เครื่องมือสำหรับทำงานร่วมกันนั้น นับเป็นสิ่งสำคัญเป็นอย่างยิ่งเมื่อเราทำงานที่เป็นโปรเจ็คต์ใหญ่ๆ ที่ค่อนข้างซับซ้อนมากขึ้น และต้องการทีมงานมากขึ้น ที่สำคัญคือ เราไม่ได้ทำงานคนเดียวอีกต่อไป ถ้าจะพูดกันง่ายๆ ก็คือ การทำงานในบริษัทที่มีพนักงานเป็นจำนวนมาก แต่ต้องการการทำงานเป็นทีมและให้ผลงานได้ดีที่สุดนั่นเอง เพียงเท่านี้ก็คงจะมองออกแล้วว่าสิ่งที่เป็นสื่อที่นิยมกันอย่างมากในปัจจุบันก็คือการใช้อินทราเน็ตนั่นเอง เพราะอินทราเน็ตสามารถรองรับการทำงานกับกลุ่มงานและจัดสรรงานได้อย่างมีประสิทธิภาพโดยไม่ต้องการการจัดการระบบที่ยุ่งยากเกินไปนัก แต่ปัญหาที่เกิดขึ้นในปัจจุบันก็คือ การออกแบบอินทราเน็ตในปัจจุบันเพื่อให้มีประสิทธิภาพสูงสุด พร้อมทั้งสามารถใช้งานได้ง่ายที่สุดนั้นยังคงเป็นเรื่องที่ค่อนข้างยากมากทีเดียว แต่ ณ ตอนนี้อินทราเน็ตจะไม่ใช่เรื่องยากสำหรับองค์กรทุกขนาดอีกต่อไป

SharePoint Team Services เป็นเครื่องมืออีกชุดหนึ่งที่ช่วยให้การทำงานต่างๆ นั้นง่ายลงมาก ไม่ว่าจะเป็นเครื่องมือในการจัดการข้อมูลที่ค่อนข้างง่าย, มีพื้นที่ Discussion , การ subscription ไฟล์และเพจต่างๆ รวมไปถึงการจัดการแบ่งระดับสิทธิในการเข้าถึงข้อมูลส่วนต่างๆ ของผู้ใช้แต่ละกลุ่มได้อีกด้วย จุดเริ่มต้นในส่วนของเครื่องมือสำหรับสร้างอินทราเน็ตของไมโครซอฟต์กำเนิดขึ้นมาจาก Microsoft FrontPage 98 จากนั้นขยับเข้ามาสู่ชุดโปรแกรม Microsoft Office 2000 แต่ถึงอย่างไรแอพพลิเคชันทั้งสองชุดนี้ยังมีข้อจำกัดอย่างมากอยู่ที่ชุดออฟฟิศนั้น ยังไม่มีประสิทธิภาพเพียงพอในการสร้างและจัดการอินทราเน็ตที่สร้างขึ้นมา สาเหตุนั้นพอจะสรุปง่ายๆ ได้มาจากสองส่วนคือ ปัญหาแรกเนื่องจากอินทราเน็ตที่สร้างขึ้นมานั้น จำเป็นต้องมีการออกแบบและทำงานกับมันอีกมาก พื่อจะสร้างระบบที่สมบูรณ์ออกมา โดยเฉพาะกับการทำงานใน FrontPage) ปัญหาที่สองก็เนื่องมาจากเครื่องมือสำหรับจัดการกับผู้ใช้ที่มีมาให้ภายใน FrontPage นั้นเหมาะสำหรับการทำงานกับเว็บไซต์เสียมากกว่าที่จะนำมาใช้กับอินทราเน็ตในหน่วยงาน ซึ่งจะเห็นว่าจากปัญหาดังกล่าว Office Web Server ที่มีมาให้กับชุด Office 2000 นั้นสามารถจัดการได้อยู่แล้ว แต่คุณสมบัตินี้ก็ยังขาดเครื่องมือในการกำหนดเจ้าของเอกสารและการบริหารอินทราเน็ตอีกด้วย

สำหรับในออฟฟิศเอ็กพีนั้นจะมี SharePoint Team Service มาแทนที่ Office Web Server ในเวอร์ชันก่อน ซึ่ง SharePoint นั้นจะมีระบบจัดการการทำงานร่วมกันที่ค่อนข้างสมบูรณ์เป็นอย่างมาก แต่กลับสามารถใช้งานได้อย่างง่ายดาย โดยที่ SharePoint จะทำงานร่วมกับ FrontPage Server Extensions 2002 แต่ก็ไม่จำเป็นว่าจะต้องใช้ FrontPage เป็นตัวจัดการงานทั้งหมด เพราะคุณยังสามารถสร้างสื่อต่างๆ รวมไปถึงการจัดการไซต์ได้โดยไม่จำเป็นต้องทำงานผ่านทาง FrontPage อีกด้วย ในทางกลับกัน เอกสารเว็บรวมทั้งข้อมูลส่วนอื่นๆ ของเว็บไซต์ที่สร้างขึ้นมาโดย SharePoint นั้นสามารถใช้ FrontPage แก้ไขและปรับแต่งเพิ่มเติมส่วนต่างๆ ได้

คุณสมบัติต่างๆ ที่มีอยู่ภายใน SharePoint ไม่ว่าจะเป็นเท็มเพลตที่มีมาให้ภายในโปรแกรม, document libraries, discussion group และเครื่องมือในการจัดการระบบนั้นทำให้การสร้างเอกสารและข้อมูลต่างๆ ลงไปในอินทราเน็ตไซต์ทำได้ง่ายมาก และถ้าหากว่าในตอนนี้คุณยังไม่มีระบบการทำงานเป็นทีมติดตั้งอยู่ การเริ่มต้นด้วย SharePoint นับว่าเป็นทางเลือกที่ไม่เลวเลยทีเดียว เพราะอย่างน้อยที่สุดที่ SharePoint ทำงานร่วมกับแอพพลิเคชันในชุดออฟฟิศตัวอื่นๆ ได้เป็นอย่างดีนั้นเป็นสิ่งที่ช่วยให้คุณเริ่มต้นนับสิบแทนที่จะนับหนึ่งได้แล้ว

ยิ่งไปกว่านั้น SharePoint ไม่ได้มีประสิทธิภาพสำหรับหน่วยงานขนาดใหญ่เท่านั้น แต่สำหรับธุรกิจขนาดกลางไปจนถึงขนาดย่อม (รวมถึงกลุ่มงานในหน่วยงานขนาดใหญ่อีกด้วย) SharePoint เป็นโซลูชันที่ดีไม่น้อยทีเดียว สำหรับหน่วยงานที่มีขนาดใหญ่ขึ้นก็สามารถขยับขึ้นไปใช้ SharePoint Portal Server ซึ่งเป็นเครื่องมือที่แยกขายต่างหาก เหมาะสำหรับองค์กรที่มีผู้ใช้ตั้งแต่ 75 คนขึ้นไป นอกจากนี้แล้วยังมีการจัดการเอกสารที่ดีกว่าพร้อมทั้งยังสามารถค้นหาข้อมูลได้ง่ายกว่าอีกด้วย แต่กลับกันที่การกำหนดระดับการรักษาความปลอดภัยนั้นกลับไม่ง่ายเหมือนอย่างที่มีมาให้ใน SharePoint Team Services

SharePoint จะมาพร้อมกับชุดออฟฟิศเอ็กพี 2 เวอร์ชันเท่านั้นคือรุ่น OfficeXP Developer และ OfficeXP Professional with FrontPage หรือไม่ถ้าคุณใช้ FrontPage 2002 ในรุ่นที่ขายแยกก็มีแถมให้ด้วยเช่นกัน แต่ไม่ว่าจะอยู่ในชุดของโปรแกรมใดก็ตาม การติดตั้ง SharePoint นั้นจะทำแยกต่างหากจากชุดโปรแกรมที่มีอยู่ในแผ่น โดยจะแยกเอาไว้ในโฟลเดอร์ Sharept บนแผ่นซีดีรอมออฟฟิศและ FrontPage 2002 สำหรับระบบที่ต้องการเซ็ตอัพเพื่อใช้งานเป็นเซิร์ฟเวอร์สำหรับ SharePoint จะต้องรันด้วยระบบปฏิบัติการวินโดว์ 2000 รุ่น Professional หรือ Server (รวมไปถึงวินโดว์เอ็กพี Professional และ .Net Server ด้วย) และจะต้องติดตั้ง IIS 5.0 หรือสูงกว่าเท่านั้น นอกจากนี้แล้วยังต้องใช้ระบบไฟล์แบบ NTFS อีกด้วย เมื่อติดตั้ง SharePoint ลงไปแล้วแต่ถ้าในระบบที่ติดตั้งนั้นยังไม่มี FrontPage Server Extensions 2002 อยู่ระบบจะติดตั้งลงไปให้เองโดยอัตโนมัติอีกด้วย นอกจากนั้นแล้วเซิร์ฟเวอร์ที่ใช้จะต้องมี Microsoft SQL Server 7.0 หรือว่า Microsoft Data Engine 7.0 (MSDE เป็น SQL Server เวอร์ชันที่ออกแบมาสำหรับระบบเล็กๆ) ติดตั้งเอาไว้ก่อน ซึ่งถ้าในขณะที่ติดตั้งนั้นซอฟต์แวร์ตรวจพบว่ายังไม่ได้ติดตั้งเอาไว้ก็จะติดตั้ง MSDE ลงไปให้เองโดยอัตโนมัติด้วยเช่นกัน ส่วนผู้ใช้ที่อยู่ในทีมงานนั้นจะมีเพียงแค่เครื่องคอมพิวเตอร์ที่ทำงานด้วยอินเทอร์เน็ตเอ็กซ์พลอเรอร์ หรือเน็ตสเคปนาวิเกเตอร์เพื่อบราวซ์ข้อมูล และโปรแกรมที่สามารถกำหนดผู้ใช้ได้อย่างเช่น ออฟฟิศ

สำหรับการตั้งค่าในระบบนั้น อาจจะใช้เป็นการเซ็ตอัพ SharePoint ลงบนเครื่องที่ติดตั้งวินโดว์ 2000 เพื่อทำงานเป็นเซิร์ฟเวอร์ และใช้วินโดว์ 98 แมค หรือว่าลินุกซ์เป็นเครื่องไคลเอ็นต์ก็ได้ นอกจากนี้แล้วหากว่าในหน่วยงานยังไม่พร้อมจะติดตั้งระบบ ก็สามารถใช้บริการโฮสติ้งจากผู้ให้บริการได้เช่นกัน(www.microsoft.com/frontpage/sharepoint/wpp.htm) ซึ่งจะประหยัดค่าใช้จ่ายสำหรับองค์กรลงไปมากทีเดียว

ทำงานร่วมกันบน Team Site

ในการติดตั้ง SharePoint จะสร้างโฮมเพจสำหรับอินทราเน็ตไซต์และเพจสำหรับจัดการระบบขึ้นมา ซึ่งดูๆ ไปแล้วโฮมเพจที่โปรแกรมสร้างขึ้นมาน ดูจะไม่ค่อยน่าสนใจนัก แต่ถึงอย่างไรก็ยังมีไฮเปอร์ลิงก์ที่แสดงให้เห็นว่าสามารถทำงานเป็นทีมได้ โดยทางด้านของ Quick Launch นั้นจะมีลิงก์อยู่ 4 ส่วนคือ Shared Documents, General Discussion, Contacts และ Tasks ซึ่งผู้ใช้ที่มีสิทธิในการใช้งานตามที่กำหนดไว้ก็มีสิทธิที่จะเพิ่มไอเท็มลงไปในแต่ละกลุ่มได้ เพียงแค่คลิ้กลิงก์เข้าไปในเพจต่างๆ ที่ต้องการเท่านั้น อย่างเช่นใน Shared Document เมื่อคลิ้กแล้วจะเข้าไปสู่เพจใหม่อีกเพจหนึ่งที่มีออปชันสำหรับทำงานกับเอกสารดังนี้คือ New Document, Upload Document, Filter และ Subscribe เมื่อคุณคลิ้กที่ New Document เวิร์ด (หรือโปรแกรมอื่นที่กำหนดไว้) จะถูกเปิดขึ้นมาโดยอัตโนมัติ ซึ่งนั่นหมายความว่าคุณสามารถสร้างเอกสารและบันทึกเอกสารนั้นลงไปในไซต์ได้ทันที ส่วน Filter นั้นจะให้คุณกำหนดว่าเอกสารชนิดใดบ้างที่ต้องการให้แสดงขึ้นมาในเพจนั้น นอกจากนี้แล้วยังอาจจะ subscribe ลงไปในพื้นที่ Shared Documents ได้อีกด้วย ซึ่งหากว่ามีการเปลี่ยนแปลงแก้ไขหรือว่าเพิ่มเติมเอกสารลงมาก็จะมีอีเมล์เตือนให้ทราบอีกด้วยเช่นกัน
สำหรับอีก 3 ลิงก์ที่อยู่ในเมนู Quick Launch ก็มีการทำงานคล้ายๆ กัน General Discussion จะเปิดเพจเพื่อสร้างหรือเข้าสู่บอร์ดสำหรับถามตอบกันได้ ส่วนหน้า Contacts นั้นจะประกอบไปด้วยลิงก์สำหรับส่งรายการติดต่อออกไปยังไฟล์ Web Query ของเอ็กเซลหรือนำข้อมูล contacts เข้ามาจากแอดเดรสบุ๊กของเอาต์ลุกก็ได้เช่นกัน สุดท้ายคือ Tasks นั้นจะมีลิงก์สำหรับทำงานกับรายการทาส์กไม่ว่าจะเป็นการเพิ่ม, ฟิลเตอร์, ส่งออกรวมไปถึงการ subscribe อีกด้วย

คุณสามารถเพิ่มไอเท็มต่างๆ ที่ต้องการลงไปใน Sharepoint ได้โดยผ่านทางลิงก์ Create ที่อยู่ทางด้านบนของโฮมเพจ ซึ่ง SharePoint จะลิงก์ไปที่หน้า Create ให้เองที่หน้านี้คุณสามารถเลือกชนิดของข้อมูลที่มีอยู่ใน SharePoint ได้ทันที อย่างเช่น ในหน้า Share Documents นั้น สิ่งที่เราเห็นจริงๆ นั้นจะเป็นเพียงแค่ไอเท็มข้อมูลธรรมดาที่เรียกว่า document library เท่านั้น ในกลุ่มงานขนาด 5 คนอาจจะมี document library เพียงชุดเดียวที่ผู้ใช้ทุกคนสามารถเข้าไปใช้ได้ ซึ่งอาจจะเป็นข้อมูลสเปก รวมถึงข้อมูลทางการตลาดที่เกี่ยวข้องก็ได้ ในขณะที่กลุ่มงานใหญ่ขนาดประมาณ 50 คนนั้น อาจจะต้องมีการแยกประเภทของ library สำหรับแต่ละแผนกหรือสินค้าแต่ละชนิดออกจากกัน ซึ่งเมื่อคลิ้กบนชนิดของข้อมูลที่ต้องการแล้ว เพจสำหรับสร้างเอกสารแต่ละชนิดตามที่เลือกเอาไว้จะปรากฏขึ้นมาให้เอง ซึ่งที่จุดนี้คุณสามารถกำหนดคุณลักษณะของเอกสารที่ต้องการสร้างขึ้นมาได้โดยใช้ค่าต่างๆ ที่กำหนดเอาไว้ในไซต์นั่นเอง

Document library ใน SharePoint นั้นได้รวมเอาคุณสมบัติของ check-in/check-out ของ FrontPage เข้าไปด้วยในตัวนั้น จะยอมให้มีผู้ใช้เพียงคนเดียวเท่านั้นที่สามารถเปิดเอกสารเพียงแก้ไข นั่นหมายความว่าจะไม่มีทางที่ผู้ใช้จะแก้ไขเอกสารซ้ำซ้อนกันในเวลาเดียวกัน หลังจากที่สร้าง document library ใน SHarePoint เรียบร้อยแล้ว สมาชิกในทีมงานสามารถบันทึกเอกสารออฟฟิศที่มีอยู่แล้วลงในไลบรารี หรืออาจจะสร้างเอกสารใหม่ขึ้นมาได้โดยล็อกอินเข้ามาในทีมไซต์ และเข้าไปสร้างเอกสารตามไลบรารีที่ต้องการ ซึ่งในทั้งสองกรณี SharePoint จะบันทึกทั้งวันที่, เวลา และชื่อเจ้าของเอกสารเอาไว้ นอกจากนี้การสร้างเอกสารจากในไลบรารียังยอมให้เจ้าของหรือผู้จัดการระบบ จำกัดการเข้าถึงเอกสารก่อนที่เอกสารฉบับนั้นจะมีข้อมูลอยู่เสียอีก อย่างเช่น ผู้บริหารระบบอาจจะสร้างไฟล์เอ็กเซลชื่อ Q3budget.xls ขึ้นมาพร้อมทั้งจำกัดการเข้าถึงไฟล์เพื่อกำหนดเฉพาะสมาชิกในทีมเท่านั้นที่มีสิทธิในการแก้ไขเอกสาร และเมื่อเอกสารเริ่มสมบูรณ์แล้วก็สามารถกำหนดรายละเอียดของสิทธิต่างๆ ในการใช้งานเพิ่มเติมทีหลังได้อีกด้วย

SharePoint ยังยอมให้สมาชิกในทีมค้นหาไลบรารีเพื่อหาข้อมูลที่ต้องการ, เปิดอ่านเอกสารที่สัมพันธ์กัน และแก้ไขเอกสารถ้าหากผู้ใช้คนนั้นมีสิทธิในการทำงานนั้นอยู่ สมาชิกยังสามารถ subscribe ไลบรารีเพื่อให้ SharePoint เตือนให้ทราบหากว่าเกิดการเปลี่ยนแปลงใดๆ ในส่วนที่ลงชื่อเอาไว้ แต่จะว่าไปแล้วคอนเซ็ปต์ของ document library นั้นไม่ใช่เรื่องใหม่เลยเพียงแต่ว่าที่ SharePoint นำมาใช้นั้น ทำให้ทั้งการแก้ไขปรับแต่งหรือควบคุมข้อมูลต่างๆ ทำได้ง่ายมากและยังสามารถทำงานร่วมกับคุณสมบัติอื่นๆ ที่มีมาให้ใน SharePoint ได้อย่างดีอีกด้วย

สำหรับ document library นั้นเป็นเพียงหนึ่งในไอเท็มข้อมูลหลายๆ แบบที่คุณสามารถนำไปใส่เอาไว้ในทีมไซต์ได้ โดยในรูปแบบอื่นที่สามารถใส่ลงไปได้นั้นมีตั้งแต่ announcements, events, tasks, discussions board ไปจนถึง link to internal and external resources และ surveys อย่างเช่น ในหน้าจอสำหรับการสร้าง Survey นั้นจะมีรูปแบบคำถามพร้อมทั้งชนิดคำตอบที่กำหนดเตรียมเอาไว้ก่อน ซึ่งจะว่าไปแล้ว SharePoint ถึงจะมีความสามารถในการเก็บข้อมูลได้มากเพียงพอสำหรับความต้องการของหน่วยงานขนาดเล็กก็ตาม แต่บางครั้งก็ยังอาจจะไม่สามารถทำงานซับซ้อนได้เพียงพอสำหรับงานใหญ่ๆ หรือในอินทราเน็ตแบบมัลติทีม

และถ้าหากว่าคุณยังไม่พอใจกับชนิดของข้อมูลที่มีมาให้ ก็ยังสามารถปรับแต่งหรือแก้ไขสิ่งต่างๆ ผ่านทางหน้า Site Setting ได้อีกด้วย อย่างเช่น คุณสามารถกำหนดวันหมดอายุของ announcement, เพิ่มคอลัมน์ใหม่ลงไป, ปรับแต่งการแสดงผลสำหรับเหตุการณ์ต่างๆ รวมไปถึงการเปลี่ยนแปลงรูปแบบการแสดงผลของทาส์กได้เช่นกัน สำหรับคุณสมบัติ Home Page Layout นั้นยอมให้คุณกำหนดการวางไอเท็มต่างๆ บนโฮมเพจ และถ้าหากต้องการแก้ไขเลย์เอาต์ใดๆ เพิ่มเติมอีกก็ยังสามารถโหลดไซต์นี้เข้าไปสู่ FrontPage ได้อีกเช่นกัน

ฐานข้อมูลกับ SharePoint

สิ่งที่ SharePoint ไม่เหมือน FrontPage ก็คือเว็บของ SharePoint นั้นจะอ้างอิงด้วยฐานข้อมูลเพื่อใช้เป็นแหล่งข้อมูล โดยที่ SharePoint จะสร้างฐานข้อมูลขึ้นมาโดยอัตโนมัติและใช้ฐานข้อมูลนี้เพื่อติดตามและอัพเดตข้อมูลรวมถึงโครงสร้างต่างๆ ของไซต์โดยอัตโนมัติ โดยเฉพาะที่ฐานข้อมูลจะเก็บข้อมูลต่างๆ ไม่ว่าจะเป็นข้อมูลที่ใช้ในการค้นหาบนเว็บ, ทาส์ก, announcements และ รายการ contact lists รวมทั้งพรอเพอร์ตี้ของเอกสารจากไลบรารีในไซต์ และข้อมูลจาก discussion และข้อมูลต่างๆ ในการใช้ไซต์อีกด้วย

ฐานข้อมูลนั้นไม่เพียงแต่ทำให้การติดตามการอัพเดตหรือการค้นหาทำได้ง่ายขึ้นเท่านั้น แต่ยังเป็นคอมโพเน็นต์ที่สำคัญสำหรับคุณสมบัติ instant-publishing ของ SharePoint อีกด้วย นอกจากนี้แล้ว SharePoint นั้นยังไม่ได้ทำงานตามลำดับแบบ สร้างเอาไว้ก่อนแล้วค่อยพับลิชทีหลังอีกด้วย แต่ไฟล์ที่คุณกำลังทำงานอยู่นั้นจะถูกพับลิชลงไปบน SharePoint team site ทันทีอีกด้วย ฐานข้อมูลจะดักจับข้อมูลที่สำคัญเอาไว้และอัพเดตไซต์แบบไดนามิก ซึ่งทำให้ไซต์แสดงข้อมูลได้ทันทีอีกด้วย

สิทธิและหน้าที่ของผู้ใช้

ด้วยคุณสมบัติการบริหารระบบของ FrontPage นั้นทำให้ SharePoint มีฟังก์ชันเยี่ยมขึ้นมาอีกอย่างหนึ่งคือ การบริหารสิทธิการใช้งานของผู้ใช้ โดยหนึ่งในคุณสมบัติที่น่าสนใจก็คือ การรวมแพ็กเกจของสิทธิผู้ใช้หลายๆ ชุดเอาไว้ใน user roles โดยที่ระบบจัดการผู้ใช้ของ FrontPage จะยอมให้คุณกำหนดผู้ใช้ลงไปไว้กับ roles 3 แบบ (คือ Adminitrator , Author หรือ Browsert) แต่อย่างไรก็ตาม SharePoint ไม่ได้เพียงแค่เพิ่มเติม roles ที่มีอยู่ให้เป็น 5 ชุดเท่านั้น แต่ยังยอมให้คุณออกแบบ roles ต่างๆ ในแบบที่คุณต้องการอีกด้วย
Roles ทั้ง 5 ที่มีนั้นจะรวมเอา 3 แบบแรกที่มีใน FrontPage และเพิ่ม Advance Author และ Contributor เอาไว้ด้วย โดยที่ Advance Author สามารถเปลี่ยนแปลง theme and borders, จัดการไฮเปอร์ลิงก์ใหม่ และสามารถออกแบบรายการได้ ส่วน Contributor นั้นจะอยู่เหนือกว่าบราวเซอร์ โดยที่บราวเซอร์นั้นสามารถเปิดดูเว็บเพจและเอกสารต่างๆ ได้ ส่วน Contributors นั้นยังสามารถเพิ่ม discussions ได้อีกด้วย โดยที่คุณสามารถกำหนดหรือเปลี่ยนแปลง roles ผ่านทางส่วน Manage User ในหน้า Administrator page บนไซต์ได้ทันที ซึ่งถ้ามองด้วยมุมมองของผู้บริหารระบบแล้ว จะเห็นว่าจุดนี้เป็นจุดดีอีกจุดหนึ่ง เพราะนับว่าเป็นส่วนสำคัญอย่างมากในการควบคุมผู้ที่สามารถเข้าถึงข้อมูลภายในของบริษัทหรือของส่วนงานต่างๆ และยังสามารถกำหนดสิทธิที่แน่นอนที่ผู้ใช้แต่ละคนพึงมีได้อีกด้วยเช่นกัน

สุดท้ายที่นับว่าน่าสนใจคือคุณสมบัติ role-designer ใน SharePoint นั้นน่าสนใจมากทีเดียว ในหน้า Add to a Role จะแบ่งสิทธิของผู้ใช้ลงมาเป็น 3 กลุ่มใหญ่ๆ คือ Web Design Rights, Team Contributor Rights และ Web Adminitration Rights คุณสามารถแก้ไขให้ใช้กับ role ทั้ง 5 แบบที่ถูกกำหนดเอาไว้ก่อนหน้านี้แล้วหรือว่าอาจจะสร้างขึ้นมาใหม่ได้อีกด้วย อย่างเช่น คุณอาจจะต้องการแยกการบริหารไซต์ออกจากส่วนการออกแบบไซต์โดยสิ้นเชิงนั้น ก็สามารถทำได้โดยกำหนดสิทธิ Web Design Rights (authoring pages กำหนดซอร์สของฐานข้อมูล, เพิ่ม themes and borders, กำหนดสไตล์ชีต) เป็น roles ใหม่โดยใช้ชื่อว่า Web Designer และกำหนด Web Administration Rights (สร้างแอ็กเคานต์และ roles, จัดการสภาพทั่วไปของเซิร์ฟเวอร์, และวิเคราะห์การใช้งาน, Web Subscriptions, discussions, และสร้าง sub-web) เอาไว้เป็น Web Administrator ซึ่งคุณไม่สามารถกำหนดสิทธิเพิ่มเติมลงไปได้ แต่คุณสามารถยกเลิกสิทธิที่คุณไม่ต้องการให้ผู้ใช้คนนั้นๆ มีลงไปได้ และคุณยังสามารถรวมสิทธิที่มีอยู่แล้วเพื่อสร้างผู้ใช้กลุ่มใหม่ขึ้นมาได้ตามความต้องการอีกด้วย

นอกจากเครื่องมือในการปรับแต่งระบบแบบเว็บเบสที่กล่าวถึงไปแล้ว คุณสมบัติการบริหารระบบทั้งหมดยังสามารถทำได้ผ่านทางคอมมานไลน์ และสามารถกำหนดพรอเพอร์ตี้อย่างเช่น การกำหนดแคชและการสร้าง virtual-server สำหรับระบบมัลติโฮสติงได้อีกด้วย

เหมาะสมหรือเปล่า

SharePoint นั้นไม่ได้เหมาะสมเพียงแค่อินทราเน็ตเท่านั้น คุณยังสามารถใช้ SharePoint สร้างไซต์แบบต่างๆ ที่ดึงเอาคอนทริบิวเตอร์มาแจกจ่ายข้อมูลได้อีก ผู้จัดการที่สมาชิกในทีมต้องมีการแจกจ่ายข้อมูลสำหรับโปรเจ็กต์ใหญ่ๆ นั้น อาจจะรู้สึกได้ว่า SharePoint เป็นเครื่องมือที่เยี่ยมยอดตัวหนึ่ง แต่ถ้าหากคุณกำลังวางแผนการนำไปใช้กับกลุ่มงานหลายกลุ่ม SharePoint ยังคงเป็นเครื่องมือที่น่าสนใจไม่น้อย เพราะนอกจากคุณสมบัติที่น่าสนใจต่างๆ แล้วด้วยราคาของ SharePoint ที่นับว่าคุ้มค่า ถ้าหากคิดว่าราคาแพงไปหรือไม่เหมาะสมก็ลองคิดว่า เราเพียงแค่ซื้อ OfficeXP with FrontPage แต่กลับได้คุณสมบัติเพิ่มเติมที่มีประสิทธิภาพดีไม่น้อยกว่าของที่ตั้งใจซื้อเลยทีเดียว


ที่มา :  http://www.arip.co.th/article.php?id=404392