แนวทางการควบคุมการเบิกจ่ายเงินงบประมาณ จากสภาพปัญหาในปัจจุบัน สำนักงานเขตพื้นที่การศึกษาลพบุรี เขต 1 เป็นหน่วยงานที่มีภารกิจสนับสนุนการพัฒนาการจัดการศึกษา และงานการเงินจะเกี่ยวข้องโดยตรงกับงบประมาณต่าง ๆ ที่จะนำไปใช้ในการขับเคลื่อนการจัดการศึกษาตามโครงการต่าง ๆ งานการเงินจะต้องดูแลการเบิกจ่ายเงินในทุกโครงการและต้องเร่งรัดการเบิกจ่ายให้บรรลุวัตถุประสงค์ของแต่ละโครงการ ต้องตรวจสอบหลักฐานประกอบการเบิกจ่ายเงินให้ถูกต้องตามระเบียบ และจากการตรวจสอบจะพบปัญหาเกี่ยวกับการดำเนินงานเสมอ ๆ ดังนี้
ปัญหาอุปสรรคที่พบ
1. งบประมาณ ผู้จัดไม่ตรวจสอบงบประมาณที่จะจัดประชุม อบรมสัมมนาก่อน ดำเนินงาน
2. สัญญาการยืมเงิน การจัดทำสัญญาการยืมเงิน ไม่มีประมาณการและไม่ ระบุว่ายืมเป็นค่าอะไรในสัญญายืมเงินและประมาณการ
3. โครงการยังไม่ได้รับอนุมัติ และไม่มีแผนการใช้งบประมาณ และปฏิทินการปฏิบัติงาน
4. ผู้จัดไม่แนบคำสั่งคณะกรรมการดำเนินงาน
5. ส่งหลักฐานการส่งใช้เงินยืมล่าช้าไม่ตรงตามกำหนดเวลา
6. กรณีผู้จัดโครงการเบิกค่าเบี้ยเลี้ยงเดินทางในการฝึกอบรม เบิกให้เต็ม จำนวน กรณีมีการเลี้ยงอาหาร 2 มื้อหรือ 3 มื้อ
7. การเขียนรายงานเวลาเดินทางไปราชการของผู้ขอเบิกไม่ถึง 12 ชั่วโมง
8. ผู้ยืมส่งหลักฐานการส่งใช้เงินยืมไม่ตรงกับประมาณการที่ยืม ส่วนใหญ่จะส่งเป็นค่าวัสดุ ทำให้งานพัสดุมีปัญหาไม่สามารถจัดทำเรื่องจัดซื้อจัดจ้างให้ได้
แนวทางและวิธีการแก้ไข
1.จัดการอบรมต้องตรวจสอบงบประมาณก่อนจัดการอบรม กับเจ้าหน้าที่การเงิน ว่างบประมาณโอนมาในหมวดใดงบใด เป็นเงินเท่าไร
2. สัญญาการยืมเงิน ต้องทำ 3 ฉบับ ประกอบด้วยใบประมาณการค่าใช้จ่าย และระบุรายการในสัญญายืมเงินให้ชัดเจน
3. โครงการหลักสูตรการอบรมและการกำหนดผู้เข้ารับการอบรม ควรชัดเจน
4. การเบิกค่าเบี้ยเลี้ยงเดินทางในการฝึกอบรม ควรเบิกตามอัตราและระเบียบ กระทรวงการคลังว่าด้วยค่าใช้จ่ายในการฝึกอบรมและจัดงานและการประชุมระหว่างประเทศ พ.ศ. 25495.การนับเวลาเพื่อคำนวณเบี้ยเลี้ยง ให้ถือปฏิบัติตามพระราชกฤษฎีกาค่าใช้จ่ายในการเดินทางไปราชการ
พ.ศ. 2526 และที่แก้ไขเพิ่มเติม โดยเริ่มนับเวลาตั้งแต่ออกจากที่พักจนกลับถึงที่พัก และในกรณีผู้จัดฝึกอบรมจัดอาหารให้ในวันที่จัดอบรมให้คำนวณค่าเบี้ยเลี้ยงสำหรับวันที่ฝึกอบรมคือ
- จัดอาหาร 1 มื้อ จ่ายเบี้ยเลี้ยง 2 ใน 3
- จัดอาหาร 2 มื้อ จ่ายเบี้ยเลี้ยง 1 ใน 3
- จัดอาหาร 3 มื้อ งดจ่ายเบี้ยเลี้ยง
ขั้นตอนการดำเนินงาน
1. ผู้จัดฝึกอบรม เขียนสัญญายืมเงิน จำนวน 3 ชุด พร้อมประมาณการ
2. ตรวจสัญญาการยืมเงิน กรอกข้อความครบถ้วนถูกต้อง มีโครงการ คำสั่ง ที่ได้รับการอนุมัติแล้ว
3. ต้องมีปฏิทินการปฏิบัติงาน
4. เมื่อมีหลักฐานครบถ้วนถูกต้องแล้ว เจ้าหน้าที่การเงินนำเสนอสัญญายืม เงินเพื่อผู้มีอำนาจลงนามอนุมัติในใบยืมเงิน
5. เจ้าหน้าที่จัดพิมพ์ฎีกาเพื่อวางเบิกตามระบบ GFMIS โดยต้องพิมพ์รหัสบประมาณ แหล่งของเงิน ศูนย์ต้นทุน กิจกรรมหลัก และต้องวิเคราะห์ ค่าใช้จ่าย (GL) ว่าเป็นค่าใช้จ่ายตัวใด
6. ผู้มีอำนาจปลดรหัสในเครื่อง GFMIS ข้อมูลจะเชื่อมโยงไปกรมบัญชีกลาง
7. กรมบัญชีกลางปลดรหัส โอนเงินเข้าบัญชีของส่วนราชการ
8. เจ้าหน้าที่รับจ่าย ตรวจสอบในเครื่อง GFMIS โดยใช้คำสั่ง ZGL-RPT 503 พิมพ์เอกสาร ZGL-RPT 503
ตรวจสอบกับเรื่องที่วางฎีกา ว่าเงินโอนเข้าบัญชีเงินงบประมาณแล้วหรือยัง
9. เมื่อเงินโอนเข้าบัญชีงบประมาณแล้ว เจ้าหน้าที่รับ - จ่าย เขียนเช็คให้ผู้ยืมเงินโดยโอนเข้าบัญชีผู้ยืมเงิน
