KM คืออะไร ? ทำไมต้องทำ KM ?

 ในช่วงนี้ใครที่ไม่รู้จักและไม่พูดถึง KM อาจจะถูกว่า " ตกเทรนด์" แต่ใครจะรู้บ้างว่า แท้จริงมีอีกหลายคนที่ยังไม่เข้าใจ มีตำราเยอะแยะมากมายที่เขียนเรื่อง KM ทฤษฎีหลายอย่างที่น่าสนใจ และเป็นองค์ความรู้ที่เราอาจมองข้ามไป 

คนทำงานในองค์กร สามารถนำ KM มาใช้ประโยชน์ได้อย่างไร ? คำถามนี้ ควรร่วมกันหาคำตอบ แต่ตามที่เข้าใจในฐานะคนทำงาน  พบว่ามีปัญหาอยู่เยอะในหน่วยงาน เป็นต้นว่า ปัญหาการสื่อสารในองค์กร ความขัดแย้งในองค์กรกระบวนการทำงานล่าช้า  การใช้คนให้เหมาะกับงาน  ประสิทธิภาพการทำงานหย่อนยาน ศักยภาพของบุคลากรไม่ได้รับการพัฒนาอย่างเต็มที่ ล้วนส่งผลกระทบต่อการทำงานทั้งนั้น    

การนำ KM จึงน่านำมาใช้ในการปรับปรุง พัฒนากระบวนการทำงานในองค์กร เช่น

 1.  แลกเปลี่ยนความรู้และประสบการณ์ระหว่างเพื่อนร่วมงาน  เมื่อมีปัญหาในการทำงาน ใช้วิธีพูดคุย หารืออย่างไม่เป็นทางการได้  ถ้าเป็นปัญหาหรือประเด็นข้อถกเถียงในงานฝ่ายใดฝ่ายหนึ่ง ก็ใช้วิธีคุยกันก่อนเริ่มงานในแต่ละวัน หรือตอนเย็นก่อนเลิกงาน  ซึ่งจริงๆแล้ว น่าจะอยู่ในวิถีชีวิตการทำงานอยู่แล้ว  ส่วนถ้าเป็นปัญหาส่วนรวม ต้องการความเห็นจากทุกฝ่าย ก็ใช้วิธีการประชุมระดมสมองร่วมกัน  

2. แบ่งปันความรู้และทักษะที่มีในแต่ละบุคคล  บุคลากรบางคนที่มีความสามารถและมีความเชี่ยวชาญในเรื่องหนึ่งๆ อาจมีส่วนร่วมในการแบ่งปันความรู้ให้กับบุคลากรคนอื่นได้ เช่นการอบรมภายในหน่วยงาน การสอนหรือฝึกฝนตามแต่โอกาส   

3. การเขียนเอกสาร บันทึกข้อมูลเป็นสถิติ คู่มือการปฏิบัติงาน ยกตัวอย่างเช่น กรณีงานทางด้านเทคนิค มักพบว่าปัญหาที่เกิดซ้ำๆ  ถ้าบันทึกไว้ จะช่วยลดเวลาการแก้ไขได้มาก หรือกรณีการที่ใช้ผู้ปฏิบัติงานหลายคนเวียนเข้ามาทำงาน อาจใช้วิธีการบันทึกลงสมุด หรือมีการ Note ไว้บน Board  

4. มีช่องทางการสื่อสารที่ใช้เทคโนโลยีสารสนเทศ  ข้อนี้ปัจจุบันมีช่องทางมาก อย่าง   MSN  , Blog ชุมชน น่าจะเป็นช่องทางให้ทุกคนได้ใช้แสดงความคิดเห็น และเปิดโอกาสให้แบ่งปันความรู้และประสบการณ์ได้  ใครจะว่า msn ไม่มีประโยชน์ ใช้ในการ chat ไร้สาระ  จริงๆ น่าจะขึ้นอยู่กับวัตถุประสงค์การใช้มากกว่า   

5. การตั้งชุมชน CoP ( Community of Practice ) สำหรับกลุ่มงานเฉพาะ ที่ผู้ปฏิบัติงานต้องใช้ความเชี่ยวชาญเฉพาะอย่าง  ตัวอย่างเช่นCop บรรณารักษ์วิเคราะห์หมวดหมู่ Cop นักคอมพิวเตอร์  CoP เจ้าหน้าที่ผู้ให้บริการ  ที่เห็นชัดเจนและดำเนินการมานาน ก็คือ กลุ่มคณะทำงานความร่วมมือระหว่างห้องสมุดสถาบันอุดมศึกษา ที่มีทั้งกลุ่มบรรณารักษ์วิเคราะห์ทรัพยากรสารสนเทศ กลุ่มเทคโนโลยีสารสนเทศ กลุ่มบริการ กลุ่มวารสาร กลุ่มเทคโนโลยีทางการศึกษา และกลุ่มคณะทำงานข้อมูลท้องถิ่น  ซึ่งได้ประชุมร่วมกันระหว่างห้องสมุดสถาบันต่างๆอยู่เสมอ เพื่อทำงานร่วมกันเรื่องต่างๆ ทั้งแลกเปลี่ยนประสบการณ์ในการทำงาน  เสนอปัญหาที่พบของแต่ละแห่ง แล้วก็จะได้ความคิดเห็นดีๆ จากเพื่อนร่วมวงการ   ถ้านำแนวทางนี้มาใช้ในหน่วยงานก็น่าจะเป็นประโยชน์เช่นกัน  

 6. หา Best Practice  ซึ่งเราอาจจะเริ่มในหน่วยงานก่อน  ด้วยการหาตัวอย่างฝ่าย/งาน ที่มีลักษณะการทำงานที่ดี ที่เป็นตัวอย่างได้  หรืออาจหา Best Practice จากองค์กรอื่นที่มีลักษณะงานเดียวกันมานำเสนอ เพื่อเป็นการกระตุ้นให้เกิดการพัฒนาเท่าเทียมกับเขามากขึ้น  

 สิ่งที่สำคัญคือ " การให้ทุกคนในองค์กร มีส่วนร่วมในการทำ KM และให้ความรู้ ความเข้าใจแก่ทุกคนในองค์กร "  

ทั้งนี้อาจมีวิธีการอื่นๆ หลายอย่างมาปรับให้เหมาะสมกับสภาพหน่วยงาน ซึ่งน่าจะมีผู้รู้และมีประสบการณ์หลายท่านที่ให้คำแนะนำเพิ่มเติมได้น่ะค่ะ