ดงหลวง 158 ระบบการสื่อสารภายในองค์กรที่เป็นโครงการพิเศษ

บางทราย

สืบเนื่องจากหัวข้อ การใช้ ICT ในการจัดการความรู้ของมหาวิทยาลัยและองค์กร ที่ท่าน Handy เชิญชวนแบ่งปันประสบการณ์ และผู้บันทึกได้เสนอไปบ้างแล้วนั้น มีบางเรื่องที่เกี่ยวข้องกัน จึงนำมาขยายต่อ  

ผู้บันทึกมีประสบการณ์ทำงานกับโครงการชาวต่างประเทศ จึงขอนำระบบการสื่อสารภายในองค์กรมาแบ่งปันกัน  ท่านที่บริหารองค์กรอยู่อาจจะนำไปดัดแปลงปฏิบัติต่อไปได้  ระบบการสื่อสารมีอยู่หลายวิธี คือ  

การประชุมทีมงาน : มักเป็นการประชุมประจำสัปดาห์ ภายใน PMU (Project Management Unit) จะมีบันทึกการประชุม ที่เรียกว่า Meeting Minute ซึ่ง ผู้จัดการโครงการจะเป็นผู้มอบหมายให้ใครเป็นผู้ทำหน้าที่นี้ ซี่งมักจะหมุนเวียนกัน จะมีแบบฟอร์มบันทึก คล้ายๆ แบบฟอร์ม memo การเขียน Minute จะต้องกระชับ ได้สาระครบถ้วน ตามหลัก ใคร ทำอะไร กับใคร ทำไม ที่ไหน เมื่อไหร่ ทำอย่างไร ผลเป็นอย่างไร ใครต้องรับผิดชอบ ซึ่งก็แล้วแต่สำนวนของผู้บันทึก เสร็จแล้วทำสำเนาแจกทุกคนที่เกี่ยวข้อง   

การประชุมครั้งต่อไปก็เอา Minute ครั้งก่อนมาทบทวนภารกิจว่าเสร็จสิ้น หรือคั่งค้างอย่างไร เพราะอะไร จะทำอย่างไรต่อ ใครรับผิดชอบ เมื่อไหร่ ฯลฯ  

การทำ Small group meeting : อาจจะเรียกแตกต่างกันไป ซึ่งอาจจะเป็น การประชุมเฉพาะฝ่ายงาน เช่น ฝ่ายวิศวกรรม  ฝ่ายออกแบบ ฝ่ายฝึกอบรม เป็นต้น ซี่งก็จะทำการบันทึกในทำนองเดียวกันในรูปแบบ Meeting Minute แล้วทำสำเนาแจกผู้เกี่ยวข้อง   

การทำ Face to face discussion : เป็นเรื่องเฉพาะที่สองคนสามคนจะนั่งคุยเรื่องงานกัน โดยไม่รบกวนคนอื่นๆให้เสียเวลา การพูดคุยแบบนี้ไม่จำเป็นต้องทำบันทึกการพูดคุยกัน แต่อาจจะนำการพูดคุยไปกล่าวในรายงานได้  

การทำ Rotation Note: เป็นการที่ใครก็ได้ในสำนักงานต้องการขอความเห็น หรือต้องการแจ้งให้ทราบเรื่องใดเรื่องหนึ่งโดยเร็ว โดยด่วน โดยไม่ใช้เวลามากนัก Note นี้จะมีผู้ถือ ที่เรียกว่าพนักงานเดินหนังสือ ถือไปหาทุกคนที่มีชื่อระบุใน Note นั้นๆ แล้วให้ผู้นั้นอ่านแล้วเซนต์ชื่อรับทราบ หรือ Note ความเห็นกลับคืนทันที  

การทำ Message box: สำนักงานจะทำที่รับเอกสารเป็นกล่องๆระบุชื่อและมีจำนวนเท่ากับเจ้าหน้าที่ที่เกี่ยวข้อง จะมีขนาดเท่ากับการใส่วารสารพอดี มักจะติดตั้งที่ฝาผนังห้องตรงทางเข้าสำนักงาน เพื่อให้คนเข้าและออกสำนักงานดู หยิบเอกสารได้โดยง่าย กล่องรับเอกสารนี้ก็จะรองรับเอกสารทุกอย่าง ตั้งแต่จดหมาย memo ทุกชนิด Note ต่างๆ หรืออะไรก็ได้ที่ใครๆต้องการส่งถึงใครก็เอาไปใส่ช่องคนนั้น  ไม่ต้องพูด ไม่ต้องเสียเวลาเดินไปหากัน บางแห่งทำเป็นฝาปิดมีกุญแจด้วยซ้ำไป เพื่อต้องการความเป็นส่วนตัว  

การทำ Memo : ดังกล่าวมาบ้างแล้วว่าเป็นการใช้แบบฟอร์ม Memo ทำการบันทึกการทำงานนอกสำนักงาน เช่นไปสนาม ไปพบปะกับใครก็ตามที่เกี่ยวกับโครงการ การบันทึกก็ระบุ วันเดือนปีที่ปฏิบัติ เวลา ใครที่ไปพบ เพื่ออะไร ทำไม พบที่ไหน ผลสรุป ที่หัว Memo อาจระบุเรื่องหลัก Key word ที่คุยกัน เช่น งานด้านวิศวกรรม สำหรับแจกให้ผู้เกี่ยวข้องทุกคน และบางสำนักงานจะจัดทำแฟ้มกลางขึ้นมาอีก คือรวบรวม memo เรื่องนั้นๆไว้ในแฟ้มเดียวกัน ซึ่งอาจจะมีเขียนกันหลายคนก็จัดเข้า แฟ้มเดียวกันตามลำดับวันที่ เวลา   

ทั้งหมดนี้คือระบบการสื่อสารขององค์กรที่เป็นโครงการพิเศษ ซึ่งไม่รวมการใช้หนังสือราชการ การใช้โทรศัพท์ โทรสาร Email

บันทึกนี้เขียนที่ GotoKnow โดย  ใน เรื่องเล่าจากดงหลวง

คำสำคัญ (Tags)#ict#memo#meeting minute#small group meeting#rotation note

หมายเลขบันทึก: 120693, เขียน: 19 Aug 2007 @ 22:02 (), แก้ไข: 29 Apr 2012 @ 20:33 (), สัญญาอนุญาต: สงวนสิทธิ์ทุกประการ, ความเห็น: 4, อ่าน: คลิก


ความเห็น (4)

สวัสดีครับพี่บางทราย

     แวะมาทักทาย และเรียนรุ้ด้วยครับ ขอบคุณครับ

สวัสดีครับ P Mr. ดิศกุล เกษมสวัสดิ์

  • ขอบคุณครับอาจารย์ครับ หวังว่าสบายดีนะครับ  

สวัสดีค่ะพี่บางทราย

          ตั้งใจล็อกอินเข้ามาขอบพระคุณโดยตรงเลยค่ะ  พี่บางทรายเขียนเล่าเรื่องการสื่อสารในองค์กรได้กระชับ ชัดเจนดีมากๆ   มีคุณค่าสำหรับคนทำงาน เห็นแล้วอยากนำไปปรับใช้กับการทำงานในลักษณะคล้ายกันนี้ในองค์กรด้วย  (โดยเฉพาะเรื่อง Minute  ชอบมากเลยค่ะ   อยากฝึกนักศึกษาให้ตระหนักถึงคุณค่าของการ"จับประเด็น  เห็นครบ  จบชัด" ด้วยทักษะการฟังและการเขียนสื่อสารแบบนี้  เขาไปอยู่ที่ใด  จะได้ช่วยงานการสื่อสารของที่นั่นได้ทันที)   
           แล้วก็ทำให้อยากเขียนเล่าเรื่องการสื่อสารในองค์กร ที่พบเห็นมาด้วยเลยค่ะ   : )
           ขอบพระคุณพี่บางทรายมากๆอีกครั้งนะคะ

สวัสดีครับน้องแอมแปร์

  • ขอบคุณครับที่บันทึกพอมีประโยชน์บ้าง
  • ก็เล่าให้ท่านอื่นๆได้ฟังว่าในโครงการพิเศษนั้นเขาบริหารเรื่องเอกสาร การสื่อสารอย่างไรบ้าง อันนี้เป็นรวมๆนะครับ จะแตกต่างออกไปตามแต่ละประเทศ เช่นอเมริกา ญี่ปุ่น ประเทศทางกลุ่ม EU แคนาดา แตกต่างกันในรายละเอียดบางเรื่องน่ะครับ
  • ซึ่งมีประโยชน์มากสำหรับการนำเทคนิคเหล่านั้นมาปรับใช้กับองค์กรของเรา
  • แต่เดี๋ยวพี่จะขยายความต่ออีกในเรื่อง memo กับวัฒนธรรมไทย ครับ