ทำ KM อย่างไรในองค์กร ?
ในช่วงนี้ใครที่ไม่รู้จักและไม่พูดถึง KM อาจจะถูกว่า " ตกเทรนด์" แต่ใครจะรู้บ้างว่า แท้จริงมีอีกหลายคนที่ยังไม่เข้าใจ มีตำราเยอะแยะมากมายที่เขียนเรื่อง KM ทฤษฎีหลายอย่างที่น่าสนใจ และเป็นองค์ความรู้ที่เราอาจมองข้ามไป
คนทำงานในองค์กร สามารถนำ KM มาใช้ประโยชน์ได้อย่างไร ? คำถามนี้ ควรร่วมกันหาคำตอบ แต่ตามที่เข้าใจในฐานะคนทำงาน พบว่ามีปัญหาอยู่เยอะในหน่วยงาน เป็นต้นว่า ปัญหาการสื่อสารในองค์กร ความขัดแย้งในองค์กร กระบวนการทำงานล่าช้า การใช้คนให้เหมาะกับงาน ประสิทธิภาพการทำงานหย่อนยาน ศักยภาพของบุคลากรไม่ได้รับการพัฒนาอย่างเต็มที่ ล้วนส่งผลกระทบต่อการทำงานทั้งนั้น
การนำ KM จึงน่านำมาใช้ในการปรับปรุง พัฒนากระบวนการทำงานในองค์กร เช่น
1. แลกเปลี่ยนความรู้และประสบการณ์ระหว่างเพื่อนร่วมงาน เมื่อมีปัญหาในการทำงาน ใช้วิธีพูดคุย หารืออย่างไม่เป็นทางการได้ ถ้าเป็นปัญหาหรือประเด็นข้อถกเถียงในงานฝ่ายใดฝ่ายหนึ่ง ก็ใช้วิธีคุยกันก่อนเริ่มงานในแต่ละวัน หรือตอนเย็นก่อนเลิกงาน ซึ่งจริงๆแล้ว น่าจะอยู่ในวิถีชีวิตการทำงานอยู่แล้ว ส่วนถ้าเป็นปัญหาส่วนรวม ต้องการความเห็นจากทุกฝ่าย ก็ใช้วิธีการประชุมระดมสมองร่วมกัน
2. แบ่งปันความรู้และทักษะที่มีในแต่ละบุคคล บุคลากรบางคนที่มีความสามารถและมีความเชี่ยวชาญในเรื่องหนึ่งๆ อาจมีส่วนร่วมในการแบ่งปันความรู้ให้กับบุคลากรคนอื่นได้ เช่นการอบรมภายในหน่วยงาน การสอนหรือฝึกฝนตามแต่โอกาส
3. การเขียนเอกสาร บันทึกข้อมูลเป็นสถิติ คู่มือการปฏิบัติงาน ยกตัวอย่างเช่น กรณีงานทางด้านเทคนิค มักพบว่าปัญหาที่เกิดซ้ำๆ ถ้าบันทึกไว้ จะช่วยลดเวลาการแก้ไขได้มาก หรือกรณีการที่ใช้ผู้ปฏิบัติงานหลายคนเวียนเข้ามาทำงาน อาจใช้วิธีการบันทึกลงสมุด หรือมีการ Note ไว้บน Board
4. มีช่องทางการสื่อสารที่ใช้เทคโนโลยีสารสนเทศ ข้อนี้ปัจจุบันมีช่องทางมาก อย่าง MSN , Blog ชุมชน น่าจะเป็นช่องทางให้ทุกคนได้ใช้แสดงความคิดเห็น และเปิดโอกาสให้แบ่งปันความรู้และประสบการณ์ได้ ใครจะว่า msn ไม่มีประโยชน์ ใช้ในการ chat ไร้สาระ จริงๆ น่าจะขึ้นอยู่กับวัตถุประสงค์การใช้มากกว่า
5. การตั้งชุมชน CoP ( Community of Practice ) สำหรับกลุ่มงานเฉพาะ ที่ผู้ปฏิบัติงานต้องใช้ความเชี่ยวชาญเฉพาะอย่าง ตัวอย่างเช่น Cop บรรณารักษ์วิเคราะห์หมวดหมู่ Cop นักคอมพิวเตอร์ CoP เจ้าหน้าที่ผู้ให้บริการ ที่เห็นชัดเจนและดำเนินการมานาน ก็คือ กลุ่มคณะทำงานความร่วมมือระหว่างห้องสมุดสถาบันอุดมศึกษา ที่มีทั้งกลุ่มบรรณารักษ์วิเคราะห์ทรัพยากรสารสนเทศ กลุ่มเทคโนโลยีสารสนเทศ กลุ่มบริการ กลุ่มวารสาร กลุ่มเทคโนโลยีทางการศึกษา และกลุ่มคณะทำงานข้อมูลท้องถิ่น ซึ่งได้ประชุมร่วมกันระหว่างห้องสมุดสถาบันต่างๆอยู่เสมอ เพื่อทำงานร่วมกันเรื่องต่างๆ ทั้งแลกเปลี่ยนประสบการณ์ในการทำงาน เสนอปัญหาที่พบของแต่ละแห่ง แล้วก็จะได้ความคิดเห็นดีๆ จากเพื่อนร่วมวงการ ถ้านำแนวทางนี้มาใช้ในหน่วยงานก็น่าจะเป็นประโยชน์เช่นกัน
6. หา Best Practice ซึ่งเราอาจจะเริ่มในหน่วยงานก่อน ด้วยการหาตัวอย่างฝ่าย/งาน ที่มีลักษณะการทำงานที่ดี ที่เป็นตัวอย่างได้ หรืออาจหา Best Practice จากองค์กรอื่นที่มีลักษณะงานเดียวกันมานำเสนอ เพื่อเป็นการกระตุ้นให้เกิดการพัฒนาเท่าเทียมกับเขามากขึ้น
สิ่งที่สำคัญคือ " การให้ทุกคนในองค์กร มีส่วนร่วมในการทำ KM และให้ความรู้ ความเข้าใจแก่ทุกคนในองค์กร "
ทั้งนี้อาจมีวิธีการอื่นๆ หลายอย่างมาปรับให้เหมาะสมกับสภาพหน่วยงาน ซึ่งน่าจะมีผู้รู้และมีประสบการณ์หลายท่านที่ให้คำแนะนำเพิ่มเติมได้น่ะค่ะ
ความเห็น (10)
- ทำไมรูปเหลือแค่นั้นละครับ
- เห็นด้วยนะคะ แต่ว่า
- 2. แบ่งปันความรู้และทักษะที่มีในแต่บุคคล ข้อนี้ อาจจะเป็นดาบ 2 คม สำหรับคนที่ ไม่ชอบ หรือมีอคตินะคะ เพราะว่าบางทีเราต้องการแบ่งปัน แต่คนที่รับต่างกัน อาจมองว่า เราสั่งสอนก็เป็นได้ จะใช้ก็ควรคิดคำพูดสักนิดน่าจะดีกับทุกฝ่าย ว่าไหมค่ะ
- ขออภัยอย่างแรงค่ะ ข้อ 2 พิมพ์ตก ความจริงเป็น การแบ่งปันความรู้และทักษะที่มีในแต่ละบุคคลน่ะค่ะ
- ขอบคุณความเห็นจากทุกท่านนะคะ
- ชอบที่แบ่งปันความรู้และทักษะในแต่ละคน จังเลย
- การเขียนเอกสาร บันทึกไว้เป็นหลักฐานก็ดี แต่จะทำยังไงให้ดึงความรู้เหล่านี้ออกมาให้ได้มากที่สุด คนบางคนอาจจะคิดว่าอีกหลายๆคนรู้แล้ว แต่บางทีมันก็ไม่ใช่ทุกเรื่องไป
- เห็นด้วยทุกประการที่อยากให้ทุกคนมีส่วนร่วมกับKMค่ะ
- ขอบคุณ
นะคะ - มีเอกสารดีๆ น่าสนใจที่ Link ของสถาบันวิทยบริการ จุฬาฯ พี่อ้อยแนะนำมาให้น่ะค่ะ
- พี่ปุ๊กค่ะ น้อยพยามที่จะบันทึกเรื่องต่าง ๆ ที่เกิดขึ้นในระบบ ทั้งปัญหา วิธีแก้ปัญหา และ สิ่งที่น้อยได้สร้างขึ้นมาใหม่ (เพื่อตัวเอง และ เพื่อ System คนต่อ ๆ ไป) แต่ .... มันยากมากค่ะ ที่จะลำดับเอกสารให้ครบถ้วนกระบวนการให้คนอื่น ๆ เข้าใจ
- บางเรื่องที่ง่าย ๆ ไม่ซับซ้อน ก็สอนให้คนอื่น ๆ ทำ แล้วบังคับให้ไปสอนคนอื่นต่อ เพื่อทดสอบความรู้ความเข้าใจด้วยค่ะ (ห้องวิเคราะห์ฯ จะโดนบ่อย 5555) และบางเรื่อง น้อยต้องถามจากนักเอกเอกสารสนเทศผู้บันทึกข้อมูลที่เชี่ยวชาญกว่า
- สิ่งที่เป็นประโยชน์อย่างมากในการทำงานทุกวันนี้คือ เอกสารที่เหล่าอดีต System ได้บันทึกไว้ (รวมพี่ปุ๊กด้วย) .... อิอิ แต่บางเรื่อง ก็ไม่มีการบันทึกนะค่ะ เลยต้องแอบไปถาม System ของมหาวิทยาลัยอื่น ๆ (แลกเปลี่ยนเรียนรู้)
- น้อย ไม่ได้มอง KM ไปไกลเกินกว่าขอบเขตการทำงานและความสนใจของตัวเอง ดังนั้นบางทีก็ปล่อยความรู้หลากหลายให้ผ่านสายตาไปโดยที่มิได้พิจารณา .... เกิดวันหนึ่งอยากจะรู้ขึ้นมาหวังว่าจะหาได้อย่างสะดวก รึป่าวนะ ?
อย่างนี้เข้าขั้น KM รึยังค่ะ เพียงแต่ไม่ได้มีวิธีการขั้นตอน นึกได้ก็บอก เจอปัญหาก็คุยกัน มีเรื่องใหม่ก็สอน ทำงานไปก็บันทึกไป นี่คือกิจวัตรประจำวันจริง ๆ ของห้องวิเคราะห์ฯ ค่ะ
- ใครคิดเข้าใจยังไงไม่ทราบนะคะ แต่ในความเข้าใจของพี่คือ นำ KM มาใช้เพื่อพัฒนางานให้มากที่สุด
- พี่ได้ข้อคิดจากประสบการณ์การทำงานของตนเอง ที่เคยเป็น system คือกรณีเกิดปัญหาบ่อยๆ บางเรื่องเคยเกิด แต่นึกไม่ออก ต้องค้นบันทึกเก่าๆ ยังพอช่วยได้ บางทีต้องไปค้นถึง file ถึง mail เก่าๆ นึกเสียดายบางอย่าง ถ้าบันทึกเป็นเรื่องเป็นราวจะดีมากๆ แต่เวลาไม่ค่อยอำนวยน่ะ
- การสอนหรือแนะนำงาน ถ้าไม่คิดว่ามันเป็นการบังอาจไปสั่งสอน ถือว่าเป็นวิทยาทาน จะเป็นประโยชน์ต่อคนอื่นๆ ต่อองค์กร ต่อส่วนรวมมากๆเลย ความรู้ดีๆ ตั้งแต่คนโบราณปู่ย่าตายายสูญหายไป เพราะไม่ได้ถ่ายทอดนี่เอง มันเลยหายไปเยอะ
- บางทีอาจต้องไปด้วยกันทั้งการสอน และการเรียนด้วยตนเอง การถามคนอื่น หรือจากการอบรม พี่ว่าใช้ได้หมดเลย เพราะว่าตัวเองก็ถามเขามามากเหมือนกัน อิอิ
- ถ้ามีคนไฝ่เรียนรู้ พัฒนาตนเองเยอะๆ แบบนี้จะทำให้องค์กรพัฒนาไปเยอะเลยค่ะ มันต้องช่วยกัน แต่ไม่รู้จะเป็นไปได้แค่ไหน
- ขอบคุณนะคะ ที่เข้ามาแจม :-)
- จากที่คุยกันเรื่องนี้ภายในฝ่าย มีความคิดที่ว่า KM มันคือการแบ่งปันความรู้ จากผู้รู้ หรือผู้เชี่ยวชาญกว่า มายังผู้ที่มีประสบการณ์น้อยกว่า ซึ่งการแบ่งปันนี้เป็นการยอมรับและฟังพร้อมที่จะปฏิบัติ ผู้รับเกิดองค์ความรู้ เพื่อพัฒนาตัวเอง ไม่ก่อเกิดอคติอย่างแน่นอน
- รู้เพื่อเกิด เพื่อการทำงานที่ดีขึ้น ผลเสียย่อมไม่มี