การบริหารฐานข้อมูลที่เก็บรวบรวมข่าวสาร ความรู้ ประสบการณ์ และข้อมูลต่าง ๆ โดยมีการเชื่อมโยงองค์ความรู้เหล่านี้ในลักษณะใดลักษณะหนึ่งที่สามารถนำกลับมาอ้างอิง หรือพัฒนาให้เป็นองค์ความรู้ที่มีรายละเอียดมากขึ้น มีความถูกต้อง เชื่อถือได้มากขึ้น เพื่อใช้เป็นประโยชน์สำหรับผู้ที่มีส่วนเกี่ยวข้อง ถือเป็นพัฒนาการอีกขั้นหนึ่งของสังคมมนุษย์กับเทคโนโลยีข่าวสารข้อมูล ศาสตร์ดังกล่าวมีชื่อว่า Knowledge Management เรียกย่อ ๆ ว่า KM

ยกตัวอย่างบริษัทแห่งหนึ่ง ซึ่งดำเนินธุรกิจจำหน่ายและซ่อมบำรุงเครื่องคอมพิวเตอร์ บริษัทแห่งนี้มีทั้งพนักงานขายและช่างอยู่เป็นจำนวนมาก หากช่างแต่ละคนออกทำงานซ่อมบำรุงโดยไม่มีการแลกเปลี่ยนความรู้ซึ่งกันและกัน ก็ย่อมทำให้ประสิทธิภาพในการให้บริการลูกค้าลดต่ำลงกว่าที่ควรจะเป็น หากช่างผู้หนึ่งค้นพบวิธีการในการแก้ไขปัญหา แต่ไม่มีการถ่ายทอดให้กับช่างผู้อื่น การแก้ปัญหาเดียวกันที่เกิดขึ้นกับลูกค้ารายอื่น ๆ ก็อาจต้องใช้เวลามากขึ้น ช่างบางรายอาจแก้ปัญหาผิดทางจนถึงกับก่อปัญหาใหม่ขึ้นมา และนอกจากนี้ยังอาจไม่เป็นที่ประทับใจของลูกค้าอีกด้วย หากผู้บริหารของบริษัทแห่งนี้มองเห็นแนวทางในการพัฒนาประสิทธิภาพ โดยนำวิธีของ KM มาประยุกต์ใช้งาน ก็อาจจัดให้มีการประชุมแลกเปลี่ยนความรู้ระหว่างช่างด้วยกัน หรือจัดทำวารสารภายในองค์กรเป็นการแลกเปลี่ยนความรู้ระหว่างช่างซ่อมด้วยกันก็จะเป็นประโยชน์โดยรวมต่อบริษัทมากขึ้น

 แต่ในท้ายที่สุดแล้ว มิใช่เพียงพนักงานหรือบุคลากรภายในองค์กรเท่านั้นที่จะได้รับประโยชน์จากระบบ KM แต่ยังเป็นบุคคลภายนอกองค์กร (ในที่นี้หมายถึงลูกค้า) ก็ย่อมจะได้รับผลประโยชน์จากการที่องค์กรทำ KM ด้วย   ลูกค้าก็จะได้รับความสะดวกสบายด้วยการแก้ปัญหาที่ตรงจุด, รวดเร็ว และไม่ก่อให้เกิดปัญหาบานปลาย ซึ่งประเด็นนี้คือผลประโยชน์ที่ได้รับ