ลปรร. มสช. กับกรมอนามัย (10) KM กับงานกองคลัง (1)

 

เรื่องงานพัสดุ Highlight จะอยู่ที่ CoP ซึ่งน่าสนใจมาก งานยุ่งๆ งานยากๆ ทำไมถึงคุยกันได้ ทั้งๆ ที่งานพัสดุเป็นงานที่อยู่กับระเบียบ

น้องปุ๊ก จรัญญา ความรู้จากการใช้งานระบบ GFMIS ... เริ่มต้นจากเป็นมือ Note taker รวมทั้งเป็นคุณกิจด้วย ตอนนี้เขยิบขึ้นมาเป็น Facilitator ซึ่งออกงานใหญ่มาแล้วครั้งหนึ่งที่เชียงใหม่ค่ะ เธอมาเล่าถึงการทำ KM ที่กองคลังว่า

• ตอนแรกเราทำแบบไม่รู้ เมื่อมี KM Team กรมอนามัยเข้ามาช่วย จึงได้รู้ โดยเริ่มจากงานการจัดซื้อจัดจ้าง ที่มีเยอะๆ เพราะว่าปกติขั้นตอนของเราจะยาวมาก จึงได้จับเรื่องนี้มาทำ
• เริ่มจากที่ กพร. บอกว่า เราจะต้องลดขั้นตอนการทำงานให้ได้ครึ่งหนึ่ง เราก็ได้มาทำระบบควบคุมภายใน ทำ Flow chart ทำ SOP คือ สรุประยะเวลาการทำงานของเราออกมา
• เสร็จแล้วก็กลับมาดูว่า ช่วงไหนของขั้นตอนที่มีช่วงห่าง มีระยะเวลาอันยาวนานมาก เราก็จะจัดตรงนั้นมาลดขั้นตอน และพัฒนาไปเรื่อยๆ
• โดยที่งานของเราเริ่มจากฝ่ายพัสดุ เราเริ่มให้แต่ละคนมาดูว่า งานของแต่ละงาน ขั้นตอนไหนที่บอกว่า ระยะเวลามันยาวนั้น ทำไมถึงยาว เกิดจากเราไม่เข้าใจในระเบียบ หรือวิธีการทำงาน แต่ละคนก็จะมาเล่า
• ... พี่ที่เขาทำเรื่องสัญญา พี่เขาไม่รู้ เราก็ต้องไปถามพี่เขาบ้าง อะไรบ้าง คือ ต้องทำตามระเบียบไป ก็จะช้า พอพี่เขาได้มาเล่าว่า มีขั้นตอนตามนี้ๆ นะ มี trick เล็กๆ ว่า ต้อง check ตรงนี้ให้ถูกต้อง ขั้นตอนตอนนี้นะ เราลดขั้นตอนได้ มันก็จะค่อยๆ มาเข้ากับ SOP ของเรา
• ... คือ พอเรามาปรับ ขั้นตอนจากเดิม 30 วัน พอมีการปรับปุ๊บ ก็จะลดขั้นตอนเหลือ 15 คือ ครึ่งหนึ่ง ก็ตรงตามเป้าหมายของ กพร.
• ตอนนี้เราก็ทำของพัสดุแล้ว ต่อไปเราจะเริ่มทำของบัญชีต่อ และจะทำต่อไปในทุกๆ ฝ่ายของกองคลัง เดือนนี้ก็จะเป็นฝ่ายบัญชี โดยจะจัดเป็น CoP เล็กๆ ต่อไป

นี่ละค่ะ คือ CoP ของงานพัสดุที่เขาทำเสร็จแล้ว ในเรื่องการลดขั้นตอนการทำงานตาม Flowchart