เป็นโอกาสดีที่ทำให้ได้รู้จักหน่วยงานต่างๆ ดียิ่งขึ้น

ระหว่างวันที่ ๒๖-๒๙ พฤศจิกายนนี้ มวล.มีกิจกรรมการประเมินคุณภาพภายใน ปีการศึกษา ๒๕๔๙ ซึ่งถ้าดูระยะเวลาแล้วรู้สึกว่าน่าจะดำเนินการช้าไปหน่อย ดิฉันเป็นคณะกรรมการประเมินคุณภาพการศึกษาภายในโดยตำแหน่ง และได้รับการแต่งตั้งให้เป็นประธานคณะอนุกรรมการ สายที่ ๔ แต่ละสายจะมีทีมรวมทั้งหมด ๑๐ คน

ทีมของดิฉันประกอบด้วยคณบดีสำนักวิชาแพทยศาสตร์ ซึ่งใน ๓ วันแรกมี ศ.ดร.วรนันท์ ศุภพิพัฒน์ มาทำหน้าที่แทน หัวหน้าส่วนกิจการนักศึกษา (ไม่ได้เข้าร่วมตลอดช่วงเวลาการประเมิน) คุณกรมาศ สงวนไทร (หัวหน้าส่วนส่งเสริมวิชาการ) คุณกิตติยา กองผล คุณสมพร อิสรไกรศีล คุณโสภิดา พัฒน์ทอง คุณอรชา เลขาพันธ์ มีคุณศศิรัศมิ์ ประสาทแก้ว เป็นกรรมการและเลขานุการ คุณวีนา วิทยานุภากร เป็นผู้ช่วยเลขานุการ

ทีมเราทำหน้าประเมินสำนักวิชาสหเวชศาสตร์และสาธารณสุขศาสตร์ สำนักวิชาเทคโนโลยีการเกษตร ศูนย์บริการวิชาการ สถาบันวิจัยและพัฒนา โครงการอุทยานวิทยาศาสตร์และเทคโนโลยี โครงการอาศรมวัฒนธรรม ฟาร์ม หน่วยตรวจสอบภายใน และศูนย์วิทยบริการฯ จ. สุราษฎร์ธานี

ดิฉันรู้ตัวว่าต้องทำงานนี้ขณะทำงานอยู่ที่จังหวัดยโสธร จึงต้องขอให้ทางส่วนส่งเสริมวิชาการส่งรายงานการประเมินตนเองของหน่วยงานที่ต้องได้รับการประเมินในวันจันทร์ที่ ๒๖ พฤศจิกายน ไปให้ที่กรุงเทพ เพื่อจะได้อ่านมาก่อนล่วงหน้า กำหนดการตรวจเยี่ยมมีทั้งเช้า-บ่าย ตลอดเวลา ๔ วัน แทบไม่มีเวลาทำงานประจำกันเลย แต่ก็ถือว่าเป็นโอกาสดีที่ทำให้ได้รู้จักหน่วยงานต่างๆ ดียิ่งขึ้น นอกจากนี้การทำงานร่วมกับทีมที่มาจากหลายหน่วยงาน ยังทำให้เรารู้จักกันและกันมากขึ้น


รายงานการประเมินตนเอง
จากการศึกษารายงานการประเมินตนเอง ทุกหน่วยทำตามแบบแผนที่กำหนด ส่วนใหญ่อ่านแล้วรู้สึกเฉยๆ ไม่ค่อยรู้ถึงความเปลี่ยนแปลงหรือพัฒนาการ ถ้าอยากรู้ต้องไปอ่านเทียบกับรายงานในปี ๒๕๔๘ รายงานแต่ละปีมีเนื้อหาที่ซ้ำกัน เช่น ประวัติความเป็นมา บางส่วนก็ซ้ำกับรายงานประจำปี การรายงานในส่วนการดำเนินงานตามระบบและกลไกในองค์ประกอบต่างๆ ไม่ค่อยเห็นภาพวิธีการปฏิบัติ

การวิเคราะห์จุดแข็งจุดอ่อนของตนเองมักไม่มีการอธิบายเหตุผลว่าทำไมจึงเป็นเช่นนั้น ที่หนักกว่านั้นบางหน่วยงานเขียนรายงานเหมือนปีก่อนเกือบทั้งหมด เปลี่ยนเพียงตัวเลขและรายการบางเรื่อง บางหัวข้อต่างหน่วยงานแต่เขียนเหมือนกันเลยก็มี น่าจะต้องมีการปรับปรุงรูปแบบและสาระให้ meaningful ง่าย และกระชับกว่าที่เป็นอยู่

รูปแบบการตรวจเยี่ยม
ดิฉันไม่ทราบว่ารูปแบบการตรวจเยี่ยมในปีที่ผ่านมาเป็นอย่างไร แต่มีความตั้งใจที่จะไปทำความรู้จักและเรียนรู้การทำงานของหน่วยงานต่างๆ ให้มากขึ้น จึงให้มีการแนะนำทีมของทั้ง ๒ ฝ่าย แจ้งวัตถุประสงค์ ซักถามแบบกัลยาณมิตร ค้นหาและชื่นชมสิ่งดีๆ ของแต่ละหน่วยงาน ให้บุคลากรของหน่วยงานที่รับการประเมินได้บอกถึงผลงานที่ตนเองภาคภูมิใจ

บรรยากาศการพบปะระหว่างทีมผู้ถูกประเมินและทีมผู้ประเมิน แรกๆ ท่าทีผู้รับการประเมินส่วนใหญ่ดูไม่ค่อยมีความสุขเท่าไหร่ บางหน่วยงานเรารู้สึกถึงบรรยากาศที่อึดอัดด้วยซ้ำไป แต่เมื่อผู้ประเมินซักถามด้วยคำพูดที่เป็นมิตร ชื่นชมในสิ่งที่เขาดี บรรยากาศดูดีขึ้น และตอนท้ายๆ เมื่อดิฉันถามว่า “ในปี ๒๕๔๙ มีผลงานอะไรที่ภาคภูมิใจบ้าง” บรรยากาศจะเปลี่ยนไปเลย พวกอาจารย์บางคนไม่ทันตั้งตัวนึกไม่ออกว่ามีผลงานอะไรที่น่าภาคภูมิใจ แต่คำถามนี้ทำให้ทุกคนยิ้มออก คุณโสภิดาหนึ่งในทีมผู้ประเมินบอกว่า “ทำให้รู้สึกเป็นหนึ่งเดียว”

ทีมผู้ประเมินของดิฉันซึ่งส่วนใหญ่เป็นพนักงานสายปฏิบัติการ แต่ละคนมีวิธีตั้งคำถามด้วยคำพูดที่นุ่มนวล แสดงความสนใจใคร่รู้ มากกว่าการไปจับผิด ทำหน้าที่ได้อย่างน่าชื่นชมจริงๆ

การนำเสนอและการตอบคำถามของผู้รับการประเมิน
การนำเสนอของหน่วยงานเกือบทั้งหมดใช้ PowerPoint ส่วนใหญ่ผู้บริหารเป็นผู้นำเสนอเอง ใช้เวลาไม่มาก บางหน่วยยังไม่รู้ว่าควรหยิบยกประเด็นอะไรจึงนำเสนอเป็นตัวหนังสือตามที่ปรากฏในรายงานก็มี ความเข้าใจเรื่อง QA ของหน่วยงานต่างๆ ยังมีไม่เท่ากัน

ความที่เป็นเรื่องของการประเมินคุณภาพ รู้สึกว่าผู้รับการประเมินจะระมัดระวังในการตอบคำถามหรือเล่าเรื่องของตนเอง ในส่วนของสำนักวิชา คณบดีหรือรองคณบดี มักจะรู้เรื่องเกือบทุกอย่างสามารถตอบคำถามได้เอง สำหรับศูนย์/สถาบัน/หน่วยงานสนับสนุน พบว่าพนักงานสายปฏิบัติการรู้เรื่องงานในรายละเอียดต่างๆ ดีมาก

สิ่งหนึ่งที่สัมผัสได้คือพนักงานที่เข้าร่วมในการประเมินมีความรู้สึกว่าตนเป็นส่วนหนึ่งของ มวล. มีบ้างเหมือนกันที่บอกฝากเชิงต่อว่าว่ามหาวิทยาลัยไม่จัดสรรอัตรากำลังให้เพียงพอต่อการทำงาน

ข้อสังเกต
- ศูนย์/สถาบัน/โครงการที่มีคณะกรรมการประจำที่ประกอบด้วยผู้ทรงคุณวุฒิภายนอกและบุคลากรภายใน มักไม่มีการจัดประชุมคณะกรรมการ การประชุมภายในหน่วยงานมักจะเป็นลักษณะการปรึกษาหารือและไม่มีการบันทึกเป็นลายลักษณ์อักษร
- ระบบข้อมูลเป็นปัญหาของหน่วยงานส่วนใหญ่ โดยเฉพาะศูนย์/สถาบัน/โครงการที่เป็นหน่วยงานกลาง ซึ่งถูกคาดหวังให้เป็นแหล่งข้อมูลรวม เช่น ข้อมูลงานวิจัย พบว่ามีข้อมูลไม่ครบถ้วน ไม่ตรงกัน ส่วนหนึ่งมาจากเจ้าของงานไม่กรอกข้อมูลในระบบ

ได้พบเรื่องราวการทำงานดีๆ หลายเรื่อง ถ้ามีโอกาสจะนำมาเล่าต่อ

วัลลา ตันตโยทัย วันที่ ๒๙ พฤศจิกายน ๒๕๕๐