... ลองนึกภาพว่า ถ้าเราใช้กิจกรรม AAR ในทุกกิจกรรมโครงการแล้ว มันจะเกิดอะไรขึ้น
คุณยุพา พูนขำ มาเล่าเรื่อง KM กับกองอนามัยการเจริญพันธุ์ ซึ่งเป็นกองวิชาการ ... เราได้ใช้ KM กันอย่างไร
- กองอนามัยการเจริญพันธุ์ เป็นกองวิชาการกองหนึ่ง ทำหน้าที่ผลิตองค์ความรู้ เพื่อให้ภาคีหรือเครือข่ายนำไปใช้ เพื่อให้ประชาชนสุขกายสุขใจ ซึ่งเป็นความสุขกายสุขใจจากการเป็นผลของการมีระบบสืบพันธุ์ที่ดี เป็นการพัฒนาที่เกี่ยวข้องกับประชากรในทุกกลุ่มอายุ ตั้งแต่เติบโตจนกระทั่งเสียชีวิต
- พันธกิจของเรา หลักๆ คือ ผลิตองค์ความรู้ และนวัตกรรม และเป็นการถ่ายทอดให้เครือข่ายของเรา เราจึงทำให้เครือข่ายของเรามีความรู้ เพื่อไปพัฒนาประชากรอีกที และมีบทบาทในการผลักดันให้เกิดนโยบาย และกฎหมาย ที่จะเป็นผลดีต่อการพัฒนาอนามัยเจริญพันธุ์ของประชากร
- นโยบาย KM ต้องยอมรับว่า ทีมงานกรมอนามัยที่ได้เริ่มงาน KM และกำหนดบทบาทหรือแนวทางให้มีความชัดเจน ทำให้กองเราสามารถดำเนิน KM ต่อไปได้
- เป้าหมายของปี 50 คือ บุคลากรของกองมีทุกฝ่าย สามารถประยุกต์ใช้เทคนิค KM ในการพัฒนางานที่รับผิดชอบได้
- ตอนที่เราเริ่ม เรารู้ว่า เราควรจะเข้าไปมีบทบาทในการพัฒนา KM ในหน่วยงานของเรา อย่างที่ท่านอธิบดีพูดนั้น ใช่เลยว่า ... ถ้าเราเริ่มจากการบังคับแล้ว เราทำ KM ไม่สนุกแน่ เพราะฉะนั้นสิ่งที่เราเริ่ม คือ เริ่มจากเล็ก เราเริ่มจากความสมัครใจ และเราเริ่มจากการที่จะผสมสานวิธีการของ KM เข้าไปในโครงการ เข้าไปในเนื้องานประจำที่เราต้องทำกันอยู่แล้ว และก็พยายามจะประยุกต์ใช้หลากหลายเครื่องมือของ KM
- เมื่อเราเริ่มใช้ KM ได้ ทำให้เรามีความชัดเจนมากยิ่งขึ้นว่า พอเราประเมินตนเองเสร็จเรียบร้อยแล้ว เราก็สามารถที่จะนำผลที่ได้มากำหนดกิจกรรมสิ่งที่ควรจะทำได้
- แน่นอนว่า แนวคิดของเราตั้งแต่เริ่มแรก เราพยายามจะใช้วิธีการที่หลากหลาย ในท่ามกลางวิธีการที่หลากหลายนั้น เราคงต้องมีความชัดเจนให้กับทีมงานของเราเหมือนกัน
- เรามีทีมที่สมัครใจมาร่วมโครงการ ซึ่งเราพยายามเน้นว่า ทีมงานของเราควรจะมาจากทุกๆ ฝ่ายที่อยู่ในกองเรา ให้เขารู้จักเครื่องมือของ KM ต่างๆ โดยที่ทำให้เขาสามารถนำไปผนวกในเนื้องานของเขาได้ ไม่ว่าจะเป็นเรื่องของการอบรมแกนนำในเรื่องของ Facilitator และ Note taker (คุณอำนวย หรือคุณลิขิต) รวมทั้งพี่สอนน้อง ซึ่งเป็นเทคนิคง่ายๆ ที่เราใช้กันมาแต่ดั้งเดิม และเป็นเรื่องของการอบรม ที่มีการเชิญวิทยากรข้างนอกมาให้ความรู้กับคนของเราในประเด็น หรือสาระความรู้ในฐานะที่นักวิชาการของกองฯ จะต้องรู้ รวมทั้งการดูงาน การทีต้องพัฒนาเกี่ยวกับเรื่องเวป และการ Coaching ในฐานะพี่ๆ ที่มี tacit knowledge ในเรื่องของการบริหารจัดการโครงการมานาน ก็ไป Backup อยู่ข้างหลัง แล้วก็ให้น้องใหม่ๆ เข้ามารับผิดชอบโครงการ ให้เริ่มคิดเอง โดยเราเป็นที่ปรึกษาในการดำเนินโครงการต่อไป
- มีเรื่องของการพัฒนาระบบ IT เพราะปัจจุบันการแลกเปลี่ยนเรียนรู้ทางระบบ IT มีความสำคัญ
- กิจกรรมที่เน้นเรื่องการ ลปรร. โดยผนวกเข้าไปในโครงการ เราใช้อยู่ 2 เครื่องมือด้วยกัน เรียกว่า เป็น AAR (After Action Review) และ Storytelling
- ขออนุญาติ Hi-light ในเรื่องของ AAR
- ตัวของ AAR นี้ เป็นเครื่องมือในการประเมิน และในขณะเดียวกันก็สามารถนำมาใช้ในเรื่องของ KM ได้ เพราะว่าเป็นการเรียนรู้เกี่ยวกับโครงการ หรือกิจกรรมทำไปแล้ว เพื่อดูว่า จุดอ่อนจุดแข็งควรเป็นอย่างไร แต่ท้ายที่สุดที่เป็นตัว Hi-light ของ AAR
- ... คือ เราจะทำงานนั้นๆ ให้ดีขึ้นได้อย่างไร การที่จะทำงานนั้นให้ดีขึ้น มีประสิทธิภาพมากขึ้น มีข้อผิดพลาดน้อยลง ก็คงขึ้นอยู่กับทีมงานนั้นด้วย
- ... อันนี้เป็นสิ่งที่บอกว่า เราทำ AAR ไปเพื่ออะไร ก็คือ เพื่อประเมินผลกิจกรรมโครงการ และทำให้เกิดวัฒนธรรมการเรียนรู้ของกรมฯ ในองค์กร
- ... ลองนึกภาพว่า ถ้าเราใช้กิจกรรม AAR ในทุกกิจกรรมโครงการแล้ว มันจะเกิดอะไรขึ้น
- ... แน่นอนต้องเกิดวัฒนธรรมการเรียนรู้ของคนในองค์กรแน่ๆ และก็เป็นการพัฒนาความมีส่วนร่วมของคน และเป็นกลไกในการบริหารจัดการเชิงวิชาการด้วย
- คำถามหลักๆ ที่มักจะถามกันในเวลาเขาทำ AAR ก็จะมี 4 คำถามก็คือ
1. สิ่งที่คาดว่าจะได้รับจากการทำงานนี้คืออะไร
2. สิ่งที่เกิดขึ้นคืออะไร
3. ทำไมถึงแตกต่าง
4. สิ่งที่ได้เรียนรู้ วิธีการลด หรือแก้ความแตกต่างคืออะไรที่ก็ถือว่า เป็น Quality Improvement ได้อย่างหนึ่ง- สิ่งที่กองฯ ทำ AAR จะต่างไปจากนี้นิดหนึ่ง เพราะการทำกิจกรรมโครงการของเราเป็นสิ่งที่เราตั้งใจไว้ตั้งแต่แรก
- ... ขอยกตัวอย่าง เรามีโครงการวิจัยโครงการหนึ่ง แล้วในโครงการวิจัยนั้นๆ จะมีกิจกรรมอยู่สมมติ 5 กิจกรรม หนึ่งในกิจกรรมนั้นจะเป็นกิจกรรมที่จะอบรมภาคีและเครือข่ายของเรา สมมติว่าอบรม 5 วัน พอเราเสร็จ 5 วันนั้นแล้ว วันที่ 7 วันจันทร์ เราก็จะมานั่งคุยกันในทีมที่รับผิดชอบในการอบรมมา
- ... ที่ประกอบด้วยคนของฝ่ายเรา และคนของฝ่ายที่เกี่ยวข้อง เช่น มีคนจากการเงินเข้ามาด้วย ก็จะมานั่งคุยกัน
- ... ที่ย้ำว่า อย่าให้นาน เพราะว่าไม่เช่นนั้นจะลืม ในสิ่งที่ไปเจอมาว่าเกิดอะไรขึ้นบ้าง
- ... และวิธีการคุยกันนั้น จะเป็นสุนทรียสนทนา คือว่า คนที่รับผิดชอบหลักที่จะดำเนินการคุย จะต้องเปิดใจให้กว้าง ฟังทุกเรื่อง ไม่มีตัวตนว่า เราเป็นพี่ ไม่มีตัวตนว่าเราเป็นนักวิชาการ เพราะว่าคนที่มานั่งคุยกับเราเป็นลูกจ้าง หรือว่าเป็นน้องๆ ซึ่งอาวุโสน้อย
- ... เพราะฉะนั้น เราต้องเปิดโอกาสให้เขาได้มีโอกาสแสดงความคิดเห็น
- ... แล้วก็สิ่งที่สำคัญอีกประการหนึ่งคือ เราต้องบอกเลยว่า สิ่งที่จะพูดต่อไปนี้ ไม่มีการลงโทษ เพราะว่าเราเห็นชัดๆ ว่า ความผิดพลาดอันนั้นเกิดจากใคร แต่ว่าเราพยายามไม่เน้น พยายามให้เขารู้สึกว่า สิ่งที่เขาจะพูดต่อไปนี้ เขารู้ตัวว่าเขาผิด
- ... แต่เรามาคุยกัน เพื่อทำให้งานต่อไปนั้นมันดีขึ้นกว่าวันนี้ เราก็มีการคุยกันใน 4 ประเด็นนั้น เสริมสาระสำคัญ และบันทึก และเผยแพร่
- อย่างที่เรียนว่า จุดเน้นของการทำ AAR ให้ได้ผล คือ ประธาน คนที่เป็นหลักในการเปิดเวทีการคุยนี้ ต้องพยายามให้ทุกคนมีส่วนร่วมในการแสดงความคิดเห็น แล้วก็เคารพในความเห็นของทุกคนที่เข้าร่วมวงสนทนากับเรา และก็แน่นอนว่า สุนทรียสนทนา เป็นประเด็นสำคัญ และย้ำให้ทุกคนเข้าใจ และเชื่อใจว่า เราไม่ได้หาคนผิดมาลงโทษ
- ที่เราทำไปคือ KM ของกองอนามัยการเจริญพันธุ์ เราเริ่มเมื่อปี 49
- ... แม้ว่าเรายังไม่สามารถผสมผสาน AAR ในทุกโครงการได้
- ... แต่เราก็เห็นหลายๆ อย่างเมื่อเราทำ AAR ไประดับหนึ่งแล้ว ... เราจะเห็นความสุขที่เกิดขึ้นในทีมงานของเรา ก็สุขกันทั้งพี่ทั้งน้อง
- ... และมีเป้าหมาย หรืออุดมการณ์ร่วมกัน
- ... เรารู้สึกว่า Teamwork เราดีขึ้น มองตากันก็รู้แล้วว่า มันควรจะต้องทำอะไร
- ... ก็ส่งผลในเรื่องของความผิดพลาด โดยเดิมที่เคยเกิดขึ้น มันอาจจะไม่เกิดขึ้นเลย หรือลดลง
- ... ความสัมพันธ์ของทีมงาน แน่นอน และเราได้เห็นศักยภาพของน้อง ว่าน้องที่เป็นลูกจ้าง เขาก็มีศักยภาพในการทำ และมีหัวใจที่จะทำงานกับเรา เราก็หวังว่า
- ... ในระยะยาวเมื่อเราทำอย่างนี้ ต่อไปเรื่อยๆ ทั้งคนทั้งงานคงดีขึ้นแน่ๆ
- มองภาพในภาพรวม KM ของกองอนามัยการเจริญพันธุ์ เป็น KM ที่เราใช้วิธีการที่หลากหลาย AAR เป็นวิธีการหนึ่ง หรือเครื่องมือหนึ่งเท่านั้นเอง เพราะฉะนั้นเราทำอย่างนี้ได้ เพราะว่า กรมอนามัยมีนโยบายที่ชัดเจน และมีการจัดทำแผนประเมินตนเอง ทำให้เราชัดขึ้น คมขึ้น ว่าเราจะก้าวย่างอย่างไร
- มีการรวมตัวของคนที่สมัครใจ และเราพยายามกระจายตัวอาสาสมัครเข้าไปในฝ่ายต่างๆ และเมื่อทีมงานสมัครใจมาทำ เขาก็จะมีความเสียสละ และพยายามทำงานโดยไม่ยึดติดกับระบบ ร่วมคิดร่วมวางแผน ร่วมทำ และใช้หลากหลายเครื่องมือ
- เราได้มีโอกาสไปดูงานที่ Toyata ทำให้เราชัดเจนขึ้นว่า เครื่องมือ AAR นี้น่าจะมีประโยชน์ เพราะว่า Toyata เป็นสายงานผลิต เพราะฉะนั้นทุกวันตอนเย็น เขาจะต้องมีการคุยกันว่า ทำไมผลงานเขาจึงไม่ได้ตามเป้าหมาย มันเกิดอะไรขึ้น วันรุ่งขึ้น เขาก็จะได้เป้าหมายในการปรับปรุงเมื่อวันที่แล้วแล้ว ว่า ควรจะต้องทำอะไรบ้าง เพื่อให้ผลงานของเขาได้ตามเป้าหมาย ในขณะเดียวกัน ก็อาจมีนวัตกรรมเล็กๆ มีแผนระยะสั้น ระยะยาวก็จะชัดเจนเลยว่า ถ้าเขาจะเพิ่มผลการผลิตต่อวันให้มากขึ้น เขาจะต้องทำอย่างไร และมีเทคนิควิธีการอย่างไร
- ตอนที่เราเริ่มต้นนั้น เราก็พยายามทำให้นักวิชาการของเรารู้จักเครื่องมือ KM และเครื่องมือแต่ละเครื่องมือใช้ตอนไหนอย่างไร และเป็นเรื่องของพี่สอนน้องในเรื่องคอมพิวเตอร์ เพราะว่า basic ของเรื่องคอมพิวเตอร์ของเรายังไม่ดีพอ เราก็ใช้คนของเราในหน่วยงานมาเป็นคนสอน และบรรยากาศสนุกสนานมาก เพราะได้ทั้งความรั้ มิตรภาพ ความเข้าใจที่ลึกซึ้งในเรื่องงานคอมพิวเตอร์ และได้ทีมความเป็นพี่น้อง
- เราได้เชิญบุคลากรของเราที่รับผิดชอบโครงการมาเล่าเรื่องดีดี มาสู่กันฟัง
- และมีการเชิญวิทยากรข้างนอกมาให้ความรู้ในเรื่องมะเร็งปากมดลูก
- เราเข้าไปร่วมเวทีตลาดนัดความรู้ของกรมอนามัย
- และมีการพัฒนาการลงข้อมูลในเวป
- และเรามีโอกาส ลปรร. กับหน่วยงานที่มาดูงาน ครั้งนั้นเป็นสถาบันเพิ่มผลผลิต
- ความท้าทายต่อไปคงมองว่า
- ... เราอยากจะใช้เครื่องมือ AAR นี้ในทุกกิจกรรมโครงการ ก็คงต้องใช้วิธีที่จะนำเสนอผู้บริหารให้มีส่วนร่วมสนับสนุนให้มากยิ่งขึ้น หรือการปรับเปลี่ยนพฤติกรรมของคนในองค์กรของเราให้มีการแลกเปลี่ยนกันมากขึ้น
- ปัจจัยสุดท้ายก็คือ เราอยากจะประยุกต์ใช้ หรือไปเรียนรู้เทคนิค KM ของหน่วยงานอื่นๆ อย่างเช่น กองแผนงาน หรือหน่วยงานอื่นๆ ที่มีเทคนิควิธีการดีดีมาปรับใช้กับเรา
