ผู้ประสานสิบทิศ นักจัดการประชุมจากส่วนการเงินและบัญชี

สิ่งที่เราคิดว่าแน่นอนแล้ว กลับเป็นสิ่งไม่แน่นอนคือ เมื่อได้ระบุวันประชุมแล้ว แต่ท่านประธานไม่สามารถเข้ามาร่วมประชุมได้ เราก็ต้องเข้าใจว่าเขารู้สึกอย่างไร ก็ขอวันประชุมใหม่ เราต้องหาเหตุผลและอธิบายให้คณะกรรมการท่านอื่นทราบ

 ในกิจกรรม แลกเปลี่ยนเรียนรู้  หัวข้อ  “ ก้าวย่าง...อย่างมั่นใจ...สู่การเป็นนักจัดการการประชุมมืออาชีพ ”  ครั้งที่  1 โดยจัดแลกเปลี่ยนเรียนรู้วันนี้ วันอังคารที่ 10 กรกฎาคม 2550  เวลา  09.00 –15.00 น.  ณ ห้องประชุม 2  ชั้น 2  อาคารวิจัย  

นักจัดการประชุมคณะกรรมการนโยบายการเงินและทรัพย์สินของหาวิทยาลัย  (พี่พอลล่าและพี่น้อย)

 

ได้เผยเคล็ดลับเบื้องหลังความสำเร็จของการจัดประชุม เก็บรวบรวมมาไดดังนี้คะ

1.    รวบรวมประเด็นวาระจากหน่วยงานต่างๆ

2.    ตรวจสอบการประชุมประชุมว่าสภามหาวิทยาลัย กำหนดวันประชุมการเงินและทรัพย์สินก่อน 10 วันทำการ

3.    เช็ควันว่าง คนสำคัญสุด คือประธาน วิธีการนัด
o      นัดประชุม ผ่านเลขานุการ
o       เช็ควันว่าง ด้วยอัทธยาศัยที่ดี ยิ้มแย้มแจ่มใส
o       ดูกรรมการท่านอื่นๆ เช็ควันว่าง ควรเช็คเผื่อไว้หลายๆ วัน
o       หากมีไม่ครบ นัดไม่ได้ ก็ต้องมีกรรมการ กึ่งหนึ่งจึงสามารถจัดประชุมได้

4.    เมื่อได้วันว่าง
o       จองห้องประชุม ส่วนใหญ่ใช้ห้องประชุมสื่อสารสองทาง ประชุมนครศรีฯ-กรุงเทพฯ จองอุปกรณ์สื่อโสตทัศนูปกรณ์
o       รวบรวมเอกสาร จัดทำวาระการประชุม
o       โทร confirm วันนัดประชุมวันไหน ห้องไหน และแจ้งรายละเอียดเอกสารการประชุมส่งให้อีกครั้ง
o       เพื่อเตรียมข้อมูลพิจารณา ควรส่งวาระการประชุมอ่านก่อนล่วงหน้า 5 วันทำการ หรือ 3 วันทำการ ขึ้นอยู่กับคณะการประชุม
o       ทำวาระการประชุม รวบรวมข้อมูลหน่วยงานต่างๆ ที่อยู่ในอำนาจหน้าที่คณะกรรมการและให้หัวหน้าดูก่อน ให้เลขาดูวาระการประชุม เพื่อเพิ่มเติมเปลี่ยนแปลง กำหนดประเด็นว่าเป็นเรื่องเพื่อทราบ เพื่อพิจารณาและจัดลำดับความสำคัญ

5.    การเตรียมการ
o       เงินค่าประชุม
o       ใบลงชื่อ
o       การไปประชุมภายนอกที่ต้องเดินทางไกล ก็โอนเงินเข้าบัญชีก่อน และค่อยถอนเงิน
o       การจัดตั้งป้ายชื่อ
o       ต้อนรับผู้ร่วมประชุมที่มีความยิ้มแย้มแจ่มใส

6. หากประธานช่วยสรุปประเด็นจะช่วยให้สามารถเก็บประเด็นได้มาก

7. การเตรียมอาหารว่าง อาหารเที่ยง ต้องสังเกต ว่าท่านใดทานอะไร ชา กาแฟ โอวันติล การเลือกอาหารว่าง หากมีอายุมากดังนั้นอาหารว่างและเที่ยง ต้องไม่มันเกินไป ไม่เผ็ด หวานเกินไป เน้นสุขภาพ เน้นผลไม้ นักจัดการประชุมต้องใส่ใจในรายละเอียดทุกกระบวนการ

8. ปัญหาและอุปสรรค คือ สิ่งที่เราคิดว่าแน่นอนแล้ว กลับเป็นสิ่งไม่แน่นอนคือ เมื่อได้ระบุวันประชุมแล้ว แต่ท่านประธานไม่สามารถเข้ามาร่วมประชุมได้ เราก็ต้องเข้าใจว่าเขารู้สึกอย่างไร ก็ขอวันประชุมที่นอนมาใหม่ เราต้องหาเหตุผลและอธิบายให้คณะกรรมการท่านอื่นทราบ

9. ใช้ความเป็นกันเอง เพื่อให้การประชุมออกมาสำเร็จมากที่สุด

10.  หากมีปัญหาเรื่องข้อมูลที่แก้ไข ทำให้เราต้องเตรียม file ที่เป็นแผ่นดิสไว้ก่อนเพื่อใช้ในการแก้ไขและก็พริ้นออก

11.  สิ่งที่ประทับใจ คือการที่คณะกรรมการนโยบายท่านหนึ่งเคยแจ้งว่าไม่สามารถเข้ามาประชุมได้แต่ได้เตรียมการเผื่อไว้ ซองค่าตอบแทน อาหารว่าง และวาระการประชุมสำรองไปด้วย (เพราะหากต้องมาถ่ายเอกสารทั้งหมดก็คงไม่ทัน) และอยู่ๆ คณะกรรมการมา โชคดีที่เราคิดแผนรองรับไว้แล้วและเตรียมวาระ ซองเบี้ยประชุมสำรองก็ไว้ เตรียมไว้เรียบร้อยแล้ว ทำให้นักจัดการประชุมต้องครบถ้วน รอบคอบทุกกระบวนการ ซึ่งบางครั้งไม่ได้นำมาใช้ทั้งหมด

12.  ปัญหาที่เกิดขึ้นนั้นนักจัดการประชุมต้องแก้ไขไม่เกิดขึ้นอีก และนั้นก็เป็นมาตรฐานและความภาคภูมิใจ

13. องค์ประกอบการประชุมต้องเกินครึ่ง และ confirm ว่ามาและประสานเผื่อ หากมาไม่ครบองค์ประชุมก็ดำเนินการประชุมไม่ได้

14. หากองค์ประชุมไม่ครบ เข้าประชุมไม่ได้และต้องทำให้ทันกำหนดเวลา อาจใช้การทำระเบียบวาระเวียนและเวียนรับรองรายงานการประชุม

15.   หากที่คณะกรรมการเข้าไม่ได้ ต้องดูตำแหน่งที่แต่งตั้ง สามารถเข้าประชุมแทนได้ แต่ถ้าระบุชื่อบุคคลเป็นคณะกรรมการก็เข้าประชุมแทนไม่ได้

16.  พบว่า คนที่มาแทนและเปลี่ยนคนทำให้ประเด็นอาจจะขาดหายไป

เป็นเคล็บลับที่ดีและมีประโยชน์ที่ของนำมาเล่าสู่กันฟังคะ  

[ใบบุญ]

ขอบคุณค่ะ บันทึกนี้ เป็นประโยชน์ค่ะ มีเพิ่มเติมอีกนิด กรณีที่เมื่อถึงเวลานัดประชุมแล้ว องค์ประชุมยังไม่ถึงกึ่งหนึ่ง ต้องโทรศัพท์ติดตามกรรมการร่วมประชุมค่ะ

[ใบบุญ]

นึกได้อีกค่ะ เมื่อเสร็จสิ้นการประชุมแจ้งมติที่ประชุมคณะกรรมการให้ผู้เกี่ยวข้องทราบ และรวบรวมมติการประชุมประจำปีค่ะ

[ปิติกานต์ จันทร์แย้ม : อิสระทำให้โอกาสอยู่กับเรา]

สวัสดีคะ พี่ใบบุญ

• สบายดีไหมคะ
• ขอบคุณพี่ใบบุญมากคะที่เข้ามาต่อเติม
• เป็นประโยชน์มากคะ
• และจะนำเล่าสู่พี่ๆ นักจัดการประชุม ซึ่งจัดครั้งที่ 2 วันที่ 9 สิงหาคมนี้คะ
• ตอนนี้กำลังรวบรวมเคล็ดลับของนักจัดการประชุมท่านอื่นลงคะ
• พี่ใบบุญติดตามต่อนะคะ
• น้องเมพบว่า...แต่ละคนมีเคล็ดลับดีๆ และไม่เหมือนกัน เราสามารถเก็บเกี่ยวสิ่งที่ดีๆมาประยุกต์ใช้ได้คะ
• มีพี่คนหนึ่งบอกว่า...เคล็ดลับที่เล่าสู่กันฟังนี้มีมากและละเอียดกว่าในหนังสืออีก เหมือกับที่พี่ภีม มวล.เล่าว่า ความรู้จากประสบการณ์หรือ tacit k. เป็นความรู้ที่กินแต่อาจจะไม่สำเร็จรูป จำเป็นต้องประยุกต์ใช้ให้เหมาะกับบริบทของเราคะ

[ใบบุญ]

ติดตามอยู่ตลอดค่ะ