุกระดับสำหรับการจัดการความรู้ โดยที่องค์กรจัดให้มีการฝึกอบรมเกี่ยวกับแนวทางและหลักการของการจัดการความรู้แก่บุคลากรเพื่อที่จะสร้างความเข้าใจและความตระหนักถึงความสำคัญของการจัดการและการแลกเปลี่ยนความรู้ในองค์กร นอกจากทฤษฏีเกี่ยวกับการจัดการความรู้แล้ว  องค์กรยังให้ความรู้เกี่ยวกับประโยชน์ของการจัดการความรู้โดยยกตัวอย่างหรือกรณีศึกษาของบริษัทที่ประสบความสำเร็จในเรื่องการจัดการความรู้  ข้อมูลเหล่านี้ช่วยให้บุคลากรในองค์กรมองเห็นสิ่งที่พวกเขาจะได้รับจากการจัดการและมีการแลกเปลี่ยนความรู้กันอย่างชัดเจนยิ่งขึ้น อีกทั้งยังมีการฝึกอบรมการใช้เทคโนโลยีใหม่ๆที่เข้ามาช่วยในการจัดการความรู้
                นอกจากที่กล่าวมาแล้วข้างต้นของ Xerox ยังมีการสรุปเพิ่มเติมในเรื่องการฝึกอบรมว่าองค์กรควรจะพิจารณาจัดการฝึกอบรมในหลายๆรูปแบบเพื่อเปิดโอกาสให้บุคลากรในองค์กรสามารถเข้ารับการฝึกอบรมได้อย่างสะดวก เช่น การฝึกอบรมผ่านระบบ web based training หรือจัดให้มีเอกสารและเครื่องมือเพื่อช่วยให้คนสามารถเรียนรู้ได้ด้วนตนเอง นอกจากเรื่องรูปแบบการฝึกอบรมแล้ว องค์กรอาตตะพิจารณาว่าหสัวข้อเกี่ยวกับการจัดการความรู้จะถูกนำไปผนวกหรือบูรณาการเข้ากับการฝึกอบรมที่มีอยู่ในปัจจุบันในองค์กรได้อย่างไร  องค์กรต้องตระหนักว่าการให้การฝึกอบรมเป็นเพียงปัจจัยหนึ่งเท่านั้นที่จะช่วยให้การจัดการความรู้ประสบความสำเร็จ  บุคคลกรจะไม่สามารถเข้าใจแนวคิดและวิธีการปฏิบัติของการจัดการความรู้ได้อย่างชัดเจนถ้าได้รับเพียงการฝึกอบรมโดยปราศจากการศึกษาค้นคว้าและการเรียนรู้ด้วยตนเอง

5. การวัดผล
   เป็นสิ่งที่สำคัญมาก  ผลการวัดจะสะท้อนถึงประสิทธิภาพและประสิทธิผลซึ่งจะช่วยให้องค์กรสามารถทบทวนแก้ไขข้อบกพร่องต่างๆและปรับปรุงให้ดีขึ้นได้ การวัดผลและผลจากการวัดเป็นปัจจัยที่สำคัญที่ช่วยให้การริเริ่มการจัดการความรู้ภายในองค์การประสบผลสำเร็จแบบยั่งยืน ผู้บริหารขององค์กรย่อมต้องการที่จะเห็นผลลัพธ์ที่สะท้อนถึงผลประโยชน์จากการแลกเปลี่ยนและการจัดการความรู้ถ้าต้องมีการลงทุนเพิ่มเติมในเรื่องของระบบต่างๆหรือการตัดสินใจที่จะให้ความสำคัญกับการจัดการความรู้  การวัดผลลัพธ์ของการจัดการความรู้ซึ่งมีการค้นคว้าวิจัยโดย Department of the Navy (DON) ของประเทศสหรัฐอเมริกาเป็นวิธีการที่เหมาะสมสำหรับองค์กรในการนำมาประยุกต์ใช้ โดยจะแบ่งการวัดผลจากการจัดการความรู้ออกมาเป็น 3 รูปแบบ

1. การวัดระบบหรือกิจกรรมต่างๆในการจัดการความรู้ (System Measures )
   
2. การวัดปัจจัยส่งออก  (Output Measures)
   
3. การวัดผลลัพธ์ (Outcome Measures )
   

การวัดผลจะปรับเปลี่ยนไปตามพัฒนาการของการจัดการความรู้เช่น องค์กรที่เพิ่งเริ่มดำเนินการการจัดการความรู้ควรที่จะวัดระบบหรือกิจกรรมต่างๆที่ทำ ในขณะที่องค์กรที่มีการดำเนินการการจัดการความรู้มาได้ระยะหนึ่งแล้วควรจะวัดจากปัจจัยส่งออก ตัวชี้วัดทั้ง 2 ส่วนนี้จะช่วยให้องค์กรสามารถวัดผลคืบหน้าจากการดำเนินการจัดการความรู้เพื่อช่วยในการติดตามผลและปรับปรุงแผนงานหรือกิจกรรมต่างๆเกี่ยวกับการจัดการความรู้ได้ ส่วนการวัดผลลัพธ์นั้นจะเป็นการวัดผลที่ยากที่สุดแต่เป็นสิ่งที่ผู้บริหารต้องการเห็นมากที่สุด

6. การยกย่อง ชมเชย และให้รางวัล
                องค์กรอาจจะต้องใช้การยกย่องชมเชยและการให้รางวัลเป็นแรงจูงใจในช่วงเริ่มต้นเพื่อโน้มน้าวให้บุคลากรปรับเปลี่ยนพฤติกรรมในการแลกเปลี่ยนความรู้และเข้าร่วมกิจกรรมการจัดการความรู้ แต่ในระยะยาวแล้วสิ่งที่จะสามารถโน้มน้าวให้บุคคลกรในองค์กรสนใจแลกเปลี่ยนความรู้ได้ดีที่สุดคือ “ประโยชน์” ที่จะเกิดขึ้นกับตนเอง เช่น การที่เขาสามารถปฏิบัติงานได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น รวมถึงการได้รับคำยกย่อง ชมเชยจากองค์กร บริษัท Xerox Corporation ประสบปัญหาในช่วงเริ่มต้นของการเริ่มต้นการจัดการความรู้เมื่อคนในองค์กรไม่สนใจในการแลกเปลี่ยนความรู้เท่าที่คาดไว้  ทีมงานจัดการความรู้จึงเปิดโอกาสให้ผู้ที่จะเข้ามาแลกเปลี่ยนหรือเผยแพร่ความรู้ที่ตนเองเป็นผู้คิดค้นขึ้นมาในระบบ Intranet โดยสามารถที่จะใส่ชื่อและส่วนงานของตนเองลงไปด้วย ซึ่งจากจุดนี้เองทำให้คนสนใจที่จะเข้ามาแลกเปลี่ยนความรู้กันมากขึ้นเนื่องจากทุกคนรู้สึกภาคภูมิใจที่มีชื่อตนเองอยู่ในบทความต่างๆในฐานะผู้คิดค้นความรู้เหล่านั้น
อ้างอิงจาก : หนังสือการจัดการความรู้  จากทฤษฎีสู่การปฏิบัติ สถาบันเพิ่มผลผลิตแห่งชาติ