กรมการปกครองขับเคลื่อน KM

ขับเคลื่อน KM สู่การปฏิบัติ

กรมการปกครองขับเคลื่อน KM

สนับสนุนยุทธศาสตร์การแก้ไขปัญหาความยากจน

1.     แนวคิดการจัดการความรู้                  

                                                                 

โลกในยุคปัจจุบันเป็นโลกของการเปลี่ยนแปลงและการแข่งขันที่เข้มข้นอย่างไม่เคยเป็นมาก่อน  จึงมิใช่บุคลากรกลุ่มใดกลุ่มหนึ่งเพียงลำพังที่จะสามารถตอบสนองความท้าทายเช่นนี้ได้อย่างมีประสิทธิภาพและ   ประสิทธิผล แต่บุคลากรทุกระดับทุกคนมีความสำคัญและจำเป็นอย่างยิ่งต่อการอยู่รอดขององค์กรและ                 ขณะเดียวกันต่อความเจริญเติบโตอย่างยั่งยืนขององค์กรอีกด้วย ในยุคเศรษฐกิจฐานความรู้ ( Knowledge – Based Economy ) หรือยุคสังคมแห่งการเรียนรู้ ( Knowledge – Based society ) กูรูทั้งหลายในภาคเอกชน           มีความเห็นพ้องกันว่าการจะรักษาความได้เปรียบในการแข่งขัน ขึ้นอยู่กับความสามารถขององค์กรในการสร้างและใช้ความรู้เพื่อเพิ่มคุณภาพ ลดต้นทุน ลดระยะเวลา ในการพัฒนาผลิตภัณฑ์หรือบริการใหม่ๆ สร้างนวัตกรรม                เพื่อตอบสนองความต้องการและความคาดหวังของลูกค้าได้อย่างรวดเร็ว และถูกต้อง

ความรู้  จึงเป็นสินทรัพย์ที่มีค่าที่สุดในองค์กรที่ยิ่งใช้มากเท่าไรก็ยิ่งมีคุณค่าเพิ่มมากขึ้น ยิ่งองค์กรมีความรู้มากเท่าไร ก็ยิ่งสามารถเรียนรู้สิ่งใหม่ๆ ได้มากขึ้น เมื่อเรียนรู้ได้มากขึ้นก็สามารถสร้างความรู้ใหม่ได้มากขึ้น เมื่อนำมาบูรณาการระหว่างความรู้เก่ากับความรู้ใหม่ก็จะเกิดความรู้ใหม่ขึ้นมาอีก สามารถนำไปใช้ประโยชน์ได้มากขึ้นเป็นวงจรที่ต่อเนื่องไม่สิ้นสุดที่เรียกว่า “ วงจรแห่งการเรียนรู้ “

การที่องค์กรจะสร้างและรักษาความได้เปรียบในการแข่งขันได้นั้นขึ้นกับความสามารถขององค์กรในการทำให้วงจรการเรียนรู้หมุนได้รวดเร็ว และต่อเนื่องซึ่งจะเกิดขึ้นได้ก็ต่อเมื่อองค์กร มีกระบวนการที่เป็นระบบ ในการจัดการความรู้ ( Knowledge Management : KM ) นั่นเอง

 

2.   ความหมายของการจัดการความรู้  ( Knowledge Management : KM )

                   การจัดการความรู้ ( Knowledge Management ) คือการรวบรวมองค์ความรู้ที่มีอยู่ในส่วน  ราชการซึ่งกระจัดกระจายอยู่ในตัวบุคคลหรือเอกสาร มาพัฒนาให้เป็นระบบเพื่อให้ทุกคนในองค์กรสามารถเข้าถึงความรู้และพัฒนาตนเองให้เป็นผู้รู้ รวมทั้งปฏิบัติงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ อันจะส่งผลให้องค์กรมีความสามารถในเชิงแข่งขันสูงสุด ( ก.พ.ร. )

 

3.   ความจำเป็นของ  KM

                   ในอดีตวิกฤตเศรษฐกิจ IMF ที่ผ่านมา หากมองผ่านกรอบ KM แล้วจะเห็นว่าในการโจมตี      ค่าเงินบาทโดยผู้โจมตีค่าเงินบาท เพราะเขามีข้อมูลและความรู้ที่ดีกว่า ถูกต้อง ชัดเจนว่าเรา ทำให้เกิดการตัดสินใจเป็นการโจมตีค่าเงินบาท ความรู้ที่ไม่เท่ากับเขาทำให้เราต้องเป็นฝ่ายพ่ายแพ้ไปในที่สุด ส่งผลกระทบต่อเศรษฐกิจของประเทศ และที่สำคัญคือพี่น้องประชาชนชาวไทยที่ต้องพลอยได้รับความทุกข์ยาก ความเดือดร้อนไปทุกหย่อมหญ้า

                   มาในปัจจุบันเทคโนโลยีใหม่ๆ ที่เข้ามาอย่างต่อเนื่อง กระแสการเปลี่ยนแปลงของสิ่งแวดล้อมนอกองค์กรที่เกิดขึ้นอย่างรวดเร็ว ทำให้องค์กรมีความจำเป็นต้องปรับตัวให้ทันต่อกระแสการเปลี่ยนแปลงสากลขณะ      เดียวกันเมื่อมองดูสภาพแวดล้อมภายในองค์กร ก็จะพบว่า

                                -   เราทำผิดพลาดซ้ำซากในเรื่องเดิมๆ

-   ความรู้อยู่ที่ทำงาน เมื่อลาออกไปความรู้ก็ติดตัวไปด้วย ทำให้องค์กรขาดความรู้นั้นไปหรือ

ต้องมาเริ่มต้นสะสมกันใหม่ (แล้วก็หมดไปอีก)

-   เรามี Best Practice ที่ดีในองค์กรในชุมชนหลายอย่าง แต่ไม่มีการจัดการและนำมาใช้

ประโยชน์

                                -  เรามีความคิดริเริ่มซ้ำซ้อนกัน หรือทำเรื่องเดิม ซ้ำๆกัน ( Wheel Reinvention )

สิ่งเหล่านี้เป็นความจำเป็นที่นำไปสู่การจัดความรู้ เพื่อให้เกิดการพัฒนาทั้งที่คนและงานในองค์กร และเพื่อช่วยให้ เป้าหมายสุดท้ายของภาคราชการที่มีต่อพี่น้องประชาชนคือสัมฤทธิผลในที่สุด

 

4.   ชนิดของความรู้และกระบวนการจัดการความรู้

                    ความรู้แบ่งออกเป็น 2 ประเภท คือ

                   4.1  ความรู้ที่ฝังอยู่ในสมอง ( Tacit Knowledge ) อาจเรียกง่ายๆ ว่า ความรู้ในตัวคน ได้แก่ ความรู้ที่เป็นทักษะ ประสบการณ์ ความคิดริเริ่ม พรสวรรค์ หรือสัญชาติญาณของบุคคลในการทำความเข้าใจ       สิ่งต่างๆ บางครั้งเรียกว่าความรู้แบบนามธรรม

                   4.2  ความรู้ที่ชัดแจ้ง ( Explicit Knowledge ) อาจเรียกว่าความรู้นอกตัวคน เป็นความรู้ที่สามารถรวบรวม ถ่ายทอดได้ โดยผ่านวิธีต่างๆ เช่นการบันทึกเป็นลายลักษณ์อักษร เป็นหนังสือ ตำราเอกสาร      กฎระเบียบ   วิธีปฏิบัติงาน เป็นต้น บางครั้งเรียกว่าเป็นความรู้แบบรูปธรรม

                   จากการสำรวจในต่างประเทศ พบว่า แหล่งเก็บความรู้ในองค์กรหรือคลังความรู้ขององค์กรมีอยู่ในเอกสาร ( กระดาษ ) 26% ในเอกสารอิเล็กทรอนิคส์ 20% ในฐานความรู้ ( IT ) 12% และมากที่สุดอยู่ในสมองพนักงานถึง 42%

                   ขณะเดียวกันก็มีผลสำรวจผู้บริหารระดับสูงภาคธุรกิจในกลุ่มสหภาพยุโรปและประเทศ        สหรัฐอเมริกาเกี่ยวกับประโยชน์และความสำคัญของการจัดการความรู้พบว่า 80% เห็นว่าการจัดการความรู้ช่วยให้ตนสามารถตัดสินใจได้อย่างมีประสิทธิภาพยิ่งขึ้น ขณะที่ประเด็นทางด้านอื่นๆ ได้รับความสำคัญรองๆ ลงมา

 

5.   กระบวนการจัดการความรู้ ( Knowledge Management Process )

                   เป็นกระบวนการที่จะช่วยให้เกิดการพัฒนาการของความรู้ หรือการจัดการความรู้ที่จะเกิดขึ้น  ภายในองค์กร ทั้งหมดมี 7 ขั้นตอน คือ

5.1   การบ่งชี้ความรู้  เป็นการพิจารณาว่าองค์กรมีวิสัยทัศน์ พันธกิจ ยุทธศาสตร์ เป้าหมายคืออะไร และเพื่อให้บรรลุเป้าหมาย เราจำเป็นต้องใช้อะไร ขณะนี้เรามีความรู้อะไรบ้าง อยู่ในรูปแบบใด  อยู่ที่ใคร

                              5.2  การสร้างและแสวงหาความรู้  เช่นการสร้างความรู้ใหม่ แสวงหาความรู้จากภายนอก รักษาความรู้เก่า กำจัดความรู้ที่ใช้ไม่ได้แล้ว

5.3  การจัดความรู้ให้เป็นระบบ เป็นการวางโครงสร้างความรู้ เพื่อเตรียมพร้อมสำหรับการจัดเก็บความรู้อย่างเป็นระบบในอนาคต

5.4  การประมวลและกลั่นกรองความรู้  เช่นปรับปรุงรูปแบบเอกสารให้เป็นมาตรฐาน ใช้ภาษาเดียวกัน ปรับปรุงเนื้อหาให้สมบูรณ์

5.5  การเข้าถึงความรู้  เป็นการทำให้ผู้ใช้ความรู้เข้าถึงความรู้ที่ต้องการได้ง่ายและสะดวก เช่น ระบบเทคโนโลยีสารสนเทศ ( IT ) Web board บอร์ดประชาสัมพันธ์ เป็นต้น

5.6  การแบ่งปันแลกเปลี่ยนความรู้ ทำได้หลายวิธีการ กรณีที่เป็น Explicit Knowledge   อาจจัดทำเป็นเอกสาร ฐานความรู้ เทคโนโลยีสารสนเทศ หรือกรณีเป็น Tacit Knowledge อาจจัดทำเป็นระบบ ทีมข้ามสายงาน กิจกรรมกลุ่มคุณภาพและนวัตกรรม ชุมชนแห่งการเรียนรู้ ระบบพี่เลี้ยง การสับเปลี่ยนงาน การยืมตัว   เวทีแลกเปลี่ยนความรู้ เป็นต้น

5.7   การเรียนรู้  ควรทำให้การเรียนรู้เป็นส่วนหนึ่งของงาน เช่นเกิดระบบการเรียนรู้จากการสร้างองค์ความรู้ การนำความรู้ไปใช้ เกิดการเรียนรู้และประสบการณ์ใหม่ และหมุนเวียนต่อไปอย่างต่อเนื่อง

 

6.   กระบวนการบริหารจัดการการเปลี่ยนแปลง ( Change Management Process )

                   เป็นกรอบแนวคิดแบบหนึ่งที่ต้องทำควบคู่ไปกับกระบวนการจัดการความรู้เพื่อให้องค์กร          ที่ต้องการจัดการความรู้ ได้มุ่งเน้นถึงปัจจัยแวดล้อมภายในองค์กรที่จะมีผลกระทบต่อความสำเร็จของการจัดการความรู้ คือกระบวนการบริหารจัดการการเปลี่ยนแปลง ประกอบด้วย องค์ประกอบ 6 ประการ คือ

                           6.1 การเตรียมการและการปรับเปลี่ยนพฤติกรรม เช่น กิจกรรมการมีส่วนร่วมและสนับสนุนจาก  ผู้บริหาร โครงสร้างพื้นฐานขององค์กร ทีม / หน่วยงานที่รับผิดชอบ มีระบบการติดตามและประเมินผล กำหนดปัจจัยแห่งความสำเร็จชัดเจน

                          6.2 การสื่อสาร เช่น กิจกรรมที่ทำให้ทุกคนเข้าใจถึงสิ่งที่องค์กร จะทำประโยชน์ที่จะเกิดขึ้นกันทุกคนแต่ละคนจะมีส่วนร่วมได้อย่างไร

                          6.3 กระบวนการและเครื่องมือ  ช่วยให้การค้น เข้าถึง ถ่ายทอด และแลกเปลี่ยนความรู้สะดวกรวดเร็วขึ้น โดยการเลือกใช้กระบวนการและเครื่องมือขึ้นอยู่กับชนิดของความรู้ ลักษณะขององค์กร (ขนาด  สถานที่ตั้ง ฯลฯ ) ลักษณะการทำงาน วัฒนธรรมองค์กร ทรัพยากร

                         6.4  การเรียนรู้  เพื่อให้ทราบความเข้าใจและตระหนักถึงความสำคัญและหลักการของการจัดการ

ความรู้ โดยการเรียนรู้ต้องพิจารณาถึงเนื้อหา กลุ่มเป้าหมาย วิธีการ การประเมินผลและปรับปรุง

                        6.5  การวัดผล  เพื่อให้ทราบว่าการดำเนินการได้บรรลุเป้าหมายที่ตั้งไว้หรือไม่ มีการนำผลของการวัด มาใช้ในการปรับปรุงแผนและการดำเนินการให้ดีขึ้น มีการนำผลการวัดมาใช้ในการสื่อสารกับบุคลากรในทุกระดับให้เห็นประโยชน์ของการจัดการความรู้ และการวัดผลต้องพิจารณาด้วยว่าจะวัดผลที่ขั้นตอนไหน วัดระบบ( System)  วัดที่ผลลัพธ์ ( Out put ) หรือวัดที่ประโยชน์ที่จะได้รับ ( Out Come )      

                       6.6  การยกย่องชมเชยและให้รางวัล  เป็นการสร้างแรงจูงใจให้เกิดการปรับเปลี่ยนพฤติกรรมและ

มีส่วนร่วมของบุคลากรในทุกระดับ โดยข้อควรพิจารณาได้แก่ ค้นหาความต้องการของบุคลากร แรงจูงใจระยะสั้นและระยะยาว บูรณาการกับระบบที่มีอยู่ ปรับเปลี่ยนให้เข้ากับกิจกรรมที่ทำในแต่ละช่วงเวลา

 

7.   การจัดการความรู้ ( KM ) ของกรมการปกครอง

                   กฎหมายพื้นฐานในเรื่องการจัดการความรู้ในประเทศไทยคือพระราชกฤษฏีกาว่าด้วยหลักเกณฑ์ และวิธีการบริหารกิจการบ้านเมืองที่ดี พ.ศ. 2546    มาตรา 11 กำหนดไว้ว่า ส่วนราชการมีหน้าที่พัฒนาความรู้    ในส่วนราชการ เพื่อให้มีลักษณะเป็นองค์กรแห่งการเรียนรู้อย่างสม่ำเสมอ    โดยต้องรับรู้ข้อมูลข่าวสารและสามารถ ประมวลผลความรู้ในด้านต่างๆ เพื่อนำมาประยุกต์ใช้ในการปฏิบัติราชการได้อย่างถูกต้อง รวดเร็วและเหมาะสม    ต่อสถานการณ์ รวมทั้งต้องส่งเสริมและพัฒนาความรู้ความสามารถ สร้างวิสัยทัศน์ และปรับเปลี่ยนทัศนคติของ    ข้าราชการในสังกัด ให้เป็นบุคลากรที่มีประสิทธิภาพและมีการเรียนรู้ร่วมกัน

                   จากการที่รัฐบาลได้ให้ความไว้วางใจและมอบหมายให้กรมการปกครองเป็นหน่วยงานหลักในการนำนโยบายสำคัญหลายประการไปปฏิบัติให้บังเกิดผลในพื้นที่ โดยเฉพาะอย่างยิ่งในเรื่องของการแก้ไขปัญหาความยากจน ตาม 1 ใน 9 ประเด็นยุทธศาสตร์การบริหารราชการแผ่นดิน พ.ศ. 2548 – 2551 ซึ่งกรมการปกครองได้   คัดเลือกประเด็นยุทธศาสตร์การแก้ไขปัญหาความยากจนมาจัดทำเป็นแผน blueprint for change ปื 2548 และได้จัดทำแผนการจัดการความรู้ ( Knowledge Management Action Plan ) สนับสนุนในประเด็นยุทธศาสตร์การ แก้ไขปัญหาความยากจน

                   ขอบเขต KM ที่กรมการปกครองได้พิจารณาแล้วเห็นว่ามีความสำคัญเร่งด่วนในขณะนี้คือ            การจัดการความรู้เพื่อการแก้ไขปัญหาความยากจนเชิงบูรณาการ และได้กำหนดเป้าหมาย ( Desired State )        ของ KM ที่จะดำเนินการในปี 2549 คือ มุ่งเน้นให้อำเภอเป็นศูนย์การองค์ความรู้ เพื่อการแก้ไขปัญหาความยากจนเชิง บูรณาการในพื้นที่ที่เป็นประโยชน์แก่ทุกฝ่ายที่เกี่ยวข้อง โดยมีหน่วยที่วัดผลได้เป็นรูปธรรม คือ อำเภอ/กิ่งอำเภอ มีข้อมูลผลสำเร็จ การแก้ไขปัญหาความยากจนเชิงบูรณาการในศูนย์ปฏิบัติการไม่น้อยกว่าศูนย์ละ 1 เรื่อง กิจกรรมกระบวนการจัดความรู้ ( KM Process ) และกิจกรรมกระบวนการจัดการเปลี่ยนแปลง ( Change Management Process ) ควบคู่กันไป โดยมีความคาดหวังว่าแผนการจัดการความรู้นี้จะเป็นจุดเริ่มต้นสำคัญสู่การปฏิบัติราชการในขอบเขต KM และเป้าหมาย KM ในเรื่องอื่นๆ และนำไปสู่ความเป็นองค์กรแห่งการเรียนรู้ที่ยั่งยืน ต่อไป

[ปรัชญา]

ผมมีความสนใจเกี่ยวกับการจัดทำKM ในโรงพยาบาลมาก แต่ยังขาดข้อมูลเกี่ยวกับการเริ่มต้นลงมือทำKMในโรงพยาบาลว่าต้องเริ่มต้นอย่างไร หรือต้องมีเทคนิคหรือวิธีใดบ้างที่จะทำให้KMออกมาน่าสนใจ และมีข้อมูลที่ครอบคลุม